Ang mga katrabaho ay hindi darating kung inanyayahan sa isang pagpupulong nang walang malinaw na layunin. Kung ikaw ang namamahala sa pagtatakda ng agenda para sa pagpupulong, iwasan ito sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga paksang tatalakayin sa pagpupulong at sa tagal ng oras na aabutin upang masakop ang bawat paksa. Sa pamamagitan ng pagpaplano at pagpapatupad nito sa abot ng iyong makakaya, makakamit mo ang mas mahusay na mga resulta at ang iyong mga kalahok sa pagpupulong ay hindi makaramdam na pinahina ng nawalang oras.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Paghahanda
Hakbang 1. Humingi ng impormasyon sa mga kasamahan
Ang mga kalahok sa pagpupulong ay makakaramdam ng higit na kasangkot kung sila ay kasangkot sa pagtatakda ng agenda ng pagpupulong. Hilingin sa kanila na imungkahi ang isang paksang nais nilang talakayin at pagkatapos ay ilagay ito sa agenda.
- Magpadala ng isang email o makipagkita sa isang katrabaho na anyayahan ng ilang araw bago ang pulong.
- Gawin ang hakbang na ito nang hindi bababa sa 6-7 araw nang maaga upang mayroon pa silang oras na magbigay. Tiyaking ang agenda ng pagpupulong ay panghuli 3-4 araw bago ang petsa ng pagpupulong.
Hakbang 2. Tukuyin ang pangunahing layunin o maraming layunin na makakamit
Siguraduhin na ang pagpupulong ay gaganapin sa isang tiyak na layunin, halimbawa upang magpasya, magbahagi ng impormasyon, gumawa ng mga plano sa trabaho, o mag-ulat tungkol sa pag-usad ng pagkumpleto ng mga gawain. Hindi mo kailangang magsagawa ng pagpupulong kung wala kang layunin.
Ang mga pagpupulong ay maaaring gaganapin para sa maraming mga layunin, halimbawa upang mag-ulat tungkol sa pag-unlad ng trabaho bilang batayan sa paggawa ng mga pangmatagalang desisyon
Hakbang 3. Ituon ang mga paksa na nakakaapekto sa maraming tao
Ang mga paksang may sapat na talakayan na kinasasangkutan ng 2 tao, ay hindi dapat isama sa agenda. Maglaan ng oras upang makahanap ng mga solusyon na nangangailangan ng paglahok ng maraming tao.
- Halimbawa, magsagawa ng magkakahiwalay na pagpupulong (sa labas ng pagpupulong) kung nais mong pag-usapan ng isang katrabaho ang isang bagong takdang-aralin.
- Kung mayroong ka ng pagpupulong upang talakayin ang isang problema na malulutas lamang ng ilang tao, ang mga kalahok sa pagpupulong na hindi kasangkot sa pagtalakay sa paksa ay dapat na manatiling gumagana. Pinaparamdam nito na nabigo sila dahil nasayang ang oras ng kanilang trabaho. Samakatuwid, samantalahin ang opurtunidad na ito hangga't maaari dahil ang pagdaraos ng isang pulong na nagsasangkot sa maraming tao ay hindi madali.
Hakbang 4. Ayusin ang agenda ng pagpupulong sa pamamagitan ng pili na pagtukoy ng mga paksang nais mong talakayin
Unahin ang mga mahahalagang paksa na kailangang talakayin sa pagpupulong dahil hindi mo mailalagay ang lahat ng mga paksa sa agenda.
- Halimbawa, baka gusto mong ilista ang "negosasyon sa deadline ng proyekto", "mga presentasyon sa ulat sa pag-usad", "mga bagong plano sa proyekto", at "mga mungkahi." Dahil sa paghihigpit sa oras, hindi mo isinama ang sesyon ng brainstorming sa agenda ng pagpupulong.
- Isaalang-alang kung kailangan mong magsagawa ng pagpupulong kasama ang maraming tao upang talakayin ang pangunahing agenda bilang paghahanda para sa plenary meeting.
