Kung kinakailangan ka ng iyong trabaho na makipag-ugnay sa mga kliyente sa pamamagitan ng telepono, malamang na mag-iwan ka ng maraming mga mensahe sa boses. Gayunpaman, ano ang eksaktong dapat sabihin pagkatapos marinig ang isang beep sa telepono? Ang paghahatid ng lahat ng nauugnay na impormasyon sa pamamagitan ng voicemail ay maaaring maging nakakatakot, kaya maraming mga detalye ang napapansin. Palitan ang hindi mabilis na paghahatid ng mga mensahe ng boses gamit ang tamang system. Sa pamamagitan ng ilang mga madaling tandaan na puntos, maaari mong matiyak na ang lahat ng mahahalagang impormasyon ay naihatid sa tatanggap upang ang mga pagkakataong makabalik ang isang tawag ay tataas.
Hakbang
Paraan 1 ng 3: Ipinakikilala ang Iyong Sarili
Hakbang 1. Gumamit ng angkop na tono ng boses
Sa sandaling ang mensahe ay nagsimulang maitala, magsalita sa isang malinaw at madaling marinig na tinig. Huwag magmura o masyadong mabilis magsalita. Subukang gawing kaakit-akit at masigla ang iyong boses upang makuha ang pansin ng nakikinig. Kahit na hindi ka niya makita, magiging malinaw ang iyong tono. Kaya, tiyaking magagamit mo ang tamang tono ng boses.
- Bigkasin nang malakas ang bawat salita. Ang isang hindi magandang senyas ay maaaring maging ulap sa iyong boses, kahit na maubusan ang iyong mga salita. Ang tinig ng ordinaryong pag-uusap ay maaaring marinig nang hindi malinaw kung tumatawag.
- Dapat ipakita ng kalidad ng iyong boses ang layunin ng tawag. Halimbawa, maaari kang mag-iwan ng isang malakas na mensahe ng boses upang batiin ang iyong pamangkin sa kanyang pagtatapos mula sa paaralan. Gayunpaman, kung nais mong ipahayag ang iyong pakikiramay, mag-iwan ng isang seryoso at magalang na mensahe ng boses.
Hakbang 2. Sabihin ang iyong pangalan
Sabihin ang iyong pangalan sa simula ng mensahe. Sa ganitong paraan, malalaman ng taong nasa tawag kung sino ka. Ang mga simpleng salita, tulad ng "Ito (ang iyong palayaw)" ay maaaring magamit sa iba't ibang mga sitwasyon. Maaari ka ring gumamit ng mas magagalang na pangungusap, tulad ng "Ang aking pangalan ay (buong pangalan)" kung ang taong tumatawag ay hindi ka pa nakilala. Makikilala ka ng mga kaibigan at pamilya nang walang karagdagang pagkakakilanlan. Kung ang tawag ay nauugnay sa trabaho, ang tatanggap ng tawag ay nangangailangan ng isang pangalan upang malaman ang layunin ng tawag, upang maaari silang makipag-ugnayan nang higit pa sa personal.
- Ang mga hakbang sa itaas ay parang walang halaga, ngunit madalas silang nakakalimutan ng mga nerbiyos na tumatawag kapag nag-iiwan ng mga mensahe ng boses.
- Kung mayroon kang isang pamagat na propesyonal o paglalarawan sa sarili na makakatulong sa tumatawag na makilala ka, sabihin ito pagkatapos ng iyong pangalan. Halimbawa “Ang pangalan ko ay Dr. Si Arief, isang radiologist sa Tangerang General Hospital ", o" Ito si Tasya, ako ang ina ni Selvy na nasa parehong klase ng iyong anak."
Hakbang 3. Sabihin ang numero ng iyong telepono
Sabihin ang iyong numero ng telepono pagkatapos banggitin ang pangalan. Karamihan sa mga tatanggap ng telepono ay naghihintay hanggang sa katapusan ng voicemail upang makakuha ng impormasyon sa pakikipag-ugnay, ngunit kung hindi agad itong ibababa ng tatanggap, kakailanganin nilang simulang muli ang mensahe. Alalahaning magsalita ng dahan-dahan at malinaw kapag binabanggit ang numero ng telepono upang marinig ito ng tatanggap nang maayos.
- Ang isang simpleng paraan upang sabihin ang isang numero ng telepono sa simula ng isang mensahe ay upang sabihin ang isang bagay tulad ng "Ito (ang iyong pangalan), ang aking numero (ang iyong numero ng telepono)" o "Ito ang (iyong pangalan) mula sa numero (ang iyong numero ng telepono)."
- Bagaman pinapayagan ng tampok na Caller ID ang tatanggap na makita ang iyong numero, inirerekumenda pa rin na banggitin ang numero ng telepono kung sakaling hindi nai-save ang iyong numero o nais mong tawagan ka ng tatanggap sa ibang numero.
