Kung kailangan mong umalis sa opisina nang ilang sandali, o nagpaplano kang magbakasyon, baka gusto mong pahintulutan ang mga tao na mag-email sa iyo na wala ka. Kung mayroon kang isang Exchange account, ang Outlook ay may kasamang built-in na mga pagpapaandar. Kung wala kang isang Exchange account, maaari mo pa ring sagutin ang mga email nang awtomatiko sa pamamagitan ng paglikha ng ilang mga panuntunan. Sundin ang patnubay na ito upang mai-set up ang iyong mga awtomatikong tugon, mayroon kang isang Exchange account o wala.
Hakbang
Paraan 1 ng 4: Outlook 2010/2013
Hakbang 1. Paganahin ang mga awtomatikong tugon
Pumili ng isang folder ng Exchange. Piliin ang folder mula sa iyong tindahan ng mensahe. Dapat kang pumili ng isang Exchange folder upang makita ang pagpipiliang Awtomatikong Mga Pagsagot. Buksan ang menu ng Mga Awtomatikong Pagsagot (Out of Office). Mahahanap mo ang menu na ito sa pamamagitan ng pag-click sa tab na File at pagkatapos ay piliin ang tab na Impormasyon.
Hakbang 2. I-configure ang iyong tugon
Sa menu ng Mga Awtomatikong Pagsagot, lagyan ng tsek ang kahon na nagsasabing Magpadala ng Mga Awtomatikong Tugon. Maaari mong itakda ang aktibong oras para sa katulong sa pamamagitan ng pag-check sa kahon at pagtatakda ng saklaw ng oras at petsa.
Hakbang 3. Isulat ang iyong tugon
Para sa email na ipinadala mula sa loob ng iyong exchange server, gamitin ang tab na Inside My Organization. Upang tumugon sa mga email na natanggap mula sa ibang mga tao, gamitin ang tab na Labas ng Aking Organisasyon. Kapag nasiyahan ka sa iyong tugon, i-click ang OK.
Hakbang 4. Huwag paganahin ang Mga Awtomatikong Tugon
Kung magtatakda ka ng isang saklaw ng petsa para sa iyong awtomatikong tugon, awtomatikong tatapusin ang katulong kapag natapos na ang saklaw ng petsa. Kung hindi ka magtatakda ng isang saklaw ng petsa, magpapatuloy ito hanggang sa buksan mo ang menu ng Mga Awtomatikong Tugon at piliin ang "Huwag magpadala ng mga awtomatikong tugon."
Paraan 2 ng 4: Outlook 2007
Hakbang 1. Paganahin ang Katulong sa Opisina
I-click ang tab na Mga Tool. Sa menu ng Mga Tool, piliin ang Out of Office Assistant. Lagyan ng check ang kahon na nagsasabing "Magpadala ng Auto-auto na mga tugon." Maaari mong itakda ang aktibong oras para sa katulong sa pamamagitan ng pag-check sa kahon at pagtatakda ng saklaw ng oras at petsa.
Hakbang 2. Isulat ang iyong tugon
Para sa email na ipinadala mula sa loob ng iyong exchange server, gamitin ang tab na Inside My Organization. Upang tumugon sa mga email na natanggap mula sa ibang mga tao, gamitin ang tab na Labas ng Aking Organisasyon. Kapag nasiyahan ka sa iyong tugon, i-click ang OK.
Hakbang 3. Huwag paganahin ang Out of Office Assistant
Kung magtatakda ka ng isang saklaw ng petsa para sa iyong awtomatikong tugon, awtomatikong tatapusin ang katulong kapag natapos na ang saklaw ng petsa. Kung hindi ka magtatakda ng isang saklaw ng petsa, magpapatuloy ito hanggang sa buksan mo ang menu ng Mga Awtomatikong Tugon at piliin ang "Huwag magpadala ng mga awtomatikong tugon."
Paraan 3 ng 4: Outlook 2003
Hakbang 1. Paganahin ang Katulong sa Opisina
Sa menu ng Mga Tool, piliin ang Out of Office Assistant. Lagyan ng check ang kahon na nagsasabing "Nasa labas ako ng Opisina."
Hakbang 2. Isulat ang iyong tugon
Sa kahon na may label na "AutoReply isang beses lamang sa bawat nagpadala na may sumusunod na teksto:" ipasok ang sagot na nais mong gamitin bilang isang tugon sa email.
Hakbang 3. Magdagdag ng mga patakaran
Maaari kang magdagdag ng mga panuntunan sa iyong Katulong, tulad ng pagpapasa ng mga mensahe mula sa ilang mga nagpadala sa iba pang mga tatanggap. I-click ang button na Magdagdag ng Panuntunan… upang mai-configure ang panuntunang tinukoy mo. Halimbawa, maaari kang lumikha ng isang panuntunan na magpapasa ng email mula sa isang tukoy na client sa iyong mga kasamahan upang ang mga mahahalagang email ay hindi napalampas kapag wala ka.
Hakbang 4. Huwag paganahin ang Out of Office Assistant
Ang Out of Office Assistant ay magpapatuloy hanggang sa buksan mo ang menu ng Mga Awtomatikong Tugon at piliin ang "Huwag magpadala ng mga awtomatikong tugon sa Labas ng Opisina."
