Ang trabaho at negosyo, lalo na sa isang kapaligiran sa opisina, ay hinihingi ang isang tiyak na antas ng pakikipagtulungan. Halimbawa, ang mga mahahalagang desisyon ay madalas na nangangailangan ng higit pa mula sa pananaw ng isang indibidwal at sa pangkalahatan ang tagumpay ng isang mahalagang trabaho ay nangangailangan ng kadalubhasaan ng isang bilang ng mga tao. Ang mga pagpupulong ay isang paraan upang lumikha ng nakabalangkas at organisadong pakikipagtulungan, ngunit walang layunin o kontrol, ang mga pagpupulong ay madaling maging masyadong mahaba at hindi mabisa. Ang pag-alam kung paano magplano, maghanda, at manguna sa mga pagpupulong ay maaaring mag-iba sa pagitan ng isang mabisang pagpupulong at isang pag-aaksaya ng oras.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Paghahanda para sa Pagpupulong
Hakbang 1. Talakayin ang paparating na pagpupulong kasama ang mga kalahok
Kapag nalaman mo na ikaw ay namumuno sa isang paparating na pagpupulong, ang isa sa mga unang bagay na dapat mong gawin ay maglaan ng kaunting oras sa pakikipag-usap sa mga taong sasali (lalo na ang mahalaga at mataas na antas ng mga tao). Itanong kung mayroong anumang partikular na nais nilang talakayin sa pagpupulong. Itala ang kanilang mga sagot at gamitin ang mga ito bilang isang gabay habang sinusulat mo ang iyong agenda.
Ang pagtatanong sa mga kalahok kung ano ang nais nilang pag-usapan ay isang matalinong hakbang, hindi lamang upang gawing mas madali para sa iyo na isulat ang agenda, ngunit upang maisangkot din sila sa proseso ng pagpupulong bago pa magsimula ang pagpupulong. Ang mga tao ay may posibilidad na dumalo at magbayad ng pansin sa panahon ng mga pagpupulong kung alam nila na ang mga isyu na mahalaga sa kanila ay tatalakayin
Hakbang 2. Sumulat at magbahagi ng isang agenda
Ang agenda ng pagpupulong ay hindi lamang kapaki-pakinabang para sa pinuno ng pagpupulong, ngunit para din sa mga panauhing dumalo. Kasama sa agenda ang kapaki-pakinabang na impormasyon tungkol sa pagpupulong tulad ng kung kailan, saan, at kung sino ang dadalo. Pinakamahalaga, binabalangkas din ng agenda ang mga paksa ng talakayan na tatalakayin, upang ang bawat isa ay makapaghanda. Ipadala ang agenda bago ang mismong pagpupulong - mas mahalaga ang pagpupulong, mas maaga mo dapat ipadala ang agenda.
Ang isang bagay na dapat ilagay sa agenda ay ang tinatayang limitasyon sa oras para sa bawat talakayan. Ang pagkakaroon ng isang magaspang na iskedyul na nakabalangkas nang mas maaga ay maaaring gawing mas madali para sa iyo na itakda ang track sa pulong. Habang ang ilan sa mga kaganapan sa iyong agenda ay magtatagal (at ang iba ay mas mabilis), ang iskedyul ay magiging mas madali para sa iyo upang ayusin at ayusin ang pangkalahatang oras
Hakbang 3. Magsaliksik tungkol sa paksa ng mga nakaraang talakayan at pagpupulong
Ang mga taong dumadalo sa pagpupulong ay maaaring hindi alam ang lahat ng impormasyon sa paksang pinaplano mong talakayin - ang ilan ay maaaring hindi dumalo sa huling pagpupulong, habang ang iba ay maaaring nakalimutan. Magandang ideya para sa iyo bilang tagapangulo ng pulong upang malaman ang kasaysayan ng talakayan sa ngayon. Subukang makipag-usap sa mga taong dumalo sa mahahalagang pagpupulong bago malaman ang anumang hindi nalutas na mga isyu upang mapag-usapan mo sila sa pagpupulong. Kakailanganin mo ring makuha ang mga minuto ng huling pagpupulong mula sa opisyal na nag-iingat ng mga tala upang matulungan kang ayusin ang iyong mga plano.