Hakbang 4. Gawin ang koneksyon
Kapag nakarinig ka ng mga mensahe ng boses na nauugnay sa negosyo mula sa mga hindi kilalang nagpadala, magsisimulang maghinala o mawawalan ng interes ang mga tao kung hindi nila alam kung sino ka at kung ano ang layunin ng tawag. Kalmahin ang mga ito sa pamamagitan ng pagbanggit ng pangalan ng isang kilalang kaibigan o ang taong nagbigay ng numero. Muli, ang pamamaraang ito ay maaaring gawing mas personal ang tawag. Ang mga Voicemail ay hindi maaasahan at malamang na makuha mo ang tugon na iyong inaasahan.
- Subukang gumawa ng isang maikling pagpapakilala upang ipaalam sa mga tagapakinig, tulad ng "Nakuha ko ang numerong ito mula kay Andi, na nagsabing ibebenta mo ang iyong bangka."
- Kahit na hindi ka tumatawag sa negosyo, ang pagtaguyod ng isang personal na koneksyon ay maaaring gawing mas komportable ang tatanggap. "Ito si Bob, ang iyong kapit-bahay sa kabila ng bahay" mas maganda ang tunog kaysa sa "Ito si Bobby Rahmadika Setiawan".
Paraan 2 ng 3: Pagpapaliwanag sa Iyong Mga Kailangan
Hakbang 1. Isipin kung ano ang sasabihin muna
Bago umalis ng isang voicemail, kailangan mong malaman kung ano ang sinusubukan mong iparating. Hindi ito isang problema kung mayroon kang isang tukoy na layunin sa iyong isip, ngunit ang pagdinig ng mga beep na hudyat ng isang voicemail ay naitala na maaaring makapagdulot sa sinuman. Basagin ang impormasyong nais mong iparating sa maraming mga puntos, pagkatapos ay ipaliwanag ang lahat bago mag-hang up.
- Lalo na para sa napakahalagang mga mensahe ng boses, maaari kang magsulat ng isang magaspang na script bago i-record ang mensahe.
- Kung biglang nauutal ka, mag-focus sa maikling pagbanggit ng iyong pangalan, impormasyon sa pakikipag-ugnay, at dahilan para tumawag.
- Isipin na nagpapadala ka ng isang mensahe ng boses upang mag-iwan ng isang romantikong mensahe patungkol sa isang petsa noong gabi bago. Ang pag-iisip ng mensahe ng boses na ihahatid mo bago i-record ang mensahe ay maaaring magbigay sa iyo ng isang cool, kalmado, at komportableng pakiramdam sa halip na kinakabahan at nahihiya.
Hakbang 2. Panatilihing maikli ang iyong mensahe
Limitahan ang iyong voicemail sa 20-30 segundo. Bihirang kakailanganin mo ng isang mensahe ng boses na mas mahaba kaysa sa tagal na iyon. Hindi mo nais na magsawa ang mga tatanggap ng pandinig ng mga mensahe na masyadong mahaba at madaling salita. Manatiling nakatuon at idirekta ang mensahe sa puntong ito. Ang mga maiikling mensahe ay maaaring magpalitaw ng pag-usisa upang ang tatanggap ay interesado na tumawag muli.
- Sa kabilang banda, kung ang iyong voicemail ay masyadong maikli, maaaring isipin ng tatanggap na ito ay hindi mahalaga at pagkatapos ay tanggalin ito nang hindi muna nakikinig. Madali itong mangyari kung tumawag ka mula sa isang hindi kilalang numero.
- Ang layunin ng pag-iwan ng isang voicemail ay upang tumawag muli ang isang tao, hindi upang ibahagi ang lahat ng impormasyong nais mong ibigay sa isang direktang tawag.
Hakbang 3. Simulan ang voicemail na may pinakamahalagang impormasyon
Huwag talunin ang paligid ng bush sa iyong mga kadahilanan sa pagtawag. Kung nais mo lamang tanungin kung kumusta ka, sabihin mo lang. Kung nais mong mag-alok ng isang tukoy na item, o kumpirmahin ang isang appointment, sabihin ito. Ang mga tagapakinig ay mabilis na mawawalan ng interes at tatanggalin ang mensahe kung hindi mo banggitin ang layunin ng tawag sa simula ng mensahe.
- Napakakaunting oras mo upang maiparating ang mensahe. Kung nagsasalita ka ng sobra, maaaring i-mute ng mga tagapakinig ang mensahe bago ito makakuha ng mahalagang impormasyon.
- Mas mahusay na maghatid ng masamang balita, tulad ng "Tatay na nasa ospital" nang direkta, at pagkatapos ay gamitin ang natitirang oras upang maiparating ang pakikiramay at mga paliwanag, kaysa mag-ikot-ikot hanggang sa mag-alala ang nakikinig.
Hakbang 4. Mag-iwan ng mga mensahe nang personal at organiko
Labanan ang pagnanasa na magsalita ng matigas tulad ng kapag nasa telepono. Maging palakaibigan, maging iyong sarili, at natural na magsalita. Maaaring makita ng mga tao ang isang salesperson na sinusubukan silang bumili ng isang bagay, at mas malamang na makinig sila sa iyong voicemail kung sa palagay nila ay lumapit sila sa isang magalang na pamamaraan.
