Ang ilang mga tao ay maaaring makaramdam ng natigil kapag nagsusulat ng isang email para sa serbisyo sa customer (serbisyo sa customer). Paano magsulat ng isang liham sa anyo ng isang email sapagkat karaniwang ginagawa ang pagsusulatan sa isang piraso ng papel? Ano ang mga patakaran at protokol para sa pakikipag-ugnay sa serbisyo sa customer? Habang ang pagsulat ng isang email para sa serbisyo sa customer ay dapat na ipasadya sa industriya, rehiyon, at kultura ng yunit ng negosyo na iyong nakikipag-ugnay, may ilang mga pangunahing alituntunin para sa pagsusulat ng isang mabisang liham sa serbisyo sa customer.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Suriin ang Website ng Kumpanya
Hakbang 1. Maghanap ng mga sagot
Bago ka magsimulang magsulat ng isang email sa departamento ng serbisyo sa customer ng isang kumpanya, magandang ideya na alamin kung ang nais mong sagot ay nasa website na ng kumpanya. Ang mga pare-parehong katanungan na tinanong ng mga customer sa mga kumpanya ay karaniwang naibubuod sa FAQ (Mga Madalas Itanong aka mga madalas itanong) at mga pahina ng tulong.
Karaniwan, ang pahinang ito ay maaaring ma-access sa pamamagitan ng website ng kumpanya. Subukang mag-scroll sa ilalim ng website ng kumpanya at mag-click sa mga link na nagsasabing "Makipag-ugnay sa Amin" o "Tulong" at "Serbisyo sa Customer"
Hakbang 2. Hanapin ang pahina ng tulong para sa customer
Kung hindi mo makita ang link para sa serbisyo sa customer sa ilalim ng site, subukang gamitin ang search box. Karaniwan, sa web page ay may isang kahon na maaaring mapunan ng teksto at may isang simbolo ng magnifying glass. I-type ang "serbisyo sa customer" o "contact" at pindutin ang enter.
-
Karaniwan ang mga kumpanya ay nag-paste ng isang kahon ng teksto sa pahina na "Makipag-ugnay sa Amin" na maaaring magamit ng mga customer upang isulat ang kanilang mga reklamo o komento at pagkatapos ay ipadala sila sa serbisyo sa customer bilang isang email.
Suriin ang pahinang ito upang matiyak na ipapadala sa iyo ang isang kopya ng email. Kung hindi, hanapin ang email address ng kumpanya sa website ng kumpanya at ipadala ito sa iyong personal na email account. Sa ganitong paraan, makakatipid ka ng isang kopya ng email na iyong ipinadala
Hakbang 3. Gamitin ang search bar
Subukang hanapin muna ang sagot sa iyong katanungan sa pamamagitan ng pagpasok ng mga keyword na nauugnay sa iyong katanungan sa box para sa paghahanap (ang kahon na ginagamit mo upang makahanap ng mga email address ng kumpanya). Sa ganoong paraan, malulutas mo ang problema nang hindi kinakailangang mag-email sa serbisyo sa customer.
- Ito ay mahalaga upang tumingin ka ng matalino at bumuo ng respeto kapag sa wakas ay kailangan mong magpadala ng isang email. Kung ang mga sagot sa iyong mga katanungan ay naipaliwanag na sa site, makikita ka ng koponan sa serbisyo ng customer bilang sira at tamad. Bilang isang resulta, ang iyong mga email ay hindi sineryoso.
- Suriin din ang seksyon ng FAQ. Ang mga madalas itanong ay karaniwang nasasagot sa anyo ng Mga Madalas Itanong. Ito ang dahilan kung bakit maraming mga site ang may pahinang ito. Salamat sa pahinang ito, ang bilang ng mga email na pupunta sa serbisyo sa customer ay nabawasan nang husto.
