Paano Pamahalaan ang Mga Kaganapan (na may Mga Larawan)

2024 May -akda: Jason Gerald | [email protected]. Huling binago: 2023-12-16 11:43

Ang pamamahala ng kaganapan ay isang mahusay na karanasan, maging ito man ay isang pribadong partido, isang kaganapan sa korporasyon, para sa pamilya at mga kaibigan, o isang kasal at iba pang pormal na mga kaganapan. Ang trabahong ito ay napakahirap gawin, ngunit napakasisiyahan din. Maaari kang gumawa ng isang pagkakaiba sa mga taong kasangkot, na pahalagahan ang iyong pagkamapagpatuloy at pagsisikap na ayusin ang isang kaarawan, kaarawan, kasal mismo, o anumang pagdiriwang. Ang mga hakbang sa ibaba ay magtuturo sa iyo kung paano maging isang mahusay na tagapamahala ng kaganapan, magbigay ng mga mungkahi sa pag-troubleshoot, at maiwasan ang lahat ng mga problema sa pamamagitan ng maingat na pagpaplano.

Hakbang

Bahagi 1 ng 5: Pagkontrol sa Mga Pangunahing Kaalaman

Hakbang 1. Tukuyin ang mga layunin at target na nais mong makamit

Ang lahat ng ito ay tila masyadong lohikal, ngunit kailangan mong isulat ito upang malaman kung anong laki ng venue ang gagana nang pinakamahusay, tama ang badyet, ang layunin ng kaganapan, ang bilang (o uri) ng mga panauhin, at kung anong mga diskarte ang dapat sundin iyong tukoy na kaganapan. Ano ang perpektong resulta ng pagtatapos? Ano ang nais mong makamit?

Kapag napagpasyahan mo kung anong kaganapan ang iyong tatakbo (pagdiriwang, pangangalap ng pondo, edukasyon, pagbebenta, panukala, atbp.), Isipin kung bakit mo ito ginagawa. Ang pag-alam sa iyong pagganyak ay makakatulong sa iyo na manatiling nakatuon at masigla.
Ang pagtatakda ng ilang mga target ay makakatulong din sa iyo upang makarating sa tamang layunin. Hindi mo maaaring patuloy na subukang ma-hit ang isang hindi natukoy na layunin! Kapag mayroon ka lamang IDR 40,000,000, 00 at nais na maabot ang IDR 50,000,000, 00, i-target ang halagang iyon at matutulungan kang maabot ang tapusin na linya.

Hakbang 2. Piliin ang petsa at oras

Ang dalawang ito ang pinakamahalagang kadahilanan sa pagpaplano ng kaganapan. Huwag pumili ng isang petsa at oras na maiiwasan ang pagdalo ng maraming tao o magiging walang kabuluhan ang lahat ng iyong pagsisikap sa pagpaplano ng kaganapan. Gayundin, iwasang itakda ang dalawang elementong ito na napakalayo mula sa kasalukuyan - o kahit na masyadong malapit - o makalimutan ng iyong mga bisita ang tungkol sa iyong kaganapan at gumawa ng iba pang mga plano. Huwag ma-hit ng Goldilocks syndrome habang namamahala ng mga kaganapan!

Mainam, abisuhan ang mga bisita nang dalawang linggo nang maaga. Sa ganitong paraan, mayroon silang oras upang gumawa ng mga plano at maaari mo silang paalalahanan isa o dalawa pang beses bago dumating ang oras. Magpadala ng mga paanyaya sa kaganapan ng ilang linggo nang maaga kung maaari

Hakbang 3. Pumili ng isang lugar

Matapos matukoy ang uri at oras ng kaganapan, pag-isipan ang lugar. Lumapit sa mga potensyal na lokasyon sa pamamagitan ng paghahanda ng mga petsa at kung ano ang kakailanganin mo. Anong uri ng gusali ang nais mong gamitin at paano maaayos ang puwang? Makaupo ba ang mga bisita sa mga bangko sa mga hilera, regular na mga bangko, bibigyan ng isang hapag kainan, o mga panlabas na basahan? Magkakaroon ba ng epekto ang mga kondisyon ng panahon? Magkakaroon ba ng puwang para sa pagsayaw, plataporma ng isang speaker, o isang entablado? Kung gayon, gumawa ng isang plano upang matiyak na ang lugar na gusto mo ay sapat na malaki.

Palaging bisitahin ang mga potensyal na lugar bago at gumuhit ng isang mapa. Ang mapa na ito ay maaaring magamit bilang isang "plano sa giyera" at pinapayagan kang mag-sketch at maglaan ng espasyo sa mesa, mga ruta ng serbisyo para sa pagkain, hindi paganahin ang pag-access (kung kinakailangan) at pagbuo ng mga ruta ng exit, pati na rin kung paano mo mai-load ang iba't ibang kinakailangang kagamitan. Dapat mo ring markahan ang lokasyon ng mga power generator, panlabas na kagamitan tulad ng refrigerator, ice machine, grills o kalan, atbp. Gayundin, pag-aralan ang lokasyon ng mga outlet ng kuryente at mga kable (maaari mong takpan ang mga ito sa ilalim ng isang karpet) at anumang bagay na maaaring magdulot ng panganib sa kaligtasan.
Kailangan mo ba ng ligal na permiso ng lokal na pamahalaan? Sa karamihan ng mga kaso, kinakailangan ang pahintulot na ito upang buksan ang mga bar, ngunit kung minsan din para sa ingay, pag-access sa sasakyan at paradahan, malalaking konstruksyon tulad ng mga pavilion, madla, at iba pang mga layunin.

Hakbang 4. Tukuyin ang bilang ng mga tao na mag-aanyaya

Ilan ang maaari mong imbitahan batay sa badyet at venue? Ang ilang mga kaganapan ay mahigpit na limitado sa pagpapahintulot sa mga inaanyayahan lamang na dumalo, na ginagawang madali ang pagpaplano, ngunit maraming iba pa ang maaaring payagan ang mga karagdagang tao, tulad ng mga bata, asawa, o kaibigan. Alamin din na mas maraming mga bisita ang mayroon ka, mas maraming mga miyembro ng crew ang kakailanganin mo.

