Sapagkat madalas itong ginagamit para sa personal at impormal na layunin, ang pagsulat ng isang pormal na email ay maaaring maging nakakatakot. Gayunpaman, kung kailangan mong magsulat ng isang pormal na email sa isang guro, boss, kasosyo sa negosyo, ahensya ng gobyerno, o ibang tao na nangangailangan ng pormalidad, sundin lamang ang mga simpleng alituntuning ito. Maikli at malinaw ang iyong punto, at sundin ang mga panuntunan sa pagsulat, istilo, at pormal na format ng liham. Panghuli, suriin at iwasto ang iyong email bago ipadala ito.
Hakbang
Paraan 1 ng 3: Pag-format ng Email
Hakbang 1. Gumamit ng isang propesyonal na email address
Sa isip, ang email address ay isang pagkakaiba-iba ng iyong totoong pangalan, hindi isang username o palayaw. Gumamit ng mga panahon, gitling, o underscore, nang walang mga numero o iba pang mga titik, kung maaari.
Halimbawa ang [email protected] ay tila hindi propesyonal. Samantala, ang [email protected] ay magiging mas naaangkop na gamitin
Hakbang 2. Gumamit ng isang propesyonal na font
Pinapayagan ka ng karamihan sa mga serbisyo sa email ngayon na magsulat sa iba't ibang mga font at teksto. Gayunpaman, para sa mga opisyal na email, pinakamahusay na dumikit sa mga opisyal na font tulad ng Times New Roman at Arial. Iwasan ang mga pandekorasyon na font tulad ng Comic Sans o Old English. Karagdagan sa:
- Isulat ang iyong email sa isang madaling basahin na font, tulad ng laki ng 12.
- Iwasan ang mga espesyal na pagsulat tulad ng mga italic, naka-bold, o maraming kulay na mga font maliban kung nababagay ito sa nilalaman at layunin ng email.
- Huwag ganap na isulat ang email sa mga malalaking titik. Ang pagsusulat na tulad nito ay magiging hitsura ka ng pagsisigaw sa tatanggap.
Hakbang 3. Bigyan ang email ng isang maikli at tumpak na pamagat (paksa)
Gumamit ng ilang mga keyword na nauugnay sa nilalaman ng email sa pamagat. Makakatulong ito na pigilan ang tatanggap na huwag pansinin ang iyong email. Ang mga email na ipinadala nang walang pamagat o paggamit ng isang hindi malinaw na pamagat ay lilitaw na hindi mahalaga sa tatanggap.
- Ang mga pamagat ng email tulad ng "Mabilis na Mga Katanungan," "Pakikipag-ugnay sa Iyo," o "Mahalagang Mga Bagay" ay lilitaw na nakakubli sa tatanggap.
- Samantala, ang pamagat ng email na "Iskedyul, Listahan ng Bisita, Imbitasyon sa Tanghalian, at Buod ng Pagpupulong para sa Marso 12" ay tila masyadong mahaba at naglalaman ng maraming mga paksa nang sabay-sabay.
- Sa kabilang banda, ang pamagat ng email na "Pagpupulong Tungkol sa Escalator Damage sa Marso 12" ay medyo maikli at malinaw. Ang pamagat na ito ay maaaring magbigay sa tatanggap ng isang pangkalahatang ideya ng pangunahing paksa, pati na rin ang isang malinaw na petsa.
Paraan 2 ng 3: Nilalaman sa Pagsulat
Hakbang 1. Gumamit ng angkop na pagbati
Palaging magsimula ng isang pormal na email sa isang pagbati. Maaari mong direktang isulat ang pangalan ng tatanggap (kung alam mo). Kumpletuhin ang pangalan ng tatanggap sa kanyang pamagat o pamagat (G., Ms., Dr., atbp.). Maaari mo ring isulat ang "Mahal" bago ang pangalan at pamagat ng tatanggap kung nais mo.
- Kung hindi mo alam ang pangalan ng tatanggap ng email, isulat lamang ang "Mahal na Sir / Madam", o "Sa mga interesadong partido".
- Huwag gumamit ng "Kamusta," o "Kumusta," o iba pang impormal na pagbati.
Hakbang 2. Ipakilala ang iyong sarili sa unang talata (kung kinakailangan)
Kung nagsusulat ka sa isang tao na hindi mo pa nakikipag-ugnay noon, tulad ng isang bagong customer, manager ng human resource, o opisyal ng gobyerno, ipakilala ang iyong sarili at ipaliwanag kung bakit ka nag-email. Isulat ito sa una o pangalawang pangungusap ng iyong email.
Halimbawa, kapag nag-email sa isang application ng trabaho, maaari kang sumulat, "Ang pangalan ko ay Maria Isabella. Nakipag-ugnay ako sa iyo upang mag-aplay para sa isang trabaho bilang isang katulong sa administrasyong na-advertise sa website ng JobXYZ.com."
