Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)
Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)

Video: Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)

Video: Paano Gumamit ng Microsoft Access (na may Mga Larawan)
Video: PAGGAWA NG EMAIL,PAGSAGOT AT PAGPAPADALA NG EMAIL 2024, Mayo
Anonim

Ang Microsoft Access ay isang programa sa pagbuo ng database na nagbibigay-daan sa sinuman na lumikha at mamahala ng mga database. Ang program na ito ay angkop para sa maliliit na proyekto sa malalaking negosyo, at nagpapatakbo ng biswal. Ginagawa nitong mahusay para sa pagpasok ng data, dahil hindi mo kailangang gumana sa mga talahanayan o worksheet. Suriin ang mga unang hakbang sa ibaba upang makapagsimula sa pagsulit sa Microsoft Access.

Hakbang

Bahagi 1 ng 6: Lumilikha ng isang Bagong Database

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 1
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 1

Hakbang 1. I-click ang tab na File at piliin ang "Bago"

Ang isang database ay isang lugar kung saan ang iyong data ay nakaimbak sa iba't ibang mga form. Maaari kang pumili upang lumikha ng isang walang laman na database, o pumili mula sa isang mayroon nang template.

  • Ang isang walang laman na database ay ang karaniwang Access database, at inirerekumenda para sa lokal na paggamit. Ang paglikha ng isang lokal na database ay may kasamang isang talahanayan.
  • Ang mga database ng web ay idinisenyo upang maging katugma sa mga web access sa web. Ang paglikha ng isang web database ay may kasamang isang talahanayan.
  • Ang mga template ay mga database na dinisenyo para sa iba't ibang mga paggamit. Pumili ng isang template kung hindi mo nais na gugulin ang oras sa pagdidisenyo ng database.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 2
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 2

Hakbang 2. Pangalanan ang database

Kapag napili mo na ang uri ng database, bigyan ito ng isang pangalan na sumasalamin sa mga nilalaman nito. Lalo itong kapaki-pakinabang kung gagana ka sa maraming iba't ibang mga database. Ipasok ang pangalan ng iyong database sa kahon na "Pangalan ng File". Piliin ang "Lumikha" upang lumikha ng isang bagong file ng database.

Bahagi 2 ng 6: Pagdaragdag ng Data sa Database

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 3
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 3

Hakbang 1. Tukuyin ang pinakamahusay na istraktura para sa iyong data

Kung lumilikha ka ng isang walang laman na database, kakailanganin mong mag-isip tungkol sa kung paano ayusin ang iyong data at magdagdag ng tamang mga istraktura ng data. Mayroong iba't ibang mga paraan upang mai-format at makipag-ugnay sa iyong data sa Access:

  • Mga Talahanayan - Ang mga table ay ang pangunahing paraan ng pag-iimbak ng data sa iyong database. Ang mga talahanayan ay maaaring ihambing sa mga worksheet sa Excel: ang data ay nakaayos sa mga haligi at talahanayan. Samakatuwid, ang pag-import ng data mula sa Excel at iba pang mga programa sa pagpoproseso ng bilang ay isang madaling proseso.
  • Mga Form - Ang mga form ay isang paraan ng pagdaragdag ng data sa iyong database. Bagaman maaari kang magdagdag ng data sa database nang direkta sa mga talahanayan, ang paggamit ng mga form ay magpapabilis sa visual na pagpasok ng data.
  • Mga Ulat - Kapaki-pakinabang ang mga ulat para sa pagbubuod at pagpapakita ng data mula sa iyong database. Ginagamit ang mga ulat upang pag-aralan ang data at sagutin ang mga partikular na katanungan, tulad ng kung kumita ang nakuha, o kung nasaan ang karamihan sa mga customer. Ang mga ulat ay idinisenyo upang mai-print.
  • Query - Ang query ay ang paraan na iyong natatanggap at pinag-uuri ang data. Maaari mo itong gamitin upang maipakita ang mga tukoy na entry mula sa iba't ibang mga talahanayan. Maaari mo ring gamitin ang mga query upang magdagdag at mag-update ng data.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 4
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 4

Hakbang 2. Lumikha ng iyong unang talahanayan

Kung nagsimula ka ng isang walang laman na database, magsisimula ka sa isang walang laman na talahanayan. Maaari mong simulang maglagay ng data sa talahanayan na ito, alinman sa manu-mano o sa pamamagitan ng pagkopya nito mula sa ibang mapagkukunan.

