Ang pagtatasa ng gastos ay isa sa apat na uri ng pagtatasa pang-ekonomiya (bilang karagdagan sa pagtatasa ng benefit benefit, pagtatasa ng pagiging epektibo ng gastos, at pagtatasa ng utility sa gastos). Tulad ng ipinahihiwatig ng pangalan, ang pagtatasa ng gastos ay nakatuon sa mga gastos ng pagpapatupad ng isang programa anuman ang pangunahing kinalabasan. Ang pagtatasa ng gastos ay isang mahalagang unang hakbang bago magsagawa ng anumang iba pang pagtatasa pang-ekonomiya upang matukoy ang pagiging angkop o pagiging maaasahan ng isang proyekto.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagtukoy sa Mga Layunin at Saklaw
Hakbang 1. Alamin kung bakit kailangan ng pagsusuri sa gastos
Ang saklaw ng pagtatasa ng gastos ay nakasalalay sa mga kadahilanang ito kaya bago isaalang-alang ang saklaw ng pagtatasa, kailangan mong tiyakin na ang mga resulta ng pagtatasa ng gastos ay sasagot sa iyong pangunahing tanong.
- Kung gumagawa ka ng isang pagtatasa ng gastos lamang upang maghanda ng isang badyet o plano para sa hinaharap, ang saklaw ay karaniwang nasa antas ng organisasyon lamang.
- Sa kabilang banda, para sa isang mas makitid at tiyak na layunin, tulad ng pagtukoy ng pagiging posible at gastos ng isang partikular na serbisyo, maaaring mangailangan ito ng isang mas makitid na pagsusuri sa gastos na naglalayon lamang sa ilang mga serbisyo.
Hakbang 2. Kilalanin ang iyong pananaw sa pagsusuri ng gastos
Bilang karagdagan sa kung bakit kailangan mo ng isang pagtatasa ng gastos, kailangan mo ring malaman kung kanino ang mga gastos na kailangang pag-aralan. Tinutukoy nito ang data na makokolekta at kung paano ito maiuri ito.
- Halimbawa, marahil nais mong kalkulahin ang halaga ng pag-aalok ng isang partikular na serbisyo sa isang kliyente. Kung gayon, tingnan ang mga gastos mula sa kanyang pananaw, at isaalang-alang ang halaga ng mga singil sa serbisyo na sisingilin (o sisingilin), transportasyon sa lokasyon, at iba pang mga gastos.
- Kung nais mo lamang malaman ang gastos ng isang programa, sa pangkalahatan ay titingnan mo ang mga gastos sa kumpanya. Maaari mo ring tinitingnan ang mga gastos sa pagkakataon, tulad ng kung ang pag-aalok ng isang programa ay pumipigil sa iyong mag-alok ng isa pa.
Hakbang 3. Pag-iba-ibahin ang mga programang inaalok
Ang paraan ng iyong paglalarawan sa programa ay matutukoy kung paano susuriin ang paglalaan ng gastos. Kung nagpapatakbo ang samahan ng mga program na madaling makilala, malinaw na makikita ang paghati. Para sa mga magkakapatong na programa o programa na nagbabahagi ng parehong mga mapagkukunan, tukuyin kung paano paghiwalayin ang mga ito.
- Ang mga magkakapatong na programa ay maaaring magkasama sa ilang degree, sa halip na hiwalay na tasahin. Piliin ang pinaka-lohikal na paraan alinsunod sa mga pagpapatakbo ng samahan, at subukang gumana nang mas mahusay hangga't maaari.
- Upang matukoy kung ang mga programa ay kailangang mapagsama-sama, tingnan ang mga serbisyong inaalok ng bawat programa, mga mapagkukunang kinakailangan upang maihatid ang mga serbisyo, at kanino ibibigay ang mga serbisyo. Kung ang 2 sa 3 ng mga kadahilanang ito ay pareho sa dalawang magkakaugnay na programa, maaari mong pagsamahin ang mga ito sa isang pagtatasa ng gastos.
Hakbang 4. Tukuyin ang tagal ng panahon na nais mong masuri
Kung paano mo inuuri at kinakalkula ang mga gastos ay nakasalalay sa tagal ng panahon kung saan sinusuri ang mga gastos, tulad ng pangmatagalang (maraming buwan o taon) o maikling panahon (maraming linggo o isang beses lamang).
