Karaniwang ginagamit ang mga memo upang maiparating ang ilang impormasyon sa isang pangkat ng mga tao, halimbawa tungkol sa mga aktibidad, patakaran o magagamit na mapagkukunan, at hilingin sa kanila na kumilos. Ang salitang "memorandum" ay nangangahulugang isang bagay na dapat tandaan o bigyang pansin. Maaari kang sumulat ng isang mahusay, madaling maunawaan na memo sa pamamagitan ng pag-aaral ng mga tip na ito.
Hakbang
Bahagi 1 ng 4: Pagsulat ng Mga Ulo ng Memo
Hakbang 1. I-type ang "MEMorrANDUM" sa tuktok ng papel upang magsulat ng isang memo
Una, ipaliwanag na ang dokumentong ito ay isang memorandum. Isulat ang salitang "MEMORDUM" 3 cm mula sa tuktok na gilid ng papel sa mga naka-bold na titik bilang unang linya. Ang salitang ito ay maaaring mailagay sa gitna o sa kaliwa ng mas malaking titik.
Laktawan ang dalawang blangko na linya bago isulat ang susunod na linya
Hakbang 2. Isulat nang wasto ang pangalan ng tatanggap ng memo
Dahil ang memo ay isang pormal na paraan ng komunikasyon sa negosyo, ang tatanggap ay dapat ding pormal na nakalista. Isulat ang buong pangalan at pamagat ng tatanggap ng memo.
Kung ang memo na ito ay nakatuon sa lahat ng tauhan, isulat ang: "Sa: Lahat ng Mga empleyado"
Hakbang 3. Isulat din ang iba pang mga tatanggap sa linya na "CC"
Ang linya na "CC" (na nangangahulugang Courtesy Copy) ay ginagamit upang isulat ang pangalan ng tao o mga taong tatanggap ng isang kopya ng memo, hindi ang isa na padadalhan ng memo. Ang pangalan na nakalista sa linya na "CC" ay ang partido na kailangang maabisuhan tungkol sa patakaran o isyu na inilarawan sa memo.
Hakbang 4. Isulat ang iyong pangalan sa linya na "Mula"
Ang pangalan ng may-akda at nagpadala ng memo ay dapat na nasa memo header. Isulat ang iyong buong pangalan at pamagat sa linyang ito.
Hakbang 5. Ipasok ang petsa
Isulat ang petsa ng paghahanda ng memo nang buo kasama ang format date, buwan, taon. Halimbawa: "Petsa: 9 Disyembre 2015" o "9/12/2015".
Hakbang 6. Tukuyin ang paksa ng memo at isulat ito bilang isang hiwalay na linya na may pamagat na "Tungkol sa"
Ang paksa ng memo ay magbibigay sa iyo ng isang ideya kung ano ang tinalakay sa memo. Pumili ng isang tukoy, ngunit maikling paksa.
Halimbawa, sa halip na isulat ang "Semut" bilang paksa, pumili ng isang bagay na mas tiyak, halimbawa: "Ang Suliranin sa Ant sa Opisina"
Hakbang 7. Malaman nang maayos ang format ng memo header
Ang header ng memo ay dapat na nasa tuktok ng kaliwang bahagi. Maaari kang gumamit ng malalaki o maliliit na titik para sa mga salitang "To:", "From:", "Date:", at "About:".
-
Ang header ng memo ay magiging katulad ng sumusunod na halimbawa:
Sa: Pangalan at pamagat ng tatanggap
Mula sa: Ang iyong pangalan at pamagat
Petsa: Petsa ng pagsulat ng memo
Paksa: Mga paksa na sakop sa memo (gumamit ng naka-bold o isang tiyak na kulay para sa mga bagay na sa palagay mo ay mahalaga).
- Kapag sumusulat ng isang memo header, maglagay ng isang puwang pagkatapos ng colon upang ito ay magmukhang mas maayos.
- Kapag natapos mo na ang pagsusulat ng memo header, laktawan ang isang linya bago magpatuloy na isulat ang memo upang paghiwalayin ang memo header mula sa memo body.
Bahagi 2 ng 4: Pagsulat ng Katawan ng Memo
Hakbang 1. Isaalang-alang ang madla na tatanggap ng memo
Upang makapagsulat ng isang memo na nag-iinteres sa mga tao na basahin at tumugon, dapat mong matukoy ang estilo, haba, at pormalidad ng iyong paliwanag sa katawan ng memo batay sa madla na magbabasa nito. Para doon, dapat mong malaman kung sino ang tatanggap at magbasa ng memo na ito.
