Sa una, ang pagsulat ng isang ulat sa trabaho ay maaaring mahirap, ngunit mas madali talaga ito kaysa sa iniisip mo. Ang mga ulat sa trabaho ay karaniwang ginagamit upang ipaliwanag ang pag-usad ng isang partikular na proyekto o magbigay ng mga konklusyon at rekomendasyon sa ilang mga isyu sa lugar ng trabaho. Upang madaling makapagsulat ng isang mabisang ulat sa trabaho, magsimula sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang sa iyong layunin, madla, pagsasaliksik, at mensahe. Mag-draft ng isang ulat gamit ang format ng ulat sa negosyo. Gumawa ng mga pagbabago upang maging epektibo ang ulat.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagpaplano ng isang Ulat sa Trabaho
Hakbang 1. Kilalanin ang layunin at paksa ng ulat
Minsan, maaaring hilingin sa iyo na gumawa ng isang ulat. Ang layunin o paksa ng ulat ay malamang na isasaad sa kahilingan. Kung hindi ka sigurado tungkol sa isang layunin o paksa, isaalang-alang ang mensahe na nais mong iparating sa iyong mga mambabasa. Maaari mo ring linawin sa iyong superbisor o superior.
Halimbawa, ang iyong hangarin ay maaaring pag-aralan ang isang isyu sa negosyo, ipaliwanag ang mga resulta ng isang proyekto na iyong pinagtatrabahuhan, o magbigay ng isang superbisor ng isang balangkas ng pag-unlad ng iyong trabaho
Hakbang 2. Pumili ng isang tono at wika na nababagay sa mambabasa
Isaalang-alang ang kaalaman ng mambabasa at ang mga jargons na alam nila. Kapag nagsulat ka ng isang ulat, maaari mong gamitin ang jargon at mas propesyonal na wika kaysa sa pagsulat mo para sa publiko.
- Sino ang magbabasa ng ulat? Isaalang-alang ang anumang mga mambabasa na posibleng gumamit ng iyong ulat.
- Kung ang iyong pagbabasa ay magkakaiba, isulat ang buong impormasyon para sa mambabasa na may pinakamaliit na kaalaman sa iyong sinusulat. Gayunpaman, gumamit ng mga heading para sa bawat seksyon upang ang mas maraming may-aral na mambabasa ay maaaring laktawan ang impormasyong sa palagay nila ay hindi kinakailangan. Maaari ka ring magsulat ng mga tukoy na seksyon upang matugunan ang mga tukoy na pangkat ng mga mambabasa.
Hakbang 3. Kolektahin ang data at mga sumusuporta sa mga materyales kung mayroon man
Isama ang materyal na ginamit mo bilang batayan para sa iyong mga konklusyon o rekomendasyon. Magre-refer ka sa mga materyal na ito kapag naghahanda ng ulat. Maaaring kailanganin mo ring isama ang mga materyal na ito sa apendiks sa ulat. Nasa ibaba ang mga uri ng materyal na maaari mong isama kapag naghahanda ng isang ulat:
- Impormasyon sa pananalapi
- Diagram
- Tsart
- Impormasyon sa istatistika
- Survey
- Katanungan
- Mga resulta ng panayam sa mga eksperto, katrabaho, kliyente, atbp.
Hakbang 4. Suriin ang iyong pag-unlad kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-unlad
Sa halip, magbigay ng isang balangkas ng gawaing iyong nagawa, ang gawaing gagawin mo, at kung ang gawain ay naaayon sa paunang target. Isipin ang ulat bilang isang sagot sa mga katanungang maaaring mayroon ang mga tao tungkol sa iyong proyekto. Nasa ibaba ang mga katanungang dapat mong sagutin sa ulat:
- Nagbago ba ang saklaw ng trabaho?
- Anong trabaho ang natapos mo mula noong huling ulat?
- Anong trabaho ang gagawin mo?
- Ang proyekto mo ba ay makukumpleto sa tamang oras? Kung hindi, bakit?
- Ano ang problemang kinaharap mo at paano mo ito nalutas?
- Anu-anong aral ang natutunan sa buwan na ito?
