Ang kakayahang maging propesyonal ay may mahalagang papel sa pagkamit ng tagumpay sa karera. Halos lahat ng mga empleyado ay kailangang sagutin ang mga tawag sa telepono, anuman ang kanilang posisyon sa kumpanya. Upang maging komportable ang mga tumatawag, alamin kung paano tumanggap ng magagandang tawag upang makagawa ng positibong impression at maging handa na sagutin ang mga katanungan.
Hakbang
Bahagi 1 ng 2: Tumatanggap ng Mga Tawag sa Telepono
Hakbang 1. Kunin ang telepono sa lalong madaling panahon
Kapag nag-ring ang telepono sa opisina, hindi magalang na mapanatili ang naghihintay. Bago ang pangatlong singsing, agad na kunin ang telepono at kamustahin ang taong tumatawag.
Hakbang 2. Hawakan ang handset sa harap ng iyong mukha
Maaaring gusto mong magsalita kaagad, ngunit siguraduhin muna na ang tatanggap sa telepono ay nasa harap ng iyong mukha. Magsalita kapag ang tagatanggap ay nasa tamang posisyon upang ang tumatawag ay makatanggap ng kumpletong impormasyon.
Hakbang 3. Huminga ng malalim bago magsalita
Matapos mailagay ang telepono sa harap ng iyong mukha, huminga ng malalim upang kalmado ang iyong sarili at ituon ang iyong isip bago bumati. Sa ganitong paraan, maaari kang makipag-usap nang mahinahon habang nakatuon.
Hakbang 4. Sabihin ang pangalan at pangalan ng iyong kumpanya
Sinasabi ng pamamaraang ito sa tumatawag na konektado na siya sa kumpanya na nais niyang tawagan. Kaya siguraduhing alam niya ang pangalan ng iyong kumpanya at ang iyong pangalan. Ilahad muna ang pangalan ng kumpanya. Maaari mong isulat ang mga salitang nais mong sabihin kapag nakatanggap ka ng isang tawag sa telepono upang hindi mo na isipin kung ano ang sasabihin kapag nag-ring ang telepono. Ang mga salita ay maaaring iakma sa sitwasyon at kundisyon kung saan ka nagtatrabaho.
- Kung nagtatrabaho ka bilang isang tagatanggap, magbigay ng kumpletong impormasyon tungkol sa kumpanya dahil para sa tumatawag, ikaw ang pasukan upang makuha ang kailangan niya. Halimbawa, batiin ang tumatawag sa pagsasabing, "Magandang umaga / hapon / gabi. Narito ang punong tanggapan ng WikiHow. Narito ako upang tumulong." Sa pamamagitan ng impormasyong ito, alam ng tumatawag ang pangalan ng iyong kumpanya at ang iyong pangalan kaya't mas komportable siyang ipagpatuloy ang pag-uusap. Kung ikaw ay isang pribadong kalihim, ibigay ang pangalan ng iyong employer (halimbawa, "Narito ang tanggapan ni G. Miller. Ako si Nikita.") Dahil nais ng tumawag na makipag-ugnay sa iyong boss.
- Kung ikaw ay miyembro ng isang partikular na departamento, ipaalam ang iyong posisyon upang maaari siyang magtanong ng mga nauugnay na katanungan, halimbawa, "Magandang umaga. Ako si Yesika sa departamento ng bookkeeping." Sa ganitong paraan, alam ng tumatawag kung siya ay konektado sa kagawaran at tao upang tumawag o kailangang makipag-usap sa iba.
Hakbang 5. Maghanda ng mga kagamitan sa pagsulat at kuwaderno sa tabi ng telepono
Sa ganoong paraan, maaari ka agad kumuha ng mga tala kung ang tumatawag ay nais na mag-iwan ng isang mensahe o magbigay ng impormasyon. Huwag panatilihin siyang naghihintay dahil kailangan mong maghanap ng papel at panulat upang isulat.
Bahagi 2 ng 2: Pakikipag-usap sa Telepono
Hakbang 1. Ngumiti kapag kausap
Kahit na nababagabag ka, ang pagngiti ng isang ngiti ay ginagawang mas kaaya-aya sa iyong tinawag. Kahit na sapilitang, ang pamamaraang ito ay maaaring mapabuti ang mood.
Hakbang 2. Magsalita nang malinaw at propesyonal
Kapag nagtatrabaho sa isang propesyonal na kapaligiran, tiyaking ikaw at ang tumatawag ay magagawang makipag-usap nang malinaw at derekta. Magsalita sa isang mabagal na tulin at sabihin ang bawat salita na may malinaw na artikulasyon upang ang impormasyong iyong ihatid ay naintindihan ng tumatawag.
