Dapat ay nakitungo ka sa mga bangko, kompanya ng seguro, ahensya ng gobyerno, employer sa mga kumpanya, o kahit na mga paaralan. Kung gayon, dapat mong hikayatin ang sinumang gawin o tulungan kang gumawa ng isang bagay. Paano sumulat ng isang mapanghimok o mapanghimok na liham na gumagawa ng mga resulta? Narito ang ilang pangunahing ideya na gagamitin sa iyong liham ng pang-akit.
Hakbang
Bahagi 1 ng 4: Paghahanda sa Pagsulat ng isang Liham
Hakbang 1. Pasiglahin ang magagandang ideya
Bago sumulat ng isang liham, sabihin kung ano ang gusto mo, kung bakit mo ito gusto, ang mga dahilan kung bakit ito dapat naipasa, pati na rin ang mga argumento laban dito. Ang pagbibigay-diin sa lahat ng mga ideya na nasa kamay ay makakatulong sa iyong pagbuo ng liham at lubos na maunawaan ang iyong posisyon sa paksa.
- Magsimula sa ito: Gusto kong hikayatin ang "aking mga mambabasa" na maging "layunin" ko. Ipagpalit ang "aking mga mambabasa" para sa kung ano ang nais mong akitin, at "aking layunin" para sa kung ano ang iyong hinihimok na gawin nila.
- Kapag ang nasa itaas ay malinaw at hindi mapag-aalinlanganan, tanungin ang iyong sarili: Bakit ito? Ilista ang mga dahilan kung bakit nais mong gawin ng gusto ng iyong mga mambabasa.
- Matapos ang pagmamapa ng mga dahilan, pag-uri-uriin ang mga ito sa aling antas ang mas mahalaga. Ilagay ang lahat ng mahahalagang detalye sa isang haligi, pagkatapos ay ang hindi gaanong mahalaga sa isa pa. Tutulungan ka nitong paliitin ang iyong isip sa pinaka-nauugnay at maliwanag na mga punto ng diin.
Hakbang 2. Alamin ang iyong mga layunin
Tiyaking alam mo nang eksakto kung ano ang gusto mo o kailangan. Ano ang nais mong makamit? Paano dapat kumilos ang tanggapan na ito?
Kapag tumutukoy sa mga layunin, isipin ang tungkol sa lahat ng mga posibleng solusyon na maalok mo
Hakbang 3. Kilalanin ang iyong mga mambabasa
Ang pagsusuri at pag-unawa sa iyong mga mambabasa ay makakatulong sa iyo na magpasya kung paano i-frame ang iyong liham. Kung maaari, magpasya kung sasang-ayon sa iyo ang mambabasa, hindi sumasang-ayon, o maging walang kinikilingan. Tutulungan ka nitong magpasya kung magkano ang bigat na itatalaga sa bawat panig ng iyong pagtatalo.
- Subukang hanapin ang isang tao na maaari mong address sa liham. Sino sila, anong kapangyarihan ang mayroon sila upang matulungan ka? Binalewala lang ba nila ang iyong reklamo? Paano mo sila babatiin? Nasa nakatatanda o nagagamit na posisyon ba sila? Magsalita ayon sa kanilang posisyon.
- Subukan upang alisan ng takip ang mga paniniwala at bias ng mga mambabasa tungkol sa iyong paksa. Anong uri ng mga pagtatalo ang maaaring lumitaw sa pagitan mo at ng iyong mga mambabasa? Paano mo maipakikita ang isang kontra-argumento sa isang magalang na paraan?
- Alamin kung ano ang nababahala sa mga mambabasa tungkol sa iyong paksa. Mayroon ba silang limitadong pondo na gagastusin? Direkta bang naapektuhan ang mga ito sa iyong paksa? Gaano karaming oras ang mayroon sila upang isaalang-alang ang iyong dokumento?
- Mag-isip tungkol sa uri ng katibayan na kakailanganin ng iyong mga mambabasa sa isang pagtatalo upang akitin sila.
Hakbang 4. Magsaliksik ng paksa
Ang isang mabisang sulat sa paghihikayat ay naglalaman ng katibayan at impormasyong totoo na sumusuporta sa posisyon. Tiyaking isaalang-alang ang maraming mga punto ng view. Huwag lamang saliksikin ang iyong pananaw; Nabanggit din ang mga magkasalungat na opinyon at ang katotohanan na nakapalibot sa kanila.
- Gumamit ng mga katotohanan, lohika, istatistika, at anecdotal na katibayan upang suportahan ang iyong mga paghahabol.
