Ang Memorandum ay isang uri ng dokumento na ginamit para sa panloob na komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado ng kumpanya. Ang memo ay isang nasubok na aspeto ng oras sa mundo ng negosyo na, kapag nakasulat nang tama, ay maaaring makatulong na panatilihing dumadaloy ang mga bagay.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagpili ng isang Wika at Format
Hakbang 1. Iwasan ang sobrang kaswal na wika
Sa pangkalahatan, ang wika ng memo ay dapat na malinaw at simple, ngunit propesyonal. Dapat mong iwasan ang kaswal na tono ng pag-uusap sa memo.
- Halimbawa, huwag sumulat ng, “Kumusta kayong lahat! Salamat sa Biyernes huh? Gusto kong pag-usapan ang tungkol sa isang mahalagang usapin sa negosyo."
- Sa halip, dumiretso sa puntong, "Gusto kong magbahagi ng isang ulat sa pag-unlad ng Project Z."
Hakbang 2. Iwasang emosyonal na wika
Dapat mo ring subukan na gumamit ng isang walang tono na tono at maiwasan ang emosyonal na wika. Subukang sabihin ang mga katotohanan at ebidensya upang suportahan ang mga paghahabol.
- Halimbawa, iwasan ang mga paghahabol tulad ng, "Sa palagay ko lahat tayo ay magiging mas maligaya kung pinapayagan kaming magbihis ng kaswal sa Biyernes."
- Sa halip, hanapin ang impormasyon sa pag-aaral tungkol sa kung tumataas ang moralidad kapag pinapayagan ang mga empleyado na pumili ng mga damit, at banggitin ang impormasyong iyon sa memo.
Hakbang 3. Gumamit ng mga parirala sa signal
Kung nais mong banggitin ang mga ebidensya o mapagkukunan, tiyaking gumagamit ka ng wika na nagpapapaalam sa mambabasa sa iyong ginagawa.
Halimbawa, subukan ang pariralang, "Ayon sa aming mga nalaman,…" o "Ang pananaliksik na nakumpleto ng EPA ay nagpapahiwatig na …"
Hakbang 4. Piliin ang naaangkop na modelo at laki ng font
Ang memo ay dapat na madaling basahin. Kaya, iwasan ang paggamit ng maliliit na mga font, ang default na laki ay 11 o 12.
Dapat mo ring pumili ng isang simpleng font, tulad ng Times New Roman. Hindi ito ang oras upang subukan ang "nakakatawa" na mga font tulad ng Comic Sans (maaari kang pagtawanan sa pagpili ng font na ito)
Hakbang 5. Gumamit ng karaniwang mga margin
Ang tipikal na margin para sa isang memo sa negosyo ay 1 pulgada o 2.54 cm, bagaman ang ilang mga programa sa pagproseso ng salita ay naghanda ng mga template ng memo na may bahagyang mas malawak na mga margin (halimbawa, 1.25 pulgada o 3.18 cm).
Hakbang 6. Pumili ng isang solong puwang
Karaniwang hindi gumagamit ng mga doble na puwang ang mga memo sa negosyo. Upang mapanatiling maliit ang pahina ng scrapbook, isaalang-alang ang solong spacing, ngunit magdagdag ng puwang sa pagitan ng mga talata o seksyon.
Kadalasang hindi kinakailangan ang mga indent ng talata
Bahagi 2 ng 3: Paghahanda upang Sumulat ng isang Memo sa Negosyo
Hakbang 1. Magpasya kung ang memo ay kailangang maipadala
Kung kailangan mong magbahagi ng mga mahahalagang usapin sa negosyo sa maraming tao sa iyong koponan, magandang ideya na magpadala ng isang memo. Maaari ring ipadala ang mga memo kahit na nakikipag-usap ka lamang sa isang tao, halimbawa, o nais na magtago ng isang tala ng pagsulat.
- Gayunpaman, sa ilang mga kaso, mas mahusay na direktang makipag-usap sa kinauukulang tao.
- Bilang karagdagan, ang ilang impormasyon ay maaaring maging masyadong sensitibo upang maipadala sa isang memo.