Hakbang 5. Ilista muna ang pinakamahalagang mga paksa
Kapag nagpaplano ng isang pagpupulong, magandang patakaran na ilagay ang pinakamahalagang mga paksa sa simula ng pagpupulong. Sa ganitong paraan, ang lahat ng mga kalahok ay maaaring talakayin ang mahahalagang paksa habang ang kanilang mga isip ay malinaw at malusog sa katawan kapag nagsimula ang pagpupulong.
- Halimbawa, iskedyul ang "paggawa ng desisyon" pagkatapos ay "pag-uulat ng ulat sa pag-usad" (maliban kung kinakailangan ng isang ulat sa pag-usad para sa paggawa ng desisyon).
- Bilang karagdagan, ang pinakamahalagang mga paksa ay tinalakay sakaling ang pulong ay kailangang magtapos ng maaga o ang ilang mga kasali sa pagpupulong ay kailangang umalis sa pagpupulong bago matapos ang pagpupulong.
Hakbang 6. Tantyahin kung gaano katagal bago ma-cover ang bawat paksa
Habang hindi ka nakakatiyak kung gaano katagal bago ma-cover ang bawat paksa, gumawa ng isang pagtatantya. Isaalang-alang kung gaano katagal ang pagpupulong at kung ilang paksa ang sasaklawin. Maglaan ng mas maraming oras sa pinakamahalagang mga paksa.
- Halimbawa, maglaan ng 30 minuto para sa pag-uulat ng pag-unlad, 10 minuto para sa talakayan, at 10 minuto para sa pagtatakda ng mga bagong deadline.
- Kadalasan, ang mga agenda sa pagpupulong ay hindi maaaring makumpleto dahil walang paglalaan ng oras para sa bawat paksa. Gumawa ng isang paghahati ng oras bago maganap ang pagpupulong upang matiyak na ang lahat ng mga paksa sa agenda ay maaaring talakayin hanggang sa matapos.
- Isaalang-alang ang bilang ng mga inanyayahang kalahok sa pagpupulong kapag nagkakalkula ng labis na oras. Kung ang pagpupulong ay dadaluhan ng 15 katao at maglaan ka ng 15 minuto para sa bawat paksa, nangangahulugan ito na ang bawat tao ay nakakakuha ng humigit-kumulang na 1 minuto ng oras ng pagsasalita bawat paksa. Bagaman hindi lahat ay nagsalita, ang oras na inilaan ay masyadong maikli.
Bahagi 2 ng 3: Paghahanda ng Agenda ng Pagpupulong
Hakbang 1. Isulat ang pamagat ng agenda ng pagpupulong
Gamitin ang pamagat ng agenda ng pagpupulong upang ipaalam sa mambabasa na binabasa niya ang agenda na naglalaman ng paksang tatalakayin. Matapos matukoy ang pamagat, ilagay ito sa tuktok ng blangko na dokumento. Pumili ng pamagat na simple at prangka.
- Mga halimbawa ng pamagat ng agenda ng pagpupulong: "July Agenda: Talakayin ang Mga Bagong Ideya sa Proyekto" o "Agosto 2018 Agenda: Pagpapalawak ng Takdang Panahon ng Proyekto".
- I-type ang agenda ng pagpupulong gamit ang isang font ng negosyo, tulad ng Times New Roman o Calibri.
Hakbang 2. Maglaan ng oras upang batiin at pasalamatan ang mga kalahok sa pagdalo sa pulong
Samantalahin ang pagkakataong ito upang kamustahin ang mga kalahok. Sa oras na ito, ikaw o ibang tagapangulo ng pagpupulong ay maaaring buksan ang pagpupulong at ipaliwanag ang mga pangunahing paksang tatalakayin.
- Kung marami sa mga kalahok sa pagpupulong ay hindi magkakilala, maglaan ng oras upang magaan ang pakiramdam.
- Kung nais mong ayusin ang isang agenda sa pagpupulong para sa isang mahalagang pagpupulong, tulad ng isang pagpupulong, ang oras na kinakailangan upang buksan ang pagpupulong ay karaniwang mas mahaba. Para sa mga regular na pagpupulong sa opisina, ang sesyon ng pagbubukas ay karaniwang tumatagal lamang ng ilang minuto.
