Karamihan sa mga magulang ay kailangang makipag-ugnay sa guro ng kanilang anak nang hindi bababa sa isang beses sa isang taon ng pag-aaral para sa iba't ibang mga kadahilanan, mula sa paghingi ng bakasyon dahil sa sakit, o kahit na talakayin ang mga problema ng anak. Karamihan sa mga guro ay gumagamit ng email, na ginagawang mas madali at mabilis ang proseso ng pagsulat, ngunit maaari ka ring magsulat ng mga titik o tala. Gamit ang tamang liham o email, maaari kang magtatag ng bukas at malakas na komunikasyon sa guro ng iyong anak.
Hakbang
Paraan 1 ng 2: Pagpapadala ng isang Email
Hakbang 1. Malaman kung kailan magpapadala ng isang email
Mayroong maraming mga kadahilanan kung bakit maaari mong makipag-ugnay sa guro ng iyong anak, mula sa mga panimula hanggang sa pagtalakay sa mas seryosong mga usapin. Ang mga sumusunod ay ilang mga karaniwang dahilan upang makipag-ugnay sa guro ng iyong anak:
- Ipakilala ang iyong sarili kapag lumipat ka, o kapag ang iyong anak ay nagsimulang mag-aral sa isang bagong paaralan.
- Talakayin ang problema.
- Tanungin ang gawain o pag-unlad ng bata.
- Humiling na magkita.
- Ipaalam sa guro ang isang espesyal na problema, tulad ng mga espesyal na pangangailangan ng bata o mga problema sa pamilya.
- Humingi ng pahintulot kapag ang bata ay wala dahil sa sakit o iba pang mga pangangailangan.
Hakbang 2. Ipunin ang impormasyong kailangan mo upang magsulat ng isang kumpleto at propesyonal na email sa guro
Ang kumpletong impormasyon ay gagawing mas mahusay sa komunikasyon, at ipapakita na iginagalang mo ang guro at seryosohin ang mga isyu na tinalakay.
- Tanungin ang iyong anak sa pangalan ng guro, o tingnan ang pangalan ng guro sa website ng paaralan.
- Maghanda ng mga kopya ng mga kinakailangang dokumento, tulad ng diagnosis ng doktor at mga dokumento sa paglalagay ng bata kung ang iyong anak ay may mga espesyal na pangangailangan.
Hakbang 3. Lumikha ng isang unang draft ng email gamit ang impormasyong iyong nakalap
Pinapayagan ka ng mga draft na ganap na ilarawan ang iyong problema. Kapag tapos ka na, basahin muli ang iyong draft, pagkatapos ay i-edit ito kung kinakailangan.
- Iwasang isulat ang iyong email address sa patlang na "To", upang hindi mo sinasadyang magpadala ng isang draft na email.
- Panatilihing maikli at maikli ang iyong draft hangga't maaari.
- Sumulat ng mga email sa isang personal, magalang, at propesyonal na tono.
- Ipakilala mo ang iyong sarili. Sabihin ang pangalan ng iyong anak, at ipaliwanag kung bakit mo isinulat ang email. Halimbawa, "Mahal na Ginang Jasmin, ang pangalan ko ay Ros, at ako ang magulang nina Upin at Ipin. Sinusulat ko ang liham na ito dahil napagtanto kong nahihirapan si Upin na sundin ang Matematika."
- Gawin ang core ng email na 1-3 talata ang haba, na isinasaad ang problemang nais mong malutas. Maaari mo ring tanungin ang tungkol sa mga paraan upang masuportahan ang iyong anak nang masigla.
- Isara ang email sa pamamagitan ng pagsasabi ng salamat, at isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa karagdagang konsulta. Halimbawa, "Salamat sa iyong pansin. Maaaring makipag-ugnay sa akin ang guro sa pamamagitan ng email o +628123456789. Inaasahan ko na ang problema ni Upin ay malutas kaagad sa tulong mo."
Hakbang 4. Gawin ang email sa isang positibong tala
Kapag sumusulat ng isang draft, panatilihing positibo ang tono ng iyong email hangga't maaari. Maaari kang mabilis na maiirita sa pagharap sa mga problema ng iyong anak, ngunit ang pagpapanatili ng positibo at maagap na tono sa mga email ay maaaring magbukas ng isang bukas at produktibong pakikipag-usap sa guro ng iyong anak.
