Kapag nagpaplano ng isang pagpupulong, dapat mong ipabatid nang malinaw at maikli ang lahat ng nauugnay na impormasyon. Dapat kang magbigay ng isang paglalarawan ng oras, lugar at paksa ng talakayan. Maaaring kailanganin mo ring magtala kung may mga paghahanda o materyales na kinakailangan para sa pagpupulong. Hindi mahalaga kung anong medium ang ginagamit mo, email o Outlook app, tiyaking naipasa ang mahalagang impormasyon upang malaman ito ng lahat ng mga inaanyayahan at mahulaan kung ano ang laban nila.
Hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagsulat ng Malakas na Mga Paksa
Hakbang 1. Sumulat ng isang maikling, nauugnay na paksa na may petsa at paksa ng pagpupulong
Ang pagsusulat ng mga bagay na ito sa kahon ng paksa ay nagbibigay-daan sa mga nag-aanyaya na maunawaan ang oras at paksa ng pagpupulong nang hindi na buksan ang email. Halimbawa, maaari mong isulat ang, "Pagpupulong 01/03: mga bagong alituntunin sa pag-uulat."
Babala:
Kung hindi ka sumulat ng isang paksa ng pagpupulong, ang mga tao ay maaaring tumugon upang tanungin kung ang pagpupulong ay nauugnay sa kanilang kagawaran o kung dapat silang dumalo. Kaya siguraduhing isulat mo ang paksa ng pagpupulong!
Hakbang 2. Humiling ng kumpirmasyon ng pagdalo sa kahon ng paksa
Kung dapat mong malaman kung sino ang darating, humingi ng kumpirmasyon sa kahon ng paksa. Sa ganoong paraan, malalaman ng mga mambabasa na kailangan nilang tumugon nang mabilis hangga't maaari kahit na hindi nila binuksan ang email. Maaari kang magsulat, "Biyernes 10/06 pagpupulong ng HR, mangyaring kumpirmahin sa lalong madaling panahon."
Maaari mo ring isulat, "Mangyaring tumugon: HR pulong 10/06."
Hakbang 3. Kung ang pagpupulong ay kagyat, isulat ito sa kahon ng paksa
Kung ang paksa ng pagpupulong ay kagyat o nangangailangan ng mabilis na desisyon upang ang pagpupulong ay dapat maganap kaagad, maglagay ng markang pang-emergency sa kahon ng paksa. Halimbawa, maaari mong isulat ang, "Pagpupulong sa emerhensiya Lunes 31/02: seguridad sa cyber."
Napakahalagang ipaliwanag ang paksa ng pagpupulong upang mahulaan ng mambabasa kung ano ang tatalakayin
Hakbang 4. Isulat kung ang pagpupulong ay sapilitan o isang mungkahi lamang
Kung nagtatrabaho ka para sa isang malaking kumpanya, ang pagkakaroon ng ilang mga tao ay maaaring hindi palaging kinakailangan. Isulat ang mga nauugnay na kagawaran sa kahon ng paksa o ipaalam sa kanila kung dapat silang dumalo. Halimbawa, maaari mong isulat ang, "Mandatoryong pagpupulong sa marketing 6/10."
Kung ang mambabasa ay hindi kinakailangan na dumalo, maaari kang sumulat ng "Inirerekumenda na dumalo sa pulong ng 10/6 tungkol sa mahusay na mga taktika sa marketing."
Hakbang 5. Gumamit ng buong salita sa kahon ng paksa upang maiwasan ang pagkalito
Ang mga pagpapaikli ay maaaring mukhang mahusay, ngunit ang mga ito ay talagang hindi gaanong tiyak kaysa sa kumpletong mga salita at maaaring humantong sa pagkalito. Halimbawa, ang "KK" ay maaaring mangahulugang "Family Card" o "Credit Card" depende sa kung sino ang nakakaunawa o hindi nakakaunawa ng iyong personal na wika.
Gayunpaman, maaari mong gamitin ang mga karaniwang pagpapaikli, tulad ng "RSVP", "HR", at "KTP"
Paraan 2 ng 3: Pagsulat ng Nilalamang Email
Hakbang 1. Sumulat ng isang magiliw, maikling pagpapakilala at maikling tala
Ang pagpapakilala sa iyong sarili ay kinakailangan kung nagtatrabaho ka para sa isang malaking kumpanya o kung hindi mo kilala ang lahat. Sa maikling panimula na ito, dapat mong iparating kung may mga dokumento o materyales na dapat kumpletuhin / dalhin sa pagpupulong.
