Ang pag-archive ng alpabeto ay isang paraan ng pag-aayos ng mga dokumento na mahalaga sa kapwa personal at propesyonal na buhay. Pinapayagan ka ng pag-archive ng alpabeto na mabilis mong mahanap at maibalik ang mga indibidwal na file. Tinitiyak nito na ang lahat ng mga dokumento ay protektado at laging nasa kamay. Mayroong maraming mga patakaran para sa pag-file ng alpabetikong sa Indonesian upang mapanatili ang isang makatwirang sistema ng pag-file.
Hakbang
Bahagi 1 ng 2: Pag-archive ng Alpabetikal
Hakbang 1. Magpasya kung aling alpabetikong sistema ang gagamitin
Bagaman mukhang simple ito, ang system ng pag-file ng alpabetikong may maraming mga pagpipilian upang pumili mula sa. Kailangan mong pumili ng isang system at ilapat ito nang tuloy-tuloy.
- Ang pag-file ng sulat-by-titik ay batay sa bawat titik sa bawat salita sa pagkakasunud-sunod kung saan ito nangyayari, at hindi pinapansin ang mga puwang sa pagitan ng mga salita.
- Ang salita sa pamamagitan ng pag-archive ng salita ay ginagawa sa pamamagitan ng pag-uuri ng bawat file batay sa unang titik ng bawat salita sa isang hilera.
- Ang pag-file ng unit-by-unit ay tumatagal ng bawat salita, pagpapaikli, at pauna sa account at pinag-uuri-uri ang mga ito. Ito ang system na karaniwang inirerekumenda na ipatupad.
Hakbang 2. Pangkatin ang mga file
Kapag mayroon ka ng lahat ng mga file na kailangan mong i-archive, magpasya kung paano i-grupo silang lahat. Maaari kang gumamit ng isang format ng diksyunaryo, kung saan ang lahat ay pinagsunod-sunod ayon sa alpabeto, anuman ang uri ng file o mga file dito. Maaari mo ring gamitin ang format ng encyclopedia, kung saan pinagsasama-sama mo ang mga file ayon sa uri o paksa, at pagkatapos ay pag-uri-uriin ang mga ito ayon sa alpabeto.
Kung mayroon kang iba't ibang mga uri ng mga file sa archive (mga resibo, slip ng buwis, titik, atbp.), Inirerekumenda namin ang paggamit ng format na encyclopedia. Pangkatin muna ang mga file ayon sa uri, pagkatapos ay pag-uri-uriin ang mga ito ayon sa alpabeto. Gumamit ng isang border o color code upang paghiwalayin ang mga dokumento
Hakbang 3. I-index ang mga naka-archive na file
Pinapangkat ng pag-index ang bawat seksyon ng pamagat ng file sa naaangkop na mga yunit. Upang i-index ang mga file bago ma-archive, kailangan mong hatiin ang mga elemento ng bawat filename at lumikha ng isang bagong pangalan na nababagay sa alpabeto, at naiiba mula sa default na pangalan. Bilang isang halimbawa:
- Sabihin na kailangan mong i-index at i-archive ang mga sumusunod na file: isang artikulo sa anoa na pinamagatang "Anoa Eating behaviour", isang talambuhay ng nangungunang eksperto sa anoa, si Jasmin A. Dahlia, at isang pampromosyong brochure para sa isang anoa exhibit sa Jakarta Zoo.
- Ang talambuhay ni Jasmin A. Dahlia ay na-index bilang "Dahlia, Jasmin A.", sapagkat sa pagsasampa, ang apelyido ay dapat na una. Samakatuwid, ang mga file ay nai-archive sa titik na pangkat na "D".
- Kung pipiliin mo ang isang paraan ng pag-uuri tulad ng isang diksyunaryo, ang artikulong "Anoa Eating behaviour" ay dapat na na-index nang naaayon. Alinsunod dito, i-archive ito sa titik ng pangkat na "P" (para sa "Pag-uugali").
- Kung hindi man, maaari mong i-index ang "Mga Pag-uugali sa Pagkain ng Anoa" bilang "Anoa, Mga Pagkilos sa Pagkain" kung gumagamit ka ng isang pagpapangkat na naka-format sa encyclopedia, sa halip na simpleng pag-archive ng mga file na nauugnay sa anoa. Ang file na ito ay nai-archive sa pangkat ng liham na "A".
