Ang proseso ng negosyo ay isang sistema na ginagamit ng isang kumpanya upang makamit ang mga layunin. Ang prosesong ito ay maaari ding bigyang kahulugan bilang mga hakbang na kinuha upang makabuo ng halaga para sa mga customer. Sinusuri ng mga tagapamahala ang mga proseso ng negosyo upang masuri kung gaano kahusay ang kanilang pagtakbo. Sinuri muna ng manager ang kasalukuyang nagpapatakbo ng mga proseso. Pagkatapos nito, maaaring matukoy ng pamamahala ang mga pagbabago upang mapabuti ang mga umiiral na proseso. Ang mga pagpapabuti sa proseso ay makakatulong sa mga kumpanya na makatipid ng oras, magbawas ng gastos, o lumikha ng mga produktong mas angkop para sa mga customer.
Hakbang
Bahagi 1 ng 2: Natutukoy Kung Paano Nilikha ang Mga Proseso ng Negosyo
Hakbang 1. Tukuyin ang mga proseso ng negosyo
Ang mga proseso ng negosyo ay tumutukoy sa mga aktibidad na ginagawa ng mga empleyado araw-araw upang makamit ang mga layunin sa organisasyon. Sinasalamin ng prosesong ito ang mga pagkilos ng kumpanya upang makamit ang ilang mga layunin. Dapat isama sa proseso ng negosyo ang lahat ng mga pagkakaiba-iba o pagbubukod sa proseso. Upang maunawaan kung paano pag-aralan ang isang proseso ng negosyo, dapat mong isaalang-alang kung paano nilikha ang isang proseso ng negosyo.
- Isaalang-alang ang saklaw ng gawain. Halimbawa, ina-update mo ang proseso na ginamit upang magpadala ng mga invoice sa mga kliyente. Ang saklaw ng gawain ay tumutukoy sa kung gaano kalawak ang saklaw ng gawain. Sa kasong ito, ipagpalagay na ang saklaw ay lahat ng mga invoice na ipinadala sa isang kliyente. Natutukoy mo na sa isang buwan, isang average ng 200 mga invoice ang ipinapadala sa mga kliyente..
- Tukuyin ang nais na resulta. Isipin kung ano ang sinusubukang magawa ng prosesong ito. Sa kasong ito, nais mong maipadala nang tumpak ang mga invoice sa bawat customer sa sandaling maipadala ang produkto. Magpadala ka ng isang pisikal na kopya ng invoice kapag nagsumite ng order. Mag-email ka rin sa bawat kliyente ng isang elektronikong invoice.
- Ilista ang mga subprocess na nasa proseso. Ang mas tiyak na isang proseso ay, mas madali itong pag-aralan at pagbutihin.
- Dokumento ang mga proseso ng negosyo. Maaari mong idokumento ang proseso bilang isang listahan ng mga hakbang at isaalang-alang ang paglalarawan sa kanila sa isang flowchart. Ang mga proseso ay madalas na tumatawid sa maraming mga kagawaran sa malalaking mga organisasyon. Halimbawa, ang proseso ng paglikha ng invoice ay kasangkot sa mga kagawaran ng pagsingil at accounting.
- Tukuyin ang iba't ibang mga kagawaran o pag-andar ng entity sa proseso kasama ang lahat ng mga input at output. Halimbawa, ang paggawa ng isang paylip ay nangangailangan ng input mula sa departamento ng produksyon upang malaman ang bilang at oras ng mga manggagawa na nagtrabaho, ang departamento ng HR upang malaman ang mga rate at pagbawas sa suweldo, atbp.
- Ilista ang lahat ng mga pagbubukod sa proseso. Halos lahat ng mga pamamaraan sa negosyo ay magkakaroon ng mga pagbubukod at pagkakaiba-iba. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng ilang mga kliyente na makatanggap ng malalaking diskwento. Nag-order ang kostumer na ito ng mga produkto sa maraming dami. Ang pagbibigay ng isang malaking diskwento ay binabawasan ng tauhan ng pagsingil ang halaga ng diskwento na kinakalkula sa software ng pag-invoice. Ang mga malalaking diskwento ay dapat na ipasok nang manu-mano upang lumikha ng isang tumpak na invoice.