  • Ang bawat piraso ng data ay dapat na nakaimbak sa sarili nitong haligi (patlang), habang ang data ay dapat ilagay sa sarili nitong hilera. Halimbawa, ang data ng bawat customer ay nakaimbak sa isang hilera, habang ang mga magagamit na patlang ay magkakaibang impormasyon tungkol sa consumer na iyon (unang pangalan, apelyido, email address, atbp.)
  • Maaari mong pangalanan ang mga label ng haligi upang gawing mas madali para sa iyo na malaman ang pangalan ng bawat patlang. I-double click ang header ng haligi upang palitan ang pangalan nito.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 5
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 5

Hakbang 3. Mag-import ng data mula sa iba pang mga mapagkukunan

Kung nais mong mag-import mula sa isang suportadong file o lokasyon, maaari mong itakda ang Access upang tanggapin ang impormasyon at idagdag ito sa iyong database. Kapaki-pakinabang ito para sa pagtanggap ng data mula sa mga web server o iba pang mga ibinahaging mapagkukunan.

  • I-click ang tab na Panlabas na Data
  • Piliin ang uri ng file na nais mong i-import. Sa seksyong "I-import at I-link", makikita mo ang maraming mga pagpipilian para sa mga uri ng data. Maaari mong i-click ang Higit Pa upang makita ang higit pang mga pagpipilian. Ang ODBC ay nangangahulugang Open Open Database Connectivity, at may kasamang mga database tulad ng SQL.
  • Mag-browse ng mga lokasyon ng data. Kung ang data ay nasa server, kailangan mong ipasok ang server address.
  • Sa susunod na window, piliin ang "Tukuyin kung paano at saan mo nais iimbak ang data sa kasalukuyang database". Piliin ang "OK". Sundin ang mga hakbang upang mai-import ang iyong data.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 6
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 6

Hakbang 4. Magdagdag ng isa pang talahanayan

Gugustuhin mong mag-imbak ng iba't ibang mga talaan sa iba't ibang mga database. Gagawin nitong maayos ang iyong database. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng isang talahanayan ng impormasyon ng customer at isa pang talahanayan para sa pag-order ng impormasyon. Maaari mong mai-link ang talahanayan ng impormasyon ng customer sa talahanayan ng impormasyon ng order.

Sa seksyong "Lumikha" ng tab na Home, i-click ang pindutan na "Talahanayan". May lalabas na isang bagong talahanayan sa iyong database. Maaari kang maglagay ng impormasyon sa parehong paraan tulad ng unang talahanayan

Bahagi 3 ng 6: Pamamahala ng Mga Pakikipag-ugnay sa Pagitan ng Mga Talahanayan

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 7
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 7

Hakbang 1. Maunawaan kung paano gumagana ang mga kandado

Ang bawat talahanayan ay magkakaroon ng natatanging pangunahing key para sa bawat entry. Sa una, ang Access ay lumilikha ng isang haligi ng ID na ang bilang ay tataas sa bawat entry. Gaganap ang haligi na ito bilang "pangunahing key". Ang mga talahanayan ay maaari ding magkaroon ng mga patlang na "banyagang susi", na naka-link na mga patlang mula sa iba pang mga talahanayan sa database. Ang mga naka-link na patlang ay magkakaroon ng parehong data.

