Lahat ng mga negosyo, malaki man o maliit, ay kailangang subaybayan ang lahat ng kanilang mga transaksyon. Maraming mga simpleng sistemang pampinansyal na software na ipinagbibili, ngunit kailangan mo pa ring magkaroon ng isang malinaw na pag-unawa sa kung paano gumagana ang mga transaksyon sa accounting. Ipapasok mo ang lahat ng mga transaksyon sa negosyo, tulad ng pagtanggap ng kita o pagbabayad ng mga singil, sa isang accounting journal na katulad ng isang ledger. Dito, kinakailangan kang mangolekta ng iba't ibang mga kategorya na tinatawag na mga account, at magtatala sa isang debit o credit (ayon sa pagtaas o pagbaba). Ang mga halimbawa ay ibibigay sa paglaon. Sinusunod din ng mga gumagawa ng software ng accounting ang formula na ito sa paglikha ng kanilang mga programa, ngunit ang proseso ay ginawang madali para sa mga kaswal na gumagamit.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagpasok ng Mga Transaksyon
Hakbang 1. Kolektahin ang lahat ng mga dokumento tungkol sa mga transaksyon sa negosyo
Karaniwang may kasamang mga resibo ng tagatustos, mga bayarin sa utility (tulad ng tubig at kuryente), mga memo ng kredito na ibinibigay sa mga customer, mga pahayag sa buwis, mga tseke na ibinigay, at impormasyon ng payroll. Suriin ang bawat invoice at bayad na natanggap upang maging tumpak at na-verify bago i-record ang accounting journal. Siguraduhin na ang lahat ay kinilala ng superbisor o may-ari ng negosyo bago pumasok sa mga transaksyon sa system.
Hakbang 2. Mag-set up ng iba't ibang mga account o kategorya para sa bawat uri ng transaksyon
Ang mga account na naitala halimbawa halimbawa Cash, Inventory, Gastos, at iba pa. Isipin ang mga account na ito bilang magkakahiwalay na mga pahina sa isang notebook o linya ng mga item na nakalista sa isang personal na badyet. I-set up ang mga sumusunod na uri ng account:
- Ang mga benta, o kita, naitala ng account ang lahat ng mga benta sa mga customer.
- Itinatala ng isang expense account ang lahat ng pera na ginugugol ng isang negosyo, halimbawa upang mapatakbo ang isang pasilidad sa negosyo, gumawa ng mga produkto, at magbenta ng mga produkto.
- Bilang karagdagan, kinakailangan ding itala ng mga negosyo ang kanilang mga assets, tulad ng cash, mga matatanggap (hindi nababayarang benta), at pag-aari, halaman at kagamitan tulad ng mga gusali at kagamitan.
- Ang isang account ng pananagutan ay nagtatala ng lahat ng pera na hinihiram ng negosyo mula sa mga panlabas na partido, tulad ng mga pautang sa bangko, mga babayaran sa kalakalan (hal. Sa mga tagapagtustos), at mga sweldo na maaaring bayaran (suweldo na dapat bayaran sa mga empleyado ngunit hindi pa nababayaran).
- Ang mga malalaking kategorya ay karaniwang nahahati sa mas maliit, tiyak na mga account.
Hakbang 3. Tukuyin kung ang account ay na-debit o na-credit
Mahalagang tandaan na ang bawat transaksyon ay nagsasangkot ng mga debit at credit account at ang kabuuang bilang ng mga debit at kredito ay dapat na pareho. Halimbawa, kapag nakatanggap ka ng isang pagbabayad mula sa isang customer, maitatala mo ang Cash bilang debit at Mga Makatanggap na Mga Account bilang kredito. Kapag nagbayad ka para sa advertising, magtatala ka ng Gastos sa Advertising sa isang debit at Cash sa isang kredito.
- Itala ang anumang pagtaas sa mga gastos, assets (tulad ng cash at kagamitan), at dividend account habang ang mga debit at record ay nababawasan bilang mga credit. Sa ibang mga account, tulad ng mga pananagutan at kita, ang mga pagtaas ay naitala bilang mga kredito at ang mga pagbawas ay naitala bilang mga debit. Ang accounting system na ito ay may sariling lohika at nagsisimulang alalahanin habang ginagamit ang iyong lohika upang matukoy ang mga sanhi ng "pagtaas" at "pagbawas" sa mga account.
