Sino ang nagsabing ang pagsulat ng email ay ang pinakamadaling paraan upang makipag-usap? Sa katunayan, ang pagsulat ng mga email ay mayroon ding etika. Sa madaling salita, ang istilo ng wika sa mga e-mail na naglalayong mga kaklase at para sa mga lektor ay dapat syempre makilala, lalo na dahil ang pormal na edukasyon ang pintuan sa mga potensyal na karera sa propesyonal. Iyon ang dahilan kung bakit, ang lahat ng mga pakikipag-ugnayan na nagaganap dito ay dapat gawin nang propesyonal, kabilang ang kapag nagpapadala ng mga email. Halimbawa, dapat palaging ipadala ang mga email kasama ng iyong pang-akademikong email address, at dapat palaging buksan sa isang pormal na pagbati. Tratuhin ang pakikipag-ugnayan tulad ng isang pormal na liham sa negosyo. Iyon ay, makuha ang iyong punto sa isang malinaw, maigsi, at malinaw na paraan, at gumamit ng mahusay na grammar!
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Lumilikha ng isang Positive na Impression
Hakbang 1. Basahin ang syllabus ng kurso upang malaman ang mga sagot sa iyong mga katanungan
Pangkalahatan, ang iyong mga katanungan ay nasagot sa materyal na ibinigay ng lektor sa simula ng proseso ng panayam. Bilang isang resulta, ang pagpipilit na tanungin ang iyong propesor ay magpapakita sa iyo na hindi isang seryosong mag-aaral, at maaari rin itong makagalit sa lektor na ang nilalaman ng iyong email ay kumukuha ng mahalagang oras.
- Ang syllabus ng kurso sa pangkalahatan ay maglalaman ng impormasyon tungkol sa mga takdang-aralin, mga deadline para sa pagsusumite ng mga takdang-aralin, mga patakaran sa loob ng klase, at mga format ng pagtatalaga.
- Kung ang lecturer ay nagbibigay lamang ng isang listahan ng pagbabasa, walang mali sa pagpapadala ng isang email upang humingi ng materyal na hindi ipinaliwanag sa syllabus ng panayam.
Hakbang 2. Gamitin ang iyong pang-akademikong email address
Malamang, makakatanggap ang iyong propesor ng dose-dosenang mga dose-dosenang mga email sa bawat araw. Iyon ang dahilan kung bakit dapat kang gumamit ng isang pang-akademikong email address upang ang mga email ay hindi awtomatikong mapunta sa kahon ng spam. Bilang karagdagan, ang pagpapadala ng isang email na may isang pang-akademikong email address ay magiging mas propesyonal at tutulong sa mga lektor na malinaw na makilala ang pangalan ng nagpadala, lalo na't ang mga email address na pang-akademiko ay karaniwang isasama ang buong pangalan ng mag-aaral.
Hakbang 3. Magsama ng isang kinatawan ng paksa
Sa madaling salita, tiyaking ang nilalaman ng iyong email ay kilala sa lektor, kahit na binasa lamang niya ang paksa. Ang pag-alam sa layunin ng iyong email mula sa simula ay makakatulong sa iyong lektor na magtabi ng tamang oras upang mabasa at tumugon dito. Samakatuwid, laging isama ang isang malinaw at maigsi na paksa sa email!
Halimbawa, maaari kang sumulat ng, "Mga Katanungan tungkol sa Kamakailang Mga Takdang-Aralin" o "Pangwakas na Mga Sanaysay."
Hakbang 4. Simulan ang email sa pamamagitan ng pagbanggit ng pangalan at pamagat ng lektor
Hindi mahalaga kung gaano kahalaga ang iyong mga kahilingan, palaging simulan ang iyong email sa isang pormal na pagbati, tulad ng gagawin mo kapag sumulat ka ng isang katulad na pormal na liham. Halimbawa, simulan ang email sa pamamagitan ng pagsulat ng “Mahal. Sinabi ni Dr. Jones,”kasunod ang isang kuwit. Huwag kalimutang gumamit ng palayaw na tumutugma sa mga kagustuhan ng lektorer, okay!