Hakbang 5. Balangkas ang impormasyong dapat mong isama sa ulat
Sumulat ng isang balangkas ng iyong ideya bilang isang gabay. Kapag binabalangkas, bumuo ng mga header ng ulat upang makatulong na ayusin ang sasabihin mo. Ang balangkas na ito ay hindi kailangang maayos o maayos ang pagkakasulat sapagkat ikaw lamang ang gagamit nito.
- Pangkalahatan, ang ulat ay nagsisimula sa isang paliwanag ng mga resulta, konklusyon, o rekomendasyon. Pagkatapos nito, ipaliwanag kung paano ka nakarating sa konklusyon na iyon at ang iyong paraan ng pag-iisip kung maaari.
- Kung gagawa ka ng isang kontrobersyal na konklusyon o rekomendasyon, ipaliwanag ang iyong proseso at pangangatuwiran upang maunawaan ng mambabasa ang mga dahilan sa likod ng iyong mga konklusyon at rekomendasyon.
Bahagi 2 ng 3: Pagbubuo ng isang Ulat sa Trabaho
Hakbang 1. Gumamit ng isang pahina ng pabalat o pahina ng pamagat
Dapat maglaman ang pahina ng pamagat ng pangalan ng ulat na sinusundan ng petsa ng pagsumite sa isang hiwalay na linya. Sa ikatlong linya, isulat ang mga pangalan ng lahat ng mga may-akda ng ulat. Pagkatapos nito, isulat ang pangalan ng samahan sa ika-apat na linya.
- Sa ilang mga kaso, maaari kang magsama ng isang cover letter na nagpapaliwanag kung bakit mo sinusulat ang ulat, kung ano ang nasa loob nito, at kung ano ang susunod na gagawin. Ang ganitong uri ng liham ay karaniwang ginagamit kapag ang proseso ng pagsulat ng isang ulat ay tumatagal o nararamdaman ng may-akda na ang mambabasa ay nangangailangan ng karagdagang paliwanag bago maghukay sa ulat.
- Para sa mga ulat sa pag-unlad, isulat ang iyong pangalan, pangalan ng proyekto, petsa, at panahon ng pag-uulat sa pahina ng pamagat. Isulat ang mga ito sa iba't ibang mga linya. Maaari mong lagyan ng label ang bawat linya ng mga salita, tulad ng 'pangalan', 'pangalan ng proyekto', 'petsa', at 'panahon ng pag-uulat'. Maaari ka ring magsulat ng impormasyon tungkol sa mga bagay na ito nang walang mga label.
- Tanungin ang iyong boss kung mayroong anumang mga tukoy na rekomendasyon sa ulat sa trabaho. Ang mga rekomendasyong ito ay ang pinakamahusay na mapagkukunan ng materyal para sa paghahanda ng mga ulat.
Hakbang 2. Lumikha ng isang buod ng ehekutibo na naglalaman ng pangunahing impormasyon
Isama ang iyong mga konklusyon, katwiran, at rekomendasyon. Maiintindihan ng mambabasa ang mga pangunahing punto ng ulat nang hindi na kinakailangang basahin ito nang buo. Hindi mo kailangang magdagdag ng labis na detalye, ngunit dapat maunawaan ng mambabasa ang paglalarawan ng iyong ulat. Ang buod ng ehekutibo ay dapat na kalahati sa isang pahina.
- Hindi mo kailangang buodin ang buong ulat. Ituon ang mga mahahalagang ideya sa ulat, tulad ng iyong pangunahing rekomendasyon o konklusyon.
- Kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-usad, laktawan ang seksyong ito.
Hakbang 3. Lumikha ng isang listahan ng mga nilalaman
Ilista ang lahat ng mga heading ng seksyon ng ulat at ang kanilang mga numero ng pahina. Gagawing madali ng listahang ito para sa mga mambabasa na gamitin ang iyong ulat at hanapin ang impormasyong kailangan nila.
- Gumamit ng mga heading at heading para sa bawat seksyon upang madaling mabasa ang ulat.
- Kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-usad, karaniwang hindi mo kailangang lumikha ng isang talahanayan ng mga nilalaman maliban kung hiniling ka ng iyong boss. Gayunpaman, magsama ng isang pamagat at heading para sa bawat seksyon upang gawing madaling basahin ang ulat.
Hakbang 4. Sumulat ng isang panimula upang magbigay ng isang ideya ng iyong ulat
Sabihin sa mambabasa kung bakit mo isinulat ang ulat. Ibuod ang konteksto sa likod ng ulat at ipaliwanag ang iyong layunin. Ipahiwatig ang mga katanungang sasagutin mo sa ulat o ang mga isyu na malulutas mo. Ilarawan ang saklaw at samahan ng ulat.
- Ang pagpapakilala ay hindi kailangang maging mahaba. Sumulat nang malinaw at partikular upang malaman ng mga mambabasa ang konteksto at layunin nang hindi na kinakailangang basahin ang masyadong mahabang paliwanag.
- Sumulat ng 2-4 talata para sa pagpapakilala.
- Para sa isang ulat sa pag-usad, sapat na ang isang panimulang seksyon ng 1-2 talata. Ang pagpapakilala ay dapat na buod ng iyong proyekto at mga layunin. Maaari mo ring banggitin ang gawaing natapos mo at ang iyong susunod na mga plano.
Hakbang 5. Ipaliwanag ang mga resulta o kongklusyong nabanggit
Balangkasin ang anumang pananaliksik o pagsusuri na nakumpleto mo patungkol sa proyekto. Sumulat ng isang talakayan at interpretasyon ng mga natuklasan at ang kanilang kaugnayan sa paksa ng ulat.
- Pangkalahatan, ang seksyon na ito ay binubuo ng isang pambungad na talata at isang listahan ng iyong mga konklusyon.
- Ang konklusyon ay maaaring nakasulat ng ganito, “1. Ang populasyon ay tumatanda kaya ang mga panganib sa kalusugan ng aming mga kliyente ay tumataas."
- Kung sumulat ka ng isang ulat sa pag-usad, wala kang mga resulta o konklusyon. Isulat ang mga nakamit o trabaho na nakumpleto mo matapos ang pagpapakilala. Maaari kang sumulat ng 2-4 talata para sa seksyong ito. Gayunpaman, kadalasan ang isang listahan ay sapat na. Isulat, "Itinaas ang IDR 200,000,000 upang magrenta ng mga tent ng festival," "Nag-sign ng isang kontrata sa Party Planning Company upang planuhin ang pagdiriwang," at "Nagsagawa ng isang survey ng 1,500 residente upang makalikom ng opinyon ng publiko."
Hakbang 6. Magbigay ng mga rekomendasyon para sa mga susunod na hakbang
Dapat ipaliwanag ng mga rekomendasyon kung ano ang mangyayari sa hinaharap. Ilarawan kung anong problema ang maaaring malutas gamit ang iyong solusyon at kung paano ito nauugnay sa konklusyon na nakuha mo. Matapos isulat ang paliwanag, ilista ang mga rekomendasyon ayon sa bilang. Simulan ang bawat pangungusap sa isang pandiwa. Gumawa ng isang listahan ng mga rekomendasyon at magsimula sa pinakamahalaga.
- Halimbawa, maaari kang sumulat ng, “1. Magbigay ng pagsasanay sa resuscitation ng Cardiopulmonary sa mga empleyado."
- Kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-usad, dapat kang gumawa ng isang listahan ng mga trabaho o target na iyong gagana / makamit sa susunod na panahon. Halimbawa, maaari kang sumulat ng, "Humanap ng isang vendor para sa pagdiriwang," "Tukuyin ang disenyo ng pagdiriwang," at "Mag-order ng isang pampromosyong poster."
Hakbang 7. Talakayin ang proseso at balangkas na pinagbabatayan ng konklusyon
Ilarawan ang ginamit mong diskarte upang pag-aralan ang paksa, isyu, o problema. Suriin ang iyong mga natuklasan, pagkatapos ay ipaliwanag kung paano ito ginamit bilang batayan para sa mga rekomendasyon. Hatiin ang talakayan sa mga seksyon. Pamagatan ang mga seksyon ayon sa kanilang nilalaman.