- Payagan ang oras upang asahan ang mga pagbabago sa agenda kapag nagsimula ang pagpupulong.
Hakbang 3. Magsama ng isang agenda sa pagpupulong sa anyo ng mga katanungan upang pukawin ang pag-usisa ng mga kalahok
Nagtataka sila kung bumubuo ka ng isang agenda sa pagpupulong sa ilang mga salita lamang. Ang mga katanungan ay nagawang isiwalat ang konteksto na tatalakayin upang ang mga kalahok sa pagpupulong ay may pagkakataong isipin ito nang maaga bago ang pagpupulong.
- Halimbawa, sa halip na isulat ang "Pagtalakay sa Mga deadline sa Proyekto," isama ang, "Kailangan bang palawakin ang mga deadline ng proyekto habang tumataas ang demand?"
- Kung kinakailangan, magbigay ng isang maikling paliwanag sa ilalim ng tanong.
Hakbang 4. Ilista ang tinatayang oras sa tabi ng bawat paksa
Habang ang mga pagtatantya ng oras ay maaaring wala sa agenda, ang impormasyong ito ay tumutulong sa mga katrabaho na maghanda o humiling ng karagdagang oras kung kinakailangan.
Mayroon pa silang oras upang paikliin ang ulat na isusumite ayon sa itinakdang oras
Hakbang 5. Maghanda ng daloy ng talakayan para sa bawat paksa sa agenda
Ang daloy ng talakayan ay isang pamamaraan sa pagtalakay sa bawat paksa. Halimbawa, kapag tinatalakay ang pagpapalawak ng isang deadline ng proyekto, tatalakayin ng bawat isa alinsunod sa isang paunang natukoy na daloy. Sa gayon, ang lahat ng mga kalahok sa pagpupulong ay magkakaroon ng parehong pananaw.
Halimbawa, tatalakayin sa pagpupulong ang pagpapalawak ng deadline ng proyekto upang matugunan ang pagtaas ng pangangailangan. Para doon, maghanda ng daloy ng talakayan na binubuo ng "10 minuto upang talakayin ang pag-usad ng trabaho hanggang ngayon; 15 minuto upang magpasya kung paano madagdagan ang pagiging produktibo; 10 minuto upang isaalang-alang ang positibo at negatibong mga aspeto; 5 minuto upang magpasya kung ang haba ng takdang oras ay pinalawak o" hindi
Hakbang 6. Magpasya kung sino ang mamumuno sa talakayan ng bawat paksa
Ilagay ang kanyang pangalan sa tabi ng paksa upang maihanda niya ang kanyang sarili. Kumpirmahin ang gawaing ito sa pinag-uusapan na ilang araw bago ang pagpupulong at ilagay ito sa agenda.
Kung ikaw ang mamumuno sa pagpupulong mula simula hanggang katapusan, ilista ito sa ilalim ng heading ng agenda ng pulong
Hakbang 7. Maglaan ng oras kung may mga panauhing tagapagsalita sa pagpupulong
Kung ang pagpupulong ay magkakaroon ng maraming panauhing tagapagsalita na tumatalakay sa isang mahalagang paksa, kakailanganin mong maglaan ng ilang oras ng pagpupulong sa kanila. Magtakda ng isang iskedyul sa agenda upang ang bawat panauhin ay may pagkakataon na magsalita kahit na nais niyang talakayin ang maraming mga paksa. Kaya, maaari nilang ihanda ang materyal na maihahatid hangga't maaari.
Ilang araw bago ang pagpupulong, tawagan ang panauhing tagapagsalita upang tanungin ang tungkol sa haba ng oras na kinakailangan upang matalakay ang paksang nais mong saklaw. Tutulungan ka nitong ayusin ang iyong iskedyul upang hindi sila magkasalungatan
Hakbang 8. Maglaan ng oras upang talakayin ang iba pang mga bagay
Iiskedyul ang sesyon na ito sa pagtatapos ng pagpupulong. Samantalahin ang sesyon na ito upang tanungin ang lahat ng mga kalahok kung mayroong iba pang nais nilang talakayin bago magsara ang pagpupulong. Bilang karagdagan, maaari pa rin nilang ihatid ang mga bagay na napalampas o hindi napag-usapan.
