Kailangan mo bang magsulat ng isang mahusay, walang kamang-manghang propesyonal na liham? Karamihan sa mga liham sa negosyo ay sumusunod sa isang nakapirming, madaling malaman na format na maaari mong mailapat sa anumang uri ng nilalaman. Ang mga sulat sa negosyo ay dapat palaging naglalaman ng petsa, impormasyon ng nagpadala at tatanggap, at ilang mga talata ng katawan. Sundin ang mga hakbang sa ibaba at gumawa ng mga pagbabago ayon sa mga pamantayan ng iyong kumpanya.
Hakbang
Bahagi 1 ng 4: Pagsisimula ng isang Liham
Hakbang 1. Alamin ang format
Anuman ang nilalaman ng iyong liham, may mga sumusunod na karaniwang mga pagtatanghal ng liham sa negosyo na dapat sundin. Ang mga liham sa negosyo ay dapat na nai-type at na-draft sa isang karaniwang font, tulad ng Arial o Times New Roman. Gumamit ng mga talata sa pag-block. Iyon ay, nagsisimula ka ng isang bagong talata sa pamamagitan ng pagpindot sa Enter nang dalawang beses. Sa mga block talata, huwag gawing indent ang unang linya.
- Gumamit ng isang 2.54 cm na margin sa lahat ng panig.
- Ang mga liham sa negosyo na ipinadala sa pamamagitan ng email ay dapat ding mai-type sa isang karaniwang font. Huwag gumamit ng mga script o kulay maliban sa itim at puti sa mga email sa negosyo.
Hakbang 2. Piliin ang tamang uri ng papel
Ang mga titik ay dapat na naka-print sa papel na A4 na may sukat na 21 x 29.7 cm o A4 na may sukat na 21.5 x 29.7 cm. Maraming mahahabang titik o kontrata ang maaaring mai-print sa papel na F4 o 21 x 33 cm Folio.
Kung ang liham ay ipapadala sa pamamagitan ng post, isaalang-alang ang pag-print nito sa headhead ng kumpanya. Ang paggamit ng letterhead ay magpapalakas sa isang propesyonal na impression at magbibigay ng logo ng kumpanya at impormasyon sa pakikipag-ugnay
Hakbang 3. Magsama ng impormasyon tungkol sa iyong kumpanya
I-type ang pangalan at address ng kumpanya, at gumamit ng isang bagong linya upang markahan ang bawat bahagi ng address. Kung ikaw ay nagtatrabaho sa sarili o isang independiyenteng kontratista, ilagay ang iyong pangalan bilang kapalit ng pangalan ng kumpanya, o higit sa pangalan ng iyong kumpanya
- Kung ang iyong kumpanya ay mayroon nang letterhead, maaari mo itong gamitin sa halip na mai-type ang pangalan at address ng kumpanya.
- Kung kailangang i-type ang address, dapat itong ihanay sa kanan o kaliwa ng tuktok ng pahina, depende sa iyong kagustuhan at ng kumpanya.
- Kung ang sulat ay ipinadala sa ibang bansa, i-type ang pangalan ng iyong bansa sa mga malalaking titik.
Hakbang 4. Ipasok ang petsa
Ang pagsulat ng buong petsa ay ang pinakapropesyonal na pagpipilian. Halimbawa, isulat ang "Abril 1, 2012". Ang petsa ay dapat iwanang nakahanay, ilang mga linya sa itaas ng impormasyon ng tatanggap.
Kung nagsusulat ka ng liham sa loob ng maraming araw, gamitin ang petsa kung kailan mo ito nakumpleto
Hakbang 5. Magdagdag ng impormasyon ng tatanggap
Isulat ang impormasyon ng tatanggap sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: buong pangalan, pamagat (kung mayroon man), pangalan ng kumpanya, at address. Gumamit ng isang bagong linya para sa bawat piraso ng impormasyon. Kung kinakailangan, magsama ng isang numero ng sanggunian. Ang impormasyon ng tatanggap ay dapat iwanang nakahanay, ilang linya sa ibaba ng petsa.