Ang mga minuto mula sa mga nakaraang pagpupulong ay maaaring maging isang mahalagang mapagkukunan para sa iyo bilang isang namumuno. Buod ng mga minuto ang mga talakayan at pagpapasyang naganap sa huling pagpupulong, upang madali mong makita ang lahat ng mahalagang impormasyon. Maaaring kailanganin mong ibahagi ang mga mahahalagang minuto ng pagpupulong sa mga kalahok kasama ang isang agenda
Hakbang 4. Ihanda muna ang lugar ng pagpupulong
Sa araw ng pagpupulong, kailangan mong tiyakin na ang silid o lugar na gagamitin ay malinis, malinis, at handang tumanggap ng mga kalahok sa pagpupulong. Dapat mong tiyakin na ang lahat ng mga bahagi ng teknolohiya ng pagpupulong (tulad ng mga pagtatanghal, projector, visual na aparato, atbp.) Ay gumagana nang maayos at handa nang gamitin - maaaring masayang ang oras ng teknikal na kalat sa mahalagang oras at makagambala sa maayos na pagpapatakbo ng isang pagpupulong.
Kung gumagamit ka ng isang elektronikong pagtatanghal (tulad ng PowerPoint, atbp.), Maglaan ng oras upang pamilyar ang iyong sarili sa remote control o clicker na gagamitin sa pagtatanghal. Tiyak na hindi mo nais na mag-aksaya ng oras sa pag-fumbling sa mga kontroler habang tinatalakay ang mga mahahalagang isyu
Bahagi 2 ng 3: Kumikilos bilang Pinuno sa panahon ng Mga Pagpupulong
Hakbang 1. Opisyal na buksan ang pagpupulong
Kapag natapos na ang naka-iskedyul na oras at naroroon ang lahat ng mga kalahok (o hindi bababa sa lahat ng mahahalagang kalahok), tawagan ang pansin sa lahat ng nasa silid. Ipakilala ang iyong sarili bilang pinuno at kung ano ang layunin ng pagpupulong. Magtakda ng isang time frame sa pamamagitan ng pagsasabi kung kailan natapos ang iyong nakaplanong pagpupulong - maaari kang magkaroon ng isang mahaba o maikling pagpupulong, ngunit ang pagsasabi ng isang limitasyon sa oras nang maaga sa oras ay makakatulong na mapanatili ang pulong sa oras. Kung ang ilan sa mga kalahok ay hindi magkakilala, maglaan ng oras upang basahin nang maikli ang mga pangalan ng mga kalahok at ipakilala ang mahahalagang kalahok.
Dapat pansinin na ang ilang mga negosyo at samahan ay may mahigpit at regular na pamamaraan para sa pagbubukas at pagsasagawa ng mga pagpupulong. Halimbawa, mayroong ilang mga samahan na nagbubukas ng mga pagpupulong gamit ang katok ng martilyo
Hakbang 2. Magbigay ng mga kaugnay na buod ng nakaraang mga pagpupulong
Sa pagsisimula ng isang pagpupulong na bahagi ng isang mahabang pagpapatuloy na proyekto, kailangan mong magbigay ng maikling impormasyon tungkol sa proyekto sa pamamagitan ng pagbibigay ng isang mabilis na buod ng mga kaganapan o desisyon ng nakaraang pagpupulong. Hindi lahat ng mga kalahok ay alam ang tungkol sa paksa ng talakayan tulad mo, kaya't ang hakbang na ito ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa paggawa ng epektibo at mabisa sa pagpupulong.
- Sa halip na buod mo mismo ang mga resulta ng mga nakaraang pagpupulong, baka gusto mong tanungin ang tagapangasiwa ng kalihim o opisyal na nag-iingat ng tala na basahin ang mga minuto ng nakaraang mga pagpupulong upang bigyan ang buod ng pormal na pakiramdam.
- Dapat mo ring isaalang-alang ang pagbabasa ng mahalagang pagsulat o mga komunikasyon na naganap pagkatapos ng nakaraang pagpupulong.
- Dapat pansinin na kung bibigyan mo ang mga kalahok ng mga kopya ng minuto / sulat, maaaring hindi kinakailangan ang pagbabasa ng mga ito.
Hakbang 3. Payagan ang mahahalagang kalahok na mag-ulat tungkol sa pangkalahatang sitwasyon
Susunod, anyayahan ang mga taong may kaugnay na kaalaman na ipaalam sa iyo ang mga bagong kaunlaran na naganap mula noong huling pagpupulong. Maaari itong maging anupaman - halimbawa, mga bagong problema na kinakaharap ng negosyo o samahan, mga pagbabago sa tauhan, mga pagpapaunlad ng proyekto, at mga pagbabago sa diskarte na maaaring pag-usapan dito. Ang mga kasali sa pagpupulong ay nais ding marinig ang tungkol sa mga resulta ng mga partikular na pagkilos na ginawa bilang isang resulta ng nakaraang mga pagpupulong.