Lumikha ng isang mabait o may kaugnayan sa trabaho na pagpapakilala. Halimbawa, “Kumusta, Tim! Hindi makapaghintay para sa bagong programa na ilulunsad sa susunod na linggo!”
Tip:
Ipaalala sa mga mambabasa kung kailangan nilang makumpleto ang isang tukoy na gawain o magdala ng isang bagay sa isang pagpupulong. Halimbawa, "Huwag kalimutang magdala ng 4 na matitigas na kopya ng iyong listahan ng contact sa vendor."
Hakbang 2. Isulat ang petsa at oras sa isang magkakahiwalay na linya upang ito ay tumayo
Ito ay mahalagang impormasyon para sa mga inanyayahan. Kaya, linawin ito at tumayo mula sa iba pang mga pangungusap sa paligid nito. I-space ang dalawang linya sa itaas at sa ibaba nito o isulat ito sa naka-bold.
- Halimbawa: “Oktubre 6, 2020, 10.30 - 11.45 WIB”
- Kung ang pagpupulong ay nagaganap online, magbigay ng impormasyon ng time zone upang ang mga tao sa iba't ibang mga time zone ay hindi mahuli dahil sa maling komunikasyon. Halimbawa, maaari kang sumulat: "Oktubre 6, 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT + 8)"
Hakbang 3. Isulat ang lokasyon pagkatapos ng petsa at oras
Tiyaking ang lokasyon ay kitang-kitang nakasulat tulad ng petsa at oras, lalo na kung ang pagpupulong ay gaganapin sa isang bagong lokasyon, mahirap hanapin, o kung alam mo na ang ilan sa mga inanyayahan ay hindi pamilyar sa lokasyon. Para sa mga virtual na pagpupulong (sa pamamagitan ng mga live na forum o video chat), magbigay ng isang direktang link para sa mga inanyayahan na madaling ma-access ang forum o video link.
Kapag nagbibigay ng mga direksyon, maging detalyado hangga't maaari. Halimbawa: "Mangyaring pumunta sa silid ng pagpupulong 592 sa Sasana Widya Sarwono Building (Jalan Gatot Subroto No. 10). Ang Room 592 ay nasa ika-2 palapag ng gusali. Kaya kailangan mong sumakay ng elevator mula sa ground floor, huminto sa ika-12 palapag, at gamitin ang elevator sa timog na bahagi ng gusali (sa iyong kaliwa) upang umakyat sa ika-59 na palapag."
Hakbang 4. Ibahagi ang layunin ng pagpupulong
Ipaalam sa inanyayahan ang layunin ng pagpupulong. Ang pagsasabi ng isang maikling agenda ay makakatulong sa mga nag-aanyaya na maunawaan kung anong mga gawain ang kailangan nila upang makumpleto muna. Maaari mong pangalanan ang paksa (tulad ng "Cybersecurity Update") o maaari kang mag-iskedyul:
- 10.30 - 10.45 Magbigay ng pinakabagong impormasyon sa katayuan ng proyekto
- 10.45 - 11.10 Paghambingin at pumili ng disenteng mga alok
- 11.10 - 11.30 Brainstorm at ilunsad ang mga target
Hakbang 5. Dobleng suriin ang email para sa mga error sa gramatika o impormasyon
Ang pinakamahalagang bagay na i-double check ay ang petsa, oras, at lokasyon ng pagpupulong. Tiyaking tama ang tatlong bagay na ito! Maaari mo ring basahin muli ang pagpapakilala, agenda, o anumang iba pang mga tala na maaaring naidagdag mo upang matiyak na naibigay mo ang lahat ng kinakailangang impormasyon.
Basahin nang malakas upang matiyak na ang iyong pagsulat ay malinaw at maigsi bago magpadala ng isang email
Paraan 3 ng 3: Paggamit ng Outlook o ang Pinagsamang Kalendaryo App
Hakbang 1. I-click ang "Bagong Pagpupulong" sa home menu sa Outlook
Kung gumagamit ang iyong kumpanya ng isang database ng mga komunikasyon na may isang pinagsamang kalendaryo, tulad ng Outlook, gamitin ito upang magplano ng mga pagpupulong. Ang medium na ito sa pangkalahatan ay ang channel ng komunikasyon na pinili ng mga taong iyong katrabaho.
