Maraming mga kumpanya ang humihiling sa kanilang mga empleyado na gumawa ng mga ulat sa mga nakamit sa trabaho sa pamamagitan ng pagsusuri sa kanilang sarili upang maiulat nila kung ano ang nagawa nila sa isang tiyak na panahon. Kung nagtatrabaho ka bilang isang tagakuha ng tala ng pulong, maaari ka ring hilingin sa iyo na gawin ang ulat. Ipinapaliwanag ng artikulong ito kung paano maghanda ng isang mahusay na ulat sa pagganap sapagkat ito ay may mahalagang papel sa pagtukoy ng tagumpay o pagkabigo ng iyong karera.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pag-unawa sa Format ng Pag-ulat ng Mga Nakamit ng Trabaho
Hakbang 1. Simulang ihanda ang ulat sa pamamagitan ng pagsulat ng isang maikling buod ng iyong mga nagawa
Sa tuktok ng ulat, ipakita ang isang buod ng impormasyong iyong isinumite upang magbigay ng isang pangkalahatang larawan ng iyong pagganap sa trabaho.
- Halimbawa: Nagtatrabaho ka para sa isang samahang hindi kumikita at hinihiling sa iyo ng iyong boss na gumawa ng isang ulat sa pagganap. Maikling iulat sa isang talata ang lahat ng nakumpletong mga gawain, halimbawa: mayroon kang organisadong mga aktibidad na kapaki-pakinabang sa may-ari ng samahan, nagtagumpay sa pagkilala sa industriya, at nagtayo ng mga ugnayan sa mga kasosyo sa negosyo.
- Huwag isama ang mga tukoy na bagay sa buod dahil kailangan mo lamang ipakita ang mahalagang impormasyon upang makapagbigay ng pangkalahatang ideya ng mga nakamit sa trabaho sa pangkalahatan. Bilang isang gabay, dapat ipakita ang mga ulat sa 2 pahina, maliban kung tumutukoy ang employer ng ibang format. Siguraduhin muna kung kailangan mong gumawa ng isang ulat alinsunod sa isang tiyak na format.
Hakbang 2. Magbigay ng detalyadong mga sumusuporta sa katotohanan
Upang suportahan ang bawat impormasyon sa buod na ipinakita sa simula ng ulat, isulat ang mga detalye alinsunod sa mga sumusunod na tagubilin:
- Gumamit ng isang format ng listahan. Maghanda ng magkahiwalay ng mga ulat para sa bawat aktibidad. Isama ang aktibidad bilang pamagat ng ulat na sinusundan ng isang paglalarawan ng aktibidad sa ilalim ng pamagat. Halimbawa: ang aktibidad na iyong ginagawa ay "Paghahanda sa Kaganapan at Pagpapatupad".
- Sa ilalim ng pamagat, gumawa ng isang listahan gamit ang mga numero o titik upang maikli at partikular na ilarawan ang kaganapan na iyong inaayos kasama ang layunin at benepisyo nito sa pagsuporta sa nakamit ng misyon ng samahan.
Hakbang 3. Lumikha ng isang ulat sa isang karaniwang format upang gawin itong propesyonal
Huwag magpakita ng mga random na ulat. Sa halip, maghanda ng maayos na nai-type na ulat sa propesyonal na font gamit ang karaniwang sukat na papel.
- Ilagay ang pamagat ng ulat sa gitna ng papel sa mga naka-bold na letra upang ang impormasyon ay maayos na naayos.
- Sa tuktok ng ulat, isulat ang petsa kung kailan nakumpleto ang ulat. Isama rin ang pangalan, pamagat, at pamagat ng taong naghanda ng ulat.
Hakbang 4. Pag-journal sa panahon ng pag-uulat
Mas madali para sa iyo na mag-ipon ng mga ulat kung agad kang kumuha ng mga tala kapag tumatakbo ang mga aktibidad.
- Maghanda ng isang notebook o folder upang maitala ang mga nakamit sa trabaho sa isang tiyak na tagal ng panahon. Gagawin nitong mas madali para sa iyo na maghanda ng mga ulat kung hihilingin sa iyo ng iyong boss.