Hakbang 4. Suriin ang mga patakaran ng kumpanya
Kung hindi ka makahanap ng sagot sa iyong katanungan sa pahina ng paghahanap o FAQ, inirerekumenda naming bisitahin ang pahina na "Tungkol Sa Amin" o ang pahina ng patakaran sa pagbabalik. Mag-scroll hanggang sa ilalim ng site at suriin ang mga link. Maghanap ng mga link na halos sagutin ang iyong mga katanungan: Tungkol Sa Amin, Index, Credit Card, Pagkakaroon ng Produkto, Patakaran sa Pagbabalik, Patakaran sa Privacy, Mga Tuntunin sa Paggamit, at iba pa.
Kahit na hindi ka makahanap ng mga sagot sa mga pahinang ito, mahahanap mo pa rin ang impormasyon na maaaring maging kapaki-pakinabang kung sa huli ay kailangan mong mag-email sa serbisyo sa customer
Bahagi 2 ng 3: Pagsulat ng isang Email
Hakbang 1. Magpasya kung ang iyong email ay isang reklamo o isang papuri
Ang mga email na ipinadala sa serbisyo sa customer ay hindi lamang mga reklamo o katanungan. Siguro, nais mong pasalamatan ako para sa isang mahusay na serbisyo. Karamihan sa mga kumpanya ay gustong makatanggap ng mga positibong email tulad nito.
Sa katunayan, minsan ang mga reklamo ay mas mabilis na tutugon sa direkta kung isinumite ito sa pamamagitan ng telepono sa halip na sa pamamagitan ng email. Ang mga email ay mahusay para sa pagpapakita ng pasasalamat o pagtatanong na hindi kailangang sagutin kaagad. Kung ang iyong problema ay kailangang malutas sa lalong madaling panahon, inirerekumenda naming makipag-ugnay ka sa serbisyo sa customer sa pamamagitan ng telepono
Hakbang 2. Sumulat ng isang malinaw na pamagat ng liham
Siguraduhin na ang iyong pamagat ay makabuluhan at sa point. Ang iyong layunin ay upang lumikha ng isang headline na madaling makuha ang pansin ng koponan sa serbisyo ng customer upang ito ay makakuha ng isang mabilis na tugon. Lumikha ng isang maigsi na pamagat, maglaman ng kabuuan ng email, at humingi ng isang tugon.
Halimbawa, "Nabigo ang Top-up-Mangyaring Tumugon"
Hakbang 3. Magsimula sa isang pagbati
Kapag nakasulat ka na ng isang matatag na pamagat ng email, kumusta sa isang kinatawan ng serbisyo sa customer. Napakahalaga ng pagbati sa pagsulat upang mapanatili ang kagandahang-asal. Maaari mo lamang isulat ang "Mahal na Koponan ng Serbisyo sa Customer."
- Subukang isama ang pangalan sa iyong pagbati. Ang mga maliliit na kumpanya ay maaaring magsama ng pangalan ng taong naglilingkod bilang kinatawan ng serbisyo sa customer ng kumpanya. Samantalahin ito upang lumikha ng isang personal at palakaibigang email.
- Maaari mong wakasan ang pagbati sa isang kuwit o colon. Halimbawa "Minamahal na kinatawan ng serbisyo sa customer," O "Minamahal na kinatawan ng serbisyo sa customer:"
Hakbang 4. Ilapat ang karaniwang pagsulat ng liham
Panatilihin ang paggalang sa mga kinatawan ng serbisyo sa customer sa pamamagitan ng paggamit ng karaniwang mga kasanayan sa pagsulat ng liham. Huwag isulat lamang sa mga font ng malaki, halo-halong, o script. Gumamit lamang ng karaniwang bantas, spelling, at paggamit ng malaking titik kapag nagsusulat ng mga titik. Sa ganitong paraan, seryosohin ang iyong email.