- Huwag sabihin ang mga hindi pamantayang salita, tulad ng "hindi", "sip", o "nah". Malinaw na sabihin ang bawat salita, tulad ng "oo" o "hindi" upang ang parehong partido ay may mahusay na pag-unawa sa sinasabi. Maging magalang sa pagsasabi ng "Salamat" at "Maligayang pagdating" ayon sa kinakailangan.
- Kung kailangan mong magbahagi ng mga numero o titik, tulad ng pagbibigay ng mga pangalan o numero ng telepono, alamin ang alpabetong phonetic (pagbigkas ng mga tunog ng pagsasalita). Sa ganitong paraan, hindi nalilito ang mga tumatawag kapag binibigkas mo ang mga titik na pareho ang tunog, tulad ng mga titik B at P. Kapag binabaybay ang pangalan ni Budi, bigkasin ang titik B sa pamamagitan ng pagpapaliwanag ng "B ng salitang Balinese".
Hakbang 3. Batiing propesyonal ang mga tumatawag
Sa halip na kamustahin ang tumatawag sa unang pangalan, tiyaking nasabi mo ang "ama" o "ina" bago sabihin ang kanilang pangalan, tulad ng "G. Jon," lalo na kung hindi mo personal na kilala ang tumatawag. Subukang tandaan ang pangalan at sabihin ito sa buong pag-uusap.
Isulat ang pangalan ng tumatawag kaagad kapag sinabi niya sa iyo ang kanyang pangalan upang hindi mo makalimutan
Hakbang 4. Ikonekta ang mga tumatawag sa ibang mga tao kung kinakailangan
Ang isang tao na tumatawag sa isang kumpanya o opisina ay karaniwang nangangailangan ng tulong dahil nais nilang makahanap ng impormasyon o nahaharap sa isang problema. Kung hindi mo masagot ang isang katanungan o magkaroon ng solusyon, tanungin kung nais niyang makipag-usap sa isang taong makakatulong. Ipinapakita ng hakbang na ito na nagmamalasakit ka sa tumatawag at nais mong makatulong na mabilis na malutas ang problema.
- Karaniwang ginagamit ng mga telepono ng opisina ang system upang maglipat ng mga tawag. Alamin kung maililipat ang mga telepono sa iyong tanggapan at alamin kung paano ito gumagana. Kung hindi, alamin ang numero ng telepono ng taong kailangan mong tawagan at ibahagi ito sa tumatawag.
- Magalang na tanungin ang tumatawag kung maaari mo siyang ikonekta sa ibang tao. Halimbawa, "Paumanhin, hindi ko masasagot ang iyong katanungan. Paano kung ilipat ko ang linya ng telepono upang direktang makausap mo si Pak Bambang? Maaari siyang magbigay ng solusyon." Tiyaking sumasang-ayon ang tumatawag bago mo ilipat ang linya ng telepono.
- Kung ang tao na makakatulong ay wala sa opisina, tanungin kung ang tumatawag ay nais na mag-iwan ng isang mensahe. Huwag kalimutang iparating ang mensahe sa mga may kakayahang tao.
Hakbang 5. Tapusin nang propesyonal ang pag-uusap
Ang pagsasabi ng "Salamat" o "Magandang umaga / hapon / gabi" ay isang paraan upang ipaalam sa tumatawag na natapos na ang pag-uusap at maaari siyang mabitin. Huwag malito kung nagpapatuloy pa rin ang pag-uusap o hindi.
Hintaying tumambay ang tumatawag. Kung ikaw ang tumatanggap ng tawag sa telepono, hayaan ang tumatawag na sabihin ang lahat ng nais niyang sabihin hanggang matapos ang mga ito. Maaari kang magkaroon ng masungit o mawawalan ka ng impormasyon kung bibitayin ka kapag hindi pa siya tapos magsalita
Mga Tip
- Huwag tumanggap ng mga personal na tawag sa telepono sa trabaho. Nasa opisina ka para sa trabaho, hindi upang makipag-chat sa mga kaibigan. Kung nais mong makipag-chat o mag-text sa isang kaibigan, ipagpaliban ito hanggang sa matapos ang iyong tanghalian o oras ng pagtatrabaho.
- Iwasan ang mga nakakaabala. Upang maiparamdam sa tumatawag ang pag-aalaga, ipagpaliban ang isinasagawang gawain at ituon ang tumatawag. Huwag makagambala o tila masyadong abala upang sagutin ang mga katanungan o magbigay ng tulong.
- Huwag makipag-usap habang kumakain, umiinom, o chewing gum habang nasa telepono dahil ang iyong pagsasalita ay mahirap maintindihan at iparamdam sa tumatawag na hindi pinahahalagahan.
- Kahit na ang tumatawag ay gumawa ng isang reklamo o bastos, magpakita ng pakikiramay, maging mahinahon, at magbigay ng isang propesyonal na tugon.