Inirerekumenda namin na tugunan mo ang liham sa isang tukoy na tao. Sa ganitong paraan, ang tao na may kinalaman ay maaaring tumugon sa iyong liham. Kung hindi mo alam ang pangalan ng taong iyong tinutugunan, gumawa ng kaunting pagsasaliksik. Tawagan ang numero ng telepono ng kumpanya ng tatanggap para sa kanilang pangalan at pamagat
Hakbang 6. Pumili ng pagbati
Ang pagbati ay isang mahalagang tagapagpahiwatig ng paggalang, at ang pagbati na iyong ginagamit ay nakasalalay sa kung sino ang tumatanggap nito, kung kilala mo nang mabuti ang tatanggap, at kung gaano din pormal ang iyong kaugnayan sa kanila. Isaalang-alang ang mga sumusunod na pagpipilian:
- Gumamit ng "Kung kanino ito maaaring alalahanin", kung hindi mo lang alam nang eksakto kung sino ang iyong tinutugunan.
- Kung hindi mo alam ang tatanggap, ang "Dear Sir / Madam" ay isang ligtas na pagpipilian.
- Maaari mo ring gamitin ang buong pangalan at pamagat ng tatanggap, halimbawa, "Minamahal na Dr Dewi Sari".
- Kung kilala mo nang mabuti ang tatanggap at may impormal na pakikipag-ugnay sa tatanggap, maaari mong isaalang-alang ang paggamit ng isang unang pangalan, halimbawa, "Mahal na Susan."
- Kung hindi ka sigurado kung ano ang kasarian ng tatanggap, isulat lamang ang buong pangalan, halimbawa, "Mahal na Kris Damanik"
- Huwag kalimutan na maglagay ng isang kuwit pagkatapos ng pagbati o isang kalahating titik kung gumamit ka ng "Sa kanino maaaring alalahanin ito".
Bahagi 2 ng 4: Pagbubuo ng Katawan ng Liham
Hakbang 1. Gumamit ng tamang istilo ng pagsulat
Ayon sa salawikain, ang oras ay pera, at karamihan sa mga negosyanteng tao ay hindi nais mag-aksaya ng oras. Samakatuwid, ang iyong estilo ng pagsulat ng sulat ay dapat na maigsi at propesyonal. Ayusin ang iyong liham upang mabasa ito nang mabilis, diretso sa punto at nagsasama lamang ng maikling mga personal na komento sa unang talata. Halimbawa, maaari kang magsimula sa "Tungkol sa …" at magpatuloy mula doon.
- Huwag mag-isip ng labis tungkol sa magagandang mga pagbabago, mahihirap na salita, o mahaba, mapanglaw na mga pangungusap. Ang layunin ng iyong liham ay upang maiparating kung ano ang kailangang sabihin nang mabilis at malinaw hangga't maaari.
- Gumamit ng isang nakakaakit na tono. Malamang na ang layunin ng iyong liham ay upang akitin ang mambabasa na gumawa ng isang bagay, tulad ng pagbabago ng kanilang isip, ayusin ang isang problema, magpadala ng pera, o gumawa ng aksyon. Kaya, ihatid ang iyong kahilingan at mga dahilan sa tamang tono.
Hakbang 2. Gumamit ng mga pansariling panghalip
Ang paggamit ng mga panghalip na "I", "kami", at "ikaw" sa mga liham sa negosyo ay lubos na katanggap-tanggap. Ipahayag ang iyong sarili bilang "ako" at ang mambabasa bilang "ikaw".
Mag-ingat kung nagsusulat ka ng isang sulat sa ngalan ng isang samahan. Kung sinusubukan mong ihatid ang mga pananaw ng kumpanya, dapat mong gamitin ang “kami” upang malaman ng mga mambabasa na ang kumpanya ang nasa likod ng iyong pahayag. Kung nagpapahayag ka ng isang personal na opinyon, gamitin ang "I"
Hakbang 3. Sumulat nang malinaw at maigsi
Tiyaking naiintindihan talaga ng mambabasa ang iyong sinusulat. Ang mga mambabasa ay mabilis na tutugon kung ang hangarin ng iyong liham ay malinaw. Sa partikular, kung may isang resulta o aksyon na nais mong gawin ng mambabasa sa pagtanggap ng liham, linawin ito. Ilarawan ang iyong posisyon sa ilang mga salita hangga't maaari.