Hakbang 4. Tapusin ang lahat ng hindi natapos na negosyo
Kung may mga hindi nalutas na isyu at desisyon na hindi nakuha mula sa huling pagpupulong, subukang lutasin ang mga ito bago talakayin ang mga bagong isyu. Kung mas mahaba ang naunang isyu ay ihinto, mas kaunti ang mga nais na responsibilidad para dito, subukang tukuyin at lutasin ang anumang hindi natapos na negosyo sa panahon ng pagpupulong. Karaniwan, ang hindi natapos na negosyo ay partikular na minarkahan bilang "hindi pagpapasya" o "isinumite para sa karagdagang talakayan" sa mga minuto ng nakaraang pagpupulong.
- Nakasalalay sa kultura at mga regulasyon kung saan ka nagtatrabaho, ang iyong negosyo o samahan ay maaaring may mga tukoy na pamamaraan para sa paggawa ng mga desisyon - halimbawa, ang mga kalahok sa pagpupulong ay maaaring kailanganin lamang na maabot ang isang pinagkasunduan ng karamihan, o marahil isang pangkat ng mga nangungunang antas ng tao ang tungkulin sa paggawa lahat ng desisyon.magpasya.
- Tandaan na ang ilang mga bagay ay masyadong malaki upang matapos sa panahon ng isang pagpupulong. Hindi mo kailangang mag-isip tungkol sa pangmatagalang pag-unlad ng hindi natapos na mga proyekto. Gayunpaman, dapat mong itaas ang isang desisyon o proyekto na nangangailangan ng pagkilos sa ngayon.
Hakbang 5. Talakayin ang bagong negosyo
Susunod, magkaroon ng anumang mga bagong isyu, alalahanin, at isyu na kailangang pag-usapan. Ito ang mga bagay na natural na nagmula sa mga pag-unlad na naganap sa pagitan ng nakaraang at kasalukuyang pagpupulong. Subukang makakuha ng kongkreto, tiyak na mga desisyon mula sa mga kalahok - mas maraming mga bagay na iniiwan mong hindi nasagot, mas maraming mga hindi nalulutas na isyu na dadalhin mo sa iyong susunod na pagpupulong.
Hakbang 6. Basahin ang pagtatapos ng pagpupulong
Matapos mong magawa ang lahat ng iyong luma at kasalukuyang mga isyu, maglaan ng oras upang basahin ang pagtatapos ng pagpupulong para sa lahat ng naroroon. Ilista ang lahat ng mga pagpapasyang nagawa nang isa-isa, at kung kinakailangan, ilarawan ang mga tukoy na aksyon na inaasahang gawin ng mga kalahok bago ang susunod na pagpupulong.
Mahalaga ang hakbang na ito - ito ang iyong huling pagkakataon upang matiyak na ang bawat isa ay umalis sa pagpupulong na alam nang eksakto kung saan nakatayo ang proyekto at kung ano ang inaasahan sa kanila
Hakbang 7. Tapusin sa pamamagitan ng paglalagay ng mga pangunahing kaalaman para sa susunod na pagpupulong
Panghuli, sabihin kung ano ang tatalakayin sa susunod na pagpupulong at, kapag nagsimula ka nang magplano, sabihin kung kailan at saan gagawin ang pagpupulong. Tinutulungan nito ang mga kalahok na lumikha ng isang pakiramdam ng pagpapatuloy mula sa isang mahalagang proyekto o desisyon sa susunod at binibigyan sila ng isang tagal ng panahon upang ipagpatuloy o kumpletuhin ang gawaing nakatalaga sa kanila.