  • Halimbawa, sa talahanayan ng Mga Order, maaari kang magkaroon ng isang patlang ng Customer ID upang maitala kung ano ang iniutos ng customer. Maaari kang lumikha ng isang relasyon para sa patlang na iyon sa patlang ng ID sa talahanayan ng Mga Customer.
  • Ang paggamit ng mga ugnayan sa pagitan ng mga talahanayan ay makakatulong sa pagkakapare-pareho, kahusayan, at kadalian ng pag-access ng iyong data.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 8
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 8

Hakbang 2. I-click ang tab na Mga Tool ng Database, pagkatapos ay i-click ang pindutan ng Mga Pakikipag-ugnay sa seksyon ng Mga Pakikipag-ugnay

Bubuksan nito ang isang bagong window na may isang preview ng lahat ng mga talahanayan sa database. Ang bawat patlang ay ipapakita sa ilalim ng pangalan ng bawat talahanayan.

Dapat kang lumikha ng isang patlang para sa "banyagang key" bago lumikha ng isang relasyon. Halimbawa, kung nais mong gamitin ang Customer ID sa talahanayan ng Mga Order, lumikha ng isang patlang na pinangalanang Customer sa talahanayan at iwanang blangko ang patlang. Tiyaking ang format ay pareho sa patlang na iyong nai-link (hal. Mga numero)

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 9
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 9

Hakbang 3. I-drag ang patlang na nais mong gamitin bilang isang banyagang key sa patlang na nilikha mo para sa dayuhang key

I-click ang Lumikha sa window na lilitaw upang maitakda ang ugnayan sa pagitan ng mga patlang. Lilitaw ang isang linya sa pagitan ng dalawang talahanayan na kumokonekta sa dalawang mga patlang.

Lagyan ng check ang checkbox na "Ipatupad ang Referential Integrity" kapag lumilikha ng isang relasyon. Nangangahulugan ito, kung ang data ay binago sa isang larangan, ang data sa iba pang mga patlang ay magbabago din. Gagawa nitong mas tumpak ang iyong data

Bahagi 4 ng 6: Lumilikha ng isang Query

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 10
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 10

Hakbang 1. Maunawaan ang papel na ginagampanan ng mga query

Ang mga query ay mga pagkilos na nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na matingnan, magdagdag, at mag-edit ng data sa isang database. Maraming uri ng mga query, mula sa simpleng mga paghahanap hanggang sa paglikha ng mga bagong talahanayan batay sa umiiral na data. Ang mga query ay mahalaga sa pagbuo ng ulat.

Ang mga query ay nahahati sa dalawang pangunahing uri: Piliin at Aksyon. Ang unang query ay kumukuha ng data mula sa talahanayan at maaaring makalkula ito, habang ang pangalawa ay maaaring magdagdag, mag-edit, at magtanggal ng data mula sa talahanayan

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 11
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 11

Hakbang 2. Gamitin ang Query Wizard upang lumikha ng isang pangunahing Piliin ang query

Kung nais mong gumamit ng isang pangunahing Piling query, gamitin ang Query Wizard upang gabayan ka sa mga hakbang. Maaari mong ma-access ang Query Wizard mula sa tab na Lumikha. Pinapayagan kang magpakita ng mga tukoy na larangan mula sa isang mesa.

Lumilikha ng isang Piling Query na may Mga Pamantayan

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 12
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 12

Hakbang 1. Buksan ang Disenyo ng Query

Maaari mong gamitin ang mga pamantayan upang i-minimize ang iyong Piliin ang query at ipakita lamang ang impormasyong kailangan mo. Upang magsimula, i-click ang tab na Lumikha, at piliin ang Disenyo ng Query.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 13
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 13

Hakbang 2. Piliin ang iyong talahanayan

Magbubukas ang kahon ng Show Table. I-double click ang talahanayan na nais mong gamitin, at i-click ang Isara.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 14
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 14