Hakbang 4. Gumamit ng mga aktibong pangungusap
Kapag naglalarawan ng isang sitwasyon o humihiling, tiyaking pinili mo ang aktibong boses, hindi ang passive na boses. Ang passive na boses ay gagawing hindi siguradong o pangkalahatan ang iyong pagsulat. Bilang karagdagan, ang mga aktibong pangungusap ay mas mahusay at deretso sa gitna ng problema. Halimbawa:
- Passive: Ang mga salaming pang-araw ay hindi dinisenyo o ginawa na may tibay sa pag-iisip.
- Aktibo: Ang iyong kumpanya ay nagdidisenyo at gumagawa ng mga salaming pang-araw anuman ang kanilang tibay,
Hakbang 5. Gumamit ng pang-usap na wika kung sa nararapat na nararapat
Ang mga titik ay isinulat ng at para sa mga tao. Iwasang kumopya ng mga titik hangga't maaari. Hindi ka makakagawa ng mga ugnayan sa pamamagitan ng pagkopya ng mga karaniwang titik. Gayunpaman, huwag gumamit ng hindi pamantayang wika o slang, tulad ng "alam mo," "Ibig kong sabihin," o "gusto." Ilapat ang istilo ng pagsulat ng liham sa negosyo, ngunit magsulat ng mga salitang magiliw at magalang.
- Kung kilala mo nang mabuti ang tatanggap, maaari kang magdagdag ng isang one-liner na pagbati.
- Gamitin ang iyong intuwisyon upang hatulan kung magkano ang pagkatao na ilalabas ng liham. Minsan ang isang maliit na katatawanan ay makakatulong sa antas ng negosyo, ngunit mag-isip nang mabuti bago gamitin ito.
Hakbang 6. Manatiling magalang
Kahit na nagpadala ka ng isang sulat ng reklamo o reklamo, maaari ka pa ring magalang. Isaalang-alang ang posisyon ng tatanggap at mag-alok ng maraming tulong hangga't makakaya mo upang mapaunlakan ang sitwasyon.
Isang halimbawa ng isang hindi magalang na reklamo: "Sa palagay ko ang iyong sunglass ay sumipsip at hindi na ako bibili muli ng iyong produkto". Ang isang halimbawa ng isang magalang na reklamo ay: "Nasisiyahan ako sa pagtatayo ng iyong salaming pang-araw, sa hinaharap plano kong bumili ng isa pang tatak ng salaming pang-araw"
Hakbang 7. Gumamit ng isang "pangalawang" headhead para sa karagdagang mga pahina
Karamihan sa mga liham sa negosyo ay sapat na maikli upang magkasya sa isang pahina. Gayunpaman, kung kailangan mong magsulat ng isang mas mahabang sulat, tulad ng isang kontrata o ligal na desisyon, maaaring kailanganin ng karagdagang mga pahina. Gumamit ng isang "pangalawang" letterhead, na karaniwang naglalaman ng isang maikling address at ginawa ng parehong uri ng papel bilang pangunahing punong sulat.
Isama ang numero ng pahina sa pangalawa at kasunod na mga pahina, sa tuktok ng pahina. Kakailanganin mo ring isama ang pangalan at petsa ng tatanggap
Hakbang 8. Tapusin ang iyong liham
Sa huling talata, buod ang iyong mga puntos at salungguhitan ang aksyon na iyong gagawin o kung ano ang inaasahan mo mula sa tatanggap. Tandaan na ang tatanggap ay maaaring makipag-ugnay sa iyo ng mga katanungan o alalahanin tungkol sa liham, pagkatapos ay pasalamatan sila para sa kanilang pansin sa liham na iyong ipinadala.
