Ang mga ulat sa negosyo ay isa sa pinakamabisang paraan ng komunikasyon sa mundo ng negosyo ngayon. Ang mga pakinabang ng mga ulat sa negosyo ay marami. Ang mga kumpanya o indibidwal ay maaaring gumamit ng mga ulat sa negosyo upang makagawa ng mahahalagang desisyon. Kung nais mong sumulat ng isang mahusay na ulat sa negosyo, alamin kung paano at maunawaan ang layunin ng pagsulat ng isang ulat.
Hakbang
Bahagi 1 ng 2: Magpasya kung anong uri ng ulat sa negosyo ang nais mong isulat
Hakbang 1. Gumamit ng mga ulat sa negosyo upang maiparating ang mga ideya
Ang ulat na ito ay tinawag na isang "ulat ng katwiran / rekomendasyon". Maaari mong gamitin ang ulat na ito upang magbahagi ng mga ideya sa iyong manager o director. Karaniwan, kakailanganin mong maghanda ng isang buod at katawan ng ulat. Ang buod ay isang paraan ng paghahatid ng mga ideya. Naglalaman ang katawan ng impormasyon tungkol sa mga benepisyo, gastos, peligro, at iba pang impormasyon na nauugnay sa iyong ideya.
Halimbawa, nais mong bumili ng isang printer para sa iyong dibisyon. Upang kumbinsihin ang manager na talagang kinakailangan ang printer, maghanda ng ulat ng pagbibigay-katwiran / rekomendasyon para sa pormal na pagsusumite ng isang kahilingan sa pagbili ng printer sa pamamahala
Hakbang 2. Ipakita ang mga peligro na kasama ng opportunity sa negosyo
Ang "mga ulat ng pagsisiyasat" ay tumutulong sa mga gumagawa ng desisyon na isaalang-alang ang mga panganib na dapat harapin kapag nais nilang gumawa ng ilang mga pagkilos upang maasahan ng pamamahala ang hindi inaasahang mga epekto. Ang ulat na ito ay binubuo ng isang pagpapakilala, isang katawan, at isang konklusyon. Naglalaman ang paunang salita ng mahalagang impormasyon tungkol sa isyung isinasagawa. Naglalaman ang katawan ng paliwanag sa mga katotohanan at mga resulta ng pagsisiyasat. Naglalaman ang konklusyon ng isang buod ng ulat.
Halimbawa, ang kumpanya ng parmasyutiko X ay nais na makipagtulungan sa kumpanya ng gamot na Y na nahaharap sa isang problema. Ang kumpanya X ay hindi nais na gumana sa mga kumpanya na kasalukuyan o nakaranas ng mga problemang pampinansyal. Samakatuwid, naghahanap ang kumpanya X ng kumpletong impormasyon tungkol sa kumpanya Y at pagkatapos ay naghahanda ng isang ulat na nag-iimbestiga upang talakayin ang data sa pananalapi ng kumpanya Y sa direktor ng pananalapi
Hakbang 3. Ipakita ang impormasyon sa pagsunod sa mga ahensya ng gobyerno
Ang ulat na ito, na karaniwang tinutukoy bilang isang "ulat sa pagsunod", ay kapaki-pakinabang sa pagpapakita ng pananagutan ng kumpanya sa pamamagitan ng pagpapatunay sa mga ahensya ng gobyerno (lungsod, lalawigan, gitnang, atbp.) Na ang pamamahala ay gumagana ayon sa naaangkop na mga batas / regulasyon at pamamahala ng pananalapi ayon sa mga pamamaraan. Ang ulat na ito ay binubuo ng isang pagpapakilala, isang katawan, at isang konklusyon. Naglalaman ang paunang salita ng paliwanag sa mga pangunahing paksa na sakop sa ulat. Naglalaman ang trunk ng data, katotohanan, at iba pang impormasyon na kailangang malaman ng mga ahensya ng gobyerno. Naglalaman ang konklusyon ng isang buod ng ulat.
