Napili ka lamang o hinirang na kalihim ng komite kung saan ka miyembro. Ligtas! Alam mo ba kung paano lumikha, maghanda at magpakita ng mga minuto? Sinusundan man ang "Batas ng Order ng Order" ng mambabatas o paglalaan ng minuto sa isang hindi gaanong pormal na setting, narito ang mga mahahalagang pamamaraan na susundan.
Hakbang
Bahagi 1 ng 4: Paunang Paghahanda
Hakbang 1. Maunawaan ang mga patakaran ng pulong ng iyong samahan
Kung ang kalihim ay inaasahang magtatagal ng pormal na minuto, tanungin kung sumusunod ang pangkat sa Mga Panuntunan ng Order ni Robert o iba pang mga alituntunin. Sa isang mas impormal na setting, tanungin kung ano ang kailangang isama sa mga minuto o kung paano ito gagamitin.
- Bilang isang tagakuha ng tala, hindi mo kailangang pamilyar sa buong pahina ng Mga Panuntunan ng Order. Gayunpaman, ang pagkuha ng isang kopya ng libro (o paghiram mula sa tagapangulo) ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa pagsagot sa mga partikular na katanungan.
- Maunawaan nang mabuti ang iyong papel. Ang ilang mga kalihim na tumagal ng minuto ay hindi lumahok sa pagpupulong, habang ang iba naman ay tumagal ng minuto at nag-ambag din sa talakayan. Sa magkaparehong kaso, ang kalihim ay hindi dapat isang taong mayroong ibang pangunahing tungkulin, tulad ng namumuno sa pagpupulong o tagatulong.
Hakbang 2. Ihanda muna ang template
Ang bawat minuto ng pagpupulong ay maglalaman ng halos parehong impormasyon. Lumilikha ang mga template ng isang pare-pareho na format para sa madaling sanggunian. Magsama ng mga puwang para sa sumusunod na impormasyon.
- Pangalan ng Organisasyon.
- Uri ng pagpupulong. Ito ba ay isang lingguhan o taunang pagpupulong, isang maliit na pagpupulong ng komite, o isang pagpupulong na gaganapin para sa isang espesyal na layunin?
- Petsa, oras at lugar. Gumawa ng puwang para sa pagsisimula at pagtatapos ng pagpupulong (pagbubukas at pag-disbanding).
- Pangalan ng tagapangulo o tagapangulo ng pagpupulong at ang pangalan ng kalihim (o ang kanilang kahalili).
- Listahan ng "mga kalahok" at "paghingi ng tawad para sa kawalan". Ito ay isang magarbong termino para sa mga listahan ng pagdalo. Tandaan kung may naabot na isang korum (sapat na bilang ng mga tao para sa balota).
- Gumawa ng puwang para sa iyong lagda. Bilang isang tagakuha ng tala, dapat mong palaging pirmahan ang iyong mga tala. Maaaring mangailangan ng karagdagang mga lagda kapag naaprubahan ang mga minuto, alinsunod sa mga patakaran ng iyong samahan.
- Isang libro ng agenda, kung magagamit. Kung hindi ka hihilingin ng tagapangulo o tagapayo ng pulong na magbalangkas ng isang agenda, dapat itong maging magagamit kapag hiniling. Ang pagkakaroon ng isang agenda para sa sanggunian ay makakatulong sa iyong ayusin ang mga minuto ng pagpupulong.
Hakbang 3. Dalhin ang iyong notebook o laptop
Siguraduhin na ang anumang dalhin mo ay komportable para sa iyo. Kung madalas kang kumukuha ng mga tala, magtago ng isang notebook para sa hangaring ito, o lumikha ng isang folder sa iyong computer.
- Kung tatagal ka ng ilang minuto para sa isang nakaraang pagpupulong na hindi pa naaprubahan, isama mo sila.