- Ang isang brochure na pang-promosyon ay maaaring mai-index bilang "Anoa, eksibisyon (Jakarta Zoo)" kung mahuhulaan mo na maraming materyal sa eksibisyon ng anoa. Halimbawa, maaari kang mag-index ng isa pang file bilang "Anoa, eksibisyon (Bandung Zoo).
- Kung hindi man, ang pampromosyong brochure ay maaaring ma-index bilang "Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)" kung inaasahan mong makatanggap ng maraming mga file na nauugnay sa Jakarta Zoo, o kung nais mong gumamit ng pagpapangkat ng format ng encyclopedia sa mga file ayon sa lokasyon ng heograpiya.
Hakbang 4. Pagbukud-bukurin ang mga file ayon sa alpabeto ayon sa kanilang pangalan sa index
Ang pangkalahatang panuntunan sa pag-file ayon sa alpabeto ay upang ayusin ang mga file mula sa A (una) hanggang sa Z (huling). Gamitin ang espesyal na impormasyon upang tukuyin ang pagkakaiba at pagkakasunud-sunod upang maaari mong paghiwalayin ang mga file. Bilang isang halimbawa:
- Ang order na na-index sa nakaraang hakbang ay maaaring maging isang bagay tulad nito (depende sa ginamit na system): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)", at "Anoa Eating Behaviour" O "Anoa, eksibisyon (Jakarta Zoo)) "," Anoa, Pag-uugali sa Pagkain ", at" Dahlia, Jasmin A. ".
- Ang mga file para sa "Kangaroo" ay pinagsunod-sunod pagkatapos ng mga file para sa "Elephant". Ang mga file para sa "Giraffe" ay nasa pagitan, at ang mga file para sa "Anoa" ay inuutos bago ang "Bear" at "Sheep". Kaya, ang order ay: "Anoa", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
- Kung magdagdag ka sa paglaon ng mga file na "Armadillo", susundan nila ang "Anoa". Dahil pareho silang nagsisimula sa letrang "A", titingnan mo ang titik pagkatapos ng A ("N" para sa anoa, at "R" para sa "armadillo") upang matukoy ang pagkakasunud-sunod. Kaya, ang bagong order ay: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
Hakbang 5. Lagyan ng label ang iyong folder ng file
Upang gawing madali itong hanapin, lagyan ng label ang bawat archive folder na may pangalan ng index na naaayon sa file dito. Pinapadali din ng pamamaraang ito ang pag-archive ng mga bagong file nang maayos.
- Ilagay ang archive sa folder nito.
- Mas madali kung kulay mo ang naka-code sa folder upang madagdagan ang kakayahang magamit. Halimbawa, kung gumagamit ka ng pagpapangkat ng format ng encyclopedia, ang bawat pangkat ay bibigyan ng sarili nitong kulay, at ang bawat file sa bawat pangkat ay may label ayon sa kulay nito.
Hakbang 6. Idokumento ang sistema ng pag-index at pag-file
Ang iyong system sa pag-index at pag-file ay dapat na ipatupad nang tuloy-tuloy. Tiyaking alam ng lahat na may access sa file ang sistemang tinatakbo nito. Halimbawa, maaari kang lumikha o magbahagi ng isang dokumento na naglalaman ng mga detalye ng iyong mga panuntunan sa pag-file ng system. Matutulungan nito ang lahat na magamit nang mahusay ang system ng pag-file.
Hakbang 7. I-archive nang maayos ang bagong file
Ilagay ang mga file sa aparador sa pamamagitan ng pangalan ng index at pagkakasunud-sunod ng alpabeto, ayon sa iyong system. Kung kinakailangan, ilipat ang kasalukuyang file upang isama ang bagong file sa tamang lugar nito.
Bahagi 2 ng 2: Paghawak ng Mga Espesyal na Kaso
Hakbang 1. I-archive ang mga file ayon sa makabuluhang mga tuntunin
Minsan mas madaling i-archive ang mga file ayon sa keyword, kaysa sa pamagat o pangalan na nakalista doon. Tinitiyak nito na ma-index at mahahanap ang mga file gamit ang pinaka-lohikal na mga termino. Bilang isang halimbawa:
Ang "The First Bank in Jakarta" ay maaaring ma-index at mai-archive bilang "Jakarta, First Bank". Ang "Jakarta" ang pangunahing term sa entry na ito, sa halip na "Una" o "Bank", lalo na kung mayroon kang iba pang mga file na may katulad na pangalan, tulad ng "First Bank in Bandung" o "First Bank in Medan"
Hakbang 2. Pagbukud-bukurin ang mga pangalan ayon sa apelyido
Inirekomenda ng karaniwang arkibo na ang mga huling pangalan ng tao ay ma-index muna dahil itinuturing silang makabuluhang mga term.