Halimbawa, ang lupon ng mga direktor ng isang kumpanya ng seguro sa pamahalaan ay dapat ipakita sa ministro ng pananalapi na ang pamamahala ng kumpanya ay isinasagawa alinsunod sa mga batas at regulasyon na may bisa sa 2019. Para dito, naghahanda ang lupon ng mga direktor ng isang taunang ulat sa pagsunod upang ipakita ang mga aktibidad ng kumpanya sa panahon ng 2019
Hakbang 4. Ilahad ang pagiging posible ng iminungkahing ideya o proyekto
Ang isang ulat na naglalaman ng isang paliwanag upang matukoy kung ang isang ideya ay tinanggap o tinanggihan ay tinatawag na isang "feasibility report". Ang ulat na ito ay binubuo ng isang buod at isang katawan. Naglalaman ang buod ng mga ideya, habang binabalangkas ng katawan ang mga benepisyo, posibleng problema, gastos, at iba pang mga isyu na nauugnay sa ipinanukalang ideya. Maaaring gamitin ng pamamahala ang ulat ng pagiging posible upang sagutin ang mga sumusunod na katanungan:
- Maaari bang makumpleto ang proyektong ito sa loob ng badyet sa pananalapi?
- Kumikita ba ang proyektong ito?
- Maaari bang makumpleto ang proyektong ito alinsunod sa isang paunang natukoy na iskedyul?
Hakbang 5. Ilahad ang mga resulta sa pagsasaliksik na nakuha sa pamamagitan ng pag-aaral
Ang isang "ulat sa pagsasaliksik" ay nagpapakita ng mga resulta ng isang detalyadong pag-aaral ng isang napaka-tukoy na isyu o problema. Ang ulat na ito ay binubuo ng isang abstract (buod), paunang salita, mga pamamaraang ginamit, mga resulta sa pagsasaliksik, konklusyon, at mungkahi. Kapag gumagawa ng isang ulat, dapat mong ipaalam ang mga resulta ng mga pag-aaral na ginamit bilang mga sanggunian.
Halimbawa, nais ng pamamahala na magsagawa ng isang pag-aaral na kinasasangkutan ng lahat ng tauhan upang magpasya kung kinakailangan o hindi upang pagbawalan ang mga empleyado sa paninigarilyo sa canteen ng kumpanya. Ang taong nagsasagawa ng pag-aaral ay magsusulat ng isang ulat tungkol sa mga resulta ng pagsasaliksik
Hakbang 6. Tulungan ang kumpanya na mapabuti ang mga patakaran, produkto, o pamamaraan sa pamamagitan ng pare-pareho na pangangasiwa
Pagkatapos, maghanda ng isang "pana-panahong ulat" na nakasulat sa bawat tiyak na tagal ng panahon, halimbawa lingguhan, buwanang, quarterly, atbp. Ipinapakita ng ulat na ito ang antas ng kahusayan ng kumpanya, kita / pagkawala, at iba pang data para sa isang tiyak na panahon.
Halimbawa, hihilingin ng isang nagmamay-ari ng parmasya sa kanyang salesperson na magpakita ng isang buwanang ulat sa pagbebenta tuwing ika-3 ng susunod na buwan
Hakbang 7. Magbigay ng isang ulat sa kaso ng ilang mga sitwasyon
Taliwas sa mga pana-panahong ulat, ang "mga ulat sa sitwasyon" ay nakasulat para sa mga tiyak na pangangailangan, tulad ng simpleng pagbibigay ng impormasyon sa mga pagpupulong o pag-uulat tungkol sa mga pagsisikap na makayanan ang mga natural na sakuna. Ang ulat na ito ay binubuo ng isang pagpapakilala, isang katawan, at isang konklusyon. Naglalaman ang panimula ng isang paliwanag sa mga kaganapan na naiulat at nagbibigay ng isang maikling pangkalahatang ideya ng mga isyu na tinalakay sa katawan ng ulat. Bilang pagtatapos, ipaliwanag ang mga solusyon na dati nang naisasagawa.
Halimbawa, hinihiling ng gobernador sa alkalde na magbigay ng isang ulat sa sitwasyon pagkatapos ng isang bagyo na maganap sa lugar na nasa ilalim ng kanyang responsibilidad
Hakbang 8. Magpakita ng ilang mga solusyon upang malutas ang problema
Ang "ulat ng benchmark" ay nagpapakita ng maraming mga pagpipilian sa solusyon para sa paggawa ng mga desisyon. Ayon sa layunin nito, inirekomenda ng may-akda ng maraming mga aksyon na kailangang gawin. Ang ulat na ito ay binubuo ng isang pagpapakilala, isang katawan, at isang konklusyon. Ipinaliwanag ng paunang salita ang layunin ng pagsulat ng ulat. Ipinapahayag ng katawan ng tao ang sitwasyon o problema sa kamay kasama ang maraming mga pagpipilian sa solusyon. Ang konklusyon ay nagpapahiwatig ng pinakamahusay na solusyon.