- Alamin kung ano ang mga prayoridad at alalahanin ng tatanggap ng memo.
- Subukang asahan ang mga katanungang itatanong ng mga mambabasa ng memo. Suportahan ang iyong paliwanag sa pamamagitan ng pagbibigay ng ilang mga halimbawa, katibayan, o iba pang impormasyon na maaaring maka-impluwensya sa mambabasa.
- Sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang sa madla na magbabasa ng memo, maaari mong ihatid ang tamang impormasyon o opinyon sa memo.
Hakbang 2. Huwag magbigay ng isang pormal na pagbati
Ang memo ay hindi kailangang magsimula sa isang pagbati tulad ng "Mahal na G. G. G.". Sa halip, magsulat lamang ng isang pambungad na pangungusap upang ipaliwanag ang paksang nais mong masakop.
Hakbang 3. Sabihin ang problema o isyu sa unang talata
Maikling ilarawan ang background ng aksyon na nais mong gawin. Tulad ng pagsumite ng isang pahayag sa thesis, ipaliwanag ang paksa at magbigay ng mga kadahilanan kung bakit mahalaga ang aksyon na ito. Maaari mong gamitin ang panimulang pangungusap na ito bilang isang buod ng buod o memo.
Bilang isang pangkalahatang gabay, ang seksyon ng pagbubukas ay dapat na nakasulat sa isang talata
Hakbang 4. Halimbawa, sa simula ng memo maaari kang magsulat:
Na may bisa mula Enero 1, 2016, ang PT XYZ ay magpapatupad ng isang bagong patakaran sa pangangalaga sa kalusugan. Ang lahat ng mga empleyado at miyembro ng kanilang pamilya ay tatanggap ng BPJS klase ng mga benepisyo sa kalusugan bawat buwan”.
Hakbang 5. Ilarawan ang konteksto ng isyu na iyong naitaas sa memo
Maaaring mangailangan ang mga mambabasa ng impormasyon tungkol sa background sa isyu na iyong ipinakita. Maikling ipaliwanag ang konteksto at sabihin lamang kung ano ang mahalaga.
Kung may kaugnayan, magpatuloy sa pagsusulat ng memo na nagpapaliwanag kung bakit mo nais na mailapat ang patakarang ito. Halimbawa, isulat: "Ang gobyerno ay naglabas ng isang regulasyon na ang bawat kumpanya ay kinakailangan upang irehistro ang mga empleyado at miyembro ng kanilang pamilya bilang mga kasali sa BPJS Kesehatan"
Hakbang 6. Suportahan ang iyong plano sa pamamagitan ng pagbibigay ng paliwanag sa seksyon ng talakayan
Maikling ilarawan ang aksyon na iyong gagawin. Magbigay ng ebidensya at lohikal na mga dahilan upang suportahan ang iyong panukala. Magsimula sa pamamagitan ng paghahatid ng pinakamahalagang impormasyon, pagkatapos ay magbigay ng tiyak o sumusuporta sa mga katotohanan. Sabihin kung anong mga benepisyo ang matatanggap ng mambabasa mula sa iyong ipinanukalang pagkilos o pinsala na magaganap kung hindi gagawin ang aksyon na ito.
- Kung nais mong lumikha ng isang mas mahabang memo, ipakita din ang nauugnay at mapanghimok na mga graph, listahan, o tsart.
- Para sa mas mahahabang memo, maaari kang magbigay ng isang maikling pamagat na naglalarawan sa nilalaman ng bawat seksyon. Halimbawa, sa halip na lumikha ng pamagat na "Patakaran", isulat ang "Bagong Patakaran para sa Lahat ng Mga empleyado". Gawing tiyak at maikli ang pamagat upang ang mga mahahalagang bagay sa memo ay maaaring malaman agad ng mambabasa.
Hakbang 7. Magmungkahi ng mga aksyon na gagawin ng mambabasa
Sa pamamagitan ng isang memo, hinihiling mo sa iba na kumilos sa isang tukoy na isyu, maging anunsyo tungkol sa isang bagong produkto, isang bagong patakaran sa pag-uulat ng gastos, o isang pahayag tungkol sa kung paano malulutas ng kumpanya ang isang problema. Ipaliwanag kung anong aksyon ang dapat gawin sa isang pangwakas na talata o pangungusap.