Hakbang 2. Tukuyin ang layunin ng pagsulat ng memo
Ang nilalaman at mga setting ng mga memo ay nag-iiba depende sa layunin. Karamihan sa mga uri ng mga memo ay nakasulat para sa mga sumusunod na kadahilanan:
- Upang magmungkahi ng isang ideya o solusyon. Halimbawa, kung alam mo kung paano lutasin ang isang problema sa mga iskedyul ng obertaym, ang ideya ay maaaring isulat sa isang memo at ipadala sa iyong boss.
- Upang magbigay ng mga order. Halimbawa, ang pagpapadala ng mga memo ay isa ring mahusay na paraan upang magtalaga ng responsibilidad para sa isang kumperensya na hinahatid ng iyong kagawaran.
- Para sa mga ulat. Maaari ka ring magpadala ng mga memo upang ipaalam sa mga kasamahan ang mga kamakailang kaganapan, mag-ulat ng mga pag-update sa isang proyekto, magbigay ng mga ulat sa pag-unlad, o iulat ang mga natuklasan sa pagsisiyasat.
Hakbang 3. Paliitin ang paksa
Maaari kang humawak ng maraming mga proyekto at matuksong magpadala ng mga memo sa mga kasamahan, boss, o kliyente tungkol sa pag-unlad ng mga bagay. Gayunpaman, tandaan na ang mga memo ng negosyo ay dapat na nakatuon sa isang isyu lamang.
Ang mga memo ay dapat na maigsi, malinaw, at madali para sa mga abalang tao upang mabilis na mabasa. Kaya, huwag hayaang balewalain ang mahalagang impormasyon. Tumutulong ang mga naka-focus na memo na matiyak na matatanggap at mauunawaan ang iyong mensahe
Hakbang 4. Isaalang-alang ang madla
Ang nilalaman, istilo at tono ng memo ng negosyo ay natutukoy ng inilaan na madla. Kaya, pag-isipang mabuti kung sino ang tatanggap ng memo.
Halimbawa, ang isang memo sa isang kasamahan tungkol sa pagpaplano ng isang sorpresa para sa isang tao sa opisina ay naiiba mula sa isang memo sa isang superbisor tungkol sa mga resulta ng isang pagsisiyasat na iyong ginagawa sa loob ng maraming buwan
Bahagi 3 ng 3: Pagbubuo ng isang Memo sa Negosyo
Hakbang 1. Lagyan ng label ito
Maraming uri ng sulat sa negosyo. Ang karaniwang paraan para sa mga memo ay tahasang label ang dokumento.
- Halimbawa, isulat ang "Memo" o "Memorandum" sa tuktok ng pahina.
- Ang posisyon ay maaaring nakasentro o naiwang nakahanay. Para sa inspirasyon, suriin ang mga memo ng negosyo na natanggap mo, at kopyahin ang format.
Hakbang 2. Sumulat ng isang pamagat
Ang unang bahagi ng memo ay dapat isama ang mga mahahalagang puntos. Ang detalyadong impormasyon tungkol sa bawat bahagi ay ilalarawan sa susunod na hakbang.
- SA: isulat ang mga pangalan at pamagat ng mga taong nakatanggap ng memo.
- MULA: magsulat ng buong pangalan at pamagat.
- PETSA: isulat ang buong at tumpak na petsa, huwag kalimutan ang taon.
- PAKSA: sumulat ng isang maikli at tiyak na paglalarawan ng mga nilalaman ng memo.
- Tandaan na ang paksa ay karaniwang ipinahiwatig ng alinman sa "Re:" o "RE:" (parehong paninindigan patungkol).
Hakbang 3. Maingat na piliin ang listahan ng tatanggap
Tiyaking isinasama mo ang bawat isa na nangangailangan ng impormasyon o mga pagpapaunlad. Limitahan ang pamamahagi ng mga memo sa mga taong kailangang malaman.
- Matalino sa negosyo, hindi matalino na magpadala ng mga memo sa lahat sa tanggapan kung iilan lamang ang nag-aalala o nasangkot.
- Ang mga tao ay mapuspos ng maraming mga memo, at maaaring may posibilidad na huwag pansinin o skim lamang sa pamamagitan ng hindi nauugnay na mga memo.
Hakbang 4. Gumamit ng mga tamang pangalan at pamagat at pamagat para sa mga tao sa listahan ng tatanggap
Kahit na pamilyar ka at ang iyong boss sa araw-araw, mas mahusay na gawing pormal ang nakasulat na sulat. Halimbawa, marahil ay binabati mo lamang ang pangalan ng iyong boss kapag nagkita ka sa hallway ng opisina, ngunit para sa mga memo, batiin mo siya kay "Ginang Riana" o "Dr. Riana ".