Halimbawa, ang isang kumpanya ng automotive ay nais na bumuo ng isang pabrika sa Asya. Kapag sinusulat ang ulat ng benchmark, maglista ng maximum na 3 mga bansa alinsunod sa mga pangangailangan ng kumpanya at imungkahi ang pinakamahusay na lokasyon sa pagtatapos
Bahagi 2 ng 2: Pagsulat ng isang Ulat sa Negosyo
Hakbang 1. Tukuyin ang layunin ng pagsulat at i-format ang ulat
Tanungin ang iyong sarili kung bakit nais mong magsulat ng isang ulat sa negosyo. Piliin ang uri ng ulat sa listahan sa itaas ayon sa mga layunin na makakamtan.
- Anuman ang dahilan, tiyaking magtakda ka ng mga layunin na maikli at malinaw. Ang mga mambabasa ng ulat ay nalilito kung ang pagbabalangkas ng mga layunin ay mahaba ang hangin upang ang kredibilidad ng ulat ay pagdudahan.
- Halimbawa, ang iyong departamento ay nangangailangan ng karagdagang mga pampromosyong pondo. Kapag sinusulat ang ulat, tumuon sa kasalukuyang magagamit na badyet sa badyet na pang-promosyon at magpakita ng isang mabisang plano sa pagtatrabaho upang masulit ang karagdagang mga pondo.
Hakbang 2. Isaalang-alang ang madla na magbabasa ng ulat
Ang mga mambabasa ng ulat ay maaaring magmula sa labas ng kumpanya (hindi empleyado) o mula sa loob ng kumpanya. Kapag nagsusulat ng isang ulat, isaalang-alang kung gaano kahusay na naiintindihan o may impormasyon ang mambabasa tungkol sa isyu na tinatalakay. Gayundin, isipin kung gaano kapaki-pakinabang ang impormasyong ipinakita sa ulat sa mambabasa.
- Sinumang magbasa ng ulat, ang aspetong pampinansyal ay palaging pangunahing priyoridad para sa pamamahala o mga kliyente.
- Halimbawa, nais mong magpatupad ng isang programa sa pagbabahagi ng trabaho sa iyong dibisyon. Para sa mga ito, kakailanganin mong magsulat ng isang ulat sa negosyo na babasahin ng direktor ng mga tauhan, direktor ng operasyon, at punong ehekutibong opisyal. Isaalang-alang ang posibilidad na alam na nila ang tungkol sa programa upang makapagbigay ka ng nauugnay na impormasyon sa ulat. Kung hindi pa napag-usapan ng pamamahala ang isang programa sa pagbabahagi ng trabaho, ang iyong ulat ay may kaalaman at kapaki-pakinabang. Kung nakaplano na ng kumpanya ang program na ito, ang iyong ulat ay hindi epektibo at hindi gaanong nakakaengganyo.
Hakbang 3. Tukuyin kung ano ang kailangang malaman
Ang pinakamahirap na hakbang kapag naghahanda ng isang ulat sa negosyo ay hindi pagsulat. Ang pagguhit ng mga konklusyon at pagtitipon ng sumusuporta sa data ang pinakamahirap. Kakailanganin mong magkaroon ng isang malawak na hanay ng mga kasanayan, halimbawa ng pagkolekta ng data at pag-aralan ang merkado. Ano ang kailangang malaman mo at ng pamamahala upang makapagpasyang magkaroon ng kaalamang mga pagpapasya tungkol sa mga paksang sakop sa iyong ulat?
Hakbang 4. Kolektahin ang nauugnay na data upang magsulat ng isang ulat
Tiyaking ang sumusuportang data na iyong ibinibigay ay ang resulta ng pagsasaliksik. Kung hindi man, maaari kang mawalan ng kredibilidad. Ang pagkolekta ng data ay natutukoy din ng uri ng ulat na isusulat. Tiyaking gumagamit ka ng data na tumpak at nauugnay sa layunin ng pagsulat ng ulat.