Upang maiwasan ang mga problema sa logistik, tiyakin na palaging may sapat na silid para sa mga tao na lumipat-lipat sa inaanyayahan.
Sa mga mas matatandang pagtataguyod, karaniwang tinutukoy nila ang bilang ng mga panauhin bilang "pax", kaya kung nakikita mo ang mga salitang "150 Pax" sa isang multi-purpose na gusali, nangangahulugan ito na ang kapasidad ay 150 mga panauhin.

Hakbang 5. Tukuyin ang badyet

May perpektong mayroon kang maraming mga tao na maaari mong asahan upang makalkula kung gaano karaming pera ang kakailanganin mo para sa kaganapang ito. Bayaran mo ba ang staff? Pagrenta ng kagamitan at mga lugar ng pagpupulong? Pagbibigay ng pagkain at inumin? Mag-print ng mga polyeto o mga postkard? Tukuyin ang isang makatwirang halaga at ayusin ang plano batay sa halagang iyon. Huwag hayaang lumampas ka sa iyong badyet kung hindi mo kailangan.

Maaari kang nasa isang sitwasyon kung saan posible na makakuha ng mga sponsor o donasyon, ngunit ang karamihan sa atin ay kadalasang hindi napakaswerte. Kung hindi mo mahulaan ang darating na dagdag na pera, makatipid hangga't makakaya mo. Sa halip na pagkuha ng mga serbisyo sa pag-catering, bumuo ng isang pot-luck na kaganapan (magdala ang mga bisita ng kanilang sariling pagkain). Maaari ka pa ring maghanda ng ilang pagkain, ngunit sa pangkalahatan ang kailangan mo lang gawin ay magbigay ng isang hapag kainan, mga gamit sa pagluluto, at isang ref. Sa halip na pagkuha ng isang litratista, kunan ang iyong sariling kaganapan. Maging malikhain kung kinakailangan

Hakbang 6. Magtipon ng isang koponan

Mag-set up ng isang koponan sa serbisyo (kahit na ang pangkat na ito ay nagsasama ng mga kaibigan at kamag-anak o iba pang mga boluntaryo) upang hawakan ang iba't ibang mga kaugnay na seksyon, kahit na hindi mo pinapatakbo ang kaganapan nang propesyonal at nag-oorganisa lamang ng maliliit na mga kaganapan sa pamilya. Ang kakanyahan ng mabuting malakihang pamamahala ng kaganapan ay ang pagkuha ng mga tao sa mga tukoy na lugar at tiyakin na alam ng lahat ng mga kasapi ng koponan ang malaking plano.

Dapat ipaalam sa iyong tauhan ang mga mahahalagang bagay nang maaga hangga't maaari, tulad ng anumang iba pang mga koponan na babayaran mo at anumang mga panauhing inimbitahan mo. Ipaalam sa bawat miyembro ng tauhan ng gawain sa lalong madaling panahon at bigyan sila ng mga pagpipilian hangga't maaari. Subukan din upang makakuha ng ilang mga tao sa standby - dahil palaging may ilang mga menor de edad na hiccup sa bawat aspeto ng kaganapan

Hakbang 7. Lumikha ng isang agenda ng kaganapan

Magpasya kung ano ang mangyayari sa iyong kaganapan. Kailan magsisimulang magsalita ang mga nagsasalita? Magkakaroon ba ng mga laro, aktibidad o presentasyon upang maiiskedyul? Gaano katagal bago kumain ang mga panauhin? Tukuyin ang isang detalyadong iskedyul para sa mga aktibidad sa buong araw.

Palaging iwanan ang ilang silid para sa error; hindi magkakaroon ng iisang kaganapan sa mundong ito na maaaring pumunta nang eksakto sa nakaplanong pababa sa minuto. Ang mga tao ay darating na huli, ang mga pagsasalita ay magpapatuloy, ang mga pila sa pagkain ay hindi tatakbo nang maayos, o isang milyong iba pang mga problema ang maaaring dumating sa iyo. Kaya't habang kailangan mong malaman kung ano ang nangyayari, maunawaan na makakatulong lamang ito sa samahan at walang tiyak

Bahagi 2 ng 5: Mga Kaganapan sa Pagpapatakbo

Hakbang 1. Ipadala ang imbitasyon

Kung hindi, paano pa malalaman ng mga tao na nagho-host ka ng isang kaganapan? Magpadala ng isang paanyaya! Huwag pansinin ito. Ang mga paanyaya ang pangunahing mukha ng iyong kaganapan. Mga unang impression ng kung ano ang maaaring asahan ng mga tao at ipasiya sa kanila kung dapat silang dumating. Ang imbitasyong ito ay dapat na mabuti.

Isaalang-alang ang mga tipikal na paanyaya - sa anyo ng mga postkard, brochure, atbp. Ngunit subukang huwag ring gumamit ng papel: magpadala ng mga email, newsletter, o gumamit ng mga site tulad ng Facebook, Twitter, at Eventbrite upang magpadala ng mga paanyaya, bilang ng panauhin, at kalendaryo.

Pagwawasto: kung nais mong magdala ng maraming tao hangga't maaari, gamitin ang Facebook at Twitter. Kung susubukan mong limitahan ito sa mga bisita lamang ng VIP, iwasan ang dalawang serbisyong ito, o magkagulo ka

Hakbang 2. Itala ang mga nagpatibay ng kanilang presensya

Kakailanganin mong bilangin nang maaga upang malaman kung magkano at kung ano ang kailangan mo, kaya kumuha ng mga tala! Maaaring hindi ito ang mga numero na lilitaw, ngunit makakakuha ka pa rin ng isang pangkalahatang ideya. Ang mga site na idinisenyo upang pamahalaan ang mga kaganapan ay makakatulong dito - kahit na maaari mo ring gamitin ang mga worksheet ng Facebook at Excel.

Hakbang 3. Pangasiwaan kung ano ang dapat mong upa

Kailangan mo bang makahanap, umarkila, mag-book o mag-delegate ng mga gawain sa mga litratista, tagabuo, taga-disenyo at dekorador, panauhing tagapagsalita, sponsor, aliwan o banda, mga pinuno ng relihiyon o opisyal, mananayaw, o mga kaganapan sa pagpapakita? Isaalang-alang ang lahat ng mga aspetong ito para sa pag-upo at pag-catering upang maihanda mo ang mga pagkain at mesa para sa kanila kung kinakailangan.

