Maraming mga kumpanya ang gumagamit ng Microsoft Excel upang subaybayan ang mga gastos sa departamento o sa buong kumpanya. Sa kasalukuyan ang Excel ay naging default na programa sa mga computer na may mga operating system ng Windows. Kaya maaari mong gamitin ang program na ito upang subaybayan ang iyong mga bayarin. Mayroong isang bilang ng mga template (mga kopya) mula sa Microsoft at iba pang mga site na maaari mong gamitin upang subaybayan ang mga gastos. Kahit na sa pinakabagong mga bersyon ng Excel, ang mga template na ito ay magagamit na sa programa. Maaari ka ring lumikha ng iyong sariling mga worksheet upang subaybayan ang mga invoice sa Excel. Tatalakayin ng artikulong ito ang parehong paraan.
Hakbang
Paraan 1 ng 2: Paggamit ng isang Excel Template
Hakbang 1. Piliin ang default na template ng Excel
Ang pinakabagong bersyon ng Excel ay may mga template para sa pagsubaybay sa mga personal na gastos at template para sa pangkalahatang pagpapatakbo ng negosyo. Maaari mong ma-access at gamitin ang template na ito upang subaybayan ang mga gastos sa Excel.
- Sa Excel 2003, piliin ang "Bago" mula sa menu na "File". Piliin ang "Sa aking computer" mula sa pane ng gawain ng "Bagong Workbook" upang ilabas ang dialog box na "Mga Template."
- Sa Excel 2007, piliin ang "Bago" mula sa menu na "File" upang ilabas ang dialog box na "Bagong Workbook". Piliin ang opsyong "Mga Na-install na Template" mula sa menu na "Mga Template" sa kaliwang pane. Piliin ang "Personal na Buwanang Badyet" mula sa "Mga Naka-install na Template" sa gitnang pane at i-click ang "Lumikha."
- Sa Excel 2010, i-click ang label na "File", pagkatapos ay piliin ang "Bago" mula sa menu na "File". Piliin ang "Mga template ng sample" mula sa tuktok ng panel na "Magagamit na Mga Template", pagkatapos ay piliin ang "Personal na Buwanang Badyet" mula sa sample na pagtingin sa mga template at i-click ang "Lumikha."
Hakbang 2. Pumili ng isang online na template
Kung hindi masubaybayan ng built-in na template ng personal na badyet ng Microsoft ang iyong mga gastos, subukang gamitin ang mga template na magagamit sa internet. Maaari kang mag-download ng mga template mula sa mga site ng third-party, o gumamit ng Excel upang kumonekta sa Microsoft Office Online.
- Sa Excel 2003, maaari mong piliin ang naaangkop na template mula sa library ng Microsoft Office Online sa https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Dito, maaari ka ring makahanap ng mga template para sa mga naunang bersyon ng Excel.)
- Sa Excel 2007, piliin ang "Mga Badyet" mula sa seksyong Microsoft Office Online ng dialog box na "Bagong Workbook". Dapat ay mayroon kang isang koneksyon sa internet upang kumonekta sa online na template ng library ng Opisina.
- Sa Excel 2010, piliin ang "Mga Badyet" mula sa seksyon ng Office.com ng pane na Magagamit ang Mga Template. Dapat ay mayroon kang isang koneksyon sa internet upang kumonekta sa online na template ng library ng Opisina.
Hakbang 3. Ipasok ang impormasyon sa naaangkop na mga cell
Ang ipinasok na impormasyon ay nakasalalay sa ginamit na template ng worksheet.
Hakbang 4. I-save ang iyong worksheet
Maaari mong gamitin ang pangalan ng worksheet na ibinigay ng template o magpasok ng isang pangalan ayon sa ninanais. O, maaari mo lamang isulat ang pangalan at taon ng paggawa ng gumaganang papel.
Paraan 2 ng 2: Lumikha ng Iyong Sariling Worksheet upang Subaybayan ang Mga Gastos
Hakbang 1. Buksan ang Excel
Hakbang 2. Magpasok ng isang pangalan para sa worksheet sa cell A1
Gumamit ng isang malinaw na pangalan, tulad ng "Personal na Badyet", "Pagsubaybay sa Personal na Gastos", o katulad na bagay. (Huwag gumamit ng mga panipi sa pagsulat ng mga pangalan. Dito, ang mga panipi ay ginagamit upang tukuyin ang mga halimbawa).
Hakbang 3. Ipasok ang mga heading ng haligi 2
Narito ang ilang mga pangalan at pagkakasunud-sunod na maaari mong gamitin, "Petsa", "Bayad Sa", "Memo", "Gastos", "Kita" (o "Kita", o "Deposit") at "Balanse". Ipasok ang mga heading na ito sa mga cell A2 hanggang sa G2, at ayusin ang lapad ng haligi upang makita ang lahat ng teksto.
Matapos itakda ang mga heading ng haligi at header, gamitin ang tampok na "I-freeze ang Mga Panes" upang ang mga header ng haligi ay nasa tuktok kapag nag-scroll pababa sa pahina. Ang pagpipiliang Freeze Panes ay nasa menu na "View" para sa Excel 2003 at mas bago, at sa pangkat na "Window '" sa "View" menu ribbon para sa Excel 2007 at 2010
Hakbang 4. Ipasok ang unang gastos sa cell row 3
Hakbang 5. Ipasok ang formula ng balanse sa cell G3
Ang balanse ay matutukoy ng pagkakaiba sa pagitan ng kita at gastos dahil ito ang unang entry sa balanse. Ang paraan ng pagtakda nito ay nakasalalay sa iyong pagnanais na makita ang badyet mula sa gastos sa gastos o sa cash na mayroon ka.
