Iba't ibang mga bagay kung minsan pinipilit mong kanselahin ang isang appointment, halimbawa dahil nahaharap ka sa isang emerhensiya, natigil sa mga trapiko, o maling pamamahala ng iyong iskedyul. Maaari kang magkaroon ng pag-aalala kapag iniisip mo kung paano aabisuhan ang pagkansela, ngunit ang mga taong hindi mahanap ay maaaring maunawaan kung ipaalam mo sa kanila sa lalong madaling panahon. Magtakda ng isang bagong iskedyul ng pagpupulong kapag nakikipag-ugnay ka sa kanya o kapag may pagkakataon. Upang maging komportable siya, mag-alok na makipagkita sa isang lokasyon na malapit sa kanyang bahay o opisina.
Hakbang
Bahagi 1 ng 2: Magalang na Kinakansela ang Mga Appointment
Hakbang 1. Makipag-ugnay sa nawawalang tao sa lalong madaling panahon
Nakakainis ka sa ibang tao kung ipinagpaliban mo ang pagkansela ng iyong appointment hanggang sa huling minuto. Ang pagsasabi sa kanya nang maaga sa oras ay nagpapakita na iginagalang mo siya at pinahahalagahan ang oras na inihanda niya para sa iyo.
Hakbang 2. Ipaalam sa iyo nang personal sa pamamagitan ng telepono kung kinansela mo ang isang appointment na napakalapit
Dapat kang tumawag upang abisuhan nang personal kung kinansela mo ang appointment sa parehong araw. Ang pagkansela ng isang appointment nang biglang sa gayon ay makaramdam ng inis ang ibang tao ay maaaring parang bastos kung ipaalam mo sa kanila sa pamamagitan ng email, text message, o iba pa.
Hakbang 3. Mag-alok ng taos-pusong paghingi ng tawad
Kahit na sabihin mo sa kanila nang maaga, tiyaking alam nila na nagsisisi ka na kailangan mong kanselahin ang iyong appointment. Marahil ay nasiyahan siya sa iyong pagkansela ng iyong appointment, kahit na kinansela na niya ang iba pang mga plano upang makita ka.
- Maghatid ng isang maikling, prangka na paghingi ng tawad, halimbawa, "Paumanhin, hindi ako makakapunta bukas."
- Huwag gumamit ng hindi siguradong mga salita o sabihin na "hindi mo" matutupad ang iyong pangako. Sabihin nang totoo at deretsahan ang balita.
Hakbang 4. Magbigay ng isang maikling paliwanag kung bakit mo kinansela ang appointment
Kung ang dahilan ay lohikal, halimbawa, dahil nasira ang sasakyan o ikaw ay may sakit, ipaalam ito kung ano ito. Kung ang dahilan ay mahirap tanggapin, halimbawa dahil nakalimutan mong gumawa ng appointment o hindi sinasadyang naka-iskedyul ng dalawang beses, magbigay ng isang pangkalahatang dahilan, halimbawa, "Paumanhin, mayroon akong isang kagyat na pangangailangan."
- Hindi mo kailangang magbigay ng detalyadong mga dahilan kahit na nagsasabi ka ng totoo. Ang pagpapaliwanag nang haba ay tila nais mong magtakip ng isang bagay.
- Huwag sabihin, "Mayroon akong mas mahahalagang bagay na dapat gawin" o ilang iba pang katulad na palusot.
- Huwag magsinungaling dahil magkakaproblema ang relasyon kung isiwalat na hindi ka naging matapat.
Hakbang 5. Tiyaking alam niya na pinahahalagahan mo ang kanyang oras
Gawing malinaw na pinahahalagahan mo ang kanyang pagpayag na maglaan ng oras para sa iyo at tunay na ikinalulungkot mo na kinailangan niyang kanselahin ang appointment dahil naintindihan mo na siya ay abala at may oras para makilala ka.