Maghahanda ka ba ng pagkain at inumin? Kung gayon, aling mga kasapi ng pangkat ang magbabantay sa pagluluto, paghahatid, at kalinisan ng pagkain? Anong uri ng pagkain ang dapat mong ihain? Posible ba para sa mga panauhin na magkaroon ng alerdyi, magkaroon ng mga pangangailangan sa vegetarian, diabetes, magkaroon ng mga relihiyosong pangangailangan tulad ng halal o kosher, walang gluten, atbp? Magkakaroon ba ng mga sanggol, maliliit na bata, o matatanda / nasugatan na hindi makakain ng solidong pagkain?
Napangalagaan ba ang mga aspeto ng entertainment at logistics? Ang seksyon na ito ay maaaring makipag-usap tungkol sa mga kagamitang pangmusika, pavilion o tent, pati na rin mga pandekorasyon na epekto mula sa pamamahala ng entablado na kakailanganin mo, tulad ng mga mikropono at amplifier, pag-iilaw, linya ng kuryente, projector at screen para sa mga slide show, mga makina ng usok, o iba pang mga mahiwagang yugto ng epekto., tulad ng mga salamin, banner ng kumpanya at palatandaan, atbp.

Kung kukuha ka ng isang subkontraktor upang patakbuhin ang aliwan, kumunsulta sa kanila upang matiyak na maaari nilang ibigay at ihanda ang kagamitan mismo, bilang karagdagan sa lokasyon ng lokasyon at yugto at iskedyul. Sa ganitong paraan, malalaman mo kung ano ang dapat gawin upang matulungan sila
Ang mga nagbibigay ng serbisyo sa catering, florist, aliwan, at iba pang mahahalagang tao ay nangangailangan ng maraming oras upang maghanda. Ang mga biglaang kahilingan ay karaniwang nagkakahalaga ng higit pa. Dagdag pa, kung hindi nila matutupad ang kanilang salita, magkakaroon ka pa rin ng oras upang maghanap ng mga kahalili.

Hakbang 4. Maghanap ng isang tao na magiging host (MC)

Hindi palaging kailangang ayusin ng MC ang buong kaganapan, ngunit gagabayan niya ito. Karaniwan ang MC ay kasapi ng partido, na bubuo ng isang talumpati, ipahayag ang isang serye ng mga kaganapan tulad ng isang pagkain, sayaw, mahahalagang panauhin, o libangan. Makipag-usap sa taong ito nang madalas at panatilihing napapanahon siya.

Minsan baka kailangan mong maging MC. Kung gayon, ang iyong gawain ay magiging mas mahirap dahil kailangan mong magtrabaho hanggang sa makumpleto ang buong kaganapan. Mag-set up ng mga pinuno ng pangkat para sa iyong koponan sa serbisyo upang ang karamihan sa mga normal na gawain ay maaaring italaga sa kanila

Hakbang 5. Ipunin ang kagamitan

Kapag kumukuha ng koponan, i-double check at tiyaking mayroon silang mga kinakailangang item sa kanila. Sa ilang mga kaso, maaari lamang nilang ihanda ang kanilang sarili o ilang mga item; Maaaring kailanganin mong mapagkukunan ng hiwalay na kagamitan na kailangan nila. Maaari kang magrenta, bumili, o kahit manghiram ng mga tool na ito mula sa iyong mga social network. Suriin ang listahan ng mga kinakailangan, mula sa mga napkin hanggang sa isang system ng speaker at mga cable na koneksyon.

Ang dekorasyon ay isang mahalagang bahagi ng anumang kaganapan. Mga tablecloth, bulaklak, regalo, kandila, lobo, banner o backdrop ng larawan, pulang karpet, atbp. dapat palaging mahusay na binalak nang maaga

Hakbang 6. Matugunan ang mga pangunahing pangangailangan

Isa sa mga bagay na nakakalimutan ng maraming nagsisimula ay ang kataasan ng mga pasilidad sa venue ng kaganapan. May sapat bang pasilidad ang lugar? Ang mga halimbawa ay banyo at shower, mga puwang ng parkingan ng kotse, madaling pag-access para sa mga taong may kapansanan, pagpapalit ng mga silid, silid ng pag-iimbak at kusina, mga drains ng tubig, mga cooler ng alak, pag-access sa elektrisidad, atbp. Kaya, maaari mong asahan ang mga hadlang na maaaring mangyari.

Mag-isip rin sa labas ng kaganapan: kakailanganin mo ba ng transportasyon at tirahan para sa mga panauhin sa labas ng bayan / sa ibang bansa, o mga delegado ng hotel? Kailangan mo bang mag-book ng isang lugar para sa kanilang transportasyon papunta at mula sa kaganapan?

Hakbang 7. Alamin kung sino ang iyong pagpupulong

Ang pag-unawa sa social hierarchy ng isang kaganapan - kahit na hindi ito iyong kaganapan - ay mahalaga sa pag-alam kung paano hawakan ang anumang sitwasyon. Dahil kailangang maniwala sa iyo ang mga kliyente, alamin ang mga bagay na ito:

Sino ang mga pangunahing panauhin –– ito ay kadalasang madaling makita kung ang kaganapan ay isang pagdiriwang –– halimbawa, ang ikakasal sa ikakasal. Gayunpaman, ang kliyente ay hindi palaging ang pangunahing panauhin kahit na maaari pa rin itong maiuri bilang isa sa mga partido sa pangkat. O, maaaring hindi man lang dumalo ang iyong kliyente.
Sino ang mga panauhin na ang uri ng panauhing panauhin –– ito ang mga taong madalas na kumilos bilang mga host sa kani-kanilang mga mesa at may posibilidad na maging mahusay sa pakikihalubilo at pag-uudyok sa iba pang mga panauhin. Ang mga ito ay kapaki-pakinabang para sa pagpapanatili ng isang kaaya-ayang kapaligiran at pag-uusap kapag ang mga bagay ay naging kalmado, hinihikayat ang mga tao na sumayaw, o ipakilala ang mga tao sa iba pang mga panauhin para sa mga bagong pagkakaibigan. Karaniwan din silang maaasahan at kapaki-pakinabang para sa pagpapanatiling napapanahon sa mga kaganapan, dahil maaari silang tumulong o kahit na magsilbing panauhing tagapagsalita / MC sa isang kagipitan. Ang mga taong katulad nito ang nagpapanatili ng isang kaganapan na maayos na tumatakbo sa unahan.
Sino ang mga panauhin ng uri ng peacemaker? Dapat mong isaisip ang mga taong ito sa lahat ng oras, dahil sila ang titingnan mong kumonsulta sa mga problema. Isasali mo rin ang mga ito sa paghawak at pagtatalo kung kinakailangan. Ang mga panauhin sa pangkat na ito ay karaniwang pinuno ng pamilya, tagapag-alaga, o pinuno ng seguridad.
Sino ang nagpapasya. Sa karamihan ng mga kaso, ang tagagawa ng desisyon ay ang iyong sarili bilang tagapamahala, ngunit kapag kailangan mong kumunsulta sa mga panauhin nang hindi kasangkot ang isang pangunahing pangkat (tulad ng karaniwang nakatuon sila sa pagiging mabuting host), alamin kung sino ang dapat mong makita sa isang emerhensiya. Sa madaling salita, magbabayad ang taong ito ng singil para sa iyong mga serbisyo, o kung sinumang tawagan mong "kliyente."