Hakbang 3. Unahin ang pinakamahalagang impormasyon
Matapos ipakilala ang iyong sarili at sabihin ang iyong pangunahing layunin para sa pagpapadala ng email, maaari kang magpatuloy sa katawan ng email. Ilista ang pinakamahalagang impormasyon sa tuktok. Sa ganoong paraan, mas pahahalagahan mo ang oras ng tatanggap at gagawin mong mas malinaw ang layunin ng email.
Kapag nagsusulat ng isang email sa isang opisyal ng gobyerno, halimbawa, maaari kang magsimula sa: "Ang pangalan ko ay Maria Isabella. Nakuha ko ang iyong email address mula sa opisyal na website ng Salatiga City Court. Ipinapadala ko ang liham na ito upang ipahayag ang aking pagtutol sa tiket na natanggap ko noong Pebrero 29, 2015."
Hakbang 4. Direkta na punta sa punto ng liham
Sa isang pormal na liham, maaari mong direktang ipahayag ang iyong punto. Ang maliit na pag-uusap ay magpapagulo lamang sa mambabasa at mahirap maunawaan kung ano ang kailangan mo o kailangan mula sa kanila.
- Halimbawa ang mga materyales sa pagtuturo ay napakahusay na ayos. Kaya, palagi kong masusunod at malalaman kung ano ang susubok. Tungkol sa pagsusulit, naalala ko ang paparating na pagsusulit."
- Sa kabilang banda, ang pagsulat ng isang email na tulad nito ay maaaring linilinaw, "Ako si Maria Isabella. Ako ay isang mag-aaral na kumukuha ng Chemistry 221, at nais kong sabihin sa iyo ang tungkol sa isang posibleng sagupaan ng mga iskedyul ng pagsusulit."
Hakbang 5. Sumulat ng isang maikling email
Habang walang tiyak na limitasyon sa haba, magandang ideya na gumawa ng isang email hangga't isang laptop o screen ng computer.
Kung ang iyong email ay sapat na mahaba, paghiwalayin ito sa maraming mga maikling talata. Mag-iwan ng isang blangko na linya sa pagitan ng bawat talata sa halip na isulat ito na naka-indent
Hakbang 6. Gamitin ang opisyal na wika
Dahil ang pormal na mga email ay ginawa para sa mga propesyonal na layunin, kailangan mong gumawa ng isang mahusay na impression. Gumamit ng kumpletong mga pangungusap at magagalang na parirala. Iwasan ang sumusunod:
- Slang
- Hindi kinakailangang mga pagpapaikli
- Paggamit ng mga emoticon at emoji
- Hindi magagalang na salita
- Magbiro
Hakbang 7. Gumamit ng angkop na pagbati sa pagsasara
Tulad ng pagbubukas ng mga pagbati, maraming mga pagpipilian para sa pagsasara ng mga pagbati na maaaring magamit sa mga pormal na liham. Siguraduhing isama ang iyong buong pangalan at pamagat, pati na rin ang anumang iba pang mga pamagat (kung mayroon man). Ang mga halimbawa ng pagsasara ng pagbati ay maaaring magamit kasama ang:
- "Pinakamahusay na pagbati,"
- "Iyong matapat,"
- "Salamat,"
- "Pagbati,"
- "Ang iyong mag-aaral,"
Paraan 3 ng 3: Paghahanda upang Magpadala ng Mga Sulat
Hakbang 1. Isama ang kinakailangang mga kalakip
Kung dapat kang magsama ng isang kalakip, tiyaking isama ito sa katawan ng email upang makita ito ng mga taong nagbabasa nito. Subukang limitahan ang bilang ng mga kalakip at laki ng file, at gumamit ng mga karaniwang at malawak na ginagamit na mga uri ng file.
Halimbawa, magsama ng isang paunawa tulad ng "Nakakabit ako ng isang PDF na kopya ng aking vitae at portfolio ng kurikulum."
Hakbang 2. Pagbutihin ang nilalaman, spelling, at grammar ng email
Huwag umasa lamang sa mga serbisyo sa email upang makita ang iyong mga pagkakamali sa spelling at grammar. Basahin nang malakas ang iyong email o suriin at ayusin ito ng isang tao. Sa ganoong paraan, madali kang makakahanap ng mga pagkakamali sa pagbaybay at hindi malinaw na mga pangungusap.
Hakbang 3. Siguraduhin na ang iyong email ay hindi naglalaman ng anumang sensitibong impormasyon
Palaging tandaan na ang email ay hindi isang ligtas na paraan ng pakikipag-usap. Tandaan na ang mga email server ay maaaring ma-hack, o ang tatanggap ay maaaring sadya o hindi sinasadya na magbahagi ng impormasyon na hindi mo nais na isiwalat.