- Kung hindi ito tapos, ang mga mahahalagang nakamit sa simula ng panahon ng pag-uulat ay maaaring makalimutan.
Bahagi 2 ng 3: Paghahatid ng Nilalaman sa Kalidad
Hakbang 1. Ilarawan ang target na nais mong makamit at ang mga inaasahan sa trabaho na kailangan mong matugunan
Ipaalala sa mga mambabasa na sa simula ng panahon ng pag-uulat, mayroong isang target na nais mong makamit. Tiyaking alam mo ang mga layunin ng samahan at ang kontribusyon sa trabaho na inaasahan sa iyo. Kung hindi mo pa alam, tanungin ang employer tungkol sa mga bagay na ito.
- Pagkatapos, ipaliwanag na nakamit mo ang iyong target sa pamamagitan ng pagbibigay ng aktwal na data. Gumawa ng isang ulat na nagtatanghal ng isang paghahambing ng data sa pagitan ng target at pagsasakatuparan nito.
- Halimbawa: Nagawa mong makalikom ng mas maraming pondo kaysa sa naka-target at ang nakamit na ito ay isang positibong bagay para sa mga namumuhunan at mga employer. Gayunpaman, ang mga resulta ng gawaing ito ay hindi maituturing na tagumpay at mahirap matukoy kung gaano kataas ang iyong tagumpay kung walang data sa paghahambing.
Hakbang 2. Isama ang visual na impormasyon sa ulat
Maglakip ng ilang mga talahanayan o graph na ginagawang mas madali para sa mga mambabasa na mailarawan ang data na iyong ipinapakita.
- Tandaan na ang mga abalang mambabasa ay karaniwang mga ulat lamang sa pag-ulat. Minsan, ang visual na paraan ay magagawang makapaghatid ng impormasyon nang mas epektibo.
- Gayunpaman, huwag ipakita ang masyadong maraming mga graphic. Pumili ng 1-2 tsart na maaaring magpaliwanag ng mahalagang impormasyon.
Hakbang 3. Ituon ang "CAR"
Ang CAR ay nangangahulugang: Hamon (hamon), Aksyon (aksyon), Mga Resulta (resulta). Maaari kang gumawa ng isang sistematikong ulat sa nakakamit ng trabaho sa pamamagitan ng pagtalakay sa tatlong bagay na ito.
- Tukuyin ang mga hamon na kinakaharap mo. Ilarawan ang mga aksyon na iyong ginawa upang mapagtagumpayan ang mga hamon at kung ano ang mga resulta. Halimbawa: bilang isang tagapamahala ng restawran, sumulat sa isang ulat: "Hamunin: ang mga pila ay tumatagal sa oras ng pagmamadali sa hapunan at ang mga nagrereklamo na customer ay nasa 10%. Pagkilos: hilingin sa 1 waiter na simulan ang trabaho ng 1 oras nang mas maaga upang mapabuti ang kalidad ng serbisyo sa mga oras na rurok. Resulta: ang mga customer na nagreklamo ay nabawasan sa 2 tao o nabawasan ng 80%”.
- Gumawa ng isang ulat sa pamamagitan ng pagbibigay ng tiyak na impormasyon. Ang mga nakamit na hindi masusukat, halimbawa: "Nagagawa kong gumana nang maayos sa isang koponan" ay walang silbi sapagkat ang bawat isa ay maaaring sabihin ang parehong bagay. Kaya, dapat mong maipakita ang ugnayan sa pagitan ng mga resulta at mga problema na matutugunan at iulat ang pagganap sa pamamagitan ng pagbibigay ng partikular na data at impormasyon.
Hakbang 4. Ilarawan ang pamamaraang ginamit mo
Kung kailangan mong mangolekta ng data bilang batayan sa pagsulat ng isang ulat, maikling ilarawan ang pamamaraan ng koleksyon ng data na iyong inilalapat.
- Ipaalam sa mambabasa ang mga kadahilanan para sa pagpili ng pamamaraan ng survey, mga pakinabang at resulta nito. Ipaliwanag din kung bakit ang pamamaraan ay itinuturing na kapani-paniwala. Pagpapatuloy sa scenario ng restawran sa halimbawa sa itaas, ipaliwanag kung bakit mo ginagamit ang data ng reklamo ng customer bilang isang paraan ng survey.