- Huwag agad sabihin na mali ang oposisyon. Sa halip, maging magalang kapag nagpapaliwanag kung bakit mas malakas ang iyong posisyon at nararapat na pansinin.
Bahagi 2 ng 4: Mga Sulat sa Pag-format
Hakbang 1. Gumamit ng format ng pag-block
Ang mga sulat sa negosyo ay may isang espesyal na format. Kung ang format ay maayos at tama, hindi nito mababago kahit kaunti ang opinyon ng mga mambabasa. Gayunpaman, kung ang format ay hindi tama at magulo, magkakaroon sila ng hindi magandang impression sa iyo at posibleng itapon.
- Magsimula sa pamamagitan ng paggamit ng dobleng puwang, i-block ang mga talata.
- Kaliwa ihanay ang bawat talata; sa madaling salita, huwag indent ang mga talata tulad ng sa tuluyan o sanaysay.
- Mag-iwan ng isang puwang sa linya pagkatapos ng bawat talata.
- Gumamit ng isang karaniwang font, karaniwang Times New Roman o Arial, laki ng 12.
Hakbang 2. Address nang wasto ang headhead
Magsimula sa pamamagitan ng pagta-type ng iyong address sa kaliwang sulok sa itaas. Huwag ilagay ang iyong pangalan - isulat lamang ang pangalan ng kalye, lungsod, lugar at postal code. Maaari mo ring isama ang isang numero ng telepono at e-mail address, bawat isa sa isang hiwalay na linya. Kung nakatira ka sa UK, ang address ay dapat na nakasulat sa kanan. Kumpletuhin ang isang linya.
- I-type ang petsa Isulat ang buong petsa, pangalan ng buwan, at taon. Kumpletuhin ang isang linya.
- "Hunyo 4, 2013"
- Isulat ang pangalan at address ng tatanggap. Subukang maghanap ng isang tukoy na partido upang maipadala ang sulat. Kumpletuhin ang isang linya.
Hakbang 3. Simulan ang liham na may pagbati o pagbati
Karaniwan sa anyo ng salitang "Mahal" na sinusundan ng pangalan ng taong hinarap. Tiyaking nasulat mo nang tama ang pangalan habang nai-type mo ito. Ang pangalan dito ay dapat na kapareho ng pangalan na nakasulat sa addressheadhead.
- Kapag binabati ang isang tao, gamitin ang tamang pamagat o ranggo (Pak / Madam / Dr. / etc) na sinusundan ng apelyido. Kung hindi ka sigurado kung ano ang ginustong tawagan ng isang babae, isulat lamang ang "Miss".
- Laging sundin pagkatapos nito sa isang colon.
- Kumpletuhin ang isang linya sa pagitan ng pagbati at ng unang talata.
- "Mahal na Dr. Brown:"
Hakbang 4. Isara ang liham sa isang pangwakas na pahayag
Isipin at isaalang-alang ang tono ng iyong sanaysay kapag pumipili ng isang pangwakas na pahayag. Ang mga kasabihan tulad ng, "Salamat," ay medyo pamantayan, habang ang iba pang mga form tulad ng, "Pagbati," ay mas malapit. Magpasya kung nais mong pormal o malapit ang iyong sulat sa takip. Alinmang pipiliin mo, ang unang salita ay dapat na may malaking titik, habang ang susunod na salita ay payak. Sundin ang pagsasara sa isang kuwit.
- Piliin ang salitang "May respeto," kung nais mo itong maging mas pormal. Ang "Pagbati," "Pagbati," "Salamat," o "Taos-puso," ay karaniwang pagsasara ng mga e-mail sa negosyo. Habang ang mga salitang, "Pagbati," "Pagbati," o "Kita kita," ay tila mas lundo at malapit na matalik.
- Laktawan ang susunod na 4 na linya upang mag-iwan ng lugar para sa iyong lagda bago i-type ang iyong pangalan.
- "Salamat,"
Bahagi 3 ng 4: Mga Sulat sa Pagsulat
Hakbang 1. Maikli at maikli
Ang isang mapanghimok na liham o panghihimok ay dapat na maigsi at magalang. Ang mga taong abala ay bihirang magbasa ng mga letra na higit sa isang pahina ang haba o kung ang tono ay mabagsik. Huwag maging masyadong mabulaklak na mga salita. Subukang gumamit ng malinaw at maayos na mga pangungusap. Huwag ipakita ang baluktot at hindi kinakailangang impormasyon, kabilang ang mga anecdote.
- Iwasan ang mga pangungusap na masyadong mahaba. Siguraduhing gumamit ng malakas na mga deklarasyong pangungusap. Ang iyong pagsulat ay dapat na maigsi, maigsi, hanggang sa punto at madaling basahin.