- Halimbawa, isulat: "Ang lahat ng mga empleyado ay dapat gumamit ng bagong sistema ng accounting simula sa Marso 1, 2016".
- Magbigay din ng sumusuporta sa ebidensya para sa iyong panukala.
Hakbang 8. Isara ang memo sa pamamagitan ng pagbibigay ng positibo at suportadong buod
Dapat ilarawan ng huling talata ang susunod na hakbang na maaaring malutas ang problema. Maghatid din ng isang mensahe ng suporta tungkol sa pagkakaisa sa organisasyon.
- Maaari mong sabihin na, "Handa akong pag-usapan ang panukalang ito nang higit pa at ipatupad ang pagpapasyang pinagkasunduan naming pareho".
- O, maaari mong isara ang memo sa pamamagitan ng pagsulat ng, "Kami ay nasasabik sa plano na magdagdag ng isang linya ng produksyon. Naniniwala kami na ang planong ito ay bubuo sa kumpanya at masiguro ang pagpapatuloy ng aming negosyo”.
- Isara ang memo gamit ang isa o dalawa lamang na pangungusap.
Bahagi 3 ng 4: Pagtatapos ng Memo
Hakbang 1. Malaman nang maayos ang format ng memo
Gamitin ang karaniwang format ng memo para sa madaling pagbasa. I-type ang memo sa Times New Roman o Arial font, laki 12 na may 3 cm kaliwa, kanan, at mga margin sa ibaba.
Gumamit ng isang kaliwang linya na nakahanay na format. Laktawan ang dalawang blangko na linya sa dulo ng talata at hindi kailangang mag-iwan ng puwang sa simula ng talata
Hakbang 2. Suriin ang iyong memo
Basahin muli at i-edit ang memo upang matiyak na ito ay tama, malinaw, maikli, at nakakaengganyo. Tiyaking gumagamit ka ng tamang istilo ng pagsulat. Tanggalin ang hindi kinakailangang mga siyentipikong termino o jargon.
- Suriing muli upang makita kung may mga error pa sa pagbaybay, balarila, at talakayan. Magbayad ng pansin sa pagsusulat ng mga pangalan, petsa, at numero.
- Tiyaking ang iyong memo ay sapat na maikli at alisin ang kalabisan ng impormasyon.
Hakbang 3. Ipasimula sa tabi ng iyong pangalan
Ang memo ay hindi kailangang pirmahan, ngunit kailangan mo itong paunang gamit ang isang ballpen sa ulo ng memo sa tabi mismo ng iyong pangalan. Ipinapahiwatig ng mga inisyal na naaprubahan mo ang memo na ito.
Hakbang 4. Gumamit ng papel na may headhead
Mayroong mga papel na sulat na naka-print na may headhead na espesyal na idinisenyo para sa mga memo o gumagamit lamang ng regular na papel na liham.
Kung nilikha mo ang memo sa isang computer (at ipinadala ito sa pamamagitan ng email), lumikha ng iyong sariling letterhead gamit ang Word program na may logo ng kumpanya at ipinakita ang impormasyon sa pakikipag-ugnay. Gamitin ang template ng memo na ito para sa mga pagsumite ng memo sa hinaharap
Hakbang 5. Magpasya kung paano ipadala ang memo
Piliin ang pinakamahusay na paraan upang ipamahagi ang memo. Maaari mong i-print at ibahagi ito o ipadala ito sa pamamagitan ng email.
Para sa pagpapadala ng mga memo sa pamamagitan ng email, maaari mong baguhin ang memo mula sa isang dokumento ng Word sa HTML o sa isang PDF at ipadala ito bilang isang kalakip na email
Bahagi 4 ng 4: Paggamit ng Mga Template ng Memo
Hakbang 1. Maghanap para sa isang template ng memo
Ang mga memo ay maaaring malikha gamit ang mga template, sa halip na itayo ang mga ito mula sa simula. Para doon, maghanap ng mga magagandang template ng memo sa internet, halimbawa sa Microsoft Word. Ang mga format na ginamit ay karaniwang halos pareho, ngunit ang laki ng font, haba, at disenyo ay maaaring magkakaiba.
- I-download ang template na pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan.
- Tiyaking nabasa mo ang mga panuntunan bago gamitin ang mga template mula sa anumang website.
Hakbang 2. Buksan ang template na na-download mo sa iyong computer
Pagkatapos ng pag-click sa pindutan ng pag-download, ang template ay maaaring direktang mai-download sa iyong computer o maraming mga hakbang na kailangan mong gawin. Kung ang resulta ay isang naka-zip na file, kailangan mo munang i-unzip ang file na ito at pagkatapos ay buksan ito sa Microsoft Word.
