Marahil kailangan mong magsulat ng isang ulat ng kaganapan upang masuri ang tagumpay ng isang kaganapan sa pamamagitan ng paghahambing ng mga resulta sa mga layunin nito. Ang ulat na ito ay kinakailangan ng kumpanya o indibidwal na may hawak ng kaganapan upang matukoy kung kailangang gawin ang mga pagbabago. Mayroong maraming mga paraan upang matiyak na ang isang matagumpay na ulat ng kaganapan ay nakasulat nang maayos. Kakailanganin mo ito kung nagho-host ka ng isa pang kaganapan!
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagbuo ng Mga Ulat sa Kaganapan
Hakbang 1. Tukuyin ang istilo ng pagtatanghal at format para sa bawat madla
Ang mga ulat sa kaganapan ay maaaring mai-staple, i-staple, sa anyo ng mga PDF file, mga presentasyon ng PowerPoint, at iba pa.
- Tiyaking nakaayos ang ulat ng kaganapan sa mga malinaw na seksyon. Dapat mong matukoy kung paano ihambing ang mga resulta ng kaganapan sa mga layunin nito. Ibuod ang pangunahing mga resulta ng mga pangyayaring naisagawa.
- Ipasadya ang mga ulat sa kaganapan sa mga pangangailangan at interes ng bawat sponsor at madla. Isaalang-alang ang mga layunin ng mga sponsor. Sa ilang antas, ang mga sponsor ay ang pangