Ang mga nakasulat na patakaran at pamamaraan ay binabalangkas ang mga alituntunin, alituntunin, pokus, at alituntunin ng samahan. Pangkalahatan, ang mga patakaran at pamamaraan ay kasama sa mga manwal na nilikha para sa mga empleyado. Kung paano sumulat ng mga patakaran at pamamaraan ng negosyo ay nakasalalay sa mga layunin ng kumpanya mismo.
Hakbang
Bahagi 1 ng 5: Balangkas Mga Layunin sa Negosyo
Hakbang 1. Gumawa ng isang listahan ng mga layunin
Bilang isang manager o may-ari ng negosyo, alam mo ang mga layunin ng kumpanya. Isaalang-alang ang mga bagay tulad ng mga layunin sa pagbebenta, mga layunin ng empleyado at pamamahala, at ang posisyon sa negosyo na inaasahan mong maging sa susunod na ilang taon.
- Subukang magtakda ng mga layunin na hindi lamang tukoy, ngunit maaabot din at nagkakahalaga ng pagsisikap. Halimbawa, magtakda ng mga layunin sa pananalapi na maaabot, at magtakda ng mga layunin para sa pagganap ng empleyado na maaaring makamit sa pamamagitan ng pagsunod sa mga patakaran at pamamaraan na iyong itatakda.
- Kapag naitakda mo na ang iyong mga layunin, tiyaking handa ka nang gumawa bilang isang may-ari ng negosyo o manager. Ang pagtatakda ng mga layunin ay isang mahalagang unang hakbang sa pagbuo ng mga patakaran at pamamaraan. Pagkatapos, walang gaanong kahalagahan ang sumunod.
Hakbang 2. Isulat ang isang listahan ng mga trabaho at pamamaraan
Isipin ang tungkol sa pang-araw-araw na mga kaganapan at gawain sa iyong negosyo. Isulat ang bawat trabaho na dapat makumpleto araw-araw upang maayos ang pagpapatakbo ng negosyo.
Isaalang-alang ang sumusunod: Anong mga gawain ang nangangailangan ng pormal na paglalarawan o direksyon? Anong mga pamamaraan ang dapat na isinasagawa nang pare-pareho sa parehong paraan? Sa halip na ituon ang manu-manong gawain na hindi nangangailangan ng maraming tagubilin, ituon ang pansin sa mas malalaking gawain
Hakbang 3. Ilista ang mga posibleng problema at solusyon
Ginagawa ang mga patakaran upang matiyak na ang lahat ay tumatakbo nang maayos at ang mga empleyado at tagapamahala ay may mga pamantayan sa pagganap. Isipin ang mga problemang maaaring lumitaw sa kawalan ng isang patakaran. Sa ganoong paraan, maiisip mo ang mga patakarang kailangan mo.
Kapag nag-iisip tungkol sa isang potensyal na problema, hanapin ang isang mabilis na pangkalahatang ideya ng kung paano malutas o ayusin ang problema. Mag-isip tungkol sa mga isyu sa paligid ng mga pang-araw-araw na aktibidad ng negosyo, tulad ng pananalapi, pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado at customer, at pag-uugali at pag-uugali ng empleyado
Bahagi 2 ng 5: Pagsulat ng Mga Patakaran sa Negosyo
Hakbang 1. Ilista ang mga kategorya ng patakaran
Matapos isaalang-alang ang iba't ibang mga posibleng isyu na kailangang malutas sa patakaran, pag-isipan ang mga kategorya ng bawat isa. Halimbawa, gumamit ng mga kategorya tulad ng kaligtasan, pag-iiskedyul, pag-uugali, pagbabayad, mga benepisyo, bakasyon o pag-iwan, at diskriminasyon.
Mamaya kapag pinagsasama ang manwal, ang mga patakaran na pinaghiwalay na sa mga kategorya ay makakatulong sa iyo na ayusin ang manu-manong at mga seksyon nito. Tinutulungan ka rin ng mga kategorya na magpasya kung ano ang pinakamahalaga, at maaaring masira ang mga ito nang mas detalyado
Hakbang 2. Gamitin ang format ng balangkas upang masira ang iba't ibang mga patakaran sa ilalim ng bawat kategorya
Hinahayaan ka ng template na maghukay ng mas malalim sa mga aspeto ng bawat patakaran o kategorya, at magdagdag ng mga termino at pagtutukoy habang sumasama ka. Gumamit ng mga numero upang pag-uri-uriin ang bawat seksyon o kategorya.
Magsimula sa isang maikling balangkas. Pagkatapos, pagkatapos isulat ang lahat ng mga paunang ideya, maaari kang bumalik sa balangkas at magdagdag o magpalawak habang nagbabago ka
Hakbang 3. Mag-isip ng naaangkop na mga kahihinatnan para sa mga paglabag sa patakaran
Pinapayagan ng mga patakaran na gumana nang maayos ang mga negosyo, at nagsisilbi ring pamantayan na dapat sundin ng mga empleyado at pamamahala. Nagsisilbi ring patakaran ang mga patakaran na binabalangkas kung paano tugunan ang mga isyu sa patakaran o mga paglabag. Lalo na mahalaga ito kung kailan at kung kinakailangan ng aksyon upang malutas ang isyu.
Kapag nakasulat sa mga opisyal na dokumento, maaaring sakupin ng mga patakaran ang ligal na mga karapatan at obligasyon ng mga empleyado at ng kumpanya. Kasama sa patakaran ang impormasyon tungkol sa mga karapatan sa trabaho para sa mga taong may kapansanan, buwis, at pagbabawal sa diskriminasyon at panliligalig sa lugar ng trabaho. Tiyaking ipinasok mo ang impormasyon alinsunod sa naaangkop na batas
Hakbang 4. Magtatag ng isang malinaw na patakaran sa pagpapaalis
Kung kailangan mong palayasin ang isang empleyado dahil sa paglabag sa isang patakaran, ang nakasulat na patakaran na ito ang magsisilbing ebidensya kung naniniwala ang empleyado na siya ay hindi makatarungang pinaputok. Tiyaking inilaan mo ang isang seksyon sa pagtalakay sa mga patakaran para sa pagpapaalis.
Dapat ka ring lumikha ng isang patakaran sa pagkuha. Halimbawa, ang mga pagsusuri sa background bago ang isang kandidato ay tinanggap, o isang panahon ng probationary pagkatapos na magrekrut ng isang empleyado at bago siya maging isang permanenteng empleyado. Tiyaking lumikha at nagbabalangkas ka ng mga malinaw na term
Hakbang 5. Gumamit ng malinaw na aktibong wika
Isulat nang malinaw ang lahat ng mga patakaran sa paraang hindi sila naiintindihan o naiintindihan. Kung mayroong ibang interpretasyon, isaalang-alang ang muling pagsulat nito sa ibang wika.
Halimbawa, huwag sumulat, "Ang karagdagang karamdaman ay maaaring ibigay sa ilalim ng ilang mga pangyayari." Sa halip, isulat ang "Ang karagdagang karamdaman ay inaprubahan lamang sa malinaw na pahintulot ng tagapamahala na may tungkulin."
Bahagi 3 ng 5: Mga Pamamaraan sa Pagsulat
Hakbang 1. Tukuyin kung anong mga trabaho ang nangangailangan ng detalyadong mga pamamaraan
Hindi lahat ng mga trabaho o insidente ay nangangailangan ng detalyadong mga tagubilin. Unahin ang mga gawain o pamamaraan na kailangang gawin nang tuloy-tuloy, tulad ng payroll o pag-iiskedyul.
Kapag nagpapasya kung anong mga pamamaraan ang nangangailangan ng detalye, isaalang-alang ang mga sumusunod na katanungan: Mahaba o kumplikado ang pamamaraan? Ano ang mga kahihinatnan kung mayroong isang error sa pagpapatupad? Mayroon bang kamakailang mga mahahalagang pagbabago na ipinatupad? Kailangan ba ng pamamaraang ito ang mahalaga o malawak na mga dokumento? Ang mga empleyado ba ay madalas na nalilito sa pamamaraan?
Hakbang 2. Ipunin ang impormasyong kinakailangan para sa bawat pamamaraan
Bago ilarawan ang pamamaraan, kailangan mong malaman ang lahat ng mga hakbang at ang kanilang mga aspeto. Isaalang-alang ang mga katanungan ng empleyado na lumitaw, at anumang mga problema na maaaring nakaranas mo.
Kahit na mayroon ka ng lahat ng impormasyon, kakailanganin mo ring manatili sa mga pangunahing kaalaman ng pamamaraan mismo. Isipin kung ano ang kailangang maunawaan ng mga mambabasa o empleyado at isagawa ang pamamaraan
Hakbang 3. Gamitin ang lahat ng impormasyon upang sumulat ng isang malinaw na pamamaraan
Gamitin ang aktibong wika. Subukang iwasan ang mahaba at kalabisan ng mga salita. Tiyaking hindi ka gumagamit ng wika na mahirap maunawaan, kasama ang jargon na maaaring hindi alam ng mga empleyado.
Halimbawa, sa halip na magsulat, "Ang mga kawaning natanggap ng mga resibo ng payroll ay dapat itago sa file na pampinansyal," gamitin ang sumusunod na wika, "Pagpapanatiling napunit na mga resibo ng payroll sa file na pampinansyal."
Bahagi 4 ng 5: Pag-unawa sa Legalidad
Hakbang 1. Magpasok ng isang seksyon sa patakaran laban sa diskriminasyon
Ang lahat ng mga may-ari ng negosyo ay dapat sumunod sa mga patakaran laban sa diskriminasyon na itinakda ng gobyerno. Tiyaking nagsasama ka ng impormasyon tungkol sa patakaran kasama ang mga inaasahan na sumusunod ang lahat ng mga empleyado.
Ang impormasyon sa pantay na mga oportunidad sa pagtatrabaho ay dapat ding isama sa patakaran, pati na rin ang batas sa karapatang magtrabaho para sa mga taong may kapansanan at ang patakaran sa panliligalig
Hakbang 2. Tiyaking ligal ang iyong patakaran
Dapat mong tiyakin na ang lahat ng mga patakaran na nakalista ay patas at alinsunod sa batas. Maraming mapagkukunan na maaari mong gamitin upang malaman kung ang iyong patakaran ay naaayon sa naaangkop na batas.
Maaari ka ring humingi ng ligal na payo upang pag-aralan ang mga patakaran na iyong na-draft bago ilapat ang mga ito sa mga empleyado. Bilang isang may-ari ng negosyo, ang pagkakaroon ng isang ligal na tagapayo maaari kang kumunsulta sa isang regular na batayan ay lubos na kapaki-pakinabang
Hakbang 3. Hilingin sa mga empleyado na pirmahan ang mga draft na patakaran at pamamaraan
Ang mga bagong empleyado ay dapat hilingin na sumang-ayon at pirmahan ang patakaran at mga dokumento ng pamamaraan, at bibigyan ng isang kopya para sa sanggunian. Bilang karagdagan, ang anumang mga pagbabago ay dapat na muling nilagdaan ng lahat ng mga empleyado. Ito ay upang matiyak na silang lahat ay nakasalalay sa patakaran kung magkakaroon ng anumang ligal na aksyon na gagawin ng parehong partido sa hinaharap.
Ang mga menor de edad ay hindi maaaring ligal na makapasok sa mga kontrata. Kung kukuha ka ng mga empleyado na wala pang 18 taong gulang, siguraduhing mayroon silang nakasulat na pahintulot mula sa isang tagapag-alaga na pumasok sa isang kontrata dahil maaaring ligal na kanselahin ng magulang o tagapag-alaga ang kontrata
Bahagi 5 ng 5: Pagbuo ng Manwal
Hakbang 1. Ayusin ang impormasyon sa isang lohikal na pagkakasunud-sunod
Magsimula sa mas malaking mga puntos, pagkatapos ay sundin ang mas maliit. Halimbawa, sa halip na magsimula sa kategorya ng kabayaran, simulan ang manu-manong sa proseso ng pagkuha o kategorya ng pagiging karapat-dapat.
- Isaalang-alang ang pagbubukas ng isang manu-manong may isang paglalarawan ng mga layunin ng kumpanya na naitala mo nang mas maaga. Sumulat ng isang malinaw, pinag-isang talata o dalawa na nagbubuod ng manwal, kung ano ang maaaring asahan ng mga empleyado mula sa kumpanya, at kung ano ang inaasahan ng kumpanya mula sa mga empleyado.
- Gamitin ang balangkas upang lumikha ng mga subcategory sa manu-manong. Gumawa ng isang talaan ng mga nilalaman kapag tapos ka na upang ang bawat piraso ng impormasyon ay madaling makita.
Hakbang 2. Gumamit ng isang larawan, tsart, o diagram
Mayroong mga tao na mas visual kaya ang mga diagram, tsart, o larawan sa manwal ay makakatulong sa iba't ibang uri ng mga empleyado na maunawaan ang mga konsepto. Maaaring gawing simple ng mga imahe ang mga pamamaraan at patakaran.
Halimbawa, maaari kang lumikha ng isang tsart o talahanayan na naglilista ng iba't ibang mga pamagat at kanilang mga tungkulin. Maaari mo ring gamitin ang isang talahanayan ng mga katanungan at sagot na maaaring magamit ng mga empleyado bilang isang sanggunian kung kinakailangan
Hakbang 3. Magbigay ng mga manwal para sa lahat ng mga empleyado upang madaling ma-access
Sa isip, ang mga bagong empleyado ay tumatanggap ng isang kopya ng manwal kapag tinanggap, at ang mga lumang empleyado ay tumatanggap ng isang bagong kopya kapag mayroong isang pagbabago. Isaalang-alang ang pag-sign ng lahat ng mga empleyado ng isang kontrata na nagsasaad na nauunawaan nila ang lahat ng mga puntong nakabalangkas sa manu-manong, at sumasang-ayon dito.