Bahagi 3 ng 4: Pagsara ng Liham
Hakbang 1. Pumili ng isang pangwakas na pagbati
Ang isang pangwakas na pagbati, tulad ng isang pambungad na pagbati, ay isang tagapagpahiwatig ng paggalang at pormalidad. Ang "Taos-puso" o "Taos-puso" ay ang pinakaligtas na mga pagbati sa pagsasara. Maaari mo ring isaalang-alang ang "Pinakamahusay na pagbati", o "Pagbati". Ang mga pagbati na hindi masyadong pormal ngunit mayroon pa ring isang propesyonal na tono ay ang "Pagbati ng tagumpay", "Pagbati", at "Salamat". Gumamit ng isang kuwit pagkatapos ng pangwakas na pagbati.
Hakbang 2. Ilagay ang iyong lagda
Iwanang blangko ang apat na linya para sa iyong lagda. Pag-sign pagkatapos mailimbag ang sulat, o kung ipinadala mo ito sa pamamagitan ng email, i-scan ang imahe ng iyong lagda at i-paste ito sa seksyon ng lagda. Ang pagpili ng tinta para sa lagda ay asul o itim.
Kung pumipirma ka ng isang liham sa ngalan ng isang tao, isulat ang "pp:" bago ang iyong lagda. Ang "pp" ay nangangahulugang bawat pangangalap, na nangangahulugang "kinatawan" o "sa ngalan ng"
Hakbang 3. Ipasok ang iyong pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay sa pamamagitan ng pagta-type
Sa ibaba ng iyong lagda, isama ang iyong impormasyon kasama ang iyong pangalan, pamagat, numero ng telepono, email address, at iba pang naaangkop na paraan ng pakikipag-ugnay. Gumamit ng isang bagong linya para sa bawat uri ng impormasyon.
Hakbang 4. Idagdag ang mga inisyal ng typist
Kung ang taong nagta-type ng sulat at ang may-akda ay ibang tao, dapat mong idagdag ang mga inisyal ng typist sa ibaba ng signature block. Minsan, kasama rin ang mga inisyal ng may-akda ng liham. Kaya, kung sino ang nagtrabaho sa sulat ay magiging malinaw.
- Kung isasama mo lamang ang mga inisyal ng typist, isulat ang mga ito sa maliit na titik, halimbawa, mj.
- Kung isasama mo rin ang mga inisyal ng may-akda, isulat ang mga ito sa uppercase na may mga inisyal ng typist sa maliit na titik, halimbawa, RW: mj. Ang iba pang mga estilo ay nagdaragdag ng isang slash sa pagitan ng mga inisyal, tulad ng, RW / mj.
Hakbang 5. Magsama ng impormasyon sa pagkakabit
Kung naglalakip ka ng mga karagdagang dokumento para sa pagsusuri ng tatanggap, gumawa ng isang tala ng ilang mga linya sa ibaba ng impormasyon sa pakikipag-ugnay na nagsasaad ng bilang at uri ng mga dokumento na nakalakip. Halimbawa, isulat ang: “Appendix (2): resume, brochure.” O, sa tradisyunal na istilo, isulat ang paglalarawan ng kalakip sa tuktok ng liham, sa ibaba ng petsa.
Maaari mo ring daglatin ang "Attachment" ng "Lamp."
Hakbang 6. Magsama ng isang kopya ng impormasyon
Kung nagpapadala ka ng isang kopya ng liham sa iba, dapat mo itong isama sa liham. Ito ay nakasaad sa pamamagitan ng pagta-type ng "cc:" o "Kopyahin" sa ilalim ng linya na "Attachment", kasama ang pangalan at pamagat ng tatanggap ng kopya ("cc" ay nangangahulugang kopya ng kagandahang-loob, ngunit noong nakaraan ito ay nangangahulugang kopya ng carbon kapag ang mga titik ay nai-type pa rin sa isang makinilya at kinopya ng carbon paper).
- Halimbawa, isulat ang: “cc: Mari Santi, Deputy Director of Marketing”
- Kung nagdagdag ka ng higit sa isang pangalan, ihanay ang pangalawang pangalan sa ilalim ng una, ngunit nang walang "cc:"
Bahagi 4 ng 4: Pagkumpleto ng Mga Sulat
Hakbang 1. Gumawa ng mga pag-edit
Ang pagtatanghal ay isang pangunahing elemento ng propesyonalismo. Tiyaking madali kang matitingnan ng tatanggap bilang isang may kakayahan at responsableng tao sa pamamagitan ng pag-edit ng iyong liham at pag-check ng mga error. Gamitin ang spell checker sa iyong word processor, ngunit huwag kalimutang basahin ito nang mabuti bago isumite.