Bahagi 3 ng 5: Papalapit sa Tapos na Linya

Hakbang 1. Kilalanin ang venue

Bago magsimula ang kaganapan, suriin ang lugar at magpasya kung paano mo pagsasama-samahin ang mga bagay. Maaaring kailanganin mong tukuyin ang karagdagang mga kaayusan upang mapaunlakan ang plano sa sahig - halimbawa sa mga tuntunin ng mga kable, ilaw, atbp. At kung ang mga bagay na ito ay mahirap para sa iyo na makahanap, maaari ding maranasan ng mga bisita ang pareho, kaya isaalang-alang ang praktikal na aspeto!

Gumuhit ng isang plano sa paglawak at mga oras kung kailan posible. Kung ang isang bagay ay hindi umaangkop, tanggalin ito. Kausapin ang tagapamahala ng site at alamin kung ano ang maaari niyang gawin upang matulungan, at kung mayroong anumang mga patakaran sa pag-zoning na dapat mong sundin, lalo na sa isang emerhensiya

Hakbang 2. Isaalang-alang ang paghahanda ng mga regalo para sa iyong koponan

Ang mga tauhan ng tauhan dito ay magsusumikap. Upang maipakita ang pagpapahalaga at mapanatili ang pagganap, maghanda ng isang maliit na regalong ibibigay matapos ang kaganapan. Ang mga bottled na inumin, granola bar, tsokolate, iba pang maliliit na item, anuman ang nababagay sa iyo, ay makakatulong upang mapanatili silang moral.

Isaalang-alang din ang pagbibigay sa kanila ng isang brotse o maliit na marker ng partido upang madama nila ang bahagi ng kaganapan at alalahanin ito. Siguraduhin din na sila ay pinananatiling pinakain at natubigan! Ang koponan ay isang mapagkukunan na dapat mong ipagpatuloy na magamit sa hinaharap

Hakbang 3. Suriin ang lahat ng mga koponan at mga tagalabas

Bago ang kaganapan, tiyaking sumasang-ayon ang lahat. Bigyan ang mga tauhan ng malinaw na tagubilin sa kung paano makakarating sa venue at ibigay ang iyong numero ng contact o card ng negosyo upang tumawag sila para sa mga direksyon. Tapusin sa pamamagitan ng pagtiyak na ang lahat ay walang mga katanungan.

Tiyaking komportable ang lahat sa gawain. Ang ilang mga tao ay maaaring hindi nais sabihin ito, kaya subukang basahin ang mga ito. Mukha ba silang tiwala at tiwala? Kung hindi, tiyakin sa kanila, suriin ang mga takdang aralin, at magtanong ng ilang pangunahing mga katanungan. Kapag may pag-aalinlangan, ipares ang mas nagduda sa isang may kakayahang kasosyo

Hakbang 4. Ihanda ang iyong listahan ng contact at iba pang mga file kung kinakailangan

Ang mga personal na setting ay kasinghalaga ng pag-aayos ng kaganapan. Kung palagi kang malinis, kahit na ang ilang mga bagay ay magulo, lahat ay magiging maayos. Ngunit, kung hindi man, ang estado ng kaganapan ay ganap na nasisira. Narito ang ilang mga paraan upang maihanda ang iyong sarili:

Lumikha ng isang sheet ng contact na may mga numero ng telepono at address. Naisip ng pastry shop na ikaw ang darating upang kumuha ng order? Hindi mahalaga. Tumawag sa isang miyembro ng iyong koponan na nakatira malapit sa tindahan at kunin ito sa daan patungo sa lokasyon ng kaganapan.
Lumikha ng isang checklist. Malalaman mo kung anong mga item, kagamitan at item ang nawawala pa rin batay sa mga ulat ng koponan.
Maghanda ng katibayan ng pagbabayad at mga pangangailangan sa pagsingil nang naaayon. Kung mas masusing ka, mas kaunting mga problema ang mayroon ka sa hinaharap.

Hakbang 5. Iwasan ang mga huling minutong pagbabago

Magkakaroon ba ng regular na mga pagbabago ng masining? Kadalasang ganito ang mga kasalan, sa kagustuhan ng kliyente ng isang huling minutong pagbabago ng disenyo, kaya tiyaking sasabihin mo sa kanya ang huling petsa ng pagbabago. Karaniwan, ang deadline na ito ay 1 linggo bago ang kaganapan, upang mapanatiling libre ang mga kliyente, ngunit protektado ka rin mula sa mga huling minutong pagbabago na mahirap gawin at mahal gawin.

Kung ang mga pagbabago ay simple, maliit, o basic at maaaring magamit ang mga dekorasyong naka-install na, subukang huwag tanggihan ang kahilingan ng kliyente hangga't maaari. Tiyaking tinatanggap mo ang mga pangangailangan ng kliyente sa abot ng iyong makakaya sa isang kaganapan na maaaring maging napaka emosyonal

Bahagi 4 ng 5: Pangangasiwa sa Tunay na Kaganapan

Hakbang 1. Ihanda ang lahat

Maging una sa eksena upang pangasiwaan ang mga paghahanda. Siguraduhin na ang lahat ay nag-uulat nang maayos at magsimulang tumawag kung hindi. Tulungan ang mga nangangailangan ng tulong, ituro ang mga kailangang idirekta, at tumabi kung kinakailangan. Iwasan ang iyong sarili mula sa pagiging nasugatan hanggang sa natapos ang kaganapan.