- Halimbawa, kung sinusubukan mong matukoy ang pagiging posible ng isang partikular na serbisyo, alamin muna kung magkano ang gastos upang mabuo ang serbisyong iyon. Gagawa ka ng isang pangmatagalang pagtatasa ng gastos upang matukoy kung kayang bayaran ng samahan ang mga gastos ng serbisyo.
- Karaniwan mas mahusay na pumili ng isang tagal ng panahon na magbibigay-daan sa iyo upang makakuha ng tumpak na data ng kita, sa halip na mga pagtatantya lamang. Nakatutulong ito kung plano mong gamitin ang pagtatasa ng gastos bilang batayan para sa karagdagang pagsusuri sa ekonomiya.
Bahagi 2 ng 3: Pag-uuri ng Mga Gastos
Hakbang 1. Suriin ang mga nakaraang ulat sa pagtatasa ng gastos, kung maaari
Kung ang samahan ay nagsagawa na ng pagtatasa ng gastos, ilapat ang pareho o isang katulad na paraan ng pag-uuri ng mga gastos. Sa ganitong paraan, maihahambing ang dalawang ulat, na ginagawang mas kapaki-pakinabang sa paglipas ng panahon.
Maaari mo ring subukan ang pagtingin sa mga pagsusuri sa gastos na ang mga katulad na samahan ay gumagawa o nag-aalok ng parehong mga serbisyo
Hakbang 2. Ilista ang lahat ng direktang gastos ng programang sinusuri
Ang mga direktang gastos ay may kasamang mga suweldo at benepisyo para sa mga kasapi ng pangkat, mga hilaw na materyales at suplay, at anumang kinakailangang kasangkapan o kagamitan. Nakasalalay sa uri ng programa o serbisyo na inaalok, maaari ka ring magkaroon ng kontrata, lisensya, o mga bayarin sa seguro.
- Ang mga direktang gastos ay mga gastos na partikular na natamo para sa mga programa o serbisyo na sinusuri sa isang pagtatasa ng gastos. Ang bayarin na ito ay hindi ibinabahagi sa iba pang mga programa.
- Ang mga gastos sa overhead, tulad ng mga kagamitan (kabilang ang tubig at kuryente), ay maaaring direktang gastos kung ang programa o serbisyo ay may sariling lokasyon.
Hakbang 3. Mga hindi direktang gastos
Ang mga hindi direktang gastos ay kasama ang pangkalahatang mga gastos sa pamamahala o pamamahala ng mga suweldo at allowance, pasilidad, kagamitan, at anupaman na naiambag ng ilang iba pang programa o serbisyo. Ang inuri bilang hindi direktang gastos ay nakasalalay sa kung paano mo pinaghiwalay ang mga programa o serbisyo na inaalok ng samahan.
Sa partikular, kapag kinakalkula ang isang hiwalay na programa o serbisyo, kailangan mong ilaan ang mga hindi direktang gastos
Hakbang 4. Ayusin ang mga gastos upang maipakita ang layunin ng pagsusuri
Ang ulat sa pagtatasa ng gastos ay dapat na maging kapaki-pakinabang sa organisasyon. Sa halip na umasa sa malawak na mga kategorya ng pananalapi, pumili ng mga kategorya na tumpak na sumasalamin sa mga layunin ng pagtatasa ng gastos.
Ang mga karaniwang kategorya ay maaaring gastos ng tauhan, mga gastos sa pagpapatakbo, at mga gastos sa pagsisimula. Sa loob ng bawat kategorya, kilalanin kung anong mga gastos ang inuri bilang direkta at hindi direktang gastos
Bahagi 3 ng 3: Kinakalkula ang Mga Gastos
Hakbang 1. Kolektahin ang mga ulat sa pananalapi at impormasyon
Para sa bawat uri ng gastos na planong isama sa pagsusuri, tandaan ang mga mapagkukunan ng data na kinakailangan upang makalkula ang mga nauugnay na gastos. Kung nais mong tantyahin ang mga gastos, lumikha ng isang listahan ng mga ulat na naglalaman ng impormasyong kinakailangan upang makagawa ka ng maaasahang mga pagtatantya.
- Gumamit ng totoong impormasyon sa gastos hangga't maaari. Dadagdagan nito ang pagiging maaasahan at pagiging kapaki-pakinabang ng iyong pagsusuri sa gastos.