- Habang ang isang audio recorder ay maaaring makatulong sa iyo na maisalin ang mga minuto sa paglaon, hindi sila kapalit ng ilang minuto. Kung nagtatala ka ng isang pagpupulong, siguraduhin na ang lahat ng naroroon ay sumasang-ayon at hindi sumuko sa tukso na gumawa ng isang salitang-salita na transcript.
- Ang pag-aaral ng maikling salita ay magpapabilis sa pagkuha ng mga tala, ngunit hindi mo kailangang isulat ang bawat salita upang makakuha ng mga tala. Sa katunayan, dapat mong iwasan ito.
- Kung hihilingin sa iyo na maglaan ng minuto sa publiko sa isang pagpupulong, gumamit ng isang OHP o board ng pagtatanghal. Tiyaking makakakuha ka ng mga tala pagkatapos sa bahay nang hindi kumukupas ang tinta upang maaari mong gamitin ang maikling pag-type upang mai-type ang iyong mga tala.
Bahagi 2 ng 4: Paggawa ng Mga Minuto sa Pagpupulong
Hakbang 1. Ibahagi ang listahan ng pagdalo
Sa sandaling ang lahat ay naroroon, magbigay ng isang piraso ng papel (higit pa para sa mas malaking pagpupulong) na may sapat na puwang para sa mga tao na isulat ang kanilang mga pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Maaari mong gamitin ang papel na ito pagkatapos ng pagpupulong upang punan ang seksyon ng listahan ng dadalo ng iyong template, o i-paste ang listahang ito sa iyong natapos na minuto.
Kung hindi ka pamilyar sa maraming mga tao na naroroon, mag-sketch ng isang tsart ng pagkakaupo at punan ito kapag hiniling mo sa lahat na ipakilala ang kanilang sarili. Handaang ang sheet ng tsart na ito habang sinusulat mo ang iyong mga minuto upang mapangalanan mo ang mga tao ayon sa pangalan hangga't maaari (tulad ng tinalakay sa ibaba)
Hakbang 2. Punan hangga't maaari sa mga magagamit na mga template
Habang hinihintay ang pagsisimula ng pagpupulong, tandaan ang pangalan ng samahan, ang petsa at lugar ng pagpupulong, at ang uri ng pagpupulong (lingguhang pagpupulong ng lupon, pagpupulong ng espesyal na komite, atbp.). Kapag nagsimula ang pagpupulong, tandaan ang oras ng pagsisimula.
- Kung wala kang isang template, tandaan ang impormasyong ito sa tuktok ng iyong tala.
- Kung ang pagpupulong ay gaganapin para sa isang espesyal na layunin o kaganapan, i-save ang mga abiso na ipinadala upang ipaalam sa mga miyembro. Kakailanganin mong i-paste ito sa tala pagkatapos itong makopya.
Hakbang 3. Itala ang mga resulta ng unang kilos
Karamihan sa mga pormal na pagpupulong ay magsisimula sa isang paggalaw na magpatibay ng isang agenda, kaya't ang hakbang na ito ay gagamitin bilang isang halimbawa. Kung ang pagpupulong ay nagsisimula sa ibang paggalaw, siguraduhing itala ang lahat ng nauugnay na impormasyon:
- Ang naaangkop na mga salita para sa pagsisimula ng paggalaw ay "Gumagawa ako ng isang panukala." Karaniwan ito para sa mga pangungusap tulad ng "Iminumungkahi ko ang pag-aampon ng agenda na ito."
- Pangalan ng nagpanukala (ang taong nagsasampa ng kilos).
- Mga resulta sa pagboto. Kung matagumpay ang boto, isulat ang "mosyon na tinanggap." Kung nabigo ito, isulat ang "mosyon tinanggihan."
- Maaari kang magkaroon ng isang mahabang paggalaw na isinumite sa pagsulat kung hindi mo ito maitatala nang tumpak. Kung ito ay paulit-ulit, tanungin sa gilid ng pagpupulong kung ang pagsumite ng mga galaw sa papel na ito ay maaaring gawing opisyal na patakaran para sa mga paggalaw na may isang tiyak na bilang ng mga salita.