Kung hindi gumagamit ang iyong kumpanya ng Outlook o isang katulad na serbisyo, gamitin ang email na ibinigay ng iyong ahensya upang magpadala ng mga paanyaya
Hakbang 2. Piliin ang oras at petsa mula sa window ng "Pag-iskedyul ng Assistant"
Matapos lumikha ng isang bagong pagpupulong, lilitaw ang isang window ng kalendaryo. I-click ang "Pag-iskedyul ng Katulong" at i-highlight ang magagamit na oras at petsa para sa pagpupulong.
Tiyaking pipiliin mo ang tamang oras para dumalo ang mga inanyayahan. Nakasalalay sa aplikasyon ng kumpanya, maaaring kailanganin mong baguhin ang iyong mga setting ng pagpapakita upang ang iskedyul ng bawat isa (at sa iyo) ay lilitaw sa screen
Hakbang 3. Magdagdag ng mga paanyaya sa pamamagitan ng pagta-type ng kanilang mga pangalan o paggamit ng address book
I-click ang kahon ng teksto upang ipasok nang manu-mano ang pangalan o mag-scroll sa address book at pumili ng isang inimbitahang pangalan mula sa listahan. Gamitin ang pagpapaandar na "Pag-iskedyul ng Katulong" upang suriin ang pagkakaroon ng oras ng paanyaya.
Kung ang mga inanyayahan ay walang libreng oras, ang kanilang mga pangalan ay mai-highlight. Magbibigay pa ang tagatulong ng tagapayo ng mga inirekumendang oras upang umangkop sa iyong iskedyul at iba pang mga inaanyayahan
Hakbang 4. Itakda ang oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pagpupulong
Tiyaking tumutugma ang petsa sa itinakda mo nang mas maaga. I-click ang pindutan ng kalendaryo kung kailangan mong baguhin ito. Gamitin ang pababang arrow sa kanan ng listahan ng oras upang pumili ng naaangkop na oras ng pagpupulong.
Ang pagsulat ng oras ng pagtatapos ng pagpupulong ay iyong paraan ng paggalang sa oras ng ibang tao upang mahulaan nila kung ano ang mangyayari at magplano ng mga paglalakbay o pagtatrabaho para sa araw na iyon
Hakbang 5. I-click ang "Appointment" sa ilalim ng "Pagpupulong" sa tuktok ng screen
Babalik ka sa iskedyul ng iskedyul at makikita mong naka-iskedyul ang iyong pagpupulong. Pagkatapos nito, maaari kang magdagdag ng isang paksa, lokasyon at mga tala.
Kung hindi mo nakikita ang pagpasok ng pagpupulong sa iskrin ng iskedyul, bumalik sa mga nakaraang hakbang at ulitin hanggang lumitaw ang iskedyul ng iyong pagpupulong
Hakbang 6. Isulat ang paksa, lokasyon, at tukoy na mga tala
Ipaalam ang paksa ng pulong sa ilang mga maikling salita (Halimbawa: "Bagong Pagsubok ng Produkto"). Sabihin ang tukoy na lokasyon. Isulat ang mga tagubilin sa lokasyon kung ang lugar ay hindi karaniwang ginagamit para sa mga pagpupulong o mahirap maabot. Magbigay ng mga karagdagang tala (tulad ng mga paghahanda na dapat nilang gawin) na nauugnay sa pagpupulong.
- Ibigay ang address ng lokasyon kahit na malamang na alam ito ng nag-iimbita.
- I-click ang "ipadala" kapag tapos ka na.
Tip:
Huwag gumamit ng paksang napakalawak, tulad ng “brainstorming” sapagkat ang mga ganitong uri ng salita ay hindi nagbibigay ng malinaw na impormasyon tungkol sa layunin ng pagpupulong. Maaari mo itong palitan ng, "utak ang isip tungkol sa isang vendor para sa isang bagong produkto."
Mga Tip
- Kapag muling binabasa ang isang email o paanyaya, siguraduhin na ito ay maikli at walang gulong.
- Gumamit ng isang friendly at propesyonal na tono.
- I-double check ang listahan ng tatanggap upang matiyak na naimbitahan ang lahat ng mga target.
- I-type ang email address sa kahon na "bcc" kung nais mong itago ang buong email address mula sa mga tatanggap.
Babala
- Huwag magsulat ng mga paanyaya o email nang walang petsa, oras, at lokasyon. Malilito ang mga inanyayahan at makakatanggap ka ng dose-dosenang mga tugon na nagtatanong tungkol sa mga bagay na ito.
- Huwag isulat sa lahat ng malalaking titik dahil bibigyan ito ng kahulugan ng pagsigaw at napaka-hindi propesyonal.