Makakaramdam ka ng kaunting kalmado kung mayroon kang isang checklist. Ihanda ang listahang ito para sa mga tauhan, labas ng tauhan, dekorasyon at pag-install, at kagamitan. Kapag nasuri na ang lahat, makahinga ka nang maluwag

Hakbang 2. Magtalaga ng mga gawain

Huwag matakot na gawin ito. Ang pangunahing kadahilanan na sanhi ng stress sa isang kaganapan ay oras. Upang makatipid ng pera, maging handa na hatiin ang trabaho. Kung ang isang tao ay hindi gagana nang mahusay, magbigay ng isa pang gawain na mas angkop para sa kanya. Hindi ka naging isang tagapag-ayos o lumalampas sa mga hangganan; Ginagawa mo lamang ang trabaho na iyong obligasyon.

Kapag nagtatalaga ng mga gawain, maging matatag ngunit magalang. Sabihin, "John, kailangan kita dito ngayon upang tumulong sa pag-cater. Salamat." Ang iyong tauhan ay dapat na masidhi sa pamamahala ng kaganapan. Tiyaking maayos ang lahat sa pamamagitan ng pagiging kinakailangang figure ng pinuno

Hakbang 3. Maging may kakayahang umangkop

Nangangahulugan ito na kailangan mong tiyakin na ang lahat ay umaayon sa plano at makakatulong o magpatakbo ng isang backup na plano kung sakaling may mali - at matanggap ito. Kung nagsisimula kang ma-stress, hindi ka makakapag-isip ng maayos. Kapag ang isip ay hindi malinaw, hindi ka makakakuha ng mahusay na mga resulta. Kaya't kapag ang nagsasalita ay tumatagal ng masyadong mahaba ng sampung minuto at hindi pinapansin ang iyong mga senyas o pagtatangka upang makagambala sa kanya, magpahinga. Ayusin lang ang sesyon ng panghimagas, walang makakapansin. Patuloy ding tatakbo nang maayos ang kaganapan.

Palaging mangyayari ang mga problema. Hindi mo mahuhulaan ang lahat, at mas maaga mo itong tatanggapin nang mas mabuti. Ang isang kalmado at matatag na manager ng kaganapan ay maaaring maging napaka kapaki-pakinabang para sa anumang kaganapan; ngunit kung ikaw ay panahunan at hindi kalmado, maaaring maging masama ang mga pangyayari. Kaya magpahinga at sumabay sa agos - malapit nang matapos ang iyong palabas

Hakbang 4. Sabihin sa lahat ang pinakabagong pag-unlad

Siguraduhin na ang bilang at mga pangangailangan ng mga panauhin ay tama pa rin sa araw ng kaganapan at ipagbigay-alam sa koponan sa serbisyo ng anumang mga pagbabago hangga't maaari. Kailangan mong maging unang pares ng mga mata upang mapansin kung may mali.

Kumunsulta sa kliyente upang makita kung ano ang nararamdaman niya; maaaring siya ay nasasabik, kinakabahan, nag-aalala, nababagot, o naubos at nagkakaroon ng mga problema. Maaari mo siyang tulungan sa pamamagitan ng pag-unawa, pagsasabi ng mga mabubuting salita, at pagtulong sa kanya ng praktikal. Maglaan ng oras upang makabuo ng sigasig para sa mga panauhin at sa koponan kung kinakailangan

Hakbang 5. Gawin ang iyong trabaho

Tiwala at igalang ang koponan sa serbisyo na gawin ang kanilang sariling bagay - sa sandaling nabigyan mo sila ng solidong batayan ay magiging maayos sila. Mag-alok upang makatulong kung kinakailangan, ngunit ang miyembro ng koponan na ito ay dapat na may sapat na karanasan upang hindi na kailangan ng anumang tulong. Narito ang ilang mga bagay na dapat mong tandaan:

Kumilos bilang isang tagapanggap o pagtanggap sa una. Kilalanin at kamustahin (kung kinakailangan) ang bawat panauhin pagdating nila. Paglipat ng mga tungkulin sa MC kapag nagsimula ang kaganapan. Dito, ang iyong tungkulin bilang manager ay magiging mas aktibo sa pamamagitan ng paglutas ng mga problema at pagtiyak na ang lahat ng nasa likuran na gawain, tulad ng paghahanda ng pagkain at serbisyo, ay naaayon sa plano.
Bigyang pansin ang mga panauhin at makipag-ugnay sa MC. Gawin ito sa lihim kung sakali kailangan mong baguhin ang iyong mga plano.
Panatilihin ang iyong distansya mula sa pangunahing mga panauhin - ang palabas na ito ay tungkol sa kanila - ngunit tiyaking mananatiling madali kang maabot sa pamamagitan ng pag-check in sa ilang mga sandali. Tanungin sila kung ano ang pakiramdam nila tungkol sa palabas, pati na rin ang anumang mga posibleng isyu, kahilingan, o mungkahi na mayroon sila.

Hakbang 6. Para sa mga kaganapan sa marketing, maghanda ng mga souvenir

Tiyaking naaalala ng lahat ng mga panauhin ang magagandang panahon na mayroon sila. Maaaring gusto mo pa ng higit sa mga masasayang alaala: tulad ng mga pagbisita sa mga website, mga donasyon sa hinaharap, mga aspeto ng pagsasalita, atbp. Upang matiyak na ang hit ng iyong kaganapan, magbahagi ng mga souvenir. Kahit na ito ay isang larawan, poster, o ballpen, na nagbibigay sa mga bisita ng isang bagay upang paalalahanan ang mga bisita sa kaganapan ay isang mahusay na paraan upang matiyak na naaalala mo sila.

Hakbang 7. Binabati kita pagkatapos natapos ang kaganapan

Karamihan sa mga kaganapan ay nagmamay-ari kapag nagsimula sila, ngunit ang pagsusumikap ay nasa panahon ng paghahanda, na walang napagtanto. Kaya batiin ang iyong sarili dahil karapat-dapat kang maging masaya!

