Ang pagsasama ng mail ay isang karaniwang pag-andar sa mga programa sa Office upang magkasya sa isang dokumento para sa maraming tatanggap. Maaari mong ayusin at pagsamahin ang lahat ng uri ng mga dokumento, kabilang ang mga sobre, label, form na sulat, email, fax at may bilang na mga kupon. Basahin ang mga hakbang sa ibaba upang malaman kung paano gamitin ang pagsasama ng Mail sa isang computer.
Hakbang
Paraan 1 ng 3: Paghahanda
Hakbang 1. Bumuo ng isang file ng data
Ang data ay maaaring mga file ng spreadsheet (worksheet), mga file ng database, o kahit mga dokumento ng teksto sa isang naaangkop na format. Ang mga file ng worksheet ang pinaka madalas na ginagamit; Ipinapalagay ng gabay na ito na gumagamit ka ng isang worksheet.
-
Dapat isama ng data ng file ang lahat ng impormasyon na magbabago sa bawat kopya. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang form letter, isasama sa file ang mga pangalan at posibleng ang mga address ng lahat ng mga taong nais mong isulat.
Magpasok ng isang impormasyon sa bawat cell sa linya, upang ang bawat uri ng impormasyon (unang pangalan, apelyido, marangal, at iba pa) ay nasa sarili nitong haligi
-
Lumikha ng makatuwirang mga pangalan ng haligi. Binabasa ng pagsasama ng mail ang data sa bawat haligi, at ipinapalagay na ang unang entry sa bawat haligi ng impormasyon ay ang karaniwang pangalan para sa uri ng impormasyon, kaya gumamit ng isang pangalan na may katuturan.
Halimbawa, simulan ang larangan ng unang pangalan sa pamamagitan ng pag-type ng "unang pangalan," pagkatapos ay isulat ang lahat ng mga unang pangalan sa ibaba nito. Kapag hiniling sa iyo na magpasok ng isang haligi ng data sa isang liham, makikita mo ang "unang pangalan" bilang isang pagpipilian at agad na maaalala kung ano ang nasa haligi na iyon
- Ang mga gumagamit ng Microsoft Office na gumagamit ng Outlook bilang isang paraan ng pagpapadala ng email ay maaaring gumamit ng Outlook address book bilang isang file ng data, kung nais nila.
Hakbang 2. I-save ang file ng data
I-save ang file upang madali mong makita ito. Bigyan ito ng isang pangalan na magiging madali para sa iyo upang matandaan.
Hakbang 3. Isulat ang iyong pangunahing dokumento
Magsasama ang dokumentong ito ng impormasyon dito. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang form letter, ang pangunahing dokumento ay ang liham. Ang bawat item na mailalagay na pinagsama ang mga nilalaman (tulad ng pangalan) ay kasalukuyang naiwang blangko.
Paraan 2 ng 3: Pagsamahin ang Mail sa MS Office
Hakbang 1. Buksan ang pane ng gawain ng pagsasama ng Mail
Mula sa pangunahing dokumento, i-click ang pane upang buksan ito. Kung hindi mo ito nakikita, pumunta sa menu ng Mga tool at piliin ang Pagsamahin sa mail mula sa listahan.
Hakbang 2. Sagutin ang mga katanungang tinanong ng MS Office
Ang tampok na pagsasama sa Mail sa Office ay may kasamang maraming mga hakbang na idinisenyo upang gawing mas madali para sa iyo na pagsamahin ang mga file nang mas matalino at tumpak.
- Magsimula sa pamamagitan ng pagpili ng uri ng dokumento na iyong sinusulat. Mag-click sa alinmang naaangkop, pagkatapos ay i-click ang Susunod.
- Piliin ang panimulang dokumento na nais mong gamitin. Kung susundin mo ang mga hakbang na ito, maaari mong piliin ang gamitin ang dokumentong ito. Mag-click sa Susunod.
Hakbang 3. Piliin ang mga file na isasama
Ito ang file ng data na nilikha mo nang mas maaga. Piliin ang naaangkop na pindutan ng radyo at pagkatapos ay i-click ang Susunod upang hanapin ang file at i-link ito sa pangunahing dokumento.
Kung nais mong gamitin ang address book ng Outlook, i-click ang opsyong iyon
Hakbang 4. Piliin kung anong data ang gagamitin
Pinapayagan ka ng Opisina na pumili o alisin ang pagkakapili ng mga hilera ng impormasyon na nais mo. Maaari mong piliin ang mga item ng impormasyon sa file ng data na nais mong pagsamahin sa pangunahing dokumento, upang ang data file ay magiging mas kapaki-pakinabang sa paglaon kung gagamitin mo ito para sa iba't ibang mga bagay. Kapag nasiyahan, i-click ang Susunod.
Maaaring mapagsunod-sunod ang data sa pamamagitan ng pag-click sa mga heading ng haligi sa bawat haligi. Maaari itong maging kapaki-pakinabang kung nais mong mabilis na maghanap sa pamamagitan ng maraming impormasyon
Hakbang 5. Ipasok ang mga patlang ng data
Sa susunod na pahina ng pane ng gawain, sasabihan ka na magsulat ng isang dokumento kung hindi mo pa nagagawa ito, at bibigyan ng iba't ibang mga pagpipilian para sa pagpasok ng data mula sa file sa dokumento.
-
Magpasok ng isang haligi ng data sa pamamagitan ng paglalagay ng cursor sa haligi ng data na iyon, at pagkatapos ay pag-click sa naaangkop na pindutan sa taskbar upang maipasok ito doon.