- Isama ang petsa o panahon ng survey at kung ano ang nais mong makuha mula sa survey.
Hakbang 5. Ituon ang pag-uulat sa mga nakamit sa trabaho
Upang mapanatili ang impormasyon sa ulat na nakatuon sa mga nagawa ng trabaho, isipin ang tungkol sa kung ano ang ipinagmamalaki mo sa panahon ng pag-uulat, halimbawa: nagagawa mong kalmado ang isang nababahala na panauhin o nagbibigay ng pagsasanay sa isang nasasakupan. Huwag magbigay ng masyadong detalyadong impormasyon sa mambabasa.
- Ang isa pang paraan ay ang paggamit ng pamamaraang "STAR", na nangangahulugang: Sitwasyon (problema), Gawain (gawain), Pagkilos (aksyon), Mga Resulta (resulta). Maikling ilarawan ang sitwasyong naroon ka, ang gawaing kailangan mong gawin, ang mga aksyon na iyong ginawa upang makumpleto ang gawain, at ang mga resulta na nakamit. Tulad ng pamamaraang "CAR", ang layunin ay upang ipakita ang ugnayan sa pagitan ng "problema" at "kinalabasan" at ipaliwanag kung paano ito makakamtan.
- Ituon ang paglikha ng mga ulat na maipapakita ang mga sumusunod: kahirapan, pribilehiyo, prayoridad, mataas na kakayahang makita, mga deadline, pagbabago, paglalarawan sa trabaho, at ang epekto ng iyong trabaho sa samahan.
- Halimbawa: sabihin sa ulat na ang taunang paglilipat-lipat ng mga empleyado ay 35% noong na-proment ka sa branch manager. Pagkatapos mong magsagawa ng mga survey sa kasiyahan ng empleyado, mga empleyado ng mentor, at magsagawa ng lingguhang pagpupulong kasama ang buong kawani, ang paglilipat ng empleyado ay bumaba sa 15%. Ipinapakita ng halimbawang ito na ang ulat ng nakamit ay hindi kailangang gumamit ng mahahabang pangungusap hangga't maunawaan ng mambabasa nang tama ang ugnayan.
Hakbang 6. Ipaliwanag ang mga merito ng iyong aksyon
Huwag lamang ihatid ang mga resulta. Kailangan mo ring ipaliwanag kung bakit ang nakamit ay kapaki-pakinabang sa samahan.
- Halimbawa: Mayroon kang pagpupulong kasama ang tauhan. Ipaliwanag kung ano ang follow-up at mga pakinabang nito sa samahan? Pag-isipang mabuti kung ano ang nais mong iulat. Kung hindi ito kapaki-pakinabang, dapat kang mag-ulat ng iba pang trabaho.
- Kung ang pagpupulong kasama ang tauhan ay nakapagdaragdag ng motibasyon sa trabaho upang ang pagliban ng empleyado ay nagpapabuti at nakakatipid ng mga may-ari ng kumpanya ng pera. Ito ang resulta ng trabaho na itinuturing na kapaki-pakinabang.
Hakbang 7. Suriin ang ulat bago isumite ito
Ang mga layunin sa pagsulat ng ulat ay hindi nakakamit kung magsumite ka ng isang ulat na mayroong maraming mga error at hindi propesyonal na mga format ng pagsulat.
- Suriin ang grammar, bantas, at spelling ng mga salita. I-save ang iyong ulat para sa 1 gabi at pagkatapos ay basahin ito muli sa umaga. Huwag gumawa ng mga huling ulat.
- I-print ang ulat sa papel at suriin upang makita kung mayroong iba pa na kailangang maitama. Minsan, ang aming mga mata ay pagod na pagod sa sobrang pagtitig sa isang computer screen na ang mga pagkakamali ay hindi pinapansin.
Bahagi 3 ng 3: Paggamit ng Tamang mga Salita
Hakbang 1. Sabihin ang mga negatibong bagay sa positibong paraan
Kung mayroong isang target na hindi nakamit, mas mabuti na huwag itong iulat. Sa halip na panatilihin itong nakatuon sa mambabasa, subukang ipaalam ito sa ibang paraan.