- Sa pamamagitan ng pagsasama ng session na ito sa agenda, alam ng nag-aanyaya na maaari siyang mag-ambag kahit na ang nais niyang iparating ay hindi kasama sa agenda ng pagpupulong.
- Bigyan ng oras ang mga katanungan at sagot sa sesyong ito.
Bahagi 3 ng 3: Pagtatapos sa Agenda ng Pagpupulong
Hakbang 1. Ilista ang mga detalyeng nauugnay sa pag-uugali ng pagpupulong
Isulat ang oras, petsa, at lokasyon ng pagpupulong sa agenda kasama ang mga pangalan ng mga kalahok na maaaring dumalo sa pagpupulong. Sa ganoong paraan, alam na nila kung sino ang makikilala nila sa pagpupulong kapag natanggap nila ang paanyaya.
- Magandang ideya na isama ang mga pangalan ng mga kalahok na karaniwang dumadalo sa pagpupulong, ngunit hindi makadalo sa oras na ito. Ipaalam nang malinaw na ang pangalan ay hindi maaaring dumalo sa pagpupulong.
- Maglakip ng isang mapa ng lokasyon para sa mga taong hindi alam kung saan gaganapin ang pagpupulong.
Hakbang 2. Sabihin ang mga bagay na kailangang ihanda bago ang pulong
Ipaalam sa mga katrabaho na inaanyayahan kung may mga bagay na kailangan nilang ihanda nang maaga, tulad ng pagbabasa ng mga ulat, pangangalap ng impormasyon upang matukoy ang mga solusyon, o pagkilala sa mga problema.
Isama ang impormasyong ito sa ilalim ng agenda ng pagpupulong gamit ang naka-bold o kulay na mga titik upang linawin at madaling basahin para sa lahat ng mga kasali sa pagpupulong
Hakbang 3. Maingat na suriin ang agenda ng pagpupulong bago ipamahagi ito upang walang mga pagkakamali
Ang agenda ng pagpupulong ay mahalaga para sa mga inanyayahang tao. Bago ipamahagi, suriin ang agenda ng pagpupulong upang matiyak na ang impormasyon ay naisulat nang buo at tama at walang mga typo. Bilang karagdagan sa pagpapakita ng isang mataas na etika sa pagtatrabaho, ang paraang ito ay sumasalamin sa iyong pagbibigay pansin sa mga detalye at pahalagahan ang mga ito.
Hakbang 4. Ipamahagi ang agenda 3-4 araw bago ang pagpupulong
Ang mga kasamahan na tumatanggap ng paanyaya ay mayroon pa ring oras upang ihanda ang kanilang sarili kung nabasa na nila ang agenda ng pagpupulong ilang araw bago, ngunit huwag ipadala ito masyadong maaga dahil may posibilidad na hindi ito pansinin.
Kung nais mong magsagawa ng isang mahalagang pagpupulong sa panahon ng isang pagpupulong, ihanda ang agenda nang maraming buwan nang maaga
Mga Tip
- Gamitin ang format ng agenda ng pulong na magagamit sa Word program. Maraming mga programa para sa paglikha ng mga dokumento, tulad ng Microsoft Office, Mga Pahina para sa Mac, atbp. na nagbibigay ng personal at propesyonal na mga format ng dokumento, halimbawa upang mabilis at madaling ayusin ang mga agenda ng pagpupulong.
- Kung mayroong isang karaniwang format ng agenda ng pagpupulong sa iyong kumpanya, gamitin ang format na iyon.
- Tiyaking napupunta ang pagpupulong alinsunod sa isang paunang natukoy na iskedyul, ngunit maging kakayahang umangkop. Kailangan mong subaybayan ang pagpupulong sa pamamagitan ng madalas na pag-check sa orasan. Kung ang talakayan ng unang agenda ay nakumpleto, idirekta ang mga kalahok na ipagpatuloy ang pagpupulong sa pamamagitan ng pagtalakay sa susunod na agenda. Maaari mong tahasang sabihin, "Sasakupin namin ang susunod na paksa upang ang pulong ay magtapos sa iskedyul."