Tandaan na ang impormasyong iyong isinulat ay inilaan para sa lahat sa listahan ng tatanggap. Kaya, isulat ang buong pangalan at pamagat
Hakbang 5. Alamin ang pamagat ng taong iyong tinutugunan sa panlabas na memo
Kung nagpapadala ka ng isang memo sa isang tao sa labas ng opisina, mahalagang tukuyin ang tamang pagbati. Maglaan ng oras upang hanapin ang profile na pinag-uusapan, ang personal na impormasyon ay karaniwang inilalarawan sa website ng kanilang kumpanya.
- Halimbawa, duda ka kung ang degree ay isang PhD. Kung oo, sa pangkalahatan ang tamang pagbati ay si Dr. X
- Ano ang posisyon niya? Ang deputy director ba o ang dean? Kung gayon, tiyaking banggitin mo ito sa memo.
Hakbang 6. Maingat na isulat ang paksa
Tiyaking ang paksa ay maikli, malinaw, at hindi masyadong pangkalahatan.
- Halimbawa, ang paksa ng "Bagong Negosyo" ay mukhang malabo, at kung may naghahanap ng file sa mga linggo o araw nang maaga, maaaring mahihirapan silang magpasya kung alin sa iyong mga memo ang.
- Ang isang mas mahusay na paksa ay magiging isang bagay tulad nito, "Ulat sa Pag-unlad ng Pagsisiyasat ng Pagsisiyasat ng Customer Base".
Hakbang 7. Pag-isipang laktawan ang pagbati
Malaya kang pumili kung nais mong simulan ang mensahe sa isang pagbati, tulad ng “Mahal. Ginang Wardani”o“Mahal. Mga kasamahan. Gayunpaman, tandaan na ang mga pagbati ay hindi inaasahan sa isang memo ng negosyo.
Ang memo ay isang mabilis at mahusay na paraan ng paghahatid ng mahalagang impormasyon, at malinaw na alam ng madla kung sino ang tumanggap at nagpadala ng memo
Hakbang 8. Bumuo ng panimula
Ipaliwanag ang iyong layunin sa pagsulat at pagpapadala ng memo.
Halimbawa, "Ipinaaalam ko sa iyo ito na …". Ang pagpapakilala ay dapat magbigay ng isang buod ng mga nilalaman ng memo
Hakbang 9. Panatilihing maikli ang pagpapakilala
Hindi kailangang ibigay ang lahat ng mga detalye at / o katibayan sa unang seksyon.
Ang ilang mga pangungusap o isang maikling talata ay sapat na
Hakbang 10. Tukuyin ang mga setting ng memo body
Matapos ang pagpapakilala, ang isang memo sa negosyo ay karaniwang may kasamang dalawa hanggang apat na karagdagang mga talata bago ang pagtatapos. Ang nilalaman at mga setting ay nakasalalay sa paksa.
Halimbawa, maaari kang ayusin ang impormasyon sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan. O, kung naglalarawan ka ng isang proseso, hatiin ang katawan ng memo upang tumugma sa mga yugto ng proseso
Hakbang 11. Magpasya kung nais mong isama ang mga subtitle
Ang mga memo sa negosyo ay dapat na binubuo ng mga malinaw na seksyon. Kadalasan ang mga memo sa negosyo ay malinaw na nahahati upang ang tatanggap ay maaaring mabasa at madaling matunaw ang impormasyon. Matutulungan mo silang maunawaan ang mga puntos ng bala sa pamamagitan ng paglalagay ng label sa mga subseksyon.
Hakbang 12. Sumulat ng isang tukoy na subtitle
Tiyaking ang pokus ng bawat subseksyon ay malinaw sa tatanggap.
Halimbawa, isama ang mga sumusunod na subseksyon kapag nagsusulat ng isang memo tungkol sa isang nakaplanong paglipat ng tanggapan: "Bagong Lokasyon para sa Aming Punong Opisina", "Mahalagang Mga Direksyon para sa Mga Pantustos sa Opisina", at "Iskedyul ng Pagkumpleto ng Paglipat ng Opisina"
Hakbang 13. Isama ang paksang pangungusap sa pangunahing talata
Ang unang pangungusap ng bawat subseksyon o talata ay dapat ihatid ang pangunahing punto ng seksyon.
Ang bawat talata o seksyon ng memo ay dapat na nakatuon sa isang ideya lamang
Hakbang 14. Isaalang-alang ang paggamit ng mga puntos ng bala
Kung nais mong i-highlight ang mahahalagang puntos, ang mga puntos ng bala o listahan ay maaaring maging napaka kapaki-pakinabang. Hinihikayat ng format na ito ang mga mambabasa na bigyang pansin ang mga mahahalagang puntos at tinutulungan silang magbasa ng mga memo nang mas mabilis at mahusay.
Hakbang 15. Panatilihing maikli ang memo
Pangkalahatan, ang mga memo sa negosyo ay hindi hihigit sa isa hanggang dalawang pahina.
Ang karaniwang limitasyon ng pahina na ito ay karaniwang para sa mga solong-spaced na dokumento nang walang labis na mga linya sa pagitan ng mga seksyon
Hakbang 16. Magpasya kung kailangan mo ng isang talata sa buod
Sa pangkalahatan, ang mga memo ay hindi nangangailangan ng isang buod, lalo na kung ang mga ito ay mas mababa sa isang pahina ang haba.
Gayunpaman, kung ang impormasyong inilarawan ay kumplikado, o kung ang memo ay mas mahaba kaysa sa normal, kapaki-pakinabang na magkaroon ng isang buod ng mga pangunahing punto
Hakbang 17. Magpasok ng isang seksyon na nagtatapos o talata
Kahit na hindi mo kailangan ng isang memo ng buod, dapat mo pa ring wakasan ito sa isang pangwakas na pangungusap. Isipin ang sumusunod:
- Ano ang pangunahing mensahe ng memo? Nais mo bang may gawin ang tatanggap? Kailangan ba nilang tumugon nang hindi lalampas sa anumang naibigay na araw? Kung oo, malinaw na sabihin.
- Kung walang kinakailangang aksyon, magsama ng isang simpleng pangungusap na pangwakas, tulad ng "Masisiyahan akong talakayin pa" o "Mangyaring makipag-ugnay sa akin sa anumang mga problema o katanungan".
Hakbang 18. Pag-sign kung nais mo
Pangkalahatan hindi na kailangang magdagdag ng isang pangalan o lagda sa dulo ng memo. Gayunpaman, tandaan na ito ay pinakaligtas na sundin ang iba pang mga halimbawa ng mga memo sa iyong larangan.
- Kung ang iba pang mga pormal na nagtatapos (hal., "Taos-puso, Dr. Sari), sundin ang halimbawa.
- Bagaman hindi ito nangangailangan ng isang lagda, maaaring kailangan mong isama ang iyong mga inisyal sa dulo ng dokumento.
Hakbang 19. Sabihin kung mayroong anumang mga kalakip
Kung ang memo ay may kasamang mga kalakip din, tulad ng mga talahanayan, grap, o ulat, siguraduhing nabanggit mo ang mga kalakip sa dulo ng memo. Halimbawa, "Nakalakip: Talahanayan 1".
- Dapat mo ring sanggunian ang kalakip sa katawan ng memo.
- Halimbawa, upang maalala ang pag-abiso sa mga empleyado ng isang napipintong paglipat ng tanggapan, maaari kang sumulat ng impormasyon tulad ng sumusunod, "Nilayon naming kumpletuhin ang gumagalaw na proseso sa pagtatapos ng quarter na ito. Tingnan ang kalakip na Talahanayan 1 para sa isang mas detalyadong iskedyul."
Hakbang 20. Basahin muli ang maingat na nakasulat na memo
Bago ipadala, basahin muli at iwasto. Tiyaking tama ang balarila ng pangungusap, na walang maling pagbaybay o paggamit ng mga bantas, at madaling maunawaan ang nilalaman.
- Isaalang-alang ang pagpapaliban sa paghahatid pagkatapos ng unang pagwawasto kung ang isyu ay hindi isang isyu. Kung binasa mo ulit ang memo isang oras o dalawa pa, maaari kang makahanap ng mga pagkakamali na sa una ay hindi napansin.
- Kung ang memo ay naglalaman ng sensitibong impormasyon, suriin ang mga patakaran ng kumpanya upang makita kung sino ang maaaring suriin ang memo para sa iyo at magbigay ng pangwakas na pag-apruba ng nilalaman nito.