- Naglalaman din ang seksyong ito ng mas mahabang talakayan ng pananaliksik at pagsusuri.
- Ito dapat ang pinakamahabang seksyon sa iyong ulat.
- Kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-usad, maaari mong laktawan ang seksyong ito. Maaari mo itong palitan ng isang seksyon sa mga bottleneck habang nagtatrabaho sa isang proyekto at kung paano ito malalampasan. Maaari mong isulat, "Maraming mga residente ang hindi nagbabalik ng mga survey dahil hindi sila nagdala ng paunang bayad na selyo. Pagkatapos nito, isasama namin ang paunang bayad na selyo o magbibigay ng isang pagpipilian sa digital survey."
Hakbang 8. Ilista ang mga sanggunian na ginamit mo upang maihanda ang ulat
Ang mga sanggunian ay maaaring nasa anyo ng mga artikulo sa journal, balita, panayam, survey, mga talatanungan, mga natuklasan sa istatistika, at iba pang kaugnay na impormasyon. Sipiin ang mga sangguniang ito sa pagtatapos ng ulat. Pamagat na "Bibliography."
- Maliban kung hilingin sa iyo na gumamit ng isang tukoy na istilo ng pagsipi, gamitin ang format na APA sa mga ulat sa negosyo.
- Laktawan ang hakbang na ito kung naghahanda ka ng isang ulat sa pag-usad.
Hakbang 9. Ikabit ang mga kalakip sa mga materyal tulad ng mga survey, questionnaire, o email
Hindi bawat ulat ay nangangailangan ng isang kalakip. Gayunpaman, maaari mong isama ang mga ito kung nais mong magbigay ng materyal na iyong binanggit o karagdagang impormasyon na maaaring makatulong sa kanila na maunawaan ang iyong paksa o mga napag-alamang mas madali. Lagyan ng label ang bawat kalakip gamit ang ibang letra.
- Halimbawa, maaari kang magkaroon ng “Appendix A”, “Appendix B”, at “Appendix C”.
- Kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-usad, hindi mo kailangang isama ang seksyong ito.
Hakbang 10. Sumulat ng isang maikling konklusyon na nagbubuod sa lahat ng iyong mga natuklasan o pag-unlad
Maaaring hindi mo kailangang magsulat ng isang konklusyon, ngunit ang isang konklusyon ay maaaring i-highlight ang mga pagsisikap na nagawa mo. Gumawa ng isang konklusyon ng 3-4 na pangungusap upang buod ang lahat ng impormasyong iyong naipakita sa ulat.
Maaari mong isulat, "Ang proyekto sa pagpaplano ng pagdiriwang ng sining ay natupad bilang naka-iskedyul. Nakumpleto namin ang 90% ng mga aktibidad sa pagpaplano at lumipat sa proseso ng pagbili ng materyal. Sa kasalukuyan, ang proyekto ay hindi nakaharap sa anumang mga hadlang, ngunit haharapin namin ang anumang mga isyu na maaaring mangyari sa hinaharap."
Bahagi 3 ng 3: Pagsusulat ng Mabisang Mga Ulat
Hakbang 1. Gumamit ng isang malinaw na pamagat upang gawing madaling gamitin ang ulat
Gawing malinaw ang pamagat at hindi pasalita. Sa pamamagitan ng pagtingin sa pamagat, dapat agad na maunawaan ng mambabasa kung ano ang tungkol sa iyong ulat.
- Ang mga pamagat na maaaring kailanganin mong isama: Panimula, Nakumpleto na ang Trabaho, Susunod na Panahon na Target, Mga hadlang at Solusyon, at Konklusyon.
- Lumikha ng isang pamagat na tumutugma sa impormasyon sa ulat.
- Para sa mga ulat sa pag-unlad, ang iyong mga mambabasa ay maaaring maging mga superbisor, koponan, o kliyente.
Hakbang 2. Gumamit ng simple, prangka na wika upang makapaghatid ng mga ideya
Ang mga ulat sa trabaho ay hindi nangangailangan ng mga kumplikadong salita at mabulaklak na pangungusap. Kailangan mo lamang iparating ang mga mahahalagang puntos sa mambabasa. Ipadala ang mga ideya gamit ang pinakasimpleng posibleng mga salita at makuha ang puso ng ideya.
