Kung nagmamay-ari ka ng isang negosyo, maaaring kailanganin mong magsulat ng mga sulat sa mga customer. Maaari kang sumulat ng isang bagay upang ipaalam sa mga customer ang tungkol sa mga bagong kaganapan o espesyal, o maaari kang tumugon sa mga reklamo ng customer sa ngalan ng kumpanya. Anuman ang dahilan para sa liham, dapat mong palaging mapanatili ang isang propesyonal na estilo.
Hakbang
Bahagi 1 ng 2: Pag-format ng isang Liham sa Negosyo
Hakbang 1. Gumamit ng propesyonal na headhead
Ang sulat sa negosyo ay magiging isang representasyon ng iyong kumpanya. Kaya't dapat itong magmukhang naiiba at may mataas na kalidad. Ang sulat sa negosyo ay dapat ding maglaman ng logo ng iyong kumpanya o tatak.
Maaari kang lumikha ng headhead gamit ang mga paunang natukoy na mga sample ng kulay ng letterhead sa Microsoft Word. Siguraduhing gamitin ang logo o tatak na nasa letra
Hakbang 2. Magbukas ng isang programa sa pagpoproseso ng salita
Dapat mong laging i-type ang mga titik ng negosyo sa computer.
- Lumikha ng isang bagong dokumento at magtakda ng isang 2.5 cm na hangganan sa dokumento.
- Gumamit ng isang serif typeface tulad ng Times New Roman, Georgia o Ariel. Siguraduhing palaging gumamit ng laki ng font na hindi hihigit sa 12 puntos, at hindi mas maliit sa 10 puntos. Ang isang sulat sa negosyo ay dapat na madaling basahin dahil sa pagpili ng font o laki ng font.
- Tiyaking ang dokumento ay nakatakda sa isang solong puwang.
Hakbang 3. Ayusin ang hugis ng mga bloke
Ang form ng pag-block ay ang pinakakaraniwang format na ginamit sa mga liham sa negosyo. Ang form na ito din ang pinakamadaling i-set up at sundin. Ang bawat pamagat ay dapat na nakahanay at dapat mayroong isang puwang sa pagitan ng bawat pamagat. Simula sa ilalim ng dokumento, dapat may mga sumusunod na heading ang sulat ng iyong negosyo:
- Petsa ngayon, o ang petsa kung kailan mo ipinadala ang sulat. Mahalaga ang petsa sapagkat maaari itong magamit bilang iyong parehong tala at tala ng tatanggap. Bilang karagdagan, ang mga petsa ay maaari ding magkaroon ng ligal na paggamit. Kaya siguraduhing tumpak ang petsa.
- Ibalik ang address. Naglalaman ang seksyong ito ng iyong address na nai-format sa karaniwang istilo ng address. Kung ang iyong address ay nasaheadhead na, maaari mong laktawan ang seksyong ito.
- Address sa loob. Ang seksyon na ito ay naglalaman ng pangalan at address ng taong nakatanggap ng liham. Ang paggamit ng salitang Mr / Ms ay opsyonal. Kaya, halimbawa, kung sumulat ka ng isang sulat kay Nina Marlina, maaari mong isulat ang Ms. sa kanyang pangalan kung hindi ka sigurado kung ano ang kanyang katayuan sa pag-aasawa.
- Pagbati. Ang mga pagbati ay maaaring gumamit ng salitang "Mahal na Ms. Marlina" o "Mahal na Nina Marlina". Kung hindi ka sigurado kung sino ang magbabasa ng liham, gamitin ang salitang "Taos-puso." Maaari mo ring gamitin ang "Sa Mga Partido na Interesado", ngunit bilang isang huling paraan lamang kung hindi mo alam kung sino ang iyong tagapakinig.
- Katawang sulat. Tatalakayin pa namin ito sa susunod na seksyon ng artikulo.
- Cover letter, may pirma. Maaari mong gamitin ang mga salitang "Taos-puso", o "Pagbati".
Bahagi 2 ng 2: Pagsulat ng isang Liham sa Negosyo
Hakbang 1. Kilalanin ang iyong tagapakinig
Ang estilo ng liham ay dapat laging manatiling propesyonal, hindi alintana kung sino ang madla. Gayunpaman, maaari mong ayusin ang iyong wika o pagpili ng salita batay sa taong tatanggap ng iyong liham. Kung nagsusulat ka para sa departamento ng human resource sa ibang kumpanya, maaaring kailanganin mong gumamit ng mas pormal na wika. Ngunit kung nagsusulat ka para sa isang tukoy na customer, maaari kang gumamit ng mas impormal o kaswal na wika.