Hakbang 3. Idagdag ang mga patlang kung saan makukuha ang data

I-double click ang bawat patlang sa talahanayan na nais mong idagdag sa Query. Ang patlang ay idaragdag sa listahan ng Disenyo.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 15
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 15

Hakbang 4. Magdagdag ng mga pamantayan

Maaari kang gumamit ng iba't ibang uri ng pamantayan, tulad ng teksto o pag-andar. Halimbawa, kung nais mong ipakita ang isang presyo na mas mataas sa $ 50 mula sa patlang ng Presyo, ipasok

=50

sa pamantayan. Kung nais mo lamang ipakita ang mga customer mula sa UK, ipasok

UK

sa kahon ng Pamantayan.

Maaari kang gumamit ng maraming pamantayan sa bawat query

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 16
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 16

Hakbang 5. I-click ang "Run" upang makita ang resulta

Ang pindutang ito ay nasa tab na Disenyo. Ang mga resulta ng iyong query ay ipapakita sa window. Pindutin ang Ctrl + S upang mai-save ang query..

Lumilikha ng isang Piling Query na may Mga Parameter

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 17
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 17

Hakbang 1. Buksan ang Disenyo ng Query

Hinahayaan ka ng query na may mga parameter na itakda kung anong data ang nais mong matanggap sa tuwing nagpapatakbo ng isang query. Halimbawa, kung mayroon kang isang database ng mga customer mula sa iba't ibang mga lungsod, maaari kang gumamit ng isang query na may mga parameter upang tanungin kung aling lungsod ang nais mong ipakita ang data.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 18
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 18

Hakbang 2. Lumikha ng isang Select query at tukuyin ang talahanayan

Idagdag ang mga patlang na nais mong kunin ang data para sa query sa pamamagitan ng pag-double click sa preview ng talahanayan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 19
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 19

Hakbang 3. Magdagdag ng mga parameter sa seksyon ng Mga Pamantayan

Ang mga parameter ay minarkahan ng mga character na "" sa paligid nila. Ang teksto sa mga braket ay ipapakita sa query na lilitaw kapag ang query ay naisakatuparan. Halimbawa, upang humiling ng pag-input ng lungsod, i-click ang Criteria cell para sa patlang ng Lungsod, at ipasok

[Aling lungsod?]

Maaari mong wakasan ang mga parameter sa? o:, ngunit hindi kasama! o

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 20
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 20

Hakbang 4. Lumikha ng isang query na may maraming mga parameter

Maaari kang gumamit ng maraming mga parameter upang lumikha ng pasadyang spacing sa iyong mga resulta sa query. Halimbawa, kung ang iyong ginustong larangan ay Petsa, maaari kang makakuha ng mga resulta sa pagitan ng mga tukoy na petsa sa pamamagitan ng pagta-type ng code> Sa pagitan ng [Petsa ng Pagsisimula:] At [Petsa ng Pagtatapos:]. Makakatanggap ka ng dalawang mga senyas kapag pinatakbo mo ang query.

Lumilikha ng isang Query ng Paglikha ng Talahanayan

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 21
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 21

Hakbang 1. I-click ang tab na Lumikha at piliin ang Disenyo ng Query

Maaari kang gumamit ng isang query upang makuha ang tukoy na data mula sa isang mayroon nang talahanayan at lumikha ng isang bagong talahanayan kasama ang data na iyon. Napakapakinabangan nito kung nais mong hatiin ang isang tukoy na bahagi ng iyong database, o lumikha ng isang form para sa isang tukoy na bahagi ng database. Lilikha ka muna ng regular na Select query.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 22
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 22

Hakbang 2. Piliin ang talahanayan na nais mong kunin mula sa data

I-double click ang mga talahanayan. Maaari kang pumili ng maramihang mga talahanayan nang sabay-sabay kung kinakailangan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 23
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 23