Ang pakikipag-usap tulad ng pagbabasa mo ng isang script ay magbibigay ng impression na ang nakikinig ay isa lamang sa maraming mga tao na iyong tinawag upang mag-alok ng parehong bagay
Paraan 3 ng 3: Pagsasara ng Voicemail
Hakbang 1. Itapon ang isang tukoy na katanungan o kahilingan
Kapag tinatapos ang mensahe, ipaliwanag kung bakit nais mong tumawag muli ang tatanggap. Magtanong ng isang tukoy na tanong o gumawa ng isang kahilingan na mag-uudyok sa kanya na kunin ang telepono. Kung ang tatanggap ay nakadarama ng pagkalito o hindi sigurado sa iyong patutunguhan pagkatapos marinig ang mensahe ng boses, ang mensahe ay hindi matagumpay.
- Subukang gumamit ng mga parirala tulad ng "Ipaalam sa akin kung gusto mo ang isinumite na recipe" o "Gusto kong maging interesado sa pagdinig ng iyong mga ideya sa panukalang ito."
- Mas nag-uudyok ang mga tao na tawagan muli kung gumawa ka ng isang tukoy na kahilingan kaysa sa simpleng pagsasabing "Tumawag ka ulit, okay."
Hakbang 2. Muling isulat ang iyong pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay
Tapusin ang mensahe sa pamamagitan ng pag-uulit ng iyong pangalan at numero ng telepono. Ulitin ang numero ng iyong telepono nang dalawang beses upang ang mismong tatanggap ay hindi maling pakinggan at maaaring kumuha ng mga tala. Tiyaking isama ang lahat ng mga kapaki-pakinabang na detalye kapag tumawag muli ang tatanggap, tulad ng kapag mayroon kang oras at kailan ang pinakamahusay na oras upang tumawag.
- Ang pagsabi ng numero ng telepono nang higit sa dalawang beses sa pagtatapos ng isang mensahe ay labis at maaaring makasakit sa tatanggap ng mensahe.
- Hindi mo kailangang sanayin ang hakbang na ito kung ang mensahe ay simpleng naiparating sa mga kaibigan o pamilya.
Hakbang 3. Huwag tapusin ang mensahe sa pagsasalita
Kung oras na upang mag-hang up, huwag ipagpatuloy ang pakikipag-chat o pahabain ang mga mensahe nang hindi kinakailangan. Kung ang tatanggap ay hindi isang taong mahalaga sa iyo, hindi na kailangang mag-iwan ng mga magagandang salita. Kung mas matagal ang iyong mensahe, mas kaunting pansin ang tatanggapin nito mula sa tatanggap. Kaya, huwag mawalan ng pagtuon sa huli. Salamat sa kanya sa ibinigay na oras at ipagpatuloy niya ang komunikasyon.
- Ang pagsasara ng mga salita tulad ng "Inaasahan ko ang pakikinig mula sa iyo" ay mas mainit at mas epektibo kaysa sa mga cheesy na komersyal na salita, tulad ng "Magandang araw."
- Huwag tumalon sa konklusyon o ibuod ang iyong mensahe sa huli. Kung kailangang magsanay ang tatanggap ng ilang mga detalye, maaari niyang i-replay ang iyong mensahe sa paglaon.
Mga Tip
- Tandaan kapag nakakuha ka ng isang voicemail na naisip mong "Ano ang gusto ng taong ito?" Mag-iwan ng isang mensahe ng boses na nais mong marinig.
- Magbigay ng isang email address o impormasyon sa pakikipag-ugnay bilang karagdagan sa iyong numero ng telepono kung nauugnay pa rin ito sa iyong pakikipag-ugnayan sa tatanggap ng mensahe.
- Alalahaning banggitin ang petsa kung mag-iiwan ka ng isang mensahe na may impormasyon na nauugnay sa oras.
- Ngumiti ka! Ipaparating ang iyong ngiti, kahit na hindi ito nakikita.
- Kung tumatawag ka upang matugunan ang isang sensitibong paksa, limitahan ang impormasyong ibinahagi sa isang voicemail upang walang ibang makarinig.
- Sa isang emergency o natural na sakuna, gumamit ng voicemail upang maiparating na okay ka.
Babala
- Kung sinusubukan mong tawagan ang isang tao na bumalik, huwag sabihin sa kanila ang tungkol sa iyong mga nakaraang pagkabigo sa pagtawag. Ito ay makakainis sa nakikinig at hindi siya magiging komportable sa pakikipag-negosyo sa iyo.
- Propesyonal, dapat kang laging mag-iwan ng isang voicemail kung ang tao sa telepono ay hindi sumagot. Ang pagkakita ng maraming hindi nasagot na tawag nang walang voicemail ay nagpapahiwatig na ang iyong negosyo ay hindi mahalaga.