- Tandaan na ang mga numero na na-journal sa mga debit at kredito ay maaaring hindi pareho, ngunit ang mga kabuuan ay dapat na pareho. Halimbawa, kung ang isang customer ay nagbabayad para sa isang produkto na bahagyang may cash at bahagyang sa pamamagitan ng kredito, dalawang mga account ang na-journal sa debit, lalo na ang Cash at Mga Account na Makatanggap. Habang ang account na na-journal sa kredito ay isa lamang, lalo na ang Sales.
- Lahat ng mga computer software system ay gagawing madali ang pagrekord ng mga journal ng accounting sa pamamagitan ng pagpasok ng lahat ng mga account sa kanilang mga tamang lugar sa Journal.
- Maaaring kailanganin mong lumikha ng isang bagong pangalan ng account sa journal kung mayroon kang isang pambihirang transaksyon tulad ng isang pagbebenta ng stock o pagbili ng lupa.
Hakbang 4. Suriin ang lahat ng mga transaksyong accounting na ipinasok sa journal nang hindi bababa sa dalawang beses
Ang bawat transaksyon ay lilitaw sa sarili nitong kategorya: halimbawa, pag-debit sa isang bahagi ng journal, at ang halaga ay dapat katumbas ng halagang lilitaw sa panig ng kredito ng journal.
Halimbawa, magtatala ka ng isang transaksyon sa pagbabayad ng singil sa kuryente sa pamamagitan ng pagpasok ng Mga Account na Maaaring Bayaran sa debit side na Rp. 500,000 at Cash na Rp. 500,000 sa kredito. tiyaking isama ang numero ng resibo at isang maikling paglalarawan sa seksyon ng mga tala
Hakbang 5. Ilipat pana-panahon ang mga account sa journal sa pangkalahatang ledger
Ang pangkalahatang ledger ay isang koleksyon ng lahat ng iyong mga account. Halimbawa, may mga pahina para sa bawat kategorya ng cash, mga matatanggap, mababayaran, gastos, at iba pa sa iyong pangkalahatang ledger. Pagkatapos, makikita mo ang kabuuang halaga para sa bawat account sa loob ng isang tagal ng panahon.
- Ang isang pangkalahatang ledger ay nagtatala ng impormasyon sa pamamagitan ng account, sa kaibahan sa isang journal na nagtatala ng mga transaksyon. Sa madaling salita, ang isang transaksyon na inilipat sa pangkalahatang ledger ay nasa hindi bababa sa dalawang lugar (account) sa ledger.
- Halimbawa, ang mga resibo ng cash mula sa mga customer sa mga benta ay maitatala sa journal bilang isang transaksyon at kinikilalang cash sa debit at kita sa kredito. kapag inilipat sa pangkalahatang ledger, ang mga entry na ito ay naitala sa magkakahiwalay na lokasyon: mga account ng cash at kita. Sa ganoong paraan, makikita mo kung paano nakakaapekto ang mga transaksyon sa bawat indibidwal na account.
- Ang mga tala sa pangkalahatang ledger ay dapat na napetsahan upang ang mapagkukunan ng transaksyon ay maaaring makilala. Ang ilang mga accountant ay nagsasama rin ng isang sanggunian na numero, halimbawa sa anyo ng isang serial number, upang ang mga transaksyon ay maaaring masubaybayan pabalik sa journal nang madali.
Bahagi 2 ng 3: Pagbabalanse ng Mga Transaksyon sa Accounting
Hakbang 1. Balansehin ang pangkalahatang ledger bago isara ang bawat oras na magpasok ka ng isang transaksyon sa accounting
Maghanda ng mga balanse sa pagsubok at iba pang mga ulat upang matiyak na ang mga numero at account na naitala para sa bawat transaksyon ay tama. Hindi mahalaga kung gaano karaming mga transaksyon ang naitala, ang kabuuang mga debit ay dapat na katumbas ng kabuuang mga kredito.
Kung manu-mano ang iyong mga tala o may isang programa sa computer, ang lahat ng mga numero sa mga debit at kredito ay maidaragdag, anuman ang kategorya. Ang kabuuang halaga ng mga debit at kredito ay dapat na pareho
Hakbang 2. Suriin ang mga error sa Balanse sa Pagsubok
Kung ang mga debit ay hindi katumbas ng mga kredito, kakailanganin mong makahanap ng mga error sa iyong mga entry sa journal. Sa katunayan, maaari pa ring mangyari ang mga error kahit na pareho ang mga halaga ng debit at credit, halimbawa dahil sa doble na pagrekord o mga transaksyon na ipinasok sa maling account.