- Kung nais mo ng isang pasadyang worksheet upang maipakita ang mga gastos, ang iyong formula sa balanse ay = E3-F3, kung saan ang E3 ay ang cell na naglalaman ng balanse ng gastos, at F3 ang cell ng balanse ng kita. Sa ganitong paraan, kung ang iyong gastos ay mas malaki kaysa sa iyong kita, ang iyong kabuuang gastos ay magkakaroon ng positibong numero, na ginagawang mas madali para sa iyo na maunawaan.
- Kung nais mo ng isang pasadyang worksheet upang maipakita ang pera na mayroon ka, ang formula sa balanse ay = F3-E3. Sa gayon, ang papel na nagtatrabaho ay magpapakita ng positibong daloy ng salapi kung ang pera sa kamay ay higit pa sa gastos, at negatibo kung ang gastos ay mas malaki kaysa sa kita.
Hakbang 6. Ipasok ang pangalawang pagpasok ng gastos sa cell row 4
Hakbang 7. Ipasok ang balanse na formula sa cell G4
Dahil ang balanse ng pangalawa at kasunod na mga entry ay magtatala ng kasalukuyang balanse, kailangan mong idagdag ang nagresultang pagkakaiba sa mga gastos at kita sa balanse sa nakaraang entry.
- Kung nais mo ang worksheet na partikular na ipakita ang mga gastos, ang formula ng balanse ay = G3 + (E4-F4), ibig sabihin, ang G3 ay ang cell na naglalaman ng nakaraang balanse, ang E4 ay ang cell na naglalaman ng mga gastos, at ang F4 ay ang cell na naglalaman ng kita.
- Kung nais mong ipakita ang worksheet ang dami ng cash sa kamay, ang formula ng balanse ay = G3 + (F4-E4).
- Ang panaklong sa pormula na nagpapakita ng pagkakaiba sa pagitan ng mga gastos at kita ay hindi talaga kinakailangan. Sinulat namin ito upang ang konsepto ng pormula ay naging mas malinaw.
- Kung maiiwan mong blangko ang halaga ng balanse ng cell hanggang sa makumpleto ang lahat ng mga entry, mangyaring gamitin ang salitang KUNG sa formula upang sa pagpasok mo ng petsa, hindi ipinapakita ng balanse na cell ang halaga. Ang formula para sa pamamaraang ito para sa pangalawang pagpasok ay = KUNG (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) kung nais mong subaybayan ng worksheet ang pagkarga, at = KUNG (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) kung nais mo ng isang gumaganang papel upang masubaybayan ang daloy ng cash sa kamay. (Ang mga braket na nakapalibot sa mga gastos at kita ay maaaring iwanang, ngunit ang panlabas na mga braket ay maaaring hindi maalis.)
Hakbang 8. Kopyahin ang formula ng balanse sa isa pang cell sa haligi G (Balanse na haligi)
Mag-right click sa cell G3 at piliin ang "Kopyahin" mula sa popup menu. Pagkatapos nito, mag-scroll pababa sa cell sa ibaba nito. I-right click ang napiling cell, at piliin ang "I-paste" mula sa popup menu upang i-paste ang formula sa napiling cell. (Sa Excel 2010, piliin ang opsyong "I-paste" o "I-paste ang Mga Pormula" sa popup menu.) Awtomatikong i-a-update ng formula ang mga sanggunian ng cell upang ipahiwatig ang gastos, kita, at mga sanggunian sa petsa (kung ginamit) ng kasalukuyang hilera at ang balanse ng sanggunian ng hilera sa itaas ng kasalukuyang hilera.
Hakbang 9. I-save ang worksheet
Bigyan ang iyong worksheet ng isang malinaw na pangalan, halimbawa "Cost Monitoring.xls" o "Personal na Budget.xls". Maaari mong ipasok ang pangalan at taon ng file, kapareho ng pamamaraan para sa paglikha ng isang worksheet kasama ang. (Muli, hindi mo kailangang gumamit ng mga quote habang isinulat namin ang mga ito upang linawin lamang ang mga halimbawang filename. Hindi mo kailangang i-type ang uri ng extension ng file dahil awtomatiko itong isusulat ng Excel.)
Ang Excel 2003 at mga naunang bersyon ay nagse-save ng mga worksheet sa format na ".xls", habang ang Excel 2007 at 2010 ay nagse-save ng mga worksheet sa pinakabagong format na batay sa XML na ".xlsx". Gayunpaman, ang pinakabagong Excel ay mayroon ding pagpipilian upang i-save ang mga file sa format na ".xls". Kung mayroon kang maraming mga computer at plano na i-save ang worksheet na ito sa lahat ng mga ito, gamitin ang lumang format kung ang iyong computer ay may Excel 2003 o mas maaga. Gamitin ang pinakabagong format kung ang lahat ng iyong mga computer ay may hindi bababa sa Excel 2007
Mga Tip
- Gumamit ng "AutoComplete" sa mga kategorya ng gastos at kita upang ang spelling na ipinasok ay wasto.
- Maaari kang gumamit ng naka-bold, kulay ng teksto, o cell shading upang makilala ang pagitan ng mga hindi nabayarang, bayad, at mga gastos sa hinaharap.
- Upang maiwasan ang mga formula at heading ng haligi na hindi aksidenteng magbago, magandang ideya na protektahan ang mga cell mula sa pagbabago. Piliin ang mga cell na nais mong palitan (petsa, kategorya ng nagbabayad, gastos, kita, at memo), at i-unlock ang mga cell na iyon, pagkatapos ay maglapat ng proteksyon sa buong worksheet.