Paraan 4 ng 4: Pagpapadala ng Mga Auto na Sagot Nang Walang Exchange Account
Hakbang 1. Lumikha ng isang template
Nang walang isang Exchange account, ang opsyong Awtomatikong Tugon ay hindi magagamit. Ngunit posible pa ring mag-set up ng mga awtomatikong sagot gamit ang isang template at ilang mga patakaran. Magsimula sa pamamagitan ng paglikha ng isang bagong email. Ito ang magiging template para sa iyong awtomatikong pagtugon.
- Pumili ng isang Paksa na maikling naglalarawan sa sitwasyon. Halimbawa ng "Wala sa opisina hanggang". Maaari mo ring isulat ang mga salitang "auto-reply" sa Paksa upang malaman agad ng mga tatanggap na ang natatanggap nila ay isang awtomatikong sagot.
- Sumulat ng isang maikling mensahe. Sa katawan ng email, sumulat ng isang pangkalahatang mensahe na maaaring mailapat sa sinumang tumatanggap nito. Sabihin sa tatanggap kung paano makipag-ugnay sa iyo, o sa ibang tao na maaari nilang makipag-ugnay.
Hakbang 2. I-save ang iyong template
Kapag nasiyahan ka sa mensahe, i-click ang I-save Bilang… Sa dropdown na menu na "I-save bilang uri", piliin ang Template ng Outlook. Ise-save nito ang file bilang isang template na na-load sa Outlook.
Hakbang 3. Lumikha ng isang panuntunan
Upang gumana nang maayos ang awtomatikong tugon, kakailanganin mong tukuyin ang ilang mga patakaran upang i-automate ang proseso. Sa Office 2003/2007, i-click ang menu ng Mga tool at piliin ang Mga Panuntunan at Alerto. Sa Office 2010/2013, i-click ang tab na File, piliin ang Impormasyon, at pagkatapos ay i-click ang Mga Panuntunan at Alerto. Bubuksan nito ang menu ng Mga Panuntunan sa E-Mail.
- I-click ang pindutan ng Bagong Panuntunan. Hihilingin sa iyo na pumili ng isang template. Mula sa seksyong "Magsimula mula sa isang blangko na panuntunan," piliin ang "Suriin ang mga mensahe pagdating nila." Mag-click sa Susunod.
- Magpasya kung aling mensahe ang isasagot. Kung nais mong tumugon sa bawat mensahe na iyong natanggap sa iyong inbox, lagyan ng tsek ang "kung saan ang aking pangalan ay nasa kahon na To". Maaari mong paliitin ito sa pamamagitan ng pagtatalaga ng isang tukoy na paghahatid o email na may ilang mga salita sa paksa o katawan ng email. Mag-click sa Susunod pagkatapos mong mapili.
- I-load ang iyong template. Piliin ang kahon na "tumugon gamit ang isang tukoy na template" sa susunod na window upang mai-load ang mensahe na nilikha mo kanina. I-click ang link sa kahon ng paglalarawan para sa "isang tukoy na template". Magbubukas ito ng isang dayalogo na nagtatanong sa iyo kung saan i-save ang template. Piliin ang "Mga Template ng Gumagamit sa File System". Buksan ang mensahe na nilikha mo kanina.
- Itakda ang iyong mga pagbubukod. Kapag na-load na ang template, maaari mong tukuyin ang mga pagkakataon kung hindi mo nais na maipadala ang tugon, tulad ng para sa mga tukoy na tatanggap, o para sa ilang mga uri ng mensahe. Mag-click sa Susunod pagkatapos mong mapili.
- Bigyan ang iyong panuntunan ng isang pangalan. Bago mo tapusin, dapat kang magtalaga ng isang pangalan sa iyong panuntunan. Gumamit ng isang bagay na madaling matandaan upang mabilis mong hindi paganahin ang panuntunan sa hinaharap. Lagyan ng tsek ang kahon na "I-on ang panuntunang ito" upang paganahin ang panuntunan, pagkatapos ay i-click ang Tapusin.
Hakbang 4. Huwag paganahin ang panuntunan
Kapag bumalik ka sa trabaho, maaari mong hindi paganahin ang panuntunan sa pamamagitan ng muling pagbukas sa menu ng Mga Patakaran at Alerto. Piliin ang panuntunan sa labas ng Opisina na iyong nilikha mula sa iyong listahan ng mga aktibong panuntunan, pagkatapos ay i-click ang Tanggalin na pindutan.
Mga Tip
- Ang isang organisasyon ay karaniwang tinukoy bilang iyong kumpanya at naglalaman ng mga tao na mayroong mga Exchange Server account sa iyong e-mail system.
- Lumilitaw ang menu ng Mga Tool sa pangunahing window ng Outlook. Ang pangunahing window ay ang parehong window na lilitaw kapag inilunsad mo ang Outlook at naglalaman ng mga menu ng File, Edit, View, Go, Tools, Action, at Help. Walang menu ng Mga tool sa window na iyong ginagamit upang lumikha o tumingin ng mga item tulad ng mga mensahe sa e-mail, contact, o gawain.
- Kung susuriin mo ang Auto-replay sa mga tao sa labas ng aking kahon ng samahan, ang tab na Labas ng Aking Organisasyon ay ipapakita (Bukas) sa tabi ng pangalan ng tab.
- Ang contact ay dapat na nasa iyong folder ng Mga Exchange Server Contact. Kung ang contact ay nasa isang folder lamang na bahagi ng isang personal na folder (.pst) na file, hindi ipapadala ang mensahe ng awtomatikong tugon.