- Para sa mga pagtatantya, hanapin ang maaasahang mga mapagkukunan na maaaring mailapat nang makitid hangga't maaari. Halimbawa, kung kailangan mong tantyahin ang suweldo, gamitin ang average rate para sa mga empleyado sa loob ng isang lungsod, sa halip na pambansa.
Hakbang 2. Kabuuan ang mga direktang gastos ng programa
Gamit ang impormasyong nakolekta, idagdag ang mga gastos para sa suweldo, kagamitan, hilaw na materyales, at iba pang mga gastos na direktang nauugnay sa programang sinusuri. Palawakin ang mga gastos na ito sa pag-aralan ng tagal ng panahon.
- Kung gumagawa ka ng isang pang-matagalang pagtatasa ng gastos, kalkulahin muna ang mga direktang gastos sa isang lingguhan o buwanang batayan, pagkatapos ay pahabain ang mga ito.
- Kapag kinakalkula mo ang mga gastos ng tauhan, tiyaking isama ang gastos (o halaga) ng mga benepisyo na ibinigay sa mga empleyado na nagtatrabaho sa kaugnay na programa.
Hakbang 3. Maglaan ng hindi direktang mga gastos sa pinag-aralan na programa
Upang maglaan ng hindi direktang mga gastos, tukuyin kung paano mahahati ang bawat gastos sa pagitan ng maraming mga programa. Pagkatapos nito, kalkulahin ang proporsyon ng mga gastos sa mga kaugnay na programa.
Halimbawa, sabihin nating inilalaan mo ang suweldo ng HR director. Dahil ang director na ito ay responsable para sa mga tauhan ng programa, natural para sa kanyang suweldo na hatiin ayon sa bilang ng mga empleyado sa staff. Kung mayroon kang isang kabuuang 10 empleyado, at 2 ay inilaan sa programa o serbisyo na sinusuri, maaari kang maglaan ng 20 porsyento ng suweldo ng director sa programa sa isang pagtatasa ng gastos
Hakbang 4. Kalkulahin ang pamumura ng pag-aari
Kung ang mga kapital na assets ng samahan, kabilang ang mga kasangkapan sa bahay o kagamitan, ay gagamitin upang maipatupad ang programa o maibigay ang serbisyong sinusuri, ang pagbawas ng halaga ng assets ay dapat isama sa kabuuang gastos para sa programa o serbisyo.
Ang pagkalkula ng pamumura ay maaaring maging mahirap. Kung hindi ka nakaranas sa pagbawas ng halaga ng mga assets, inirerekumenda namin ang paggamit ng mga serbisyo ng isang accountant
Hakbang 5. Isaalang-alang ang mga nakatagong gastos
Nakasalalay sa samahan at programa na sinusuri, maaaring may mga karagdagang gastos na hindi lilitaw sa badyet o kasaysayan ng pananalapi. Isama ang mga pagtatantya ng gastos na ito sa pagtatasa upang ang mga resulta ay mas kapani-paniwala.
- Halimbawa, kung gumagawa ka ng isang pagtatasa ng gastos sa programa para sa isang pundasyon, maaaring kabilang sa mga nakatagong gastos ang tinatayang halaga ng mga oras ng pagboboluntaryong nagtrabaho, nag-abuloy ng mga hilaw na materyales, o naibigay na puwang.
- Ang mga nakatagong gastos ay maaari ring isama ang mga gastos sa pagkakataon. Halimbawa, ang paglulunsad ng isang programa ay maaaring makaapekto sa kakayahan ng isang organisasyon na mag-alok ng iba pang mga programa.
Hakbang 6. Gumawa ng mga konklusyon batay sa iyong mga natuklasan
Bumalik sa iyong layunin ng pagsasagawa ng isang pagtatasa ng gastos at tukuyin ang aksyon na kailangang gawin. Maaari mo ring isama ang mga paglalagay o pagtatantya ng mga gastos sa hinaharap na nauugnay sa programa o serbisyo.
- Sa isang minimum, ang iyong pagsusuri sa gastos ay magbibigay ng isang tunay na numero para sa gastos ng pagpapatakbo ng isang partikular na programa o serbisyo.
- Ang iyong pagtatasa sa gastos ay maaari ring itaas ang mga bagong katanungan, na nagpapahiwatig ng karagdagang pagsusuri ay kinakailangan bago gumawa ng isang pangwakas na desisyon.