- Kung binabalangkas mo ang agenda, maaari kang maging tagataguyod ng paggalaw na ito pati na rin ang kalihim ng mga minuto. Pwedeng magawa; hangga't mananatili kang layunin walang dapat na problema sa pagtatala ng iyong sariling mga stunt.
Hakbang 4. Itala ang iba pang mga galaw sa buong pagpupulong
Makinig ng mabuti sa buong talakayan, ngunit (maliban kung itinuro kung hindi man!) Huwag itala ito. Kapag gumawa ng isang bagong kilos, itala ang nauugnay na impormasyon.
- Tandaan, ang bawat paggalaw ay dapat na may kasamang eksaktong salita ng paggalaw, ang pangalan ng nagpanukala, at ang resulta ng pagboto.
- Ang ilang mga galaw ay nangangailangan ng mga tagataguyod ng mga panukala bago sila pumunta sa balota. Kung may magsabi ng "Sinusuportahan ko ang paggalaw na ito" o mga katulad na salita, tandaan ang pangalan ng taong iyon bilang isang tagasuporta.
- Kung hindi mo alam ang pangalan ng nagpanukala o kailangang maulit ang mosyon, magalang na abalahin ang pagpupulong. Ang tumpak na pag-record ng impormasyon ay mahalaga upang bigyang-katwiran ang mga menor de edad na pagkagambala.
- Kung ang isang paggalaw ay naitama, baguhin lamang ang mga salita ng paggalaw sa iyong mga tala. Maliban kung ang pagbabago ay kontrobersyal at nagbunsod ng isang mahabang talakayan, hindi na kailangang tandaan na ang pagbabago ay naganap sa pagpupulong.
Hakbang 5. Makinig sa ulat at kumuha ng isang kopya ng ulat
Kailan man basahin nang malakas ang isang ulat, bulletin ng balita, o katulad na aytem, tandaan ang pamagat ng ulat at ang taong nagbasa nito (o ang pangalan ng subcommite na bumubuo nito). Kung ang isang paggalaw ay nakakabit, itala ito tulad ng nais mong anumang iba pang galaw.
- Pinaka praktikal na kumuha ng isang kopya ng ulat sa pagtatapos ng pagpupulong. Gumawa ng isang tala upang humiling ng isang kopya mula sa mambabasa o pinuno ng pulong (chairman o pangulo) pagkatapos ng pagpupulong. Maglalakip ka ng isang kopya ng bawat ulat hanggang sa dating nakopyang minuto.
- Kung ang isang kopya ay hindi magagamit, gumawa ng isang tala kung saan nakaimbak ang orihinal. Maaaring kailanganin mong hilingin ang impormasyong ito pagkatapos ng pagpupulong.
- Kung ang mga miyembro ay gumagawa ng isang oral report (at hindi nagbabasa mula sa isang dokumento), sumulat ng isang maikli at layunin na buod ng ulat. Huwag magsama ng mga espesyal na detalye o mga quote ng nagsasalita ng verbal.
Hakbang 6. Itala ang mga aksyon na ginawa o ibinigay
Kasama rito ang "pagsusuri" laban sa mga gawain sa mga nakaraang pagpupulong, pati na rin ang mga bagong pagkilos. Mayroon bang naatasan na magsulat ng isang liham? Isulat ang kanilang mga pangalan at tagubilin.
- Nakasalalay sa kung gaano pormal ang iyong pagpupulong, marami sa mga pagkilos na ito ay napapasok sa kategoryang "galaw". Para sa mga hindi gaanong pormal na pagpupulong, maaaring kailanganin mong bantayan ang mga desisyon na hindi gaanong malinaw.
- Magsama ng isang maikling paggalaw ng mga dahilan sa likod ng isang desisyon kung mayroon man.