Hakbang 3. Piliin ang patlang na nais mong kunin mula sa data

I-double click ang bawat patlang na nais mong idagdag mula sa preview ng talahanayan. Ang patlang na ito ay idaragdag sa iyong listahan ng query.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 24
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 24

Hakbang 4. Itakda ang pamantayan

Kung nais mong tukuyin ang ilang mga data sa isang patlang, gamitin ang seksyon ng Mga Pamantayan upang maitakda ito. Tingnan ang seksyong "Lumilikha ng isang Piling Query na may Mga Pamantayan" para sa mga detalye.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 25
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 25

Hakbang 5. Subukan ang iyong query upang matiyak na ang mga resulta ay tumutugma sa iyong mga pangangailangan

Bago mo likhain ang iyong talahanayan, magpatakbo ng isang query upang matiyak na nakuha nito ang tamang data. Ayusin ang mga pamantayan at patlang hanggang sa makuha mo ang tamang data.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 26
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 26

Hakbang 6. I-save ang query sa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + S

Ang query ay lilitaw sa frame ng nabigasyon sa kaliwa ng screen. Mag-click sa query upang piliin ito muli at i-click ang tab na Disenyo.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 27
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 27

Hakbang 7. I-click ang "Gumawa ng Talahanayan" sa seksyong "Uri ng Query."

Lilitaw ang isang window na humihiling ng isang bagong pangalan ng talahanayan. Magpasok ng isang pangalan ng talahanayan at i-click ang OK.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 28
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 28

Hakbang 8. I-click ang Run

Ang iyong bagong talahanayan ay malilikha batay sa query na iyong naitayo. Lilitaw ang talahanayan sa frame ng nabigasyon sa kaliwa ng screen.

Lumilikha ng Append Query

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 29
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 29

Hakbang 1. Buksan ang Query na nilikha nang mas maaga

Maaari kang gumamit ng isang Append query upang magdagdag ng data sa isang mayroon nang talahanayan mula sa isa pang talahanayan. Kapaki-pakinabang ito kung kailangan mong magdagdag ng data sa isang talahanayan na iyong nilikha sa pamamagitan ng isang query sa paglikha ng talahanayan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 30
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 30

Hakbang 2. I-click ang pindutang Idugtong sa tab na Disenyo

Bubuksan nito ang window ng Magdagdag. Piliin ang talahanayan kung saan mo nais magdagdag ng data.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 31
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 31

Hakbang 3. Baguhin ang iyong pamantayan sa query ayon sa ninanais

Halimbawa, kung lumikha ka ng isang talahanayan na may pamantayan na "2010" sa patlang na "Taon", baguhin ito sa taong nais mong idagdag, halimbawa "2011".

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 32
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 32

Hakbang 4. Itakda kung saan mo nais idagdag ang data

Tiyaking itinakda mo ang tamang mga patlang para sa bawat haligi na idinagdag mo ang data. Halimbawa, gamit ang mga pagbabago sa itaas, ang data ay dapat idagdag sa kahon ng Taon sa hilera na "Idagdag sa".

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 33
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 33

Hakbang 5. Patakbuhin ang query

I-click ang "Run" sa tab na Disenyo. Ang query ay naisasagawa at ang data ay idaragdag sa talahanayan. Maaari kang magdagdag ng isang talahanayan upang suriin kung ang data ay naipasok nang tama.

Bahagi 5 ng 6: Paglikha at Paggamit ng Mga Form

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 34
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 34

Hakbang 1. Piliin ang talahanayan na nais mong likhain ang form

Pinapayagan ka ng mga form na tingnan ang data sa bawat patlang at lumipat sa pagitan ng mga entry at lumikha ng mga bagong entry nang mabilis at madali. Napakahalaga ng mga form kung maglalagay ka ng data sa loob ng mahabang panahon, dahil maraming tao ang mas madaling gamitin kaysa sa mga talahanayan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 35
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 35

Hakbang 2. I-click ang pindutan ng Form sa tab na Lumikha

Lilikha ito ng isang form batay sa mga patlang sa talahanayan na awtomatiko. Lumilikha ang pag-access ng mga patlang na may sapat na sukat, ngunit maaari mong baguhin ang laki at ilipat ang mga elemento sa form na nais.