Maaari mong tanggalin ang maling lugar o dobleng mga patlang ng data sa pamamagitan ng pagpindot sa Delete key, tulad ng mga regular na titik o numero
-
Ang mga preset na pagpipilian ay bahagyang magbabago depende sa uri ng dokumento na iyong pipiliin. Ginagawa ng pinakamahusay ang Opisina upang punan ang naaangkop na impormasyon mula sa iyong ibinibigay na data. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang sulat sa form ng negosyo, maaari kang makakita ng isang pagpipilian upang magsingit ng isang bloke ng address na kasama ang una at apelyido at ang buong address ng bawat tatanggap na maayos na nakaayos sa maraming mga linya.
- Ang ilang mga preset na pagpipilian ay magbubukas ng karagdagang mga bintana para sa iyo upang punan ang naaangkop na impormasyon. Ang lahat ay higit pa o hindi gaanong prangko at madaling maunawaan.
- Kung gagamitin mo ang mga preset na pagpipilian at hindi mahanap ang naaangkop na impormasyon, i-click ang pindutan ng Mga Patlang na Tugma upang tukuyin ang iyong sariling pangalan ng haligi ng data na tumutugma sa default na pangalan. Halimbawa, maaari mong tukuyin ang kategorya na "Apelyido" sa isang data file upang mapunan ang data na "Huling Pangalan" sa address block.
- Upang magamit ang iyong sariling haligi, mag-click sa higit pang mga pagpipilian. Makikita mo ang mga pangalang ibinigay mo sa bawat haligi at sa halip ay magagamit mo ito.
Hakbang 6. Suriin ang mail
Hindi ipapakita ng pagsasama ng mail ang tukoy na impormasyon sa mga patlang na inilalapat mo sa pangunahing dokumento hanggang sa mai-print mo ito, ngunit nag-aalok ang Office ng isang pagpapaandar ng preview na nagbibigay-daan sa iyo upang suriin at tiyakin na ang lilitaw na impormasyon ay tumutugma sa mga haligi na gusto mo ang dokumento. Mangyaring gamitin ang mga ito hanggang sa nasiyahan ka sa ipinakitang order.
Hakbang 7. Kumpletuhin ang pagsasama
Ang huling screen ng pane ng gawain ng pagsasama ng mail ay ipaalam sa iyo na ang lahat ay maayos, at handa nang i-print ang iyong dokumento. Ang bawat hanay ng impormasyon ay lilitaw sa bawat naka-print na dokumento, at ang programa ay mag-print ng maraming mga kopya ng impormasyon na itinakda bilang mayroong.
Kung nais mong i-edit ang iyong sarili ang mga tukoy na titik, magagawa mo rin ito mula sa screen ng taskbar na ito sa pamamagitan ng pag-click muna sa "i-edit ang mga indibidwal na titik"
Paraan 3 ng 3: Pagsamahin ang Mail sa OpenOffice.org
Hakbang 1. Lumikha ng isang database
Hakbang 2. Ipasok ang mga patlang ng data
Nai-link mo na ngayon ang iyong impormasyon sa isang database na maaaring maunawaan ng OpenOffice.org, at ang paggamit ng database upang pagsamahin ang mail ay madali hangga't alam mo kung saan hahanapin.
- Mula sa Insert menu, piliin ang mga patlang, pagkatapos iba pa… mula sa submenu. Bilang kahalili, maaari mong pindutin ang Ctrl + F2.
- Sa lilitaw na window, i-click ang tab na Database.
-
I-click ang Browse button sa kanang ibaba ng window at hanapin ang database file na iyong nilikha.
Kapag napili, lilitaw ang database sa isang listahan na may pamagat na pagpipilian ng database sa kanang bahagi ng window
- Mula sa listahan ng mga uri sa kaliwang bahagi ng window, piliin ang mga patlang ng pagsasama ng mail.
- I-click ang "+" sa tabi ng iyong database, at isang file ng worksheet ang lilitaw sa ibaba nito. I-click ang "+" sa tabi niya, at makikita mo ang pangalan ng haligi ng data na napili mo noong nilikha mo ang worksheet.
-
Piliin kung aling haligi ng data ang nais mong ipasok, pagkatapos ay i-click ang Ipasok upang ilagay ang haligi ng data sa pangunahing dokumento.
- Tandaan na ilagay ang cursor kung saan mo nais na ipasok ang haligi ng data bago i-click ang Ipasok, kung hindi man ay kailangan mong ilipat ito sa tamang posisyon.
- Tulad din sa Opisina, ang mga patlang ng teksto ay itinuturing na mga alphanumeric character sa pangunahing dokumento. Maaari mong ilipat ito gamit ang space bar at tanggalin ito gamit ang Delete key.
Hakbang 3. Kumpletuhin ang pagsasama
Suriin ang bawat pagkakalagay ng haligi ng data. Kapag tapos na, i-print ang iyong pangunahing dokumento. I-print ng pagsasama ang isang kopya para sa bawat hanay ng mga entry sa file na pinagsama sa dokumento.
Mga Tip
- Ang mga programa sa pagpoproseso ng salita ay karaniwang may mga template na maaari mong gamitin upang likhain ang pangunahing dokumento.
- Siguraduhin na paghiwalayin ang mga haligi sa mga pinaka tiyak na keyword. Halimbawa, maaari kang gumamit ng mga palayaw (G., Ginang, Miss), unang pangalan at apelyido para sa mga pangalan. Gumamit ng tatlong magkakahiwalay na haligi para sa pangalan na may isang uri ng haligi ng data sa bawat haligi.