Hakbang 7. Itala ang lahat ng mga puntos ng tagubilin at pagpapasya
Kailan man ang isang pagtutol ay ipinasok sa pamamaraan, itala ang pagtutol at ang batayan nito, pati na rin ang buong desisyon na ibinigay ng Tagapangulo.
Tiyaking isama ang mga sanggunian sa Mga Panuntunan ng Order ng Robert, panloob na mga panuntunan sa organisasyon, o mga protokol ng kumpanya
Hakbang 8. Tanging kapag na-prompt, itala ang isang buod ng talakayan
Opisyal, ang mga minuto ay isang tala ng kung ano ang "tapos na," hindi kung ano ang sinabi. "Gayunpaman, tuparin ang lahat ng mga kahilingan na tukoy sa organisasyon na ginawa sa iyo.
- Kapag nagtatala ng mga talakayan, maging hangarin hangga't maaari. Magsama ng mga konkretong puntos, hindi mga opinyon, at i-minimize ang paggamit ng mga pang-uri at pang-abay. Ang tuyo, makatotohanang at mayamot na pagsulat ang iyong layunin!
- Huwag banggitin ang mga tao ayon sa pangalan sa buod ng talakayan. Ito ay lalong mahalaga sa mga maiinit na argumento na maaaring maging sanhi ng mga problema.
Hakbang 9. Magsara sa pagtatapos ng pagpupulong
Itala ang oras na naalis ang pagpupulong. Alalahaning humingi ng isang kopya ng ulat o ipaalala sa isang tao na ipadala ito sa iyo.
I-scan ang iyong mga tala upang makita kung may nasagot ka o kung kailangan mo ng paglilinaw. Kung kailangan mong magtanong ng isang tao sa isang katanungan, gawin ito ngayon bago sila umalis
Bahagi 3 ng 4: Pagkopya ng Mga Minuto
Hakbang 1. Simulan ang prosesong ito sa lalong madaling panahon
Mahusay na kopyahin kaagad ang mga opisyal na minuto pagkatapos ng pagpupulong, habang ang mga kaganapan ay sariwa pa rin sa iyong memorya.
Hakbang 2. Gumamit ng isang computer upang mai-type ang iyong mga minuto ng pagpupulong
Marahil nagawa mo ito kung gagamitin mo ang iyong laptop sa isang pagpupulong. I-save ang iyong mga tala at lumikha ng isang bagong dokumento para sa mga minuto upang maaari mong ihambing ang iyong mga tala at tala nang magkatabi.
Hakbang 3. I-format ang iyong mga tala sa maayos na mga talata
Ang bawat bagong kilos, desisyon, o punto ng tagubilin ay dapat na isama sa isang hiwalay na talata. Kapag nilikha mo ang format, suriin na ikaw:
- Gumamit ng wastong spelling at grammar. Gumamit ng isang spell checker kung kinakailangan.
- Gumamit ng parehong anyo ng wika sa buong ulat. Gamitin ang nakaraang panahunan o ang kasalukuyang panahunan, ngunit huwag kailanman baguhin ang mga ito sa parehong dokumento.
- Sumulat nang may hangarin hangga't maaari. Ang iyong opinyon ay hindi dapat mahihinuha mula sa mga minuto. Sinusubukan mong lumikha ng isang record ng layunin para magamit ng lahat.
- Gumamit ng simple at tiyak na wika. Malabo na wika ay dapat mapalitan ng mga tiyak na salita. Ang mabulaklak na paglalarawan ay dapat na tinanggal nang sama-sama.
- Ilista lamang ang aksyon na ginawa, hindi ang talakayan. Maliban kung tatanungin kang magtala ng isang talakayan, dapat kang tumuon sa kung ano tapos na, hindi ano sinabi.
- Magbigay ng mga numero ng pahina para sa madaling sanggunian.
Hakbang 4. Ibahagi ang iyong mga draft na minuto sa mga miyembro
Magpadala ng isang kopya sa bawat miyembro gamit ang impormasyon sa pakikipag-ugnay sa listahan ng pagdalo. Kung wala ka sa kanilang impormasyon sa pakikipag-ugnay, dapat makipag-ugnay sa kanila ang pinuno ng pagpupulong.