- Huwag i-drag ang mga talata ng masyadong mahaba. Huwag mag-cram ng napakaraming impormasyon na nawawalan ng interes ang mambabasa, naligaw mula sa pangunahing punto, o ginagawang mahirap maunawaan ang iyong punto. Manatili sa may-katuturang impormasyon, at baguhin ang mga talata tuwing nais mong maghatid ng isang bagong ideya o punto.
Hakbang 2. Sabihin ang iyong pangunahing punto sa mga unang pangungusap
Magsimula sa isang magiliw na pambungad na pangungusap, pagkatapos ay umabot sa punto. Sabihin ang iyong pangangailangan (ang pangunahing layunin ng pagsulat ng liham) sa unang dalawang pangungusap.
Ang talata na ito ay maaari lamang binubuo ng 2-4 pangungusap
Hakbang 3. Bigyang-diin ang kahalagahan ng iyong kahilingan sa ikalawang talata
Sa talatang ito, ibuod ang iyong pag-aalala, kahilingan, o pag-angkin. Sa yugtong ito hindi ka pa nagbigay ng anumang mga tiyak na dahilan, suporta, o pangunahing mga puntos; sa yugtong ito ganap mong ipinapaliwanag ang iyong posisyon, ang mga parameter ng pag-aalala o kahilingan, at ang mga kadahilanan kung bakit sapat itong mahalaga upang kumilos.
Tandaan na panatilihing lohikal, magalang, at totoo ang katawan ng titik. Iwasan ang labis na emosyonal na wika, huwag humiling ng aksyon o magsalita nang malupit laban sa tao o kumpanya na pinagtutuunan ng liham, o sa oposisyon
Hakbang 4. Suportahan ang iyong aplikasyon sa susunod na talata
Ang susunod na ilang mga talata ay dapat maaring bigyang katwiran ang iyong posisyon sa pamamagitan ng pagbibigay ng background at detalyadong impormasyon. Tiyaking ang impormasyong ito ay lohikal, makatotohanang, makatuwiran, praktikal, at lehitimo. Huwag ibase lamang ang iyong kahilingan sa personal na emosyon, paniniwala, o pagnanasa. Huwag dalhin ang mambabasa ng mahabang kwento; mabilis at tumpak na makarating sa point. Mayroong maraming magkakaibang diskarte na maaari mong gamitin upang makamit ang layuning ito:
- Magbigay ng mga snippet ng istatistika at katotohanan upang maakit ang simpatiya at lohika ng mga mambabasa. Siguraduhin na ang mga istatistika at katotohanan ay nagmula sa kapani-paniwala at kagalang-galang na mga mapagkukunan, at ginagamit mo rin ang data nang taos-puso, hindi ito inaalis sa labas ng konteksto.
- Magmungkahi ng mga quote mula sa mga eksperto sa paksa, na sumusuporta sa iyong posisyon o pinabulaanan ang oposisyon. Ang mga dalubhasang ito ay dapat igalang ang mga pigura sa kanilang larangan at sa katunayan ay may naaangkop na mga kasanayan upang magkaroon ng isang opinyon sa paksang tinatalakay.
- Ipakita ang mga dahilan kung bakit dapat bigyan ang iyong kahilingan. Ang pagpilit sa mga tao na gawin ang gusto mo ay hindi isang mabisang diskarte sa paghimok, ngunit kung ipaliwanag mo kung bakit naniniwala kang may kailangang gawin, makakatulong itong mabago ang kanilang isipan. Ipaliwanag ang kasalukuyang sitwasyon at kung bakit ito dapat magbago.
- Ipakita ang mga detalye, pagtutukoy, at limitasyon ng iyong posisyon at aplikasyon. Talakayin ang mga pagsisikap na nagawa dati, patungkol sa aplikasyon, o kahit na wala o kawalan ng aksyon tungkol dito.
- Magbigay ng mga halimbawa ng mga patotoo na nauugnay sa iyong posisyon. Mag-isip ng iba pang katibayan na maaaring maipakita kung bakit mahalaga ang iyong posisyon.
- Tandaan na limitahan kung ano ang maaari mong at nais na isama sa isang talata. Gawing malinaw ang iyong punto at sitwasyon. Huwag lumampas sa labis na detalye, ngunit isama ang lahat ng mahahalagang puntos. Piliin lamang ang pinaka-kaugnay na mga istatistika, eksperto at patotoo.