- Iwasang gumamit ng mapanirang wika sa guro ng iyong anak.
- Gumamit ng mga salitang tulad ng "kunin ito," "makipagtulungan," at "pag-usapan."
- Gumamit ng mga adjective tulad ng "positibo" at "proactive."
- Ikonekta ang mga salita sa mga parirala tulad ng "Ayon kay Upin, nahihirapan siyang matuto ng matematika. Nais naming malaman kung paano baguhin iyon, at kung paano namin matutulungan ang guro na mapabuti ang mga kakayahan ni Upin."
Hakbang 5. Maging matapat sa pagsulat ng mga email
Ang mga bata ay matapat na nilalang, at ang mga kasinungalingan sa iyong liham ay maaaring lumabas sa dila ng iyong sariling anak. Isulat ang email nang matapat hangga't maaari, ngunit panatilihin ang isang propesyonal na tono sa email.
Dumiretso sa gitna ng bagay. Halimbawa, "Kailangan kong magtrabaho sa isang museo, at nais kong dalhin ang aking anak sa pag-aaral. Mayroon bang anumang takdang-aralin na dapat niyang tapusin bago siya bumalik sa paaralan sa Biyernes?"
Hakbang 6. Basahin muli at i-edit ang iyong email
Pagkatapos mong magsulat ng isang magaspang na draft ng email, pag-isipan ang nilalaman at tono ng email, pagkatapos ay i-edit ang email kung kinakailangan. Nagbibigay-daan sa iyo ang pag-edit ng isang email na magdagdag o mag-alis ng katawan ng email, pati na rin makahanap ng mga pagkakamali sa baybay, bantas, at grammar.
- Siguraduhin na ang binagong email ay may isang matapat at maagap na pagbati, katawan ng sulat, at pagsasara.
- Basahin nang malakas ang liham, upang makatulong na makita ang mga pagkakamali o parirala na maaaring tunog ng pagsisi.
- Pag-isipang magpatulong sa tulong ng kapareha, kaibigan, o dalubhasa sa edukasyon na basahin ang iyong liham. Ang taong humihingi ka ng tulong ay maaaring magmungkahi na gawing mas malakas o mas propesyonal ang iyong liham.
Hakbang 7. Matapos mai-edit ang draft, sumulat ng isang mabait at propesyonal na pagsasara ng mensahe at pagbati, upang gawing mas madaling tanggapin ang guro ng iyong anak sa liham
Ang pagsasara ng mga mensahe at magiliw na pagbati ay nagbibigay daan din para sa isang nakabubuti na tugon.
- Sumulat ng mga pagbati sa palayaw ng guro ng iyong anak. Halimbawa, "jasmin ma'am", na sinusundan ng isang kuwit.
- Iwasang gamitin ang unang pangalan ng guro, maliban kung ang guro ay nakilala at inalok na tawagan siya sa kanyang unang pangalan.
- Magsara sa "Pagbati," na sinundan ng isang kuwit. Maaari mo ring isulat na "Inaasahan namin na ang sulat na ito ay nakakuha ng iyong pansin ma'am, salamat", upang asahan ang isang tugon mula sa guro ng iyong anak.
- Ilahad ang iyong pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay.
Hakbang 8. Maglakip ng naaangkop na dokumentasyon, nakasalalay sa iyong email, para sa sanggunian sa guro ng iyong anak
Ang mga sanggunian ay makakatulong sa guro ng iyong anak na maunawaan ang iyong problema.
Maghanda ng isang sangguniang file sa isang madaling buksan na format
Hakbang 9. Isulat ang email address ng guro upang maipadala ang email
Suriin ang website ng paaralan ng iyong anak upang matiyak na ang email address ay wasto.
- I-email ang iba pang mga interesadong partido, tulad ng mga asawa o iba pang mga awtorisadong guro.
- Pag-isipang isama ang iyong sarili sa BCC upang matiyak na naihatid ang email.
Hakbang 10. I-edit ang huling draft ng email sa pamamagitan ng pagbabasa ng draft nang isa pang beses bago ipadala
Ang pag-edit ay maiiwasang makalimutan ang ilang partikular na impormasyon, o mga pagkakamali sa email.
Hakbang 11. Bigyan ng oras ang guro ng iyong anak na tumugon
Ang mga guro ay abala sa mga nilalang, kaya't maaaring hindi sila laging makatugon o bigyang pansin ang iyong mga email kaagad. Maghintay ng ilang oras bago tawagan ang guro pabalik.
- Isulat ang petsa kung kailangan mo ng mabilis na tugon.
- Ipadala muli ang sulat o email kung ang iyong email ay hindi pa nasasagot pagkalipas ng isang linggo.
Paraan 2 ng 2: Pagpapadala ng Mga Nakasulat na Sulat
Hakbang 1. Malaman kung kailan magpapadala ng isang nakasulat na liham
Ang mga nakasulat na liham ay mas personal kaysa sa mga email, at kinakailangan sa ilang mga kaso. Maaaring gusto mong magpadala ng isang nakasulat na liham kapag:
- To say thanks.
- Ipakilala nang maikli ang iyong sarili.
- Humingi ng pahintulot kapag ang iyong anak ay may sakit o hindi makadalo sa paaralan.
Hakbang 2. Isulat ang titik nang maayos hangga't maaari upang mabasa ng guro ng iyong anak
Tiyaking madaling basahin ang iyong sulat-kamay.
- Kung masama ang iyong pagsusulat, magsulat ng dahan-dahan, upang mas malinaw ang iyong pagsusulat.
- Iwasang magsulat gamit ang mga lapis o panulat na madaling kumupas. Mas mabuti, gumamit ng bolpen.
- Pag-isipang magbalangkas sa isang computer, pagkatapos ay isulat ang iyong sulat sa pamamagitan ng kamay. Pinapayagan ka ng mga draft na mag-isip tungkol sa kung ano ang nais mong isulat nang mas malinaw.
- Kung nais, isulat ang titik sa computer, i-print ito, at pagkatapos ay lagdaan ang liham.
Hakbang 3. Isulat ang iyong liham
Kung pinili mong isulat ang sulat nang manu-mano, sundin ang parehong proseso sa pagsulat ng email sa nakaraang hakbang. Gayunpaman, kung ang bagay na nais mong pag-usapan ay hindi masyadong seryoso, tulad ng isang pasasalamat, hindi mo kailangang magsulat ng isang draft nang maraming beses.
- Gumamit ng mahusay na kagamitan sa pagsulat kung mayroon ka. Ngunit kung hindi, gumamit ng papel na malinis at hindi kulubot.
- Isulat ang petsa sa liham.
- Sumulat ng isang pagbati sa ilalim ng petsa, halimbawa "Miss Jasmin," na sinusundan ng isang kuwit.
- Gumamit ng parehong mga elemento tulad ng mga elemento ng email sa nakaraang hakbang, at tiyaking maikli at maikli ang iyong liham. Halimbawa, "Miss Jasmin, ako si Ros, ang magulang nina Upin at Ipin. Salamat sa pagtulong kay Upin na maunawaan ang Matematika. Pagkatapos ng pag-aaral, madalas niyang tanungin si Ginang Jasmin tungkol sa mga katanungang hindi niya naiintindihan. Kung may maitutulong ako Mas nakakaunawa ang Upin., Mangyaring ipaalam sa akin. Salamat. Ros."
- Lagdaan ang iyong liham, pagkatapos isulat ang iyong pangalan kung kinakailangan.
Hakbang 4. Suriin ang iyong liham bago ipadala ito upang maiwasan ang mga pagkakamali, nawawalang impormasyon, o kupas na tinta at mga hindi mambabasa na bahagi
Isulat muli ang titik kung nakakita ka ng isang nakamamatay na error
Hakbang 5. Ipadala ang liham
Maaari kang magpadala ng isang liham sa maraming paraan, nakasalalay sa pormalidad ng liham o pagkamadalian, halimbawa:
- Sa pamamagitan ng post. Tiyaking banggitin ang pangalan ng guro sa liham, at isama ang address ng paaralan sa iyong liham.
- Ipinadala ko sa aking sarili. Magpadala ng iyong sariling liham sa paaralan. Ihahatid ito ng tauhan ng paaralan sa guro ng iyong anak.
- Sa pamamagitan ng iyong anak. Maaari ka ring mag-iwan ng isang liham sa iyong anak, ngunit maaaring makalimutan niyang ibigay ito. Kung nais mo, maaari mong i-tuck ang sulat sa uniporme ng paaralan ng iyong anak.