Inirerekumenda namin na gamitin mo ang pinakabagong bersyon ng programa ng Microsoft Word upang hindi ka makaranas ng mga problema at ang template na ito ay gagana nang maayos para sa iyo. Kung gumagamit ka pa rin ng isang naunang bersyon ng programa ng Microsoft Word, i-update ito bago mag-download ng anumang mga file
Hakbang 3. Tukuyin ang iyong sariling sulat
Lahat ng mga template ay maaaring mabago. Ang bawat bahagi ng template ng memo maaari mong ipasadya sa iyong mga pangangailangan. Halimbawa, magdagdag ng isang marka ng pagrehistro ng logo at trademark sa template sa seksyon ng headhead. I-click ang seksyon ng headhead upang mai-type ang impormasyon ng kumpanya.
Hakbang 4. Punan ang mga patlang ng template sa memo header
Dapat mong punan ang mga patlang na "To", "From", "CC", at "About". Mag-ingat kapag pinupunan ang bawat patlang upang hindi ka malito, hindi napalampas, o maling nai-type sa seksyong ito.
Hakbang 5. I-type ang iyong mensahe
Isulat ang panimula, konteksto, talakayan, at buod sa katawan ng memo. Maaari kang magsulat ng mga memo sa form ng listahan upang maiparating ang impormasyong point-by-point.
- Gumamit ng parehong format ng template upang mapanatili ang lahat ng mga talata sa memo na maayos na naayos gamit ang tamang mga margin at laki ng font.
- Maaari mong gamitin ang template ng memo upang ipakita ang talahanayan, kung kinakailangan. Maaari itong maging mas kapaki-pakinabang, lalo na kung ang memo na inihanda sa isang listahan o iba pang format ay mukhang palpak o mahirap basahin.
- Huwag kalimutan na tanggalin ang mga salita na nasa template. Maingat na suriin muli bago ipadala.
Hakbang 6. Suriin din ang mga paa ng scrap
Ang paanan ng memo ay nasa ilalim ng memo na karaniwang ginagamit upang magbigay ng karagdagang impormasyon, halimbawa upang isulat ang impormasyon ng iyong kumpanya o numero ng telepono. Maingat na suriin na ang lahat ng impormasyong ito ay na-type nang tama. Siyempre, nais mong magpadala ng isang magandang memo nang walang maling impormasyon sa pakikipag-ugnay o nawawalang impormasyon.
Hakbang 7. Ayusin ang display
Ang isa sa mga pakinabang na maaari mong makuha mula sa template ay ang pagkakataon na baguhin ang kulay ng dokumento. Ang pagpapakita ng memo ay maaaring iakma sa pagkatao at gawin itong mas kaakit-akit. Bilang karagdagan, maaari kang pumili ng kulay na pinakaangkop sa kasalukuyang sitwasyon upang gawin itong mas nakakaakit ng pansin, ngunit propesyonal pa rin.
Hakbang 8. I-save ang memo bilang isang bagong dokumento
Tiyaking nag-iingat ka ng isang kopya ng memo file na ito upang mayroong isang digital backup bilang katibayan ng anumang mga komunikasyon sa negosyo na mayroon ka.
Hakbang 9. I-save ang template na ito upang magamit mo ito muli
Kailan man kailangan mong lumikha ng isang memo na may isang kakaibang paksa, palitan ang impormasyon dito ng paksa ng memo na nais mong ipadala. Bilang karagdagan sa pag-save ng oras, maaari kang lumikha ng mga memo sa isang pare-parehong format upang mukhang propesyonal sila. Sa ganoong paraan, ang mga mambabasa ay magbibigay ng higit na pansin at basahin nang mabuti ang memo na iyong ipinadala.
Mga Tip
- Huwag magbigay ng masyadong maraming mga kadahilanan. Kailangan mong ipaliwanag kung bakit dapat gawin ang ilang mga pagkilos, ngunit huwag labis na gawin ito.
- Ang paliwanag / impormasyong nakasulat sa memo ay dapat ipakita nang maikli.
Kaugnay na artikulo
- Paano Sumulat ng Memo sa Negosyo
- Paano Sumulat ng Liham
- Paano Maayos na Makikipag-usap
- Paano Sumulat ng Liham ng Isang Mambabasa