- Ang data mula sa panloob na mga mapagkukunan ay karaniwang mas mabilis upang makolekta. Halimbawa, ang data ng mga benta ng produkto ay maaaring hingin mula sa departamento ng mga benta sa pamamagitan ng telepono. Sa gayon, ang data ay agad na natanggap at isinama sa ulat.
- Maaaring makuha ang panlabas na data mula sa kumpanya. Kung ang iba pang mga kagawaran ay nakolekta at pinag-aralan ang data ng consumer, hilingin ito upang hindi mo na gawin ang iyong sariling pagsasaliksik. Ang data na kinakailangan ay dapat na maiakma sa larangan ng negosyo, ngunit ang mga manunulat ng ulat sa negosyo ay karaniwang hindi na kailangang magsaliksik muna.
- Halimbawa, kung nais mong magsulat ng isang ulat ng pagbibigay katwiran / rekomendasyon, gumawa ng ilang pagsasaliksik upang malaman ang mga pakinabang ng mga ideya na ipinakita at pagkatapos ay isama ang mga resulta ng pagsasaliksik sa ulat.
Hakbang 5. Magpasya kung paano bubuo ang ulat bago isulat
Ang desisyon na ito ay naiimpluwensyahan ng layunin ng pagsulat ng ulat. Halimbawa, kung paano maghanda ng ulat sa pagsunod at isang ulat ng pagiging posible ay magkakaiba. Simulang magsulat kung kailan mo malalaman kung paano isulat ang ulat.
- Pagbukud-bukurin ang sumusuporta sa data sa maraming mga pangkat. Ang mga ulat sa negosyo ay karaniwang naglalaman ng isang kayamanan ng data at impormasyon. Ang paghahati ng data sa mga pangkat ay susi sa matagumpay na pagsulat ng isang mahusay na ulat sa negosyo. Halimbawa, ipakita ang hiwalay na data ng mga benta mula sa data ng customer at isama ang isang pamagat para sa bawat recap ng data.
- Mag-ipon ng mga ulat sa pamamagitan ng pag-uuri ng recap data ayon sa pamagat upang gawing madali itong basahin at maunawaan. Kaya, ang datos na ipinakita ay maaaring suportahan ang pangunahing layunin ng pagsulat ng ulat.
- Minsan, kailangan mong maghintay para sa iba na mag-aralan o mag-input ng data. Habang naghihintay, maaari mong iproseso ang kumpletong hanay ng data.
Hakbang 6. Gumawa ng mga konklusyon at magbigay ng mga tiyak na mungkahi
Tiyaking gumuhit ka ng mga lohikal na konklusyon gamit ang data na nilalaman sa ulat. Ipaliwanag ang mga aksyon na kailangang gawin batay sa mga kongklusyong ito.
Ang bawat solusyon na iminungkahi mo ay dapat na sundin ng mga tukoy, nasusukat na pagkilos. Ilarawan ang anumang mga pagbabago sa paglalarawan sa trabaho, iskedyul, o paglalaan ng mga pondo na kinakailangan upang maipatupad ang bagong plano sa trabaho. Siguraduhin na ang iyong mga mungkahi ay suportado ng data na nagpapatunay na ang pamamahala ay maaaring makamit ang mga target sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga solusyon na ipinakita sa ulat
Hakbang 7. Maghanda ng isang buod ng ehekutibo
Ang buod na ito ay magiging unang pahina ng ulat ng negosyo, ngunit nakasulat sa pinakadulo. Ang buod ng ehekutibo ay isang paraan ng paglalahad ng mga resulta ng pag-aaral at konklusyon upang magbigay ng isang sulyap sa mga nilalaman ng ulat kung ang isang tao ay walang oras na basahin ito hanggang sa wakas. Bilang isang paglalarawan, ang isang buod ng ehekutibo ay tulad ng isang film trailer o isang thesis abstract.