Isulat, "Umabot ng 50% sa Q4," sa halip na, "Ang mga Kita ay umakyat ng 50% at ginawang makinang ang mga kita sa ika-apat na bahagi."
Hakbang 3. Gumamit ng maigsi na pagsulat upang panatilihing maikli ang iyong ulat
Ang pagsusulat na masyadong mahaba ay pag-aaksayahan lamang ng oras para sa iyo at sa mambabasa. Tanggalin ang mga hindi kinakailangang salita at dumiretso sa punto ng iyong pahayag.
- Ang ilang mga ulat sa trabaho ay natural na mahaba sapagkat naglalaman ang mga ito ng maraming impormasyon. Gayunpaman, ang paraan ng iyong pagsusulat nito ay dapat manatiling maigsi.
- Mas mahusay na isulat, "Ang benta ay tumaas sa huling kwarter matapos ang marketing ng mga tauhan," sa halip na, "Ang pagtaas ng kita ay marubdob sa huling quarter habang ang aming may talento at dedikadong puwersa ay nagbebenta ng mga potensyal na kliyente sa telepono upang mabili sila. Marami pa mga produkto."
Hakbang 4. Magpakita ng mga ideya gamit ang wikang layunin at hindi emosyonal
Isulat ang mga katotohanan at hayaan ang mga mambabasa na bumuo ng kanilang sariling mga konklusyon batay sa isang layunin na pananaw. Maaari kang gumawa ng mga rekomendasyon sa kung paano hawakan ang isang partikular na isyu, ngunit huwag subukang pukawin ang emosyon ng mambabasa na akitin sila. Hayaan ang mga mambabasa na bumuo ng mga ideya at desisyon batay sa isang layunin na pananaw.
Sa halip na magsulat, "Karaniwang walang moral ang kawani na hindi masisiyahan kaya't ang opisina ay parang walang makina na walang kaluluwa," maaaring isulat mo, "Sinasabi ng kawani na medyo mababa ang pagiging produktibo na hindi sila nasisiyahan."
Hakbang 5. Huwag gumamit ng impormal na wika at mga salitang “I” o “I
”Maaari mong magamit ang salitang“I”sa isang ulat sa pag-usad kung nagtatrabaho ka lamang sa proyekto. Kung hindi man, huwag gamitin ang salitang "Ako" o napaka-impormal na mga salita sa mga ulat sa trabaho. Gayunpaman, maaari mong gamitin ang salitang "ikaw" kapag nagdidirekta ng ilang mga pangungusap sa iyong target na madla.
Gumamit ng propesyonal na wika sa mga ulat
Hakbang 6. Basahin muli ang ulat upang matiyak na walang mga error
Ang mga error sa grammar at spelling ay magpapababa ng reputasyon ng pagiging propesyonalista ng ulat. Basahin itong muli upang matiyak na walang mga pagkakamali sa pagbaybay, hindi magagandang parirala, o hindi tamang pagpili ng salita. Mas makakabuti kung maaari mong basahin muli ang ulat nang dalawang beses.
- Kung maaari, hilingin sa iba na basahin ang ulat dahil minsan ay mahirap na maghanap ng kapintasan sa iyong sarili.
- Kung mayroon kang oras, iwanan ang ulat sa loob ng 24 na oras bago muling basahin ito.
Mga Tip
- Matapos isulat ang unang ulat sa trabaho, gamitin ito bilang isang template para sa kasunod na mga ulat.
- Ang iyong lugar ng trabaho ay maaaring magkaroon ng isang template ng ulat sa trabaho. Tanungin ang iyong superbisor kung maaari mong gamitin ang template ng tanggapan.
- Kung magagawa mo ito, gamitin ang mayroon nang format ng ulat sa trabaho ng samahan na iyong pinagtatrabahuhan. Suriin ang mga file sa opisina o tanungin ang isang superbisor o kasamahan sa trabaho para sa isang kopya ng ulat.