- Ang pagtukoy sa iyong madla ay nangangahulugan din na pipigilan mo ang pagkalito sa iyong madla. Iwasang gumamit ng mga term na hindi mauunawaan ng iyong mga mambabasa. Malamang na hindi malalaman ng mga customer ang mga daglat na ginamit para sa programang puwang ng iyong kumpanya, halimbawa, kaya iwasang gamitin ang mga ito sa mga titik.
- Ang bilang isang panuntunan sa pagsulat ng isang mahusay na liham sa negosyo ay dapat itong maging malinaw, maigsi, at magalang.
Hakbang 2. Ipaliwanag ang layunin ng liham sa unang linya
Isaalang-alang ang layunin ng liham. Ito ay upang ipaalam sa mga customer ang tungkol sa iyong bagong lokasyon sa isang bagong bahagi ng bayan? Ito ba ay upang mapaalalahanan ang mga customer ng mga hindi nabayarang bayarin o balanse? O upang tumugon sa mga reklamo ng customer? Sa iniisip na layunin, magsulat ng isang unang linya na ipaalam agad sa mambabasa kung tungkol saan ang liham. Huwag isulat ang layunin ng liham na hindi malinaw. Dumiretso sa punto.
- Magsimula sa pamamagitan ng paggamit ng "I" kung nagpapahayag ka ng iyong opinyon bilang isang may-ari ng negosyo. Gumamit ng "kami" kung nagsusulat ka sa ngalan ng isang kumpanya o samahan.
- Ituon ang direktang mga pahayag tulad ng: "Sa liham na ito ipinapaalam namin sa iyo" o "Sa liham na ito hinihiling namin." Maaari mo ring gamitin ang isang pahayag na "I" kung nagsusulat ka ng isang sulat bilang may-ari ng negosyo. Halimbawa: "Nakipag-ugnay ako sa iyo dahil" o "Ngayon ko lang narinig ang tungkol sa… at nais kong malaman ang tungkol sa …"
- Halimbawa, kung ikaw (ang may-ari ng negosyo) ay sumulat kay Nina Marlina tungkol sa isang hindi nabayarang bayarin mula noong nakaraang buwan, simulan ang liham na: "Nakipag-ugnay ako sa iyo dahil mayroon kang isang hindi nabayarang balanse sa iyong account mula noong Marso 2015."
- O, kung ikaw ay isang empleyado sa isang kumpanya at nagsusulat ka upang tumugon sa isang reklamo ng customer tungkol sa programa sa puwang ng kumpanya, simulan ang liham na: "Natanggap namin ang iyong reklamo tungkol sa aming Mars space program."
- Kung nagsusulat ka ng isang sulat upang ipaalam sa mga mambabasa na nanalo sila ng isang paligsahan, o na mayroon silang lugar sa isang nagtapos na programa, magsimula sa isang parirala tulad ng: "Masaya akong sabihin sa iyo na …" o "Kami Gusto kong sabihin sa iyo iyan … ".
- Kung nagsasabi ka ng masamang balita, magsimula sa isang parirala tulad ng: "Ito ay may isang mabibigat na puso na sinabi namin sa iyo na …". O, "Pagkatapos ng maingat na pagsasaalang-alang, napagpasyahan kong huwag …".
Hakbang 3. Gumamit ng mga aktibong pangungusap, hindi sa mga passive
Ginagamit namin ang passive boses sa lahat ng oras sa ordinaryong pagsasalita. Ngunit ang pasibo na boses ay maaaring gawing drab o nakalilito ang iyong pagsulat. Ang mga aktibong pangungusap ay mas epektibo sa mga liham pangnegosyo dahil nagpapakita ang mga ito ng isang mas assertive na istilo ng wika.
- Ang isang halimbawa ng isang passive na pangungusap ay: "Anong reklamo ang maaari kong hawakan para sa iyo?" Ang paksa ng pangungusap, lalo na ang customer ("ikaw"), ay lilitaw sa dulo ng pangungusap, hindi sa simula ng pangungusap.
- Ang isang halimbawa ng isang aktibong pangungusap ay: "Ano ang maaari kong gawin upang matugunan ang iyong reklamo?" Ang bersyon na ito ng pangungusap, sa aktibong boses, ay mas malinaw at mas madaling maunawaan para sa mambabasa.