Hakbang 5. Dalhin ang iyong mga minuto para sa pag-apruba
Maaari kang hilingin na basahin nang malakas ang mga minuto sa susunod na pagpupulong at isumite ang mga ito para sa pag-apruba. Kung matagumpay ang paggalaw, markahan na ang mga minuto ay tinanggap.
- Kung ang mga minuto ay nabibigyang katwiran bago tanggapin, itala ang mga pagbabago sa dokumento at ipahiwatig sa wakas na naitama ang mga minuto. Huwag ilarawan ang partikular na pagwawasto.
- Kung ang isang kilos ay ginawa upang iwasto ang mga minuto matapos silang matanggap, isama ang eksaktong salita ng paggalaw sa mga nauugnay na minuto at kung ang mosyon ay naaprubahan o hindi.
Bahagi 4 ng 4: Paggamit ng Mga Template ng Mga Minuto ng Pagpupulong
Hakbang 1. Bisitahin ang site ng pinagsama-samang template ng pulong
Ang handa na template na ito ay makakatulong sa iyong makatipid ng oras sa paghahanda ng mga minuto ng pagpupulong habang pinipigilan ang mga error sa pagkuha ng tala.
Hakbang 2. Maglaan ng ilang oras upang galugarin ang mga site na ito
Gamitin ang tampok na paghahanap at galugarin ang mga magagamit na pagpipilian upang mahanap ang pinakamahusay para sa iyo.
Kung kailangan mo ng isang espesyal na template, pangkalahatan o pamantayan halimbawa, i-browse ang site upang makahanap ng isa na umaangkop sa iyong tukoy na mga pangangailangan pagkatapos ay i-download ito sa pamamagitan ng pag-click sa pindutang "i-download" o "gamitin ang template". Siguraduhin na itago mo ito sa isang lugar na madaling hanapin upang hindi mo ito mawala
Hakbang 3. Buksan ang template file
Kapag na-download na, buksan ang zip file at pagkatapos ay buksan ito gamit ang Microsoft Word o Excel. Upang makuha ang pinakamataas na template ng kalidad at upang gawing mas madaling gamitin, gamitin ang pinakabagong bersyon ng Microsoft word. Ang paggamit ng pinakabagong bersyon ay gagawing mas simple ang iyong trabaho habang pinapayagan kang gumamit ng mga bagong tampok.
Hakbang 4. Idagdag ang logo ng kumpanya at marka ng copyright sa template ng ulo
Alisin ang sample na logo, ngunit tiyaking basahin ang mga tuntunin ng paggamit ng site ng pinagmulan ng template. Hindi mo nais na harapin ang hindi kinakailangang ligal na ligal, di ba?
Hakbang 5. Baguhin ang pamagat
Sa seksyon ng pamagat, i-highlight ang salitang "Pagpupulong / Pangkat" pagkatapos ay i-type ang isang pamagat para sa iyong mga minuto ng pagpupulong.
Hakbang 6. Baguhin ang tema (opsyonal)
Upang gawing mas maganda at propesyonal ang mga minuto ng pagpupulong, isaalang-alang ang pagbabago ng mga kulay o pagpili ng isang paunang ginawa na tema. Ang trick ay simple, maghanap para sa "layout ng Pahina" pagkatapos buksan ang seksyong "Mga Kulay at Mga Tema". Sa seksyong ito, maaari mong itakda ang hitsura ng template. Maaari mo ring ipasadya ang kulay upang tumugma sa kulay ng logo ng kumpanya.
Hakbang 7. Pangalanan ang mga bahagi ng template
Dapat mayroong maraming mga seksyon sa template. Maaaring kailanganin mo ng higit pa, o mas kaunti, o hindi mo lang talaga gusto ang pangalan. Maaari mo itong palitan upang umangkop sa iyong tukoy na mga pangangailangan sa pagpupulong.