- Kung hindi ka sigurado na ang pinag-uusapang lektor ay nagtamo ng isang titulo ng doktor, tawagan lamang siya bilang "G. Jones."
- Kung ang dalawa sa iyo ay may madalas na personal na pakikipag-ugnayan, walang mali sa paggamit ng isang mas kaswal na pagbati, tulad ng “Hello, Sir / Dr. Jones."
Bahagi 2 ng 3: Pagbubuo ng Nilalamang Email
Hakbang 1. Malinaw na makilala ang iyong sarili
Dahil ang pinag-uusapan na lektor ay hindi lamang nagtuturo sa iyo, malamang na kailangan niyang mapaalalahanan ang iyong pagkakakilanlan. Samakatuwid, palaging simulan ang email sa pamamagitan ng pagsasabi ng iyong pangalan, pati na rin ang pangalan ng kurso na nagsama sa iyo at mga oras ng panayam, tulad ng "Marketing class sa hapon."
Hakbang 2. Ituon ang iyong punto
Tandaan, ang mga lektorista ay abala sa mga tao. Samakatuwid, siguraduhin na ang nilalaman ng iyong email ay hindi nakakaugnay upang hindi magtagal ng labis na oras sa mga hindi importanteng bagay. Ipaalam ang iyong punto sa isang maigsi, prangka, at malinaw na paraan, at iwasan ang mga hindi mahalaga o walang katuturang mga detalye.
Halimbawa, kung mayroon kang isang katanungan patungkol sa isang takdang-aralin, sabihin ito nang malinaw: "Mayroong isang bagay na nais kong tanungin sa iyo patungkol sa takdang-aralin na iyong ibinigay noong nakaraang Huwebes. Ang gawain ay talagang dapat gawin sa mga pangkat o indibidwal, tama, ginoo / ginang?"
Hakbang 3. Isulat sa kumpletong mga pangungusap
Tandaan, ang mga email na ito ay hindi mga pag-upload sa Facebook o mga text message sa iyong mga kapantay! Iyon ay, palaging gumamit ng kumpleto at pormal na mga pangungusap upang maipakita ang iyong pagiging propesyonal.
- Halimbawa, huwag isulat, "Ang materyal sa huling klase ay talagang cool, ginoo / ginang!"
- Sa halip, subukang isulat, "Salamat sa huling materyal na itinuro mo na nagpaliwanag sa aking pag-unawa."
Hakbang 4. Gumamit ng tamang tono ng email
Kapag nakikipag-ugnay sa isang guro sa kauna-unahang pagkakataon, tandaan na gumamit ng isang propesyonal na tono at balarila. Iyon ay, huwag gumamit ng mga emoticon para sa anumang kadahilanan! Kung nai-message mo nang matagal ang lektor, dapat mo ring isulat ang iyong email sa isang mas kaswal na tono, lalo na kung ang lektor ang unang kumilos nang impormal (tulad ng pagpapadala sa iyo ng mga emoticon).
Hakbang 5. Ipakita ang iyong kahilingan nang magalang
Sa katunayan, maraming mga mag-aaral ang nais na humingi ng mga pangangailangan sa kanilang mga lektor. Huwag gawin ito, dahil hindi ito makakatulong sa iyo upang makakuha ng anumang bagay! Sa halip, sabihin ang iyong mga hangarin sa anyo ng isang kahilingan na maaaring sumang-ayon o hindi ang iyong propesor.
Halimbawa bilang, "Humihingi ako ng pasensya sir / madam, Ang linggong ito ay napakahirap para sa akin dahil ang aking lola ay pumanaw lamang. Kung gayon, nais mo bang bigyan ako ng isang tagal ng oras tungkol sa pagsumite ng mga papel?"
Hakbang 6. Gumamit ng wastong bantas
Kung ang email ay nakatuon sa mga kapantay, siyempre ang tatanggap ng email ay hindi magkakaroon ng problema sa paglalagay ng isang panahon o kuwit nang hindi tama. Gayunpaman, kung ang email ay para sa isang guro, tiyakin na ang bawat marka ng bantas ay nakalagay sa tamang lugar.