Ang ulat na ito ay tinawag na buod ng ehekutibo sapagkat maaari lamang basahin ng mga abalang executive ang buod na ito. Ipadala ang mahalagang impormasyon sa mga nakatataas sa 200-300 mga salita sa anyo ng isang buod ng ehekutibo. Maaari siyang magbasa nang higit pa kung nais niyang malaman ang mga detalye
Hakbang 8. Gumamit ng infographics upang maiparating ang tiyak na data
Minsan, kailangan mong magbigay ng dami ng data gamit ang mga graph o tsart. Ipakita ang data na may iba't ibang mga kulay upang gawin itong mas kaakit-akit at madaling maunawaan. Gumamit ng mga puntos ng bala, sunud-sunod na numero, o mga talahanayan upang gawing mas madaling basahin ang data. Ginagawa ng hakbang na ito ang pagkakaiba ng pagtatanghal ng data upang maipakita ang kabuluhan nito.
- Karaniwan, ang mga imahe ay ginagawang mas kaakit-akit ang mga ulat sa negosyo. Ang mga ulat ay tila walang pagbabago kung naglalaman lamang ng teksto at mga numero. Ipakita ang nauugnay at kapaki-pakinabang na infographics, ngunit huwag labis na gawin ito.
- Isulat ang impormasyon sa mga kahon sa isang pahina na halos buong teksto, walang mga talahanayan o numero. Ang buong mga pahina ng teksto ay may posibilidad na maging mainip. Ang isang buod ng mahalagang impormasyon ay maaaring ipakita sa isang kahon.
Hakbang 9. Ilista ang mga mapagkukunan ng impormasyon
Nakasalalay sa uri ng pagsasaliksik na iyong ginagawa, maaaring kailanganin mong ilista ang nagbibigay ng impormasyon. Sa isang ulat sa negosyo, ang isang bibliography o pahina ng mapagkukunan ay naglalayong magbigay ng impormasyon sa mambabasa kung nais niyang suriin o maghanap ng iba pang data.
Gumamit ng tamang format kapag nagsasama ng mga pagsipi sa mga ulat ayon sa uri ng negosyo
Hakbang 10. Suriin ang ulat nang 2 beses
Mukhang hindi ka seryoso kapag nag-uulat ka ng anumang mga pagkakamali sa pagbaybay o gramatika. Ang mga pagkakamaling ito ay pinag-uusapan ang kredibilidad ng iyong pag-aaral. Bilang karagdagan, ipakita ang malinaw at hindi malinaw na impormasyon.
- Halimbawa, huwag gumamit ng mga salitang mahirap maintindihan o mga pangungusap na masyadong mahaba.
- Iwasan ang iba`t ibang mga pag-uusap.
- Kung ang nag-uulat ng ulat ay nasa iisang negosyo, maaari kang gumamit ng mga jargon o teknikal na termino, ngunit huwag labis na gawin ito.
- Karaniwan, ang mga ulat sa negosyo ay nakasulat gamit ang passive voice. Ang ulat na ito ay isang halimbawa na nagpapakita na ang pagsusulat gamit ang mga passive pangungusap ay mas mahusay kaysa sa mga aktibong pangungusap.
- Kapag nag-check ng mga ulat, maaaring mapansin ang mga error dahil na-type mo ang iyong sarili. Ipabasa sa isang sumusuportang katrabaho ang iyong ulat at pagkatapos ay humingi ng puna. Mas mahusay na malaman ang mga pagkakamali mula sa mga katrabaho, kaysa sa mga nakatataas. Samantalahin ang pag-input ng kapwa upang mapabuti ang mga ulat habang isinasaalang-alang ang mga mungkahi.
Hakbang 11. Lumikha ng isang listahan ng mga nilalaman
Sumulat ng isang ulat sa negosyo ayon sa opisyal na format sa pamamagitan ng paglikha ng isang listahan ng mga nilalaman na kapaki-pakinabang bilang isang sanggunian kapag naghahanap para sa isang tukoy na pahina. Isama ang mga numero ng pahina ng bawat seksyon ng ulat sa talahanayan ng mga nilalaman, lalo na ang buod ng konklusyon at konklusyon.
Hakbang 12. Oras upang mabuklod ang ulat
Ang pinakamahusay na paraan upang mapagbuti ang isang ulat na nagbibigay ng isang kapaki-pakinabang na buong pagsusuri ay upang mabigkis ito pati na rin posible, halimbawa gamit ang spiral wire, binders, o mga cover ng karton. Kaya, ang ulat ay mukhang maayos at kaakit-akit upang ang iba ay nais na basahin ito hanggang sa katapusan.