Hakbang 5. Tumawag sa oposisyon
Isa sa pinakamabisang paraan ng paghimok o panghimok ay ang pag-apela sa oposisyon. Dapat mong mahulaan ang anumang mga pagtutol, pagtutol o tanong mula sa mga mambabasa, upang masagot mo sila sa liham. Hanapin ang iyong karaniwang landas sa oposisyon, o ipakita ang malakas na suporta para sa iyong sariling posisyon.
- Tiyaking kilalanin mo sa publiko ang mga pagkakaiba sa pagitan ng iyong posisyon at ng oposisyon. Huwag itago ito, sapagkat mapapahina ang iyong pagtatalo. Bigyang-diin ang iyong mga ibinahaging halaga, karanasan at problema sa oposisyon.
- Iwasan ang mga pahayag na akusasyon. Gagawa nitong sobrang emosyonal ang liham at magpapahina sa iyong lohikal na apela. Ang isang labis na negatibo at mapang-akit na pag-uugali ay pipigil din sa oposisyon mula sa pagsang-ayon sa iyong punto.
Hakbang 6. Isara ang liham sa pamamagitan ng muling pagkumpirma ng iyong aplikasyon
Muling ulitin ang iyong kahilingan o opinyon sa pagtatapos ng liham. Ito ang talata kung saan nagpapakita ka ng isang solusyon o humingi ng aksyon. Sabihin sa mambabasa na susundan mo ang pagsusulat sa pamamagitan ng telepono, email, o personal.
- Tapusin ang liham sa isang malakas na pangungusap na makakatulong hikayatin ang mambabasa na kunin ang iyong panig, o kahit papaano ay makita nang mas malinaw mula sa iyong pananaw.
- Mag-alok ng iyong sariling mga solusyon o tulong. Sumang-ayon na makompromiso, o magkita sa gitna. Ipakita na nagawa mo o handa mong hawakan ang sitwasyon.
Bahagi 4 ng 4: Paglalagay ng Huling Mga Pag-ugnay
Hakbang 1. Suriin ang anumang mga error
Ang mga pagkakamali sa gramatika, bigkas at pagbaybay ng mga salita ay magbibigay ng isang masamang impression. Nais mong mag-focus ang mambabasa sa iyong ideya at hiling, hindi sa typo. Basahing muli ang iyong liham nang maraming beses bago ipadala ito. Basahin ito nang malakas upang marinig kung ano ang tunog nito.
Kung kinakailangan, ipaalam sa isang tao ang iyong pagsulat para sa mga error sa pagbaybay (o gamitin ang tampok na spell check ng software)
Hakbang 2. Ilagay ang iyong sariling lagda
Kung mas gusto mong magpadala ng mga sulat sa pamamagitan ng post office sa e-mail, kakailanganin mong mag-sign. Isinapersonal at pinatutunayan nito ang iyong liham.
Hakbang 3. Magbigay ng mga kopya ng iyong pormal na liham sa iba pang mga pangunahing partido, kung kinakailangan
Kung ang sinumang iba pa sa target na kumpanya o samahan ay dapat basahin ang iyong liham din, bigyan sila ng isang kopya. Nangangahulugan ito ng pag-print at pagpapadala ng higit sa isang liham, na may orihinal na lagda.
Hakbang 4. Magtago ng isang kopya para sa iyong sarili
Palaging itago ang isang kopya ng iyong mga liham at gumawa ng mga personal na tala, kumpleto sa mga tala kung kailan ipinadala ang liham at kanino. Gumawa ng tala ng follow-up na iyong ginawa hanggang sa malutas ang problema.
Mga Tip
- Manatili sa paksa. Mag-ingat na huwag magdagdag ng random na impormasyon na walang kaugnayan sa isyu na iyong tinatalakay. Manatili sa mga kaugnay na katotohanan at panatilihing simple. Gamitin ang mga katotohanang ito upang maging mas mapaglarawan.
- Gumamit lamang ng mga puntos ng bala sa gitna ng talata kung talagang sigurado ka at malinaw ang tungkol sa mga hakbang, aksyon o rekomendasyon.
- Ipasadya ang iyong mga puntos ng bala sa uri ng kumpanya o target na samahan. Ang mga institusyong hindi kumikita ay may iba't ibang paraan ng pag-iisip mula sa malalaking kumpanya.
- Sumulat sa karaniwang nakasulat na pormang Indonesian. Hindi ito pagte-text o social media; ngunit isang pormal na liham. Ang paggamit ng shorthand, slang, at emoticon ay maaaring hindi ka pinansin.
- Huwag tratuhin ang iyong mga mambabasa na parang may utang sila sa iyo at sa tingin mo ay karapat-dapat na maghabla. Tiyakin ang mga ito habang pinapanatili ang tono ng liham na friendly at propesyonal.