  • Kung hindi mo nais na lumitaw ang ilang mga patlang sa form, maaari kang mag-right click at piliin ang Tanggalin.
  • Kung ang iyong talahanayan ay may isang relasyon, isang hilera ng data ay lilitaw sa ibaba ng bawat entry na nagpapakita ng naka-link na data. Pinapayagan kang mag-edit ng naka-link na data nang mas madali. Halimbawa, ang bawat salesperson sa iyong database ay maaaring may data ng customer na naka-link sa kanilang entry.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 36
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 36

Hakbang 3. Mag-browse sa iyong form

Ang mga direksyon na pindutan sa ibaba ay kapaki-pakinabang para sa paglipat sa pagitan ng mga entry. Ang mga kahon sa form ay mapupuno ng iyong data habang lumilipat ka sa pagitan ng mga entry. Maaari mong gamitin ang mga pindutan sa sulok upang lumipat sa una o huling talaan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 37
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 37

Hakbang 4. I-click ang pindutang Datasheet upang magamit ang talahanayan

Ang pindutan na ito ay nasa kaliwang tuktok, at papayagan kang magsimulang baguhin ang iyong nilalaman na nilalaman sa form.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 38
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 38

Hakbang 5. Baguhin ang mga entry na iyong nagawa

Maaari mong i-edit ang teksto sa buong kahon para sa bawat entry upang baguhin ang mayroon nang data sa talahanayan. Lilitaw kaagad ang mga pagbabagong ginawa sa talahanayan at naka-link na data.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 39
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 39

Hakbang 6. Magdagdag ng isang bagong entry

I-click ang pindutang "Magdagdag ng Record" malapit sa mga pindutan ng nabigasyon upang lumikha ng isang bagong entry sa dulo ng linya. Maaari mong gamitin ang mga kahon upang ipasok ang data sa mga walang laman na kahon sa talahanayan. Ito ay isang madaling paraan ng pagdaragdag ng impormasyon, sa halip na gumamit ng pagtingin sa talahanayan.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 40
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 40

Hakbang 7. I-save ang form kapag natapos na

Tiyaking nai-save mo ang form sa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + S upang ma-access mo ito sa ibang araw. Lilitaw ang form sa frame ng nabigasyon sa kaliwa ng screen.

Bahagi 6 ng 6: Paggawa ng isang Ulat

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 41
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 41

Hakbang 1. Pumili ng isang talahanayan o query

Papayagan ka ng mga ulat na magpakita ng isang buod ng iyong data. Ang mga ulat ay madalas na ginagamit para sa mga ulat sa payroll at paghahatid, at maaaring ipasadya para sa anumang paggamit. Kinukuha ng mga ulat ang data mula sa mga talahanayan o query na iyong nilikha.

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 42
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 42

Hakbang 2. I-click ang tab na Lumikha

Piliin ang uri ng ulat na nais mong likhain. Mayroong maraming mga paraan ng paggawa ng mga ulat na magagawa mo. Maaaring awtomatikong makabuo ng mga ulat para sa iyo ang pag-access, at maaari ka ring lumikha ng mga pasadyang ulat.