Pagkatapos ng kaganapan, maglaan ng oras upang makipagkita at magpasalamat sa kliyente. Inirerekumenda na mag-alok ka ng naaangkop at taos-pusong regalo upang matandaan ang iyong oras sa kanila, dahil maliit na mga ugnayan tulad nito ang nagpapayaman sa karanasan at pinapayagan silang imungkahi ang iyong mga serbisyo sa hinaharap. Kung nagbibigay ka ng mga regalo sa isang kaganapan, mga regalo pagkatapos ng kaganapan tulad ng mga bulaklak, mga larawan ng mga paboritong sandali sa kanilang kaganapan (hal. Paggupit ng laso, pagpapakita ng rurok, seremonya ng mga parangal, halik sa kasal, pamumulaklak ng mga kandila sa kaarawan, atbp.), O iba pang mga regalo maaaring naaangkop

Hakbang 8. Linisin ang lugar at umuwi

Tulad ng sinabi ng mga nanay, "Iwanan ito sa parehong kundisyon na napunta ka rito," gayundin ang mga prinsipyong nalalapat sa mga venue. Ang mga bagay ay dapat na iwanang sa parehong estado dati bago ka dumating sa kanila - ang negosyo sa pamamahala ng kaganapan ay isang sensitibong negosyo na walang gaanong lugar para sa error. Kaya't ipaalam sa iyong mga miyembro ng tauhan na oras na upang linisin ang site at huwag silang pauwiin hanggang sa maayos ang lahat. Dapat makialam ka din!

Bukod sa isang mabuting bagay, pinipigilan ka rin nito mula sa singilin ng mas mahal na singil. Maraming mga lugar ang sisingilin ng labis para sa paglilinis kung may pagkakataon silang gawin ito. Kaya, gawin ang iyong makakaya upang maiwasan ang mga nakatagong bayarin

Hakbang 9. Kumpletuhin ang negosyo ng pagbabago, pagbabayad, at salamat sa lahat ng mga kasangkot na partido

Maaaring kailanganin mong ayusin ang pagbabalik ng nirentahan o hiram na kagamitan at kumunsulta sa kliyente tungkol sa kanyang karanasan. Kahit na hindi ka nababayaran, maglaan ng oras upang magpasalamat sa kanila at sabihin na nasisiyahan ka sa pagpapatakbo ng kaganapan sa kanila. Maaari ba kayong makipagpalitan ng mga business card sa bawat isa?

Salamat din sa mga tauhan ng tauhan! Tiyaking ang lahat ng mga partido ay binabayaran (at nabayaran na), makatipid ng mga invoice, at matapos ang mga bagay. Kailangan mong maging isa sa mga huling tao na umalis sa venue - tiyaking maayos ang lahat

Bahagi 5 ng 5: Pag-troubleshoot

Hakbang 1. Malaman kung paano makitungo sa mga panauhin na huli na dumating at may iba pang mga problema

Ito ay isang pangkaraniwang isyu, kaya mas mahusay mong ihanda ang iyong sarili. Hindi maiiwasan ang pagkahuli (hal. Dahil sa hindi inaasahang mga problema sa trapiko) at karaniwang maaaring tiisin ng ibang mga panauhing darating sa oras. Samakatuwid, maraming mga bagay na maaari mong gawin upang maiwasan ito:

Tiyaking ang oras ng kaganapan ay malinaw na nakasulat sa paanyaya. Kung nagpapatakbo ka ng isang sistema ng RSVP, tiyakin din na ang oras ay nakumpirma. Makipag-usap sa (sa pamamagitan ng iyong contact sheet) sa MC, mga kaugnay na panauhin (karaniwang ang nangungunang kasapi ng partido), mga aliwan, at kawani sa kusina sa sandaling nakasalamuha mo ang isang balakid na hindi madaling malutas. Kung ang mga naantalang panauhin ang pokus ng kaganapan (hal. Ang ikakasal na ikakasal), karaniwang:
Dapat mong direktang makipag-ugnay sa nakabinbing panauhin upang suriin ang tinatayang oras ng pagdating. Makipag-ugnay kaagad sa kusina tungkol sa pinakabagong mga pagpapaunlad upang maisaayos nila ang bilis ng pagluluto upang tumugma sa oras.
Iwasang ihayag na ang kaganapan ay ipinagpaliban dahil sa ilang mga panauhin (dahil malalaman ito ng partido sa kanilang sarili), ngunit ipaalam sa pangunahing mga bisita na alam mo ang sitwasyon. Sabihin sa kanila kung ano ang iyong pinaplano, ngunit ipaalam din sa kanila na mag-alok ng mga mungkahi dahil karaniwang alam nila ang panauhin at malaman kung ano ang gagawin sa kontekstong iyon.
Bigyang-pansin ang tiyempo ng pagsasalita. Kung ang mga pangunahing panauhin ay huli nang dumating, maghatid ng mga karagdagang pampagana at / o maagang inumin upang maiwasan ang ibang mga panauhin na dumating nang tamang oras mula sa pagkabagot at matiyak na mananatiling abala sila.
Kung ang mga panauhin ay magiging huli na (halimbawa kapag naghahatid ng pagkain na hindi maantala, tulad ng mga souffle), simulan ang kaganapan na pinlano. Kapag dumating sila, ihatid ang susunod na bahagi (kahit na ang bahagi na ito ay dessert).
Maghanda para sa pagsayaw, mga laro, komedya, o ilang iba pang uri ng aliwan (lalo na ang musika) at tiyakin na may mga labis na nakakaabala, tulad ng mga larawan sa pangkat. Ang diskarte sa pag-backup na ito ay dapat na nagsimula noong nakaraang araw.
Para sa mga bisitang sinadyang dumating nang huli, huwag itong isipin bilang kasalanan mo bilang manager. Kaya't tungkulin mo na unahin ang ibang mga panauhing dumalo at tiyaking natutugunan ang kanilang mga pangangailangan. Sa esensya, kumilos na parang walang mali at magpatuloy sa kaganapan.

Hakbang 2. Malaman kung paano haharapin ang mga problema sa pagkain

Ang mga problema sa lugar na ito ay bihira, lalo na kung maingat mong nakaplano ang iyong mga plano, ngunit ang mga aksidente ay nangyayari paminsan-minsan (tulad ng isang panauhin o maliit na bata na ginugulo ang hapag kainan, o isang insidente sa kusina). Dapat mo munang magkaroon ng kamalayan sa mga uri ng mga panauhin na dadalo, kaya maaari mong isaalang-alang kung kailan at saan ipapakita ang pagkain (hal. Para sa mga pagkaing uri ng buffet) at ang kinalalagyan ng mga panauhin.

