Ngayon, ang email ay isa sa pinakakaraniwang ginagamit na paraan ng komunikasyon, bukod sa mga aplikasyon ng SMS, telepono, at instant na pagmemensahe. Ang pagpapadala ng email ay naging isang pangkaraniwang aktibidad, kaya maraming tao ang nakakalimutan kung paano sumulat ng isang mahusay na email. Ang isang mahusay na email ay nagpapakita ng propesyonalismo at katapatan sa mensaheng ipinaparating nito, samakatuwid, dapat mong malaman kung paano mag-format ng isang mensahe sa email.
Hakbang
Hakbang 1. Isulat ang paksa ng email
Ang paksa ng mensahe ng email ay nagsisilbing isang maikling buod ng nilalaman ng mensahe. Ang paksa ng iyong email ay dapat na tama sa target upang mabigyan nito ang tatanggap ng isang ideya ng nilalaman ng email sa ilang mga salita lamang.
- Halimbawa, kung nagpapadala ka ng isang email na nauugnay sa negosyo, huwag itong gawing isang mahabang paksa na may labis na detalye, tulad ng "Mahal ko ang iyong sasakyan. Isang magandang asul, magandang gulong din."
- Ipaliwanag kung ano ang ibig mong sabihin sa pamamagitan ng pagpapadala ng email sa isang paksa, tulad ng "Interesado sa pagbili ng isang asul na sedan."
Hakbang 2. Gumamit ng wastong pagbati
Huwag simulan kaagad ang email sa nais mong sabihin. Gumamit ng mga pangkalahatang pagbati tulad ng "Magandang umaga / hapon," o "Pagbati." Tiyak na ayaw mong mabomba ka ng mga tanong ng mga taong hindi mo kilala, hindi ba? Sa gayon, nalalapat din ang parehong pag-uugali sa email.
Upang gawing mas personal ang pagbati, isama ang apelyido ng tatanggap sa pagbati
Hakbang 3. Isulat ang katawan ng mensahe
Nakasalalay sa uri at tatanggap ng mensahe, maaari mong isulat ang mensahe ayon sa gusto mo.
- Kung nagsusulat ka ng isang email sa isang taong malapit mong kilala, maaari mong isulat ang email sa isang personal na tono. Gayunpaman, kung nagsusulat ka ng isang email sa negosyo, subukang gamitin ang pinaka-propesyonal na wikang posible.
- Dapat mo ring bigyang-pansin ang format ng mensahe. Huwag gumamit ng isang uri, laki, at pag-format na mahirap basahin, at iwasan ang mga malalaking titik. Sa cyberspace, ang mga malalaking titik ay nangangahulugang galit.
Hakbang 4. Magsama ng isang pangwakas na pagbati - huwag lamang tapusin ang email
Ang isang pagsasara sa pagbati tulad ng "Pagbati" o ibang angkop na pagbati ay maaaring magamit.
Dapat kang pumili ng isang pagsasara sa pagbati na tumutugma sa iyong email. Tiyak na ayaw mong isulat ang "Pagbati" sa pagtatapos ng isang email sa negosyo dahil magiging bastos iyon, tama ba?
Hakbang 5. Magdagdag ng lagda
Kahit na kasama sa iyong email address ang iyong pangalan sa bawat email na ipinadala mo, inirerekumenda naming gumamit ka ng lagda sa anumang email na iyong ipinadala. Maaari kang gumamit ng payak na teksto o mga imahe (tulad ng mga logo, tatak atbp) sa iyong lagda.
Gamitin ang opsyong "Lagda" sa web email client o service provider na ginamit mo upang likhain ang lagda
Mga Tip
- Bukod sa pag-format ng iyong email, dapat mo ring gamitin ang isang naaangkop na email address. Ang pag-email sa iyong kaibigan sa pagkabata sa pamamagitan ng "[email protected]" ay maaaring maging okay, ngunit hindi mo dapat gamitin ang email na iyon upang magpadala ng mga email sa negosyo sa iyong boss.
- Gumamit ng mahusay na pag-uugali sa internet kapag nagsusulat ng mga email. Huwag magpadala ng mga spam email o mensahe sa hindi kilalang mga contact.
- I-double check ang iyong email bago magpadala upang maiwasan ang pagpapadala ng maraming mga mensahe sa parehong tatanggap. Kung magpapadala ka ng maraming mga email, ang iyong mga mensahe ay maaaring minarkahan bilang Spam.