- Ang paggamit ng tinig na tinig ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang maiparating ang iyong mensahe nang hindi gumuhit ng pansin sa mga mali o hindi kasiya-siyang puntos. Ngunit gamitin lamang ang passive voice sa kasong ito. Sa pangkalahatan, ang aktibong boses ay mas epektibo sa isang liham pang-negosyo.
Hakbang 4. Sumangguni sa mga nakaraang kaganapan o nakaraang pakikipag-usap sa mga mambabasa, kung mayroon man
Maaaring nakipag-ugnay ka kay Nina Marlina nang mas maaga sa huling buwan kasama ang isang babala tungkol sa kanyang hindi nabayarang bayarin. O marahil ang mga customer ay nagpahayag ng kanilang pagkabigo sa space program noong nakaraang buwan sa isang kumperensya. Kung nakipag-ugnay ka sa mga mambabasa dati, sabihin iyon. Paalalahanan nito ang mambabasa ng iyong mga nakaraang contact at gawing mas kagyat at mahalaga ang liham sa negosyo.
Gumamit ng mga parirala tulad ng: "Ayon sa dati kong liham tungkol sa iyong hindi nabayarang bayarin …" o "Salamat sa iyong pagbabayad noong Marso." O "Ang pagdinig tungkol sa iyong mga problema sa programang puwang sa isang pagpupulong noong Mayo ay lubhang kapaki-pakinabang."
Hakbang 5. Humiling ng isang kahilingan o alok para sa tulong
Magpakita ng isang positibong istilo ng wika sa mambabasa sa pamamagitan ng paggawa ng isang magalang na kahilingan o alok ng tulong sa anyo ng isang nagtatrabaho na relasyon.
- Sabihin nating ikaw ay may-ari ng negosyo na sumusubok na magbayad ang mga customer ng singil. Gumamit ng mga parirala tulad ng: "Pinahahalagahan ko ang iyong mabilis na pansin sa iyong hindi nabayarang bayarin."
- Ipagpalagay na sumulat ka sa ngalan ng iyong kumpanya. Gumamit ng mga parirala tulad ng: "Gusto naming mag-ayos ng isang harapan na pagpupulong sa iyo at sa aming pinuno ng Human Resources."
- Dapat ka ring mag-alok upang sagutin ang anumang mga katanungan o alalahanin na maaaring mayroon ang mga mambabasa. Gumamit ng mga parirala tulad ng: "Masaya akong sagutin ang anumang mga katanungan o alalahanin na mayroon ka tungkol sa iyong pagsingil" O, "Nais mo bang bigyan ka namin ng higit pang mga detalye tungkol sa program na ito?"
Hakbang 6. Ibuod ang liham
Magdagdag ng isang call to action, sa iyong bahagi, o sa bahagi ng mambabasa. Ang kahilingang ito ay maaaring isang kahilingan para sa pagbabayad sa pamamagitan ng isang tukoy na petsa, o isang tala tungkol sa pagse-set up ng isang pormal na pagpupulong sa mambabasa.
- Magdagdag ng isang pangungusap upang makipag-ugnay sa tatanggap ng liham sa hinaharap. "Inaasahan kong makita ka sa pulong ng badyet sa susunod na linggo." O "Inaasahan ko ang karagdagang talakayin ito sa iyo sa iyong pagbisita sa aming punong tanggapan."
- Itala ang anumang mga dokumento na isinama mo sa iyong liham. Magdagdag ng mga parirala tulad ng "Nakalakip na mga hindi nabayarang bayarin" o "Nag-attach ng isang kopya ng aming program sa extension ng espasyo."
- Tapusin ang liham sa isang pariralang pangwakas. Gumamit ng "Taos-pusong" o "Taos-pusong" para sa isang kliyente o customer.
- Gumamit ng "Pagbati" para sa mga pormal na liham sa mga taong hindi mo naman talaga kilala.
- Gumamit lamang ng "Pagbati" o "Taos-puso" kung nagsusulat ka sa isang taong kakilala mong mabuti o may nagtatrabaho na relasyon.
Hakbang 7. Iwasto ang liham
Ang lahat ng maingat na pag-format at pagsusulat ay napupunta sa basura kung ang liham ay puno ng mga pagkakamali sa pagbaybay!
- Hanapin ang bawat pangungusap na gumagamit ng passive voice, at subukang baguhin ang pangungusap sa isang aktibong pangungusap.
- Magbayad ng pansin sa anumang mga pangungusap na masyadong mahaba o hindi malinaw at diretso. Sa mga liham sa negosyo, mas mababa ang kadalasang mas mahusay, kaya bawasan ang haba ng iyong pangungusap kung maaari.
