Ang sistema ng pag-iimbak ng file ay isa sa mga mahahalagang aspeto sa pamamahala ng isang maayos na pangangasiwa sa tanggapan. Tukuyin ang pinakamahusay na pag-set up ng system ng file ng pag-file upang ang sinumang may pahintulot na i-access ang dokumento, kung ito man ay ibang tao o iyong sarili, ay madaling mahanap ang dokumento na kailangan mo. Ang isang hindi sapat na sistema ay nagpapahirap sa iyo na hawakan ang mga dokumento dahil madalas itong nakatago o nawala upang ang workbench ay puno ng mga tambak na mga file.
Hakbang
Hakbang 1. Tukuyin ang file imbakan system na nais mong ilapat
Hindi alintana kung aling system ang pipiliin mo, tiyaking alam mo kung saan i-save ang bawat dokumento, halimbawa nakaayos nang naaayon:
- Alpabeto Ang sistemang ito ay pinakamahusay na mailalapat kapag ang pag-iimbak ng file ay ginagawa ng client, pasyente, o pangalan ng customer.
- Paksa o kategorya. Sa pangkalahatan, ang isang file storage system na inayos ayon sa paksa o kategorya ay lubhang kapaki-pakinabang kung pinamamahalaan nang maayos, ngunit maaaring maging lubhang nakalilito kung ang mga dokumento ay hindi maayos na naayos.
- Bilang o sunud-sunod. Ang pagpipiliang ito ay pinakamahusay kung ang dokumento ay naka-serialize o napetsahan, tulad ng isang invoice sa pagbili o resibo ng pagbabayad.
Hakbang 2. Mag-set up ng isang nakabitin na folder sa drawer ng file
Ang folder na nakabitin ay hindi kailangang alisin mula sa drawer dahil nagsisilbing lugar ito upang ilagay ang folder ng karton ng Manila. Ang folder na ito ay isasama sa nakabitin na folder at makuha kung kinakailangan.
Hakbang 3. Pagbukud-bukurin ang mga dokumento sa mga stack ayon sa kategorya
Kapag ang stack ng mga dokumento ay umabot sa 3-4 cm, paghiwalayin ang mga ito sa mga subcategory. Maaaring pagsamahin ang maramihang mga stack ng manipis na mga dokumento at pagkatapos ay tukuyin ang isang bagong pangalan ng kategorya. Pumili ng isang pangalan na ginagawang mas madali para sa iyo upang ayusin ang mga dokumento.
Hakbang 4. Ilagay ang bawat stack sa isang manila karton folder at markahan ito ng malinaw
Para sa isang mas malinis na hitsura, gumamit ng isang folder na nagbibigay ng isang lugar upang magsulat ng mga label sa gitna, sa halip na pumila.
Hakbang 5. Itago ang folder ng manila karton sa nakabitin na folder
Maaari kang gumamit ng isang regular na nakabitin na folder upang mag-imbak ng manipis na mga stack ng mga dokumento. Gayunpaman, para sa pagtatago ng makapal na mga stack ng mga dokumento o mga nahahati sa mga subcategory, gumamit ng isang nakabitin na folder na may isang parisukat na ilalim. Sa kasong ito, ang mga file ay maaaring pinagsunod-sunod ayon sa ninanais, ngunit ang pinaka-madalas na ginagamit na pagkakasunud-sunod ay alpabetikal.
Hakbang 6. Lagyan ng label ang nakabitin na folder alinsunod sa label na nakalista sa folder ng karton ng manila
Ilagay ang plastic label sa kaliwang kaliwa ng folder, maliban kung kailangan mong ipasok ang folder sa file cabinet sa isang patayong posisyon upang ang mga folder ay mailagay sa pagkakasunud-sunod mula kaliwa hanggang kanan, hindi harap sa likod. Sa kasong ito, ilagay ang plastic label sa kanan.
Hakbang 7. Maghanda ng mga nakabitin na folder at ekstrang mga folder ng karton ng manila upang maaari kang magdagdag ng mga folder kung may mga dokumento na hindi maaaring mapangkat sa mga naka-label na folder
Huwag mag-load ng masyadong marami o masyadong kaunting mga dokumento sa folder. Isaalang-alang kung kailangan mong baguhin ang mga label ng folder at muling pag-uri-uriin dahil ang mga dokumento ay kailangang ma-grupo sa mga bagong kategorya.
Hakbang 8. Sa pagtatapos ng taon, alisin ang lahat ng mga folder mula sa file cabinet, lagyan ng label ang mga bagong folder ng karton ng manila alinsunod sa kategorya at ibalik ito sa mga nakabitin na folder
Suriin ang lahat ng mga file upang makita kung may mga dokumento na kailangang pagsamahin sa mga folder na magagamit na at pagkatapos ay i-save ang iba pang mga dokumento bilang mga archive.
Mga Tip
Kung nais mong gumawa ng mga makukulay na label, i-print ang mga ito gamit ang isang computer o gumamit ng ibang pamamaraan upang gawing mas kaakit-akit ang folder. Gayunpaman, kapag kailangan mong gumawa ng mga pagbabago, tulad ng pagdaragdag ng isang bagong folder, maaari kang makaramdam ng pagkalito sapagkat mahirap pumili ng mga kulay o kailangang lagyan ng label ang mga ito sa pamamagitan ng kamay. Kaya, gumamit ng isang simpleng pamamaraan
Babala
- Huwag lumikha ng mga magkakaibang kategorya para sa mga dokumento na hindi maaaring mapangkat sa ilang mga kategorya sapagkat ang pamamaraang ito ay nagpapatuloy sa pagtambak ng mga dokumento.
- Matapos matukoy ang file storage system, ugaliing pamahalaan ang mga dokumento nang regular. Maglaan ng oras upang mai-save ang mga file sa iyong desk araw-araw. Huwag tuksuhin na maglagay ng mga dokumento sa isang malaking basket dahil mabilis na punan ang basket at magiging isang bagong tumpok ng mga file.