Hakbang 5. Panatilihin ang iyong paggalang sa pagsulat ng mga liham
Gumamit ng isang magalang na tono, kahit na nagpapahayag ka ng isang reklamo o pagkabigo. Ang iyong katayuan bilang isang customer ay higit na pahahalagahan at tatanggap nang mas magalang.
Hakbang 6. Kilalanin ang iyong sarili
Matapos kamustahin ang kinatawan ng serbisyo sa customer, ipakilala ang iyong sarili. Ibigay ang iyong pangalan at ilarawan ang katayuan ng iyong customer (hal. Isang bagong customer o isang umuulit na customer). Gustong mapanatili ng mga kinatawan ng serbisyo sa customer ang iyong katapatan. Kung saan may kaugnayan, isiwalat ang iyong lokasyon ng pangheograpiya (hal. Para sa mga panlabas na produkto o serbisyo).
Hakbang 7. Maging tiyak
Gumamit ng mga tukoy na termino sa iyong email. Iwasang isulat ang "aking produkto", at ilarawan ang produkto o serbisyo nang detalyado at kung bakit mo ipinadala ang email. Ilarawan ang nauugnay na insidente upang makilala ng kinatawan ng serbisyo sa customer ang problema. Ang pagbibigay ng impormasyon nang malinaw sa simula ng liham ay pipigilan ang mahabang pag-uusap sa email.
- Gamitin ang URL ng produkto (kung naaangkop). Kaya, maaaring maunawaan agad ng kinatawan ng serbisyo sa customer ang inilaan na produkto.
- Isama ang iyong booking ID pati na rin ang mga kinatawan ng serbisyo sa customer ay karaniwang hihilingin para dito. Sa pamamagitan ng numero ng ID na ito, ang iyong order ay nasusubaybayan at pinamamahalaan sa system.
Hakbang 8. Malinaw na magtanong
Dumiretso sa puntong binubuo mo ang iyong email. Matapos mong kamustahin at ipakilala ang iyong sarili, magsimula ng isang bagong talata sa pamamagitan ng pagsulat ng iyong problema o dahilan para sa pagpapadala ng email, gamit ang tukoy na wika na inilarawan sa itaas.
Itanong mo lang kung ano ang gusto mong malaman. Kung nahihiya kang magtanong, alisin ang mga damdaming iyon mula sa email kaagad. Kung nais mong makakuha ng isang bagong produkto kapalit ng isang sira na produkto, malinaw na sabihin ito
Hakbang 9. Sumulat ng isang maikling talata
Tiyaking hindi mahaba ang iyong mga talata. Magandang ideya na magkaroon ka lamang ng isa, dalawa, o hindi bababa sa tatlong mga pangungusap sa isang talata para sa madaling pagbasa. Pinapayagan din nito ang mga kinatawan ng serbisyo sa customer na mabilis na i-scan ang mga email at matukoy ang kanilang prayoridad. Kung naglalaman ito ng maraming teksto, bibigyan ang iyong email ng pinakamababang priyoridad dahil ang kinatawan ng serbisyo sa customer ay walang oras upang mabasa ang lahat ng ito.
Hakbang 10. Isara ang liham na may lagda
Tapusin ang email sa isang pangungusap na nagbubuod sa iyong kahilingan o papuri, na sinusundan ng pagbati. Maaari mong isara ang liham sa "Taos-puso," ngunit maaari mo lamang iwan ang iyong pagbati at email signature. Maaari mo ring ipahayag ang iyong pagmamadali sa pagsasabi ng "Inaasahan kong makabalik ako sa email na ito sa lalong madaling panahon," o isang bagay na tulad nito,
Ang lagda ng email ay isang maikling teksto na naglalaman ng iyong pangalan, trabaho, at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Maaari kang magtakda ng isang lagda ng email sa mga pagpipilian sa mga setting ng email upang palaging lumitaw ito kapag nagpapadala ng isang bagong mensahe
Hakbang 11. Huwag magsama ng mga kalakip
Subukang huwag mag-upload ng mga kalakip sa mga email na unang naipadala sa isang tao. Maraming mga website ang may mga filter ng spam na inuuna ang nakalakip na mga email upang maipadala ang iyong mga email sa kahon ng spam bago mabasa.