Hakbang 7. Isulat ang bawat salitang may wastong baybay
Sa kabila ng malawakang paggamit ng wikang teksto sa internet, huwag kailanman gamitin ito sa isang propesyonal na email! Sa madaling salita, isulat ang bawat salita sa buong anyo nito, tulad ng "Mr" sa halip na "Mr". Gamitin ang wastong spelling upang gawing mas propesyonal ang iyong mga email!
Huwag kalimutang suriin ang kawastuhan ng nilalaman ng email sa tulong ng isang application o programa sa computer upang suriin ang spelling
Hakbang 8. Ilagay nang tama ang mga malalaking titik
Sa partikular, ang mga salitang nakalista sa simula ng mga pangungusap ay dapat na malaki ang kapital, tulad ng ilang uri ng mga pangngalan (tulad ng mga palayaw). Huwag pakitunguhan ang mga email tulad ng mga pag-uusap sa text-messaging at tiyaking palaging naka-capitalize ng tama.
Bahagi 3 ng 3: Pagtatapos ng Email
Hakbang 1. Sabihin ang mga aksyon na kailangang gawin ng iyong guro
Sa madaling salita, tiyakin na ang iyong hiling o kahilingan ay malinaw na nakasaad sa pagtatapos ng email. Halimbawa, kung nais mo ng isang tugon mula sa kanya, huwag kalimutang sabihin ito. Kung sa palagay mo ay kailangan mong makipagkita sa kanya, iparating din ang hangarin na iyon.
Hakbang 2. Basahin muli ang grammar na ginamit sa email
I-scan ang email upang matiyak na walang nagawa na mga error sa gramatika. Kadalasan, tutulungan ka ng prosesong ito na makita ang isa o dalawang menor de edad na mga error na kailangang maayos.
Hakbang 3. Basahin muli ang email mula sa pananaw ng iyong guro
Tiyaking hindi tunog ang iyong email na hinihingi mo ang isang bagay. Siguraduhin din na ang iyong hangarin ay maiparating sa isang prangka, malinaw, at hindi kulay ng personal na impormasyon na hindi gaanong mahalaga. Bukod sa pagiging hindi epektibo, ang pag-uugali na ito ay hindi rin propesyonal.
Hakbang 4. Tapusin ang email sa isang pormal na pagbati sa pagsasara
Tulad ng kapag sinimulan mo ang iyong email sa isang propesyonal na pagbati, gawin ang pareho upang wakasan ang email. Halimbawa, gumamit ng pormal na pagbati sa pagsasara tulad ng "Taos-puso" o "Pagbati," na sinusundan ng isang kuwit at nagtatapos sa iyong buong pangalan.
Hakbang 5. Muling mag-email pagkatapos ng isang linggo
Kapag naipadala na ang email, huwag panatilihing takot ang iyong propesor para sa isang sagot. Gayunpaman, kung ang iyong email ay hindi pa nasasagot sa loob ng isang linggo o higit pa, magandang ideya na subukang ipadala ang parehong email, kung sakaling napalampas niya ang iyong unang email.
Hakbang 6. Tumugon sa natanggap mong email
Matapos makatanggap ng isang email na tugon mula sa pinag-uusapang lektor, huwag kalimutang tumugon upang maipakita na natanggap mo nang maayos ang email. Halimbawa, maaari ka lamang magpadala ng isang maikling tala ng salamat o, kung kinakailangan, magpadala ng mas mahabang tugon na may parehong mga patakaran sa pagsulat upang mapanatili itong propesyonal. Kung ang iyong problema o katanungan ay hindi nasagot sa pamamagitan ng email, subukang hilingin sa kanya na makipagkita nang personal.
- Halimbawa, maaari kang sumulat ng, “Salamat sa tugon, ginoo / ginang. Sa muling pagkikita sa klase."
- Kung sa palagay mo ay kailangang makipagtagpo sa lektista pagkatapos, subukang isulat, “Talagang pinahahalagahan ko ang iyong mga pananaw tungkol sa bagay na ito. Kung nais mo, maaari ba akong makipagtagpo nang direkta sa iyo upang pag-usapan ito nang mas detalyado?"