Ang lahat ng mga ligwak ay dapat na malinis kaagad para sa mga kadahilanang pangkaligtasan, kahit na nangangahulugang kailangan mong alisin ang pulang karpet o magarbong mga dekorasyon at kasangkapan upang magawa ito. Ang pagtatago ng isang mantsa nang hindi nakakaapekto sa hitsura o integridad ng isang item (tulad ng isang antigong piraso ng kasangkapan) ay imposible, kaya't tanggalin muna ito. Kung mayroon kang isang backup, gamitin ito; kung hindi man, ilipat ang bagay nang maingat upang hindi mapansin ng mga panauhin.
Inirerekumenda na gumamit ka ng mga lubid, kurtina, o mga screen upang itago ang mga lugar ng pagkain (hal. Isang magulo na mesa, o habang inihahanda mo ang iyong susunod na ulam), dahil ang ilang mga panauhin ay maaaring makilala ang nakikitang pagkain bilang isang bagay na maaaring malayang ubusin sa anumang oras - habang hindi ito maaaring maging ganon ang kaso.ayon sa iyong hangarin.
Ihalo ang mga menu. Kung hindi maihahatid ang isang ulam (halimbawa dahil nasunog ito), tanggalin ang lahat, o maghanap ng bagong kahalili. Bawasan ang mga bahagi upang makatipid sa pagkain, ngunit dagdagan ang mga bahagi ng iba pang mga pagkain upang mapanatili silang balanse. Ipaalam sa mga panauhin kung kinakailangan.
Ang mga vegetarian, picky eaters, allergy sufferer, o espesyal na diet / religious people ay dapat alagaan ang kanilang mga pangangailangan - magagawa mo ito sa mahusay na pagpaplano. Gayunpaman, kung minsan ang mga bisita ay magdadala ng isang miyembro ng pamilya, asawa, o malapit na kaibigan nang hindi sinasabi sa iyo, lalo na kung libre ang paanyaya. Kapag nangyari ito, madali ang solusyon. Bilangin ang mga kamakailang panauhin at pagdating sa pintuan, magtanong tungkol sa mga espesyal na pangangailangan sa pagdidiyeta at sabihin agad sa serbisyo at kawani sa kusina.
Para sa mga malalaking pangkat na hindi dumadalo sa kaganapan bilang mga maitim na panauhin, magpadala ng isang miyembro ng koponan sa kusina at ipabasa sa kanya ang stock. Kung kinakailangan, bumili ng karagdagang suplay ng pagkain. Ang seksyon ng kusina ay karaniwang nagpapalabas ng mga bahagi kung sakali, kaya ang mga pagkansela ay mas karaniwan kaysa sa kakulangan sa pagkain. Ang mga limitadong paghahatid ay maaari ring mai-save kung magbigay ka ng karagdagang mga pagpuno, tulad ng mga tinapay, salad, o pinggan ng gulay, mga sangkap na madaling makuha mula sa iyong lokal na supermarket.

Hakbang 3. Malaman kung paano makitungo sa mga maliliit na bata

Tandaan na maraming mga tagapamahala ang madalas na nakakalimutan o minamaliit ang intelihensiya at mga pangangailangan at kagustuhan ng mga bata sa isang kaganapan. Pareho sila sa mga may sapat na gulang - nais na magsaya at hindi magsawa. Tandaan, magagalit din ang mga magulang kung hindi matugunan ng isang kaganapan ang mga pangangailangan ng kanilang mga anak. Magandang ideya na humingi ng kumpirmasyon ng pagdalo (RSVP) para sa anumang mga bata na maaaring dumalo.

Ang mga mas batang bata (wala pang 10 taong gulang) ay mas mahusay na ihain sa pagkain o meryenda nang maaga, dahil ang hapunan ay hindi maihahatid hanggang 20:00. Ang oras ng paghahatid na ito ay kadalasang huli na para sa mga oras ng pagkain ng mga bata. Ang pagkain na ibinibigay mo sa iyong mga anak ay dapat ding maging masaya at malusog, ngunit espesyal pa rin na may isang espesyal na ugnayan para sa kanila - nakakatulong ito sa mga magulang na matulungan at masiyahan sa kaganapan bilang isang panauhin.
Ang mga bata na higit sa edad na 10 ay maaaring bigyan ng pagkain at mga bahagi ng pang-adulto, kahit na hindi nila ito natapos, ngunit nag-aalok din sa kanila ng menu ng mga bata (na may pahintulot ng magulang na kurso) kung hindi nila gusto ito. Kadalasan, ang mga tinedyer na edad 13-18 ay madalas na humihiling ng parehong pagkain tulad ng mga mas bata, tulad ng mga hamburger at fries, sa halip na mas pormal na pagkain sa restawran. Ang pagkain para sa mga bata ay karaniwang nakasulat sa term na "Alternatibong Menu". I-play ito nang ligtas at talakayin sa iyong pangunahing mga panauhin ang iyong mga plano upang magpatuloy na matagumpay na nagbibigay-kasiyahan sa mga kabataan at matanda noong una.
Magbigay ng isang lugar para sa mga ina na may maliliit na anak. Matugunan ang kanilang mga pangangailangan, tulad ng mga pahinga sa banyo, mga pangangailangan sa pagpapasuso, atbp., At maghanda ng isang pahingahan para sa napakaliit na mga bata upang makatulog sila kung pagod na sila.

Hakbang 4. Malaman kung paano makitungo sa mga lasing o bastos na panauhin, nanghihimasok, at marami pa

Ang mga panauhing ito kung minsan ay nagdudulot ng kaguluhan, kapwa sa mga kaganapan sa pamilya at corporate. Dala nila ang politika pati na rin ang drama, at, bilang isang tagalabas, maaaring hindi mo ito namamalayan. Kaya, laging maging alerto.