- Tanungin ang iyong sarili, ang sulat ba ay malinaw at maigsi? Mayroon bang mga talata na mas mahaba sa 3-4 na mga pangungusap? Kung gayon, tukuyin kung maaari mong alisin ang hindi kinakailangang mga pahayag.
- Kung ang sulat ay napakahalaga, maaaring kailanganin mong basahin ito ng isang kaibigan o katrabaho. Minsan makakatulong ang ibang tao na makita ang mga pagkakamali sa wika o kakulitan na maaaring hindi mo namalayan.
Hakbang 2. Huwag hawakan ang mga pahina kasama ang isang stapler
Kung ang iyong sulat ay binubuo ng maraming mga pahina, hindi dapat gamitin ang isang stapler. Kung nais mong tiyakin na maayos ang mga pahina, i-clip ang mga ito kasama ng isang clip ng papel sa kaliwang sulok sa itaas.
Hakbang 3. Isumite
Kung nagpapadala ka ng sulat sa mail, gumamit ng isang sobre ng negosyo. Kung magagamit, gumamit ng isang sobre na may logo ng iyong kumpanya. Isulat nang maayos ang return address at tatanggap na address. Tiklupin ang titik sa pangatlo upang ang tatanggap ay magbukas muna ng tuktok bago buksan ang ibaba. Tiyaking nakadikit ka ng sapat na mga selyo, pagkatapos ipadala ito.
- Kung sa palagay mo ang iyong sulat-kamay ay hindi mahusay at hindi tumutugma sa iyong propesyonal na katauhan, i-type ang address sa iyong word processor at i-print ito sa sobre.
- Kung ang sulat ay kagyat at / o minamadali, isaalang-alang ang pagpapadala nito sa pamamagitan ng courier.
- Kung nais mong ipadala ito sa pamamagitan ng email, i-convert muna ito sa HTML o i-save ito bilang isang PDF upang hindi mabago ang format. Gayunpaman, maganda kung ang liham ay ipinadala nang pisikal.
Mga Tip
- Gumamit ng isang de-kalidad na panulat upang lagdaan ang mga titik.
- Tumugon nang mabilis sa mga titik. Kung hindi ka maaaring tumugon sa loob ng isang linggo, ipasa ito sa tatanggap at sabihin sa kanya kung kailan niya mahihintay ang iyong tugon.
- Bigyang diin ang positibong panig. Pag-usapan kung ano ang maaari mong gawin, hindi ang hindi mo magagawa. Halimbawa, kung ang isang produkto ay wala sa stock, huwag sabihin sa customer na hindi mo matutupad ang kanilang order. Sa halip, sabihin na ang produkto ay tanyag at nabili na. Pagkatapos sabihin sa kanila kung kailan mo matutupad ang kanilang order.
-
Kung nagsusulat ka ng isang kumplikadong liham, isulat muna ang balangkas.
- Isulat ang anumang paksang nais mong masakop, hindi na kailangang mag-isip tungkol sa pagkakasunud-sunod.
- Para sa bawat paksa, gumawa ng isang listahan ng mga keyword, halimbawa, argumento, at katotohanan.
- Tandaan ang kaugnayan ng bawat paksa sa listahan sa layunin at tatanggap ng liham.
- Itapon ang mga bahagi na hindi kinakailangan.
- Pagbukud-bukurin ang impormasyon sa pagkakasunud-sunod na pinakamahusay para sa mambabasa.
Babala
- Huwag gumamit ng malambing na wika. Tinatanggap ang taos-pusong papuri, ngunit ang labis na papuri ay nangangahulugang sa trabaho, umaasa ka sa papuri, hindi sa kakayahan.
- Huwag gumamit ng mapurol o mapilit na wika. Tandaan, sinusubukan mong ayusin o simulan ang isang relasyon sa negosyo sa pamamagitan ng liham na ito.