Hakbang 2. Idokumento ang proseso ng negosyo at isipin kung anong uri ng proseso ng negosyo ang lilikha
Ang paghihiwalay ng maraming proseso ng negosyo ayon sa uri ay makakatulong sa pag-aaral ng proseso ng negosyo at pagpapabuti ng proseso. Kung ang dalawang proseso ay magkatulad na uri, ang mga pag-upgrade ng proseso ay maaaring magkatulad. Ang isang partikular na proseso ay maaaring isang proseso ng pagpapatakbo, suporta o pamamahala.
- Ang mga proseso ng pagpapatakbo ay tumutukoy sa pang-araw-araw na gawain ng paghahatid ng mga produkto sa mga customer. Ang proseso ng paglikha ng mga invoice para sa mga kliyente ay maaaring isama sa proseso ng pagpapatakbo. Napakahalaga na magpadala ng tumpak na mga invoice sa mga kliyente upang ang mga pagbabayad ay maaaring makolekta nang mabilis hangga't maaari.
- Ang mga proseso ng suporta ay tumutukoy sa mga aktibidad ng suporta sa pagpapatakbo ng iyong kumpanya. Ang Kagawaran ng Human Resources ay isang halimbawa ng isang lugar ng suporta ng kumpanya. Sinusuportahan ng departamento na ito ang mga tagapamahala ng departamento sa pakikipanayam at pagrekrut ng mga bagong empleyado. Bagaman ang Human Resources ay hindi direktang kasangkot sa mga kliyente, sinusuportahan nila ang departamento ng operasyon.
- Ang bawat samahan ay nangangailangan ng pamamahala upang patakbuhin ang pangkalahatang direksyon ng negosyo ng kumpanya. Ang proseso ng pagpaplano at pagpapatupad ng badyet ay isang proseso ng pamamahala. Ang lahat ng mga kumpanya ay dapat magkaroon ng isang pormal na proseso ng pagbabadyet. Ang prosesong ito ay dapat na kasangkot sa pamamahala na tinatalakay ang badyet ng kumpanya sa manager ng pananalapi.
Hakbang 3. Pag-aralan ang mga proseso ng negosyo upang makahanap ng mga sintomas ng kahusayan sa proseso
Ang mga proseso sa negosyo ay binubuo ng mga input (input) at output (output). Ang paggawa, enerhiya, materyales, at kagamitan sa kapital ay isinasaalang-alang bilang mga input. Ang mga input ay mga assets na ginagamit upang makabuo ng kita at kita. Sa kabilang banda, ang output ay isang pisikal na produkto o serbisyo. Ang mga input ay ipinasok ang proseso at gumagawa ng mga output. Kakailanganin mong magsagawa ng isang pagtatasa upang maghanap para sa mga hindi mabisa ng prosesong ito.
- Ang iyong proseso ay dapat gumamit ng mga input nang mahusay upang makabuo ng mga output. Halimbawa, pinamamahalaan mo ang isang sangay ng isang shop sa pag-aayos. Ang iyong input ay paggawa, kagamitan at mga bahagi. Ang iyong output ay mga serbisyo sa pag-aayos ng sasakyan ng customer.
- Ang isang mahabang oras ng pag-aayos o backlog ng trabaho ay isang pahiwatig ng kawalang-bisa ng proseso. Ang problema ay maaaring dahil sa iskedyul ng pag-aayos ng ilang mga customer na masyadong malapit.
- Makikita ang mga pahiwatig ng kahusayan sa proseso kung ang gastos sa pagpapalit ng mga bahagi ay higit na lumampas sa badyet. Sa kasong ito, ang problema ay maaaring tiyak sa departamento ng pagbili, o ng mga bahagi mula sa tagapagtustos.
- Tukuyin kung aling mga proseso ang nangangailangan ng pagpapabuti batay sa mga problemang nakilala. Dapat mong unahin ang maraming proseso ng negosyo. Piliin ang proseso na may pinakamaraming epekto sa iyong negosyo. Halimbawa, baka gusto mong ayusin muna ang runtime. Ang mahabang oras ng pagproseso ay magreresulta sa pagkawala ng mga customer ng kumpanya. Unahin ang pagpapabuti ng proseso.