Sumangguni sa kliyente o pangunahing mga panauhin bago ang kaganapan upang malaman ang tungkol sa mga posibleng problema tulad nito, o sa ilang piling kung hindi dapat magambala ang mga pangunahing bisita. Sa ganitong paraan, maaari mong tiyakin na ang mga tao ay nakaupo sa tamang lugar at hindi ito magiging sanhi ng anumang mga problema. Ihanda ang mga kawani sa serbisyo o pangunahing panauhin na kumilos bilang impormal na mga superbisor, maging alerto, at tumulong kung kinakailangan. Ang iyong trabaho ay tiyakin na ang kaganapan ay tumatakbo nang maayos at lumayo mula sa mga personal na bagay, maliban kung talagang kinakailangan. Kaya, tiyaking alam mo kung sino sa kaganapan ang naiuri bilang isang uri ng panauhing "tagapayapa" (mga makakatulong na panatilihing maayos ang pagtakbo ng kaganapan).
Dahil ang pagtanggi na magbigay ng alak sa mga lasing na panauhin o pakikitungo sa galit at walang pakundangan na mga panauhin ay maaaring maging mahirap, mas mainam na isama ang isang panauhin sa kapayapaan. Makipag-ugnay lamang sa mga ligal na tauhan kung kinakailangan at pagkatapos na kumunsulta sa mga pangunahing panauhin. Kailangan mo pa ring maging mapagbantay, kahit na nagpapatakbo ng maliliit na kaganapan o sa likuran.
Ang mga hindi inanyayahang panauhin ay isang matigas na kapakanan. Kung dumating sila at gumawa ng kaguluhan, itapon sila kung kinakailangan - kumunsulta sa mga pangunahing panauhin upang mapatunayan na ang mga taong ito ay hindi gusto. Kung maraming mga marahas na manggugulo, ang iyong trabaho ay upang protektahan ang iba pang mga panauhin at makipag-ugnay sa seguridad o pulis kung ang mga manggugulo na ito ay tumangging iwanan ang mga lugar pagkatapos na tanungin ka bilang tagapamahala at / o pangunahing mga panauhin.
Kadalasang nais ng mga bisita na ilipat ang mga card ng negosyo sa mesa, upang makaupo sila sa tabi ng taong gusto nila, o sa mesa na gusto nila. Kumunsulta sa mga pangunahing panauhin tungkol sa kung paano ito pinapayagan. Karaniwan, kailangan mong ayusin nang maaga ang mga plano sa talahanayan at magkaroon ng pag-apruba ng mga pangunahing panauhin. Kung ang posisyon ng talahanayan na ito ay dapat na tama, mas mahusay na ilayo ang mga bisita sa lugar ng kainan bago dumating ang oras. Karaniwan, ang bar area, lobby, o waiting room ay maaaring magamit upang mapaunlakan ang mga panauhin. Kung ang ilang mga pagpapangkat ay partikular na mahalaga dahil sa mga usapin ng pamilya, pagsama-samahin ang mga tao at gabayan sila bawat pangkat na magkahiwalay na mga mesa at paupuin sila sa wastong pagkakasunud-sunod.

Hakbang 5. Malaman kung paano hawakan ang masamang panahon

Sa buong mundo, kung minsan ay may hindi inaasahang masamang panahon, tulad ng ulan o niyebe. Ang malamig na hangin o mainit na hangin ay maaari ring maging sanhi ng mga problema. Habang ang panahon ay karaniwang walang malaking epekto kapag ang kaganapan ay gaganapin sa loob ng bahay, dapat kang maging handa para sa mga hamon ng pagiging nasa labas. Kung mahuhulaan mo ang masamang panahon, pag-isipang baguhin ang lokasyon ng kaganapan. Kung hindi mo magagawa, magrenta ng tent o malaking pavilion (maaaring mahal ang presyo, lalo na kung ginagawa ito sa isang kapritso). Ang pagsubaybay sa panahon ay mahalaga; kung ang kaganapan ay nagulo na dahil dito, halos imposible mong ayusin ang kaganapan, kaya sulitin ang alam mo na at mayroon na.

Maraming bahagi ng mundo ngayon ang may mga patakaran sa seguro para sa masamang panahon o iba pang mga problema. Kung nasa lugar ka na kilala sa biglaang pagbabago sa panahon, humingi ng kumpirmasyon kung maaring itakda ang iskedyul, upang ang mga kliyente ay hindi man lang makatipid sa gastos sa pagrenta ng kagamitan, lugar, at kawani ng serbisyo

Mga Tip

Maghanda ng isang maliit na puwang na puno ng mga item tulad ng sobrang mga napkin para sa pagpahid ng mga spills, fire extinguisher, first aid kit, at iba pang mga hindi sinasadyang kit. Hindi mo kakailanganin ito kung maayos ang takbo ng mga bagay, ngunit mas mainam na mag-ingat para sa isang malaking kaganapan.
Ang mga panauhin at tagapagsalita na pagod o nakakaranas ng jet lag ay dapat tiyakin ang kanilang fitness. Kung kinakailangan, direktang kumunsulta sa kanila o sa kanilang mga katulong upang mag-order ng mga spa at massage treatment o ibang paraan ng pag-refresh ng katawan. Maaari mo ring ipadala sa kanila ang pagkain kung hindi pa sila kumakain ng ilang sandali, o gamot kung nakakaramdam sila ng kaunting hindi maayos (tulad ng sakit ng ulo mula sa paglipad o kaba, o sakit ng tiyan). Sumangguni sa isang doktor kung kinakailangan. Ang mga pagod na bisita at nagsasalita ay maaaring makasira ng isang kaganapan, kahit na ang lahat ng iba pang mga hamon na maaari mong mapagtagumpayan.
Tiyaking makikita at maririnig ng lahat ang entablado, musika, o pagsasalita.
Tandaan din na ang paghawak ng mga kaganapan ng ibang tao ay isang karangalan. Habang ito ay maaaring mukhang napakahirap at mahirap, ang iyong kontribusyon ay maaaring mapasaya ang maraming tao, kaya maaalala nila ang kaganapan sa natitirang buhay nila. Bilang karagdagan, nasanay ka rin sa pagkakaroon ng mga kakayahan na kapaki-pakinabang sa pang-araw-araw na buhay.
Bilang isang manager, maaaring kailanganin mong kumilos bilang isang impromptu host, o kahit isang kasosyo sa sayaw upang matiyak na ang kaganapan ay maayos na tumatakbo. Bumuo ng mga kasanayan sa pagsasalita at sayaw, ngunit sa parehong oras, idelegado ang mga tungkulin sa pamamahala sa iba pang mga miyembro ng koponan na maaaring pansamantalang pumalit sa iyong lugar. Ang layunin dito ay tiyakin na walang nakaupo sa mesa.