Ang isang bayarin ng pagbabayad, o madalas na tinutukoy din bilang isang invoice, ay isang dokumento na naglalaman ng mga detalye ng mga serbisyong ibinigay pati na rin ang isang kahilingan para sa pagbabayad, na isinumite sa taong bumili. Halimbawa, kung ikaw ay isang hardinero at nagdagdag ng mga halaman sa home page ng isang kliyente, isama ang mga detalye ng iyong mga serbisyo sa invoice upang makakuha ng bayad.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagpili ng isang Format
Hakbang 1. Lumikha ng isang propesyonal na invoice
Kung nagsusulat ka ng madalas ng mga invoice, magandang ideya na lumikha ng isang template ng invoice na maaari mong baguhin tuwing magpapadala ka ng isang bagong invoice sa isang customer. Lalo na kapaki-pakinabang ang template na ito para sa mga kontratista o iba pa na nagbibigay ng mga serbisyo sa isang patuloy na batayan. Maaari kang lumikha ng mga template ng invoice gamit ang iyong paboritong programa sa pagproseso ng teksto o maghanap sa internet para sa kanila.
- Karaniwang may kasamang isang pamagat ang isang invoice kasama ang iyong pangalan o iyong negosyo, address at numero ng telepono, pati na rin ang isang logo ng kumpanya, kasama ang mga detalye ng mga serbisyong ibinigay, ang halagang babayaran, at mga tagubilin sa pagbabayad.
- Karaniwang nilikha ang mga invoice nang elektronikong, may bilang, at nai-save sa isang computer. Sa ganoong paraan, palagi kang mayroong isang kopya ng iyong invoice at hindi mag-alala tungkol sa pagkawala ng iyong papel sa pagsingil. Gayunpaman, tiyaking palagi mong nai-back up ang iyong file ng invoice gamit ang isang serbisyong online na imbakan ng file, tulad ng Google Drive o Dropbox. Sa ganoong paraan, kung nabigo ang hard drive ng iyong computer, magkakaroon ka pa rin ng isang kopya ng iyong mga invoice.
- Pumili ng isang system ng pagnunumero na nagpapadali sa iyo upang ayusin ang iyong mga dokumento. Ang isang pagpipilian ay ang paggamit ng petsa ng paglikha. Kaya, ang "FTR311216" ay isang invoice na nilikha noong Disyembre 31, 2016. Kung lumikha ka ng higit sa isang invoice sa isang araw, ipasok ang mga inisyal ng vendor.
Hakbang 2. Piliin ang libro ng invoice
Maaaring mabili ang mga libro ng invoice sa mga tindahan ng libro o mga nakatigil na tindahan. Ang aklat na ito ay may kasamang mga puwang upang ilista ang mga serbisyong ibinigay at iba't ibang impormasyon sa pagbabayad. Sa tuwing sumulat ka ng isang bayarin sa pagbabayad, kailangan mo lamang punan ang blangkong puwang na ibinigay.
- Ang mga libro ng invoice ay kapaki-pakinabang para sa mga taong nagsusulat ng mga invoice para sa mga ipinagbibiling kalakal. Halimbawa, kung nagbebenta ka ng mga lutong bahay na cake, maaaring mas madaling magsulat ng isang bayarin ng pagbabayad sa halip na lumikha ng isang invoice sa iyong computer sa tuwing nagbebenta ka.
- Pumili ng isang libro ng invoice na may isang layer ng ditto paper sa likod ng bawat blangkong invoice upang ikaw at ang iyong customer ay maaaring makakuha ng bawat kopya.
- Gayunpaman, kailangan mo pa rin ng isang ligtas na lugar ng imbakan. Tiyaking itago ang isang kopya ng invoice sa isang anti-fire safe.
Hakbang 3. Gumamit ng isang online na sistema ng pagbabayad
Pinapayagan ka ng PayPal o Square na magpadala ng mga invoice. Gayunpaman, ang serbisyo ay sinisingil (2.9% + US $ 30 sentimo bawat invoice hanggang Enero 2017), ngunit ang kaginhawaan ng pagbabayad sa elektronikong paraan ay ginagawang mas maaasahan ang pamamaraang ito.
- Mula sa loob ng iyong PayPal account, piliin ang pagpipiliang menu na "Magpadala at Humiling" sa itaas. Pagkatapos, piliin ang "Lumikha at Pamahalaan ang mga Invoice" (lumikha at pamahalaan ang mga invoice). Panghuli, i-click ang pindutang "Lumikha" upang lumikha ng isang bagong singil.