  • Ulat - Magbubuo ito ng isang awtomatikong ulat kasama ang lahat ng data mula sa iyong mapagkukunan. Walang pagpapangkat ng data dito, ngunit para sa maliliit na database ang ganitong uri ng ulat ay maaaring angkop para sa iyong mga pangangailangan.
  • Blangkong Ulat - Lilikha ito ng isang blangko na ulat na maaari mong punan ang data sa nais. Maaari kang pumili mula sa mga magagamit na patlang upang lumikha ng isang pasadyang ulat.
  • Iulat ang Wizard - Gagabay ka ng wizard ng paggawa ng ulat sa proseso ng paggawa ng ulat, pinapayagan kang pumili at pangkatin ang data, at mai-format ang data.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 43
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 43

Hakbang 3. Piliin ang mapagkukunan ng data para sa iyong blangko na ulat

Kung pinili mo upang makabuo ng isang blangko na ulat, dapat mong piliin ang mapagkukunan ng data. Una, i-click ang tab na Ayusin, at piliin ang Sheet ng Ari-arian. O kaya, maaari mo ring pindutin ang Alt + Enter.

I-click ang pababang arrow sa tabi ng Source ng Record. Lilitaw ang isang listahan ng iyong mga talahanayan at query. Pumili ng isang talahanayan o query at mapipili ang iyong mga pagpipilian para sa ulat

Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 44
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 44

Hakbang 4. Magdagdag ng mga patlang sa iyong ulat

Kapag mayroon ka nang mga mapagkukunan, maaari kang magdagdag ng mga patlang sa iyong ulat. I-click ang tab na "Format", at i-click ang "Magdagdag ng Umiiral na Patlang". Ang isang listahan ng mga patlang ay lilitaw sa kanan.

  • I-click at i-drag ang mga patlang na nais mong idagdag sa frame ng Disenyo. Lilitaw ang entry sa iyong ulat. Kapag nagdagdag ka ng mga karagdagang patlang, awtomatiko itong maitatakda sa mga umiiral nang patlang.
  • Maaari mong baguhin ang laki ng isang patlang sa pamamagitan ng pag-click sa sulok nito at i-drag ito gamit ang mouse.
  • Alisin ang isang patlang mula sa ulat sa pamamagitan ng pag-click sa pamagat nito at pagpindot sa Tanggalin.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 45
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 45

Hakbang 5. Pangkatin ang iyong mga ulat

Pinapayagan ka ng pagpapangkat na mabilis na maproseso ang impormasyon mula sa mga ulat, dahil naayos na ang nauugnay na data. Halimbawa, baka gusto mong i-grupo ang mga benta ayon sa rehiyon o sa pamamagitan ng nagbebenta. Pinapayagan ka ng pagpapangkat na gawin iyon.

  • I-click ang tab na Disenyo, at i-click ang "Pangkat at Pagbukud-bukurin".
  • Mag-right click sa kahit saan sa larangan na nais mong i-grupo. Piliin ang "Pangkat Na" sa menu.
  • Lilikha ng isang ulo para sa pangkat. Maaari mong ipasadya ang mga pamagat ng header sa mga pangkat ng label.
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 46
Gumamit ng Microsoft Access Hakbang 46

Hakbang 6. I-save at ibahagi ang ulat

Kapag nakumpleto ang iyong ulat, maaari mong i-save at ibahagi o mai-print ito tulad ng anumang iba pang dokumento. Gumamit ng mga ulat upang maibahagi ang mga ulat sa pagganap sa mga namumuhunan, impormasyon sa pakikipag-ugnay sa mga manggagawa, at higit pa.

Mga Tip

Magbubukas ang Microsoft Access sa mode na "Backstage View", na nagbibigay ng mga pagpipilian sa menu na nagbibigay-daan sa iyo upang magbukas ng isang database, lumikha ng isang bagong database, o mag-access ng mga utos upang mai-edit ang iyong database

Babala

Ang ilang mga tampok sa Access ay hindi palaging magagamit, depende sa uri ng database na iyong nilikha. Halimbawa, hindi ka maaaring magbahagi ng isang desktop database sa Web, at ang ilang mga tampok sa desktop tulad ng bilang ng mga query ay hindi magagamit sa Web database

== Pinagmulan ==

  1. https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
  2. https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
  3. https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
  4. https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf

Inirerekumendang: