Ang Standard Operating Procedure (SOP) ay isang dokumento na binubuo ng impormasyon sa mga hakbang upang maisakatuparan ang isang gawain. Ang isang mayroon nang SOP ay maaaring kailanganin lamang na mabago at ma-update, o maaaring ikaw ay nasa isang senaryo kung saan kailangan mong magsulat mula sa simula. Ito ay maaaring mukhang isang pulutong ng trabaho, ngunit ito ay talagang isang napaka, napaka, "napaka" nakakapagod na listahan. Tingnan ang Hakbang 1 upang makapagsimula.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Paglikha ng Iyong SOP Format
Hakbang 1. Piliin ang iyong format
Walang tama o mali sa pagsulat ng mga SOP. Gayunpaman, ang iyong kumpanya ay maaaring may isang bilang ng mga SOP na maaari mong tingnan bilang isang gabay para sa pag-format, na binabalangkas ang ginustong paraan ng pagsasagawa ng isang gawain. Kung ito ang iyong kaso, gumamit ng isang mayroon nang SOP bilang isang template. Kung hindi iyon ang kaso, mayroon kang maraming mga pagpipilian:
- Simpleng format ng mga hakbang. Ito ay para sa isang pangkaraniwang pamamaraan na maikli, maraming mga posibleng kinalabasan, at diretso sa punto. Bukod sa kinakailangang mga alituntunin sa dokumentasyon at kaligtasan, ang dokumentong ito ay isang listahan lamang ng mga simpleng pangungusap na naglalaman ng mga order ng pagpapatupad para sa mambabasa.
- Format ng sunud-sunod na hakbang. Karaniwan ito para sa mahabang pamamaraan - mga pamamaraang higit sa sampung hakbang, na kinasasangkutan ng ilang pagpapasya, paglilinaw at terminolohiya. Ang listahang ito sa pangkalahatan ang pangunahing mga hakbang na may mga sub-hakbang sa isang partikular na pagkakasunud-sunod.
- Format ng Flowchart. Kung ang pamamaraan ay mas katulad ng isang mapa na may walang katapusang posibleng mga kinalabasan, ang isang flowchart ay maaaring maging iyong pinakamahusay na mapagpipilian. Ito ang format na dapat mong piliin kung ang mga resulta ay hindi palaging mahuhulaan.
Hakbang 2. Isaalang-alang ang iyong mga mambabasa
Mayroong tatlong pangunahing mga kadahilanan upang isaalang-alang bago isulat ang iyong SOP:
- Ang dating kaalaman ng iyong mga mambabasa. Pamilyar ba sila sa iyong samahan at mga pamamaraan? Alam ba nila ang terminolohiya? Ang iyong wika ay kailangang tumugma sa kaalaman at pamumuhunan ng mambabasa.
- Mga kasanayan sa wika ng iyong mambabasa. May pagkakataon bang ang mga taong hindi nakakaintindi sa iyong wika ay "magbasa" ng iyong SOP? Kung posible ito, magandang ideya na magsama ng mga larawan at diagram na may mga caption.
- Ang iyong pagbabasa. Kung maraming tao ang nagbabasa ng iyong SOP nang sabay-sabay (bawat isa ay may iba't ibang papel), kailangan mong i-format ang dokumento tulad ng isang pag-uusap sa isang dula: Ginagawa ng gumagamit 1 ang pagkilos, sinusundan ng gumagamit 2, at iba pa. Sa ganitong paraan, makikita ng bawat mambabasa kung paano sila naging isang mahalagang bahagi ng isang maayos na tumatakbo na engine ng negosyo.
Hakbang 3. Isaalang-alang ang iyong kaalaman
Ang kahulihan ay: Ikaw ba ang tamang tao na sumulat nito? Alam mo ba kung ano ang kasangkot sa prosesong ito? Mayroon bang posibilidad na magkamali? Paano ito ligtas? Kung hindi, baka mas mahusay kang ibigay ito sa iba. Ang mga hindi magandang nakasulat na SOP - o kahit na hindi tumpak - ay hindi lamang magbabawas ng pagiging produktibo at maaaring humantong sa pagkabigo sa organisasyon, ngunit maaari din silang maging hindi ligtas at magkaroon ng negatibong epekto sa lahat mula sa iyong koponan hanggang sa kapaligiran. Sa madaling salita, hindi ito isang peligro na dapat mong gawin.
Kung ito ay isang proyekto na ibinigay sa iyo at sa palagay mo kailangan mong (o obligado) upang makumpleto ito, huwag kang mahiya tungkol sa pagtatanong sa mga nakakumpleto ng pang-araw-araw na pamamaraan para sa tulong. Ang pagsasagawa ng mga panayam ay isang pangkaraniwang bahagi ng proseso ng paglikha ng SOP
Hakbang 4. Magpasya sa pagitan ng maikli o mahabang SOPs
Kung nagsusulat ka o nag-a-update ng isang SOP para sa isang pangkat ng mga indibidwal na pamilyar sa mga protokol, terminolohiya atbp, at makikinabang mula sa isang maikli, maigsi na SOP na higit pa sa isang checklist, maaari mo itong isulat sa pinaikling form.
Bukod sa mga pangunahing layunin at nauugnay na impormasyon (petsa, may-akda, numero ng ID, atbp.), Ito ay isang maikling listahan lamang ng mga hakbang. Kung ang mga detalye o paglilinaw ay hindi kinakailangan, narito kung paano mo ito gawin
Hakbang 5. Alalahanin ang layunin ng iyong SOP
Ang malinaw ay mayroon kang mga pamamaraan sa iyong samahan na paulit-ulit na paulit-ulit. Ngunit mayroong isang tiyak na dahilan kung bakit kapaki-pakinabang ang SOP na ito? Dapat bang magkaroon ng isang diin sa kaligtasan? Mga hakbang sa pagsunod? Ginagamit ba ang SOP na ito para sa pagsasanay o sa mga pang-araw-araw na gawain? Narito ang ilang mga kadahilanan kung bakit ang iyong mga SOP ay mahalaga sa tagumpay ng iyong koponan:
- Upang matiyak na natutugunan ang mga pamantayan sa pagsunod
- Upang ma-maximize ang mga kinakailangan sa paggawa
- Upang matiyak na ang pamamaraan ay walang masamang impluwensya sa kapaligiran
- Upang matiyak ang kaligtasan
- Upang matiyak na ang lahat ay umaayon sa iskedyul
- Upang maiwasan ang pagkabigo sa paggawa
-
Upang magamit bilang isang dokumento ng pagsasanay
Kung alam mo kung ano ang kailangang bigyang-diin ng iyong SOP, mas madaling mabuo ang iyong pagsusulat sa paligid ng mga puntong iyon. Madali din itong makita kung gaano kahalaga ang iyong SOP
Bahagi 2 ng 3: Pagsulat ng iyong SOP
Hakbang 1. Takpan ang kinakailangang materyal
Sa pangkalahatan, ang mga teknikal na SOP ay binubuo ng apat na elemento na "hiwalay" mula sa pamamaraan mismo:
- Pahina ng titulo. Kasama dito ang 1) ang pamagat ng pamamaraan, 2) ang numero ng pagkakakilanlan ng SOP, 3) ang petsa kung kailan ito inisyu o binago, 4) ang pangalan ng ahensya / dibisyon / sangay kung saan inilapat ang SOP, at 5) ang pirma ng mga naghanda at nag-apruba sa SOP. Ang seksyon na ito ay maaaring gumamit ng anumang format, hangga't malinaw ang naihatid na impormasyon.
- listahan ng mga nilalaman. Kailangan lamang ito kung ang iyong SOP ay sapat na mahaba, para sa madaling sanggunian. Ang mahahanap mo rito ay isang simpleng pamantayang balangkas.
- Pagtiyak sa Kalidad / Pagkontrol sa Kalidad. Ang isang pamamaraan ay hindi magandang pamamaraan kung hindi ito masuri. Ihanda ang mga kinakailangang materyal at detalye upang masiguro ng mga mambabasa na nakukuha nila ang mga resulta na nais nila. Ang materyal na ito ay maaaring magsama ng iba pang mga dokumento, tulad ng mga sample ng pagsusuri sa pagganap.
-
Sanggunian. Siguraduhing isulat ang lahat ng ginamit na sanggunian o mahalaga. Kung gumagamit ka ng iba pang mga sanggunian sa SOP, tiyaking ilakip ang kinakailangang impormasyon sa apendiks.
Ang iyong samahan ay maaaring magkaroon ng ibang protocol kaysa sa SOP na ito. Kung mayroong isang nakaraang SOP na maaari mong gamitin, huwag pansinin ang istrakturang ito at sundin ang pamamaraang nagawa
Hakbang 2. Para sa mismong pamamaraan, tiyaking isinasama mo ang mga sumusunod:
- Saklaw at aplikasyon. Sa madaling salita, inilalarawan nito ang layunin ng proseso, mga limitasyon nito, at kung paano ginagamit ang proseso. Sumasaklaw sa mga pamantayan, kinakailangang pagkontrol, tungkulin at responsibilidad, pati na rin mga input at output.
-
Pamamaraan at pamamaraan.
Ang kabuluhan ng bagay - ilista ang mga hakbang nang detalyado na mahalaga, kasama ang kagamitan na kinakailangan. Isama ang sunud-sunod na mga pamamaraan at mga kadahilanan sa paggawa ng desisyon. Sabihin ang "presupposition" at posibleng pagkagambala o pagsasaalang-alang sa kaligtasan.
- Paglilinaw ng terminolohiya. Ipaliwanag ang mga pagpapaikli, pagpapaikli, at lahat ng mga parirala na hindi karaniwang mga termino.
- Babala sa kalusugan at kaligtasan. Upang maisulat sa isang hiwalay na seksyon at kasama ang mga hakbang kapag nangyari ang isang problema. Huwag laktawan ang seksyong ito.
-
Kagamitan at kagamitan.
Kumpletuhin ang listahan ng mga bagay na kailangan at kailan at saan makakahanap ng kagamitan, pamantayan sa kagamitan, atbp.
-
Mga babala at pagkagambala. Talaga, ang bahagi ng pag-troubleshoot. Ilista ang mga posibleng problema na maaaring mangyari, kung ano ang dapat abangan, at kung ano ang maaaring makaapekto sa perpektong panghuling produkto.
- Bigyan ang bawat isa sa mga paksang ito ng sariling seksyon (karaniwang ipinahiwatig ng mga numero o titik) upang ang iyong SOP ay hindi naglalaman ng nakalilito na mahabang pangungusap at para sa madaling sanggunian.
- Hindi ito isang kumpletong listahan, ngunit isang maliit na bahagi lamang ng mga hakbang sa pamamaraan. Maaaring banggitin ng iyong samahan ang iba pang mga aspeto na kailangan ng pansin.
Hakbang 3. Panatilihing maikli ang iyong pagsulat at madaling basahin
Malamang na ang iyong mga mambabasa ay hindi pinili na basahin ang SOP na ito para masaya. Gugustuhin mong panatilihing maikli at malinaw ang dokumentong ito - kung hindi man ay lilipat ang kanilang atensyon at makikita nila ang nakakatakot at mahirap maunawaan ang dokumento. Sa pangkalahatan, panatilihing maikli ang iyong mga pangungusap hangga't maaari.
- Narito ang isang hindi magandang halimbawa: Tiyaking linisin mo ang lahat ng alikabok mula sa air outlet bago simulang gamitin ito.
- Ang isang mabuting halimbawa ay ang mga sumusunod: Alisin ang lahat ng alikabok mula sa air outlet bago gamitin.
- Sa pangkalahatan, huwag gamitin ang salitang "ikaw." Ang salitang ito ay dapat na ipahiwatig. Magsalita sa isang aktibong boses at simulan ang iyong mga pangungusap gamit ang mga pandiwa ng utos.
Hakbang 4. Kung kinakailangan, pakikipanayam ang mga opisyal na kasangkot sa proseso ng pagkumpleto ng isang gawain
Ang huling bagay na nais mong gawin ay sumulat ng isang ganap na hindi tumpak na SOP. Pinapahamak mo ang kaligtasan, pagiging epektibo, ng kanilang oras ng koponan, at ipinapaliwanag mo ang proseso nang hindi nararapat na pagsasaalang-alang - isang bagay na maaaring masaktan ang iyong mga kasamahan sa koponan. Kung kinakailangan, magtanong! Gusto mong isulat ang eksaktong pamamaraan, syempre.
Maaari kang magtanong ng iba't ibang mga mapagkukunan kung hindi mo alam, upang masakop ang lahat ng mga tungkulin at responsibilidad. Ang isang miyembro ng koponan ay hindi maaaring sumunod sa karaniwang mga pamamaraan sa pagpapatakbo o ang ibang miyembro ay maaaring kasangkot lamang sa bahagi ng pamamaraan
Hakbang 5. Hatiin ang mahabang teksto sa mga diagram at flowchart
Kung nagsasama ka ng isang tukoy na hakbang o dalawa na kinakatakot ka, lumikha ng isang tsart o diagram upang gawing mas madali para sa mga mambabasa. Gagawin nitong mas madali ang dokumento na basahin at bigyan ng pause ang isip pagkatapos subukang unawain ang lahat. Bilang karagdagan, ang iyong mga dokumento ay magiging mas kumpleto at mahusay na nakasulat.
Huwag magsama ng mga tsart o diagram para lamang mapalakas ang iyong SOP; gawin lamang ito kung kinakailangan o kung sinusubukan mong tulay ang hadlang sa wika
Hakbang 6. Siguraduhin na ang bawat pahina ay mayroong isang notasyong kontrol ng dokumento
Ang iyong SOP ay malamang na isa sa marami - samakatuwid, ang iyong samahan ay marahil ay may ilang uri ng malaking database na inilalagay ang mga katalogo sa lahat ng may isang tukoy na sistema ng sanggunian. Ang iyong SOP ay bahagi ng sistemang ito ng sanggunian, at samakatuwid ay nangangailangan ng isang tiyak na uri ng code upang matagpuan. Dito mo mahahanap ang kapaki-pakinabang na notasyon.
Ang bawat pahina ay dapat magkaroon ng isang maikling pamagat o numero ng ID, numero ng rebisyon, petsa, at "pahina # ng #" sa kanang sulok sa itaas (sa karamihan ng mga format). Maaaring kailanganin mo ang isang talababa (o isulat ang notasyon sa itaas sa isang talababa), depende sa mga kagustuhan ng iyong samahan
Bahagi 3 ng 3: Pagtiyak sa Tagumpay at Kawastuhan
Hakbang 1. Subukan ang pamamaraan
Kung hindi mo nais na subukan ang iyong pamamaraan, marahil ay hindi mo ito nasulat nang maayos. May isang taong may limitadong kaalaman sa proseso (o isang kinatawan ng pangkalahatang mambabasa) na gamitin ang iyong SOP upang gabayan sila. Anu-anong mga problema ang kanilang naranasan? Kung gayon, lutasin ang isyu at gawin ang mga kinakailangang pag-aayos.
- Mahusay na subukan ang maraming tao sa iyong SOP. Ang iba't ibang mga indibidwal ay makakaranas ng iba't ibang mga problema, pinapayagan ang iba't ibang mga uri ng mga tugon (na inaasahang magiging kapaki-pakinabang)
- Siguraduhin na subukan ang pamamaraan sa isang tao na hindi pa nagagawa ang pamamaraan dati. Ang bawat isa na mayroong naunang kaalaman ay umaasa sa kanilang kaalaman upang maisagawa ang mga hakbang sa gawain at hindi sa pamamagitan ng iyong SOP, kaya't ang iyong layunin ay hindi nakakamit.
Hakbang 2. Suriin ang iyong SOP ng mga taong nagsasagawa ng pamamaraan
Sa huli, ang opinyon ng iyong boss tungkol sa SOP ay hindi talaga mahalaga. Ang SOP na ito ay mahalaga para sa mga talagang gumagawa ng kaugnay na gawain. Kaya bago mo ipadala ang SOP sa boss, ipakita ang trabaho sa mga taong gagawa (o nagawa) ang kaugnay na gawain. Ano ang palagay nila?
Ang pagsasangkot sa kanila at pagpaparamdam sa kanila na bahagi ng proseso ay gagawing mas malamang na tanggapin nila ang iyong mga SOP. At maaari silang magkaroon ng ilang magagandang ideya
Hakbang 3. Ipasuri sa iyong tagapayo at koponan ng Quality Assurance ang SOP
Kapag binigyan ka ng koponan ng berdeng ilaw, ipadala ito sa iyong tagapayo. Ang input na ibinibigay nila sa aktwal na nilalaman ay maaaring mas kaunti, ngunit sasabihin nila sa iyo kung natutugunan ng iyong SOP ang mga kinakailangan sa format, kung may napalampas ka, pati na rin ang protocol para sa gawing pormal ang SOP at ipasok ito sa system.
- Idirekta ang mga SOP para sa pag-apruba gamit ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento upang matiyak ang isang pag-audit sa mga pag-apruba na iyon. Ang prosesong ito ay maaaring magkakaiba mula sa isang samahan patungo sa isa pa. Talaga, nais mong matugunan ng mga bagay ang mga alituntunin at patakaran.
- Kinakailangan ang pinahintulutang pirma bagaman ang karamihan sa mga samahan ngayon ay hindi alintana ang pagtanggap ng mga elektronikong lagda.
Hakbang 4. Kapag naaprubahan, simulang ipatupad ang iyong SOP
Maaari itong pormal na pagsasanay para sa pinag-uusapang empleyado (pagsasanay sa silid-aralan, pagsasanay na nakabatay sa computer, atbp.) O maaari itong sabihin na ang iyong papel na SOP ay nakasabit sa banyo. Anuman ito, ikalat ang iyong trabaho! Pinagsikapan mo upang makamit ito. Oras na upang makakuha ng mga papuri!
Siguraduhin na ang iyong mga SOP ay nananatiling napapanahon. Kung ang SOP na ito ay wala nang petsa, i-update ito, kumuha ng mga pag-update na muling naaprubahan at naitala, pagkatapos ay ipamahagi muli ang SOP kung kinakailangan. Ang kaligtasan, pagiging produktibo at tagumpay ng iyong koponan ay nakasalalay sa mga SOP na ito
Mga Tip
- Tandaan na isangkot ang mga stakeholder sa lahat ng oras, upang ang dokumentadong proseso ay ang aktwal na proseso.
- Suriin ang kalinawan. Tiyaking walang dobleng interpretasyon. Ipakita ang pamamaraan sa isang taong hindi pamilyar sa proseso at hilingin sa kanila na sabihin kung ano ang iniisip nila tungkol sa pamamaraan; Baka magulat ka.
- Gumamit ng mga flowchart at representasyon ng imahe upang malinaw na makita ng mga mambabasa ang proseso.
- Gumamit ng simpleng Indonesian upang ipaliwanag ang mga hakbang.
- Hilingin sa mga tao na suriin ang iyong dokumento bago makakuha ng pag-apruba.
- Tiyaking naitala ang kasaysayan ng dokumento para sa bawat pagbabago ng bersyon.