- Samakatuwid, ang "Jasmin A. Dahlia" ay na-index at na-archive bilang "Dahlia, Jasmin A.".
- Isama ang pamagat (Dr., Ir, atbp.) Sa dulo. Halimbawa, “Dr. Ang Jasmin A. Dahlia "ay na-index at na-archive bilang" Dahlia, Jasmin A., Dr. ".
- Karaniwan, ang mga pangalan ay pinagsunod-sunod ayon sa kanilang titik sa pagbaybay sa bawat titik. Halimbawa, ang "MacDonald" ay magiging bago ang "McDonald". Samakatuwid, "D '", "L'", "Le", "de", atbp. isinasaalang-alang bilang bahagi ng pangalan at hindi isang hiwalay na yunit. Karaniwan itong inilalapat sa mga banyagang pangalan. Halimbawa, ang mga file na "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle", at "Wolfe", ay naayos nang tama (HINDI "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Ang isang pagbubukod sa patakarang ito ay karaniwang nalalapat kapag ang pangalan ng isang tao ay bumubuo ng bahagi ng pangalan ng isang negosyo o samahan. Sa kasong ito, tratuhin ang pangalan ng tao bilang isang yunit sa pangalan ng negosyo. Halimbawa, ang "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" ay isinampa sa ilalim ng pangkat ng sulat na "J", at HINDI nai-index bilang "Dahlia, Jasmin A. Mga Serbisyo sa Pagkontrol ng Pest".
Hakbang 3. Huwag pansinin ang mga artikulo, konjunction, at preposisyon
Mga artikulong (hal. "A", "an", at "ang" sa Ingles), mga koneksyon (hal. "At", "ngunit", at "o"), at preposisyon (hal. "Kasama", "mula", at " to”) ay karaniwang nilaktawan sa pag-index at pag-archive ayon sa alpabeto dahil hindi ito itinuturing na isang makabuluhang term. Ito ay totoo kahit na ang mga artikulo, pagkakabit, o preposisyon ang bumubuo sa pangalan ng file. Bilang isang halimbawa:
- Ang file na pinamagatang "Isang Imbestigasyon ng Mga Kasanayan sa Pagpapakain ng Emu" ay naka-archive sa titik na pangkat na "E", para sa "Emu" (isang makabuluhang salita sa pamagat ng file), sa halip na letrang "A" mula sa "an" dahil ito ay isang Artikulong Ingles
- Ang "Dahlia at Soetono, Mga Serbisyo sa Pagkontrol ng Pest" ay nakalista pagkatapos ng "Dahlia, Jasmin A." Ang mga pangalan ng index ay parehong nagsisimula sa mga titik na "Dahlia" upang ang pagpapasiya ng pagkakasunud-sunod ay inilipat sa susunod na makabuluhang term (sa kasong ito, "Soetono" at "Jasmin") upang matukoy ang pagkakasunud-sunod ng pag-file. Balewalain ang salitang "at" sapagkat hindi ito makabuluhan.
Hakbang 4. Pangasiwaan ang mga pagpapaikli na parang binibigkas
Sa pag-file, maaari kang makatagpo ng mga pagpapaikli tulad ng “Tbk.” (maikli para sa "Buksan"). Kadalasan, nag-index at nag-archive ng mga file tulad ng isang salita, sa halip na isang string lamang ng mga titik.
Halimbawa, ang "Jasmin A. Dahlia Mining Company" ay nai-archive pagkatapos ng "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Hakbang 5. I-file ang mga numero tulad ng dati
Kapag na-archive mo ang mga file ayon sa alpabeto, makikita mo ang mga file na may mga numero. Kadalasan, ang mga file na ito ay nai-archive tulad ng dati, sa halip na parang binaybay ito. Ang mga numero ay nai-archive din bago ang mga titik.
- Halimbawa, ang "3 Days Forever" ay mai-archive bago ang "100 Mga Tip sa Negosyo" (dahil ang "3" ay bago ang "100").
- Ang "Mga Tip sa Kalakal" at "Mga Tip sa Paglalaro ng Stock" ay mai-archive pagkatapos ng "100 Mga Tip sa Negosyo" sapagkat ang mga numero ay inorder bago ang mga titik.