- Siyempre, dapat kang magsama ng isang kalakip kung nagsumite ka ng isang liham sa aplikasyon ng trabaho at hiniling na ilakip ang iyong resume sa isang dokumento ng Word.
- Huwag isama ang mga username, password, o impormasyon sa credit / payment card.
Hakbang 12. Basahin muli at suriin bago magpadala ng mail
Kung nakasulat na ang email, huwag kaagad pindutin ang send button (ipadala). Dapat mong suriin ang iyong liham at tiyaking walang mga typo dito. Kahit na nagta-type ka ng iyong email gamit ang isang smartphone, ang linya na "ipinadala mula sa aking iPhone" ay hindi dahilan para sa mga error sa grammar at bantas upang gawing mas propesyonal ang iyong liham.
Hakbang 13. Sundan
Kung hindi ka makakatanggap ng isang tugon sa email sa loob ng maraming araw, malamang na ang email ay dumaan sa isang filter ng spam o natigil sa ilalim ng iyong inbox. Magpadala ng isang bagong email na nakakasakit sa iyong luma at itanong kung natanggap ito.
Bahagi 3 ng 3: Pagpapanatili ng Magalang
Hakbang 1. Gumamit ng wastong grammar at spelling
Nang hindi namamalayan, ang isang bahagi ng pagpapanatili ng pagiging magalang sa pagsusulatan ay ang paggamit ng mabuti at wastong gramatika at baybay. Ang mabuting komunikasyon ay magpapakita ng paggalang sa tatanggap ng email at ipapakita na ikaw ay talagang isang magalang na tao.
Hakbang 2. Ipakita ang iyong edukasyon at kaalaman
Huwag magmula bilang isang geek, ngunit ipakita ang iyong mga smart sa isang mahusay na bokabularyo. Gayundin, kung na-browse mo ang website ng kumpanya at pinag-aralan ang kanilang mga patakaran, ipahayag ito sa liham at sabihin din na hindi ka makahanap ng sagot sa iyong problema.
Hakbang 3. Huwag magbiro
Ang mga liham na ipinadala sa koponan sa serbisyo sa customer ay dapat seryosohin, kahit papaano sa unang contact. Samakatuwid, ang mga biro at biro ay hindi dapat isama sa liham. Ang pagbibiro ay maituturing na bastos at dapat iwasan kapag nakikipag-usap sa anumang uri ng negosyo.
Kung madalas kang nakikipag-ugnay sa mga kinatawan ng serbisyo sa customer sa pamamagitan ng email, huwag mag-atubiling magbiro nang kaunti dahil alam na ninyo ang bawat isa
Hakbang 4. Ipahayag ang iyong sarili nang hindi maging malupit
Kahit na ikaw ay nagagalit sa ibinigay na produkto o serbisyo, ang pagalit sa isang email ay hindi malulutas ang problema. Ipagalang ang iyong mga alalahanin nang may paggalang at magalang upang maaari silang mabigyan ng mabisa na address nang hindi nagpapadala ng isang bastos na email.
Huwag kalimutan na hindi mo maipahayag ang damdamin sa pamamagitan ng pagsusulat. Kung labis kang nabigo at nangangailangan ng agarang pansin, mas mabuti na gumawa ng isang reklamo sa telepono dahil mas epektibo ito
Hakbang 5. Balangkasin ang iyong katapatan at pagpapahalaga
Panghuli, ihatid kung gaano ka katapat sa kumpanya at kung gaano ka nagpapasalamat sa serbisyong ibinigay upang ang kinatawan ng serbisyo sa customer ay pahalagahan ang iyong email at mas mabilis na tumugon.