- Ilarawan ang hindi kasiya-siyang mga resulta sa trabaho gamit ang mga positibong pangungusap, halimbawa sa pamamagitan ng pagtuon ng paliwanag sa mga kongkretong hakbang na gagawin mo upang malutas ang problema, sa halip na sisihin ang ibang tao o gumawa ng mga dahilan.
- Huwag sisihin ang ibang tao. Ituon ang pansin sa pagpapaliwanag ng mga aksyon na iyong nagawa at ipakita na ikaw ay isang positibong tao. Ibahagi ang mga bagay na nagawa mong mabuti o ng iyong koponan. Ituon ang mga ulat sa gawaing maipagmamalaki.
Hakbang 2. Ipakita ang mga numero at gamitin ang mga sukatan sa mga ulat
Kung nagawa mong ipakita ang napaka tukoy na data, mas kapani-paniwala ang iyong mga nakamit sa trabaho. Kumpletuhin ang impormasyong iyong iparating sa isang bagay na masusukat bilang sumusuporta sa ebidensya.
- Ang mga salitang superlative na ginagamit ng marami, halimbawa: "pinakamahusay" o "maaasahan" ay hindi gaanong kapaki-pakinabang. Maaaring sabihin ng lahat na "Ang pagganap ng aking trabaho ay napakahusay sa taong ito".
- Alalahanin ang pariralang ito: "Patunayan mo, huwag makipag-usap lang!" Sa halip na sabihin sa ibang tao na sa taong ito ay nakagawa ka ng isang mahusay na trabaho, ipakita kung ano ang mahusay mong ginawa nang detalyado sa data at mga sukatan. Huwag lamang sabihin na maaari kang bumuo ng mahusay na pakikipag-ugnay sa mga customer. Sa halip, i-quote ang mga resulta ng isang survey sa kasiyahan ng customer, maglakip ng isang liham na natanggap mo mula sa isang customer, at magbigay ng data sa pagbawas sa bilang ng mga nagrereklamo na customer.
- Mga kasalukuyang numero. Ang pagsasabing ikaw ay may kakayahang mamuno ng maraming tauhan ay walang kabuluhan kung ang mga mambabasa ay hindi alam kung gaano karaming mga tao ang mayroon ka sa mga tauhan. Ipakita ang data sa form na pang-bilang upang malaman ng mga mambabasa kung gaano karaming mga tao ang tinawag mong "marami" at ipaliwanag ang isang paglalarawan ng gawaing iyong nagawa.
Hakbang 3. Sabihin ang totoo sa anumang kaso
Huwag palakihin o magsinungaling. Malaking problema ka kung mahuli ka.
- Kahit na ito ay ganap na hindi sinasadya, malalagay ka sa malaking problema kung magsinungaling ka. Makakaramdam ka ng kawalang-katiyakan at mai-block ang iyong landas sa karera.
- Gumawa ng isang matapat na pagsusuri sa sarili upang iulat ang iyong mga kalakasan at kahinaan tulad ng mga ito. Subukan na mapagtagumpayan ang mga pagkukulang sa isang positibong paraan.
Hakbang 4. Kilalanin ang gawain ng iba
Ang mga kurso sa pagsusulat ng ulat sa negosyo at engineering ay nagmumungkahi na huwag mong gamitin ang salitang "Ako," ngunit maaari itong magamit sa mga ulat sa pagganap sa ilang mga kaso.
- Halimbawa: kung mag-uulat ka: "Kumuha ako ng 100 empleyado", huwag kalimutang ipaliwanag na ang iyong tagumpay ay sinusuportahan ng mga kontribusyon mula sa ibang mga tao o ng koponan.
- Makakakuha ka ng sobrang halaga kung hindi ka mayabang. Ayusin ang iba`t ibang mga pangungusap upang hindi sila palaging magsimula sa salitang "I".
Mga Tip
- Huwag kailanman gumamit ng mga salitang nagpapahayag ng galit sa isang ulat sa pagganap. Magagawa mo ang isang mahusay na impression kung palagi kang positibo.
- Gumamit ng mga propesyonal na salita. Huwag gumamit ng impormal na istilo ng wika.