- Ang mga nabaybay na numero ay itinuturing na mga salita sa halip na mga numero. Halimbawa, ang mga file na "100 Mahusay na Mga Namumuno sa Daigdig ng Negosyo", "Dalawang Daang Makapangyarihang Mga Tip para sa Negosyo", at "Mga Tip para sa Negosyo" ay maayos.
- Gayunpaman, kung ginagawang mas madali ang iyong pag-file, huwag mag-atubiling gumawa ng isang pagbubukod at palaging pag-uri-uriin ang mga numero na parang binabaybay.
Hakbang 6. Pangasiwaan ang mga espesyal na character
Dapat isaalang-alang ang lahat ng mga hindi alpabetikong o di-bilang na character na nakasalamuha sa panahon ng pag-index. Gayunpaman, ang paghawak ng mga nauugnay na character ay nakasalalay sa uri:
- Karaniwang hindi pinapansin ang mga bantas na bantas (tulad ng mga apostrophes, panahon, at kuwit). Halimbawa, ang mga "Washington's Best Coffee", at "Washington State Fair" na mga file ay nai-archive nang maayos.
- Karaniwan, ang mga diacritics ay hindi pinapansin at isinasaalang-alang bilang magkakaugnay na mga titik. Halimbawa, ang "clair" ay nai-archive bilang "Eclair", at "ber" bilang "Uber". Gayunpaman, hindi nalalapat ang pamamaraan kung nai-archive mo ang file ng ayon sa alpabeto sa isang wika na gumagamit ng mga diacritics upang ang normal na pagkakasunud-sunod ng alpabeto ng wikang iyon ay dapat sundin.
Hakbang 7. Gamitin ang panuntunang "wala bago ang isang bagay" kung kinakailangan
Karaniwan, ang mga puwang (kabilang ang bantas at iba pang mga elemento na nilaktawan) ay hindi pinapansin kapag nag-archive ng alpabetikong. Gayunpaman, kung nakatagpo ka ng mga file na nagsisimula sa katulad na paraan, gumamit ng isang puwang o ang panuntunang "wala bago ang isang bagay" upang tukuyin ang order sa archive.
- Halimbawa, ang mga file na "Bank Jakarta", "Bank Bandung", at "Bank Medan" ay nai-archive sa ganitong pagkakasunud-sunod.
- Kaya, ang file na "Dahlia, Jasmin A." ay bago ang "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Hakbang 8. Kilalanin ang file na may mas detalyadong impormasyon, kung kinakailangan
Sa mga bihirang kaso, ang impormasyon sa alpabeto ay hindi sapat upang matukoy ang pagkakasunud-sunod ng mga file. Kung gayon. Gumamit ng higit pang impormasyon upang mag-index at mag-archive ng mga file. Markahan ang karagdagang impormasyon sa bawat file upang makilala sila. Bilang isang halimbawa:
- Kung mayroon kang mga file para sa dalawang tao na nagngangalang Jasmin A. Dahlia, pag-uri-uriin ang mga ito ayon sa petsa ng kapanganakan. Ang file na "Dahlia, Jasmin A. (ipinanganak noong 1853)" ay bago ang "Dahlia, Jasmin A. (ipinanganak noong 1967).
- Maaari mo ring pag-uri-uriin ang mga file ayon sa lokasyon ng heograpiya. Kung mayroon kang mga file mula sa tatlong magkakaibang bangko mula sa tatlong magkakaibang lokasyon, at ang bawat bangko ay may pangalang "Bank Mandiri", pag-uri-uriin ito tulad ng sumusunod na halimbawa: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)", at "Bank Mandiri (Medan) ".
- Samakatuwid, kung mayroon kang dalawang mga file sa mga uri ng bear o bear, iba-iba pa ang pagkakaiba-iba sa kanila ayon sa mga species, lokasyon ng pangheograpiya, at iba pa. Halimbawa ang mga file para sa "Bear, Chocolate" at "Bear, Polar" (sa pagkakasunud-sunod), o mga file para sa "Bear (Europe)" at "Bear (North America)" (sa pagkakasunud-sunod).
Hakbang 9. Abisuhan ang lahat ng mga pagbubukod at mga espesyal na patakaran
Siguraduhin na ang lahat na gumagamit ng iyong mga file ay may kamalayan ng anumang mga pagbubukod sa karaniwang mga alituntunin ng system ng pag-file. Makakatulong ito na matiyak na ang bawat isa ay gumagamit ng tama at mahusay na paggamit ng file system.