Hakbang 8. I-save ang template na ito sa iyong laptop upang maaari mo itong dalhin upang kumuha ng mga minuto ng pagpupulong
Kung gumagamit ka pa rin ng Microsoft Office, ang trabahong ito ay madali at mabilis na gawin. Dapat mo ring makadalo sa mga pagpupulong nang mas regular at tumpak kaysa dati. Bilang kahalili, maaari mo ring mai-print ang isang template at isulat ang mga minuto sa pamamagitan ng kamay. Gayunpaman, tiyaking gawing sapat ang lapad ng mga seksyon upang maisama mo ang maraming impormasyon kung kinakailangan.
Hakbang 9. Suriin ang iyong template
Ligtas! Natapos mo na ang paglikha ng template ng mga minuto ng pagpupulong. Ang iyong pagiging produktibo at kawastuhan ng trabaho sa mga pagpupulong ay dapat na mapagbuti nang malaki ngayon na mayroon kang isang template ng gabay para sa pag-aayos ng mga tala ng pagpupulong. Tulad ng anumang ibang trabaho, basahin ang mga detalye sa template upang makita kung may kulang o hindi malinaw. Kapag natiyak mo na ang lahat ay tama, maaaring magamit ang template na ito at magiging handa ka para sa iyong susunod na pagpupulong.
Mga Tip
- I-type ang iyong minuto kaagad kapag natapos na ang pagpupulong. Mahusay na gawin ito habang ang mga kaganapan ay sariwa pa rin sa iyong memorya. Mahalaga na ang mga kalahok ay makakuha ng isang kopya ng item ng pagkilos sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pagpupulong.
- Umupo nang malapit sa pinuno ng pagpupulong hangga't maaari. Papayagan ka nitong marinig ang lahat at humingi ng paglilinaw nang hindi kinakailangang itaas ang iyong boses.
- Hilingin sa mga tao na itala ang kanilang mga galaw upang hindi mo naitala sa lugar.
- Itago ang mga minuto sa isang ligtas na file.
Huwag matakot na makagambala at humingi ng paglilinaw anumang oras.
- Napakahalaga ng mga tala. Ang mga talaang ito ay itinatago at maaaring magamit para sa sanggunian sa hinaharap. Pagdating sa mga ligal na bagay, halimbawa, ang reputasyon ng isang tao ay maaaring depende sa iyong minuto.
- Basahin ang mga seksyon sa Mga Panuntunan ng Order ni Robert, lalo na ang seksyon sa sekretaryal na propesyon.
- Isulat ang mga mahahalagang bagay kapag nag-usap sila. Kung ang parehong paksa ay nailahad nang dalawang beses, huwag ipagsama ang mga ito.
Babala
- Huwag isama ang masyadong maraming mga detalye sa mga minuto. Kahit na hilingin sa iyo na magtala ng isang talakayan, panatilihin itong kasingikli at direkta hangga't maaari. Limitahan ang iyong sarili sa pagtatala ng mga mahahalagang puntong binigkas o mapuspos ka ng pagpuno ng mga minuto ng mga hindi kinakailangang detalye.
- Ang mga personal na interpretasyon at damdamin ng tagakuha ng tala ay hindi dapat isama sa mga tala.
- Kung ang isang bahagi ng pagpupulong ay nabibilang sa kategorya ng pagiging kumpidensyal ng abugado-kliyente, Huwag itala ang bahaging iyon. Tandaan na "Ipinaalam ng Payo na ang talakayang ito ay nagsasama ng pagiging kompidensiyal ng abugado-kliyente. Ang talakayang ito ay hindi naitala."
- Kung hihilingin sa iyo na magtala ng kompidensiyal na mga talakayan tulad ng pagitan ng mga abugado at kliyente, gumawa ng "magkakaibang" minuto at panatilihing hiwalay sila mula sa mga regular na minuto. Markahan ang kumpidensyal at linawin kung sino ang may access sa dokumento.