Mahalagang tandaan na hindi mo na kailangang magplano ng isa pang pagpupulong kung natakpan mo ang lahat ng luma at bagong mga isyu sa kasalukuyang pagpupulong. Gayunpaman, kung mayroong sapat na hindi nalutas na mga isyu na nangangailangan ng karagdagang talakayan o kung nais mong makita ang pag-usad sa isang partikular na proyekto, ang isa pang pagpupulong ay maaaring maging isang magandang ideya
Bahagi 3 ng 3: Mabisang Nangungunang Mga Pagpupulong
Hakbang 1. Gabayan ang talakayan, ngunit huwag mangibabaw ito
Ang isa sa iyong mga tungkulin bilang pinuno ng pagpupulong ay upang mapanatiling maayos ang pagtalakay sa talakayan. Ang iyong tungkulin ay hindi mag-alok ng isang opinyon sa lahat ng mga isyu o upang matiyak na ang talakayan ay napupunta sa isang nakapirming iskedyul. Dapat ay may kakayahang umangkop. Payagan ang iba pang mga kalahok na malayang magsalita at payagan ang mga bagong paksa ng talakayan na lumitaw kahit na wala sila sa agenda. Maaaring kailanganin mong tapusin nang subtly ang isang paksa o baguhin ang isang tiyak na paksa ng talakayan upang mapanatiling maayos ang talakayan, ngunit hindi mo dapat pakiramdam na kailangan mong kontrolin ang lahat ng mga aspeto ng pagpupulong. Pagkatapos ng lahat, ang mga pagpupulong ay isang proseso ng pagtutulungan.
Sa panahon ng pagpupulong, bigyang pansin ang iyong agenda. Kung ang isang pagpupulong ay wala sa agenda, maaaring kailanganin mong laktawan ang ilang mga paksa ng talakayan o ipagpaliban ito sa ibang pagkakataon. Huwag matakot na gawin ito kung ang paksang tinatalakay ay napakahalaga
Hakbang 2. Hikayatin ang lahat ng mga kalahok na lumahok
Bilang pinuno ng pagpupulong, ang iyong trabaho ay upang matiyak ang isang bukas at produktibong pagpupulong. Kung napansin mo na ang ilang mga kalahok na may kaalamang nauugnay sa isyu na tinalakay ay hindi bukas sa pangkat, hikayatin silang makipag-usap. Hindi mo kailangang hamunin o tawagan sila nang direkta - sabihin lamang ang isang bagay tulad ng, "Sa palagay ko ang kadalubhasaan ni Ms. Mitha ay magagamit dito," at iyan ay isang mahusay na paraan upang makisali sa mga hindi gaanong aktibong kasapi sa pagpupulong.
Hakbang 3. Siguraduhing naiintindihan ng lahat ang tinatalakay
Mahirap tandaan na ang bawat dumadalo sa isang pagpupulong ay may parehong karanasan o kaalaman sa paksa ng talakayan. Upang matiyak na ang mga kalahok ay nagugugol ng kanilang oras nang matalino sa pagpupulong, baka gusto mong kunin ang pagkakataon na gawing madaling gawing simple ang isang kumplikadong isyu o paksa. Ang mga kalahok na hindi alam ang impormasyong ito ay tiyak na pahalagahan ito.
Hakbang 4. Huwag pansinin ang mahirap o mahirap na mga katanungan
Kung ang mga naturang katanungan ay hindi kinokontrol ng isang may kakayahang pinuno, ang pagpupulong ay hindi magiging produktibo. Subukang tiyakin na ang lahat ng mahahalagang isyu na nais mong talakayin ay tinalakay sa pulong. Huwag payagan ang mga kalahok na magbago ng paninisi o magbigay ng mga hindi malinaw na dahilan para sa hindi nalutas na mga isyu. Subukang linawin at makakuha ng mga sagot sa mga isyu na walang gustong talakayin. Kahit na maaaring hindi ito ginusto ng mga kalahok, ang mga katanungang dapat sagutin upang maging epektibo ang pagpupulong.
Tiyaking naitala ang lahat ng mahahalagang desisyon (kung mayroon kang isang opisyal o tagakuha ng tala, italaga ang gawaing ito sa kanila). Kung kailangan mong dumaan sa problema sa pagtatanong ng isang mahirap na katanungan, gugustuhin mong tiyakin na ang iyong mga sagot ay naidokumento nang maayos
Hakbang 5. Panoorin ang iyong oras
Mayroong isang kadahilanan na ang mga pagpupulong ay may masamang reputasyon - para sa karamihan sa mga tao, ang mga pagpupulong ay isang aktibidad na gugugol ng oras. Upang maiwasan ang pagpupulong ng masyadong mahaba, gamitin ang iyong kapangyarihan bilang isang pinuno upang mapanatili ang paggalaw ng talakayan. Huwag matakot na ipagpaliban ang ilang mga hindi importanteng isyu o pag-uusap hanggang sa susunod na talakayan kung ang pagpupulong ay mukhang magtatagal kaysa sa inaasahan mo. Dapat kang maging handa at handang ayusin ang iskedyul upang matiyak na walang nasayang ang oras ng kalahok.