- Kakailanganin mong malaman ang email address ng kliyente upang punan ang seksyong "Bill To:" ng invoice. Sisingilin ng PayPal o Square ang account sa email address na iyon.
Hakbang 4. Kumuha ng isang pasadyang app ng invoice
Nagbibigay-daan sa iyo ang mga pag-invoice ng app tulad ng Invoice2go na magpadala at subaybayan ang mga singil mula sa iyong telepono, at magtakda ng mga awtomatikong paalala ng pagbabayad. Maaaring magbayad ang mga customer sa online gamit ang isang credit o debit card.
Hakbang 5. Lumikha ng mga invoice gamit ang accounting software
Kung gumagamit ka ng accounting software upang pamahalaan ang iyong negosyo, dapat isama ang isang sistema ng pag-invoice. Halimbawa, ang QuickBooks ay may isang pindutan na "Invoice" na madaling gamitin ng gumagamit sa dashboard na gumagabay sa iyo sa proseso. Ang iyong mga kliyente ay hindi magkakaroon ng mga instant na pagpipilian sa pagbabayad, ngunit maaari mong subaybayan ang katayuan sa pagsingil kasama ang iba pang mga tala ng negosyo.
Bahagi 2 ng 3: Kasama ang Pangunahing Impormasyon
Hakbang 1. Isama ang impormasyon ng kumpanya
Nagsingil ka man sa isang computer o gumagamit ng isang invoice book, isulat ang pangalan ng kumpanya sa itaas. Isama ang sumusunod na impormasyon sa ibaba lamang ng pangalan ng iyong kumpanya:
- Ang buong address ng kumpanya
- Numero ng telepono ng kumpanya
- Email address o anumang impormasyon sa pakikipag-ugnay
Hakbang 2. Isulat ang petsa
Dapat mong malaman ng client at ang petsa ng invoice. Ito ay dahil ang petsa ng takdang pagbabayad ay karaniwang nakabatay sa petsa ng paggawa ng invoice.
Hakbang 3. Numero ng invoice, kung kinakailangan
Kakailanganin mo ang mga numero ng invoice nang sunud-sunod ayon sa bilang ng mga transaksyon na ginawa sa kliyente. Halimbawa, kung nagbenta ka ng isang cake sa parehong kliyente sa 3 magkakaibang mga kaganapan, ang invoice para sa pangatlong benta ay mabibigyan ng bilang # 3.
- Kung gumagamit ka ng isang nakatigil na invoice slip na binili ng tindahan, dapat na bilang ang invoice.
- Kung gumagamit ka ng accounting software o PayPal, awtomatiko ring mabibilang ang singil.
Hakbang 4. Isulat ang impormasyon ng kliyente
Isama ang pangalan ng customer o kliyente o kumpanya. Kung nagbibigay ka ng mga serbisyo ng kontratista sa mga kliyente, dapat mo ring isama ang address ng kumpanya at numero ng telepono.
Bahagi 3 ng 3: Pagsulat ng Mga Tiyak na Bagay
Hakbang 1. Sumulat ng isang paglalarawan ng mga serbisyong ibinigay
Isama ang anumang trabaho, serbisyo o produkto na ibinibigay ng kliyente. Kung nagbibigay ka ng higit sa isang serbisyo, ilista ang bawat isa sa isang listahan. Isama ang sumusunod na impormasyon tungkol sa serbisyo o produkto sa kaugnay na listahan:
- Ibinigay ang mga serbisyo o produkto. Halimbawa, "1 kaarawan cake na may mga dekorasyon ni Thomas."
- Petsa ng paghahatid ng serbisyo
- Kabayaran sa serbisyo
- Matapos nakalista ang bawat produkto o serbisyo, kalkulahin ang kabuuan at isama ang pangwakas na halagang sinisingil.
Hakbang 2. Tukuyin ang tukoy na mga tuntunin sa pagbabayad
Kung nais mong bayaran ang bayarin bago ang isang tiyak na petsa, isama ang impormasyong iyon. Ipasok ang mga detalye tungkol sa uri ng pagbabayad na tinanggap, cash man, tseke, o credit card.
Kalkulahin din ang buwis na idaragdag sa gastos. Hanapin ang naaangkop na mga rate ng buwis sa iyong bansa upang matukoy mo ang halagang sisingilin nang tumpak
Hakbang 3. Magbigay ng karagdagang impormasyon
Sa ilalim ng invoice, sumulat ng isang paglalarawan ng patakaran sa pagbabalik. Maaari mo ring kunin ang opurtunidad na ito upang pasalamatan ang kliyente at ilista ang iba pang mga produkto o serbisyo na inaalok mo rin.