Bahagi 2 ng 2: Pagsusuri sa Proseso ng Negosyo
Hakbang 1. Kausapin ang mga pangunahing tao tungkol sa mga proseso sa loob ng kumpanya
Kapag natukoy mo ang proseso upang mapabuti, talakayin ang proseso sa mga taong responsable para sa pagpapatupad nito. Maglaan ng oras upang makapanayam ang mga pangunahing kalahok, at humingi ng mga pagpapabuti na maaaring gawin.
- Magtanong tungkol sa mga pagkilos ng tauhan at bakit.
- Tukuyin ang kinakailangang pag-input upang maisagawa ang bawat gawain at kung saan mo kukuha ang bawat input. Kung ang kumpanya ay gumagawa ng maong maong, kailangan mong malaman kung sino ang tagapagtustos ng denim at ang dalas kung saan ipinadala ang mga hilaw na materyales sa kumpanya.
- Tukuyin ang mga output ng bawat gawain at kung sino ang tatanggap ng mga ito. Kung namamahala ka ng isang pagawaan, dapat idokumento ng kawani ng pagawaan ang kanilang gawa. Dapat ipasa ng kawani ng pag-aayos ang impormasyon sa departamento ng pagsingil, na pagkatapos ay bubuo ng isang invoice para sa customer.
- Humingi ng mga mungkahi sa kung paano tugunan ang mga kahusayan sa proseso na natagpuan ng iyong tauhan.
Hakbang 2. Lumikha ng isang flowchart ng negosyo para sa bawat proseso
Makakatulong sa iyo ang mga flowchart ng proseso na ilarawan ang mga proseso ng negosyo. Maaari mong gamitin ang dokumentasyon mula sa iyong talakayan sa proseso upang lumikha ng isang flowchart. Ang flowchart na ito ay dapat magkaroon ng lahat ng mga hakbang na kinakailangan upang makumpleto ang isang partikular na proseso ng negosyo.
- Mahalagang tandaan na ang isang flowchart ng proseso ng negosyo ay dapat maglaman lamang ng mga tinukoy na pamamaraan na dapat sundin ng mga empleyado.
- Ang mga Flowchart ay maaaring iguhit nang manu-mano o may software. Ang mga programa ng salita at spreadsheet na may mga pasilidad sa pagmamapa ay maaaring magamit upang lumikha ng mga flowchart. Maaari ka ring makahanap ng dalubhasang software para sa paglikha ng mga flowchart.
- Ang mga Flowchart ay lubhang kapaki-pakinabang na tool upang malinaw na makita ang mga proseso ng negosyo sa harap mo. Ang tool na ito ay gawing mas madali ang pagkilala at pagwawasto ng mga inefficiency.
- Kapag nagawa ang mga pagbabago sa proseso, suriin muli ang mga resulta at tingnan kung ang proseso ay napabuti sa iyong mga inaasahan. Kung hindi, ulitin ang proseso ng pagtatasa at subukang kilalanin ang mga lugar na kailangan ng pagpapabuti. Ang pagsusuri sa proseso ng negosyo ay isang patuloy na aktibidad sa iyong negosyo.
Hakbang 3. Magsagawa ng isang sesyon ng brainstorming upang makahanap ng mga pagpapabuti ng proseso
Maraming proseso ang nagsasangkot ng higit sa isang kagawaran sa loob ng iyong negosyo. Makikilala ng mga session ng pangkat ang mga kahusayan sa proseso na nakakaapekto sa higit sa isang kagawaran. Ang mga sesyon na ito ay maaari ring patunayan ang impormasyong ibinigay habang personal na panayam sa mga kalahok.
- Ibuod ang natanggap na impormasyon at ibahagi ito sa mga kasali sa proseso. Isasama rito ang mga kalahok na mayroon at hindi pa nakapanayam dati. Humingi ng puna mula sa lahat. Magbibigay ang feedback na ito ng karagdagang gabay para sa iyong pagsusuri.
- Ang impormasyong natanggap mula sa mga kalahok sa proseso ay dapat magbigay sa iyo ng isang malinaw na ideya kung paano gumagana ang proseso, at kung ano ang problema.
- Ang interpersonal na talakayan ay naging batayan sa paggawa ng mga pagbabago sa isang proseso. Ang mga pagbabago ay maaaring mga pagbawas sa gastos, pagbawas ng oras ng cycle ng proseso, pagpapasimple ng proseso, o pagpapabuti sa serbisyo sa mga customer.