Lalo na mahalaga ito kung gumagawa ka ng mga tipanan sa mga taong kailangan mo ng tulong, tulad ng mga propesor o kliyente
Bahagi 2 ng 2: Pagtatakda ng Iskedyul ng Kahalili
Hakbang 1. Hilingin sa kanyang pagpayag na baguhin ang iskedyul ng pagpupulong kapag nagbigay ka ng balita
Bukod sa pagbawas ng abala na makipag-ugnay sa kanya muli upang makagawa ng isang tipanan, ipinapakita ng hakbang na ito na gusto mo talaga siyang makita. Kapag tumatawag o mag-email, tapusin sa pamamagitan ng pagsasabi na nais mong gumawa ng isa pang tipanan kung hindi siya tututol.
Hakbang 2. Suriin ang iyong iskedyul at gumawa ng tala ng oras na magagamit upang makilala siya
Maaari kang magmungkahi ng iskedyul ng pagpupulong, ngunit subukang ipasok ang iyong iskedyul sa kanyang iskedyul. Nag-aalok ng maraming mga kahaliling pagpipilian sa iskedyul at pagkatapos ay humingi ng puna.
Halimbawa, sabihin sa kanya, "Ang aking iskedyul ay hindi napupunan sa Lunes mula umaga hanggang gabi, Huwebes mula 1 hanggang 5, at Biyernes pagkalipas ng 2, ngunit kung hindi mo magawa, ayusin ko ang iskedyul."
Hakbang 3. Imungkahi na ang pagpupulong ay gaganapin sa isang lokasyon na malapit sa kanyang tahanan o opisina
Bilang kabayaran sa pagkansela ng isang tipanan, magandang ideya na ayusin ang isang pagpupulong sa isang lokasyon na madali niyang maabot, tulad ng sa kanyang tanggapan o isang tiyak na lugar na nadaanan niya pauwi.
Bilang kahalili, imungkahi ang pagpupulong gamit ang Skype o Google Hangouts kung siya ay napaka-abala o nasa labas ng bayan
Hakbang 4. Tukuyin ang isang iskedyul ng kapalit na maaari mong matugunan
Matapos kanselahin ang unang appointment, huwag hayaang kanselahin muli ang pangalawang appointment. Bilang karagdagan sa pagiging mas nakakainis at hindi komportable, maaari itong makapinsala sa iyong reputasyon. Bago sumang-ayon sa isang iskedyul ng kapalit, suriin nang mabuti ang iyong iskedyul at tiyaking matutugunan mo ang iyong mga appointment ayon sa bagong iskedyul.
Halimbawa, wala kang anumang mga tipanan sa panahon ng Disyembre, ngunit kadalasan, mayroon kang maraming mga aktibidad na mas maaga sa bagong taon. Kaya, huwag punan ang oras na iyon ng isang iskedyul ng kapalit
Hakbang 5. Itala ang napagkasunduang bagong iskedyul ng pagpupulong
Kung mayroong isang iskedyul ng kapalit, isulat ito sa agenda. Gayundin, isulat ang iyong iskedyul sa isang piraso ng papel at ilagay ito sa isang madaling makita na lugar bilang isang paalala.
Hakbang 6. Salamat sa kanilang pag-unawa at pasensya kapag nakilala mo sila / sa kanya
Buksan ang pag-uusap sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa kanya (o sa kanila) para sa pagsang-ayon na kanselahin ang appointment. Hindi mo na kailangang muling humingi ng tawad. Sa halip, ipakita na pinahahalagahan mo ang kanyang oras sa pamamagitan ng pagpapahalaga sa pagkakataong baguhin ang iskedyul.
Mga Tip
- Hangga't maaari, huwag kanselahin ang nakaiskedyul na mga pagpupulong dahil maaari itong makapinsala sa reputasyon at mga relasyon sa ibang mga tao.
- Bago pumasok sa isang kontrata sa isang taong nagbibigay ng isang bayad na serbisyo, tulad ng isang consultant, alamin kung kinansela mo ang iyong appointment sa kanya.