- Halimbawa, kapag nakatanggap ka ng isang pagbabayad mula sa isang customer, maaaring naitala mo ang Cash ngunit nakalimutan mong i-record ang Mga Natatanggap na Mga Account kaya't ang journal ay mukhang hindi pa nababayaran ang mga natanggap. Kaya, ang halaga sa debit ay magkakaiba sa kredito.
- Sa ilang mga kaso, maaaring kailanganin kang subaybayan ang mga tala sa paunang entry sa journal upang makahanap ng mga error. Ito ang dahilan kung bakit kailangang maitala ang journal sa petsa ng transaksyon at / o sanggunian numero sa journal upang madali ang pagsubaybay.
Hakbang 3. Patakbuhin ang mga ulat para sa pahayag ng kita, balanse at ulat ng pagbabago ng kapital
Ang mga ulat sa pananalapi na ito ay maaaring gawin nang manu-mano o sa isang accounting software system. Ito ay mula sa mga ulat na ito na nakakuha ka ng isang kumpletong larawan ng iyong negosyo.
- Halimbawa, ibabawas ng pahayag ng kita ang kita na nakuha ng mga gastos na natamo sa isang tiyak na tagal ng panahon, at mula sa ulat na ito alam mong ang kumpanya ay gumawa ng kita o pagkawala.
- Ipinapakita ng balanse ang lahat ng mga assets at pananagutan ng kumpanya. Kasama sa mga assets ng kumpanya ang cash, kagamitan, lupa, at mga account na matatanggap. Ang mga pananagutan ay may kasamang mga account na mababayaran at mga tala na babayaran.
- Kung nagbayad ka ng mga dividend (gantimpala) sa mga shareholder sa nakaraang mga panahon, kakailanganin mo rin ng isang pahayag ng mga pagbabago sa equity. Ipinapakita ng ulat na ito ang halaga ng nabuong kita (hindi netong kita) na binawasan ng mga dividend na binayaran. Ang mga napanatili na kita ay kumakatawan sa mga kita na muling naiinvest sa kumpanya.
Bahagi 3 ng 3: Pagpapanatiling Detalyadong Mga Rekord ng Mga Transaksyon sa Accounting
Hakbang 1. Magsama ng isang maikling paglalarawan ng bawat transaksyon na ipinasok sa journal
Halimbawa, "mga pagbabayad sa advertising sa cash sa telebisyon, Pebrero, 2016." Sa gayon, ang halaga, sanhi, at proseso ng pagtatala ng bawat transaksyon ay magiging mas malinaw.
Hakbang 2. Panatilihin ang isang backup ng iyong journal ng transaksyon
Kailangang gawin ang mga pag-back up kung sakaling may mga pagkakamali o mga katanungan sa hinaharap. Ang dokumentasyon ng lahat ng mga tala ay maaaring isampa sa pamamagitan ng pagpasok ng isang bilang ng mga talaan at ang petsa ng isang journal sa isang pakete. Dapat maghanap ang bawat isa para sa mga entry sa journal sa pangkalahatang ledger at pagkatapos ay madaling ma-access ang dokumentasyon ng pag-backup
Hakbang 3. Panatilihin ang mga kopya ng papel ng lahat ng dokumentasyon nang hindi bababa sa isang taon
Kasama rito ang mga entry sa journal at ledger, kasama ang lahat ng mga invoice at iba pang mga dokumento sa transaksyon. Ang lahat ng mga dokumentong ito ay kinakailangan para sa pag-audit at mga dahilan sa buwis.
Hakbang 4. Panatilihin ang elektronikong dokumentasyon nang hindi bababa sa pitong taon
I-scan ang iyong mga dokumento sa papel, pabalik-balik, at iimbak ang mga ito sa dalawang elektronikong kaso: isa para sa pag-iimbak sa tanggapan at isa sa ibang lugar para magamit sa isang emergency. Palaging may posibilidad na ma-awdit ang mga buwis sa kumpanya sa nakaraang ilang taon kaya't ang mga dokumentong ito ay kailangang itago.
Mga Tip
- Balansehin ang iyong journal araw-araw. Subaybayan ang lahat ng mga error at iwasto kaagad. Napakahalaga na ito ay magiging isa sa mga unang aralin para sa mga mag-aaral sa accounting.
- Magbigay ng mga cross-training na empleyado upang ang pag-unawa sa sistema ng accounting at kung paano magpasok ng mga transaksyon ay maaaring malaman ng higit sa isang empleyado.
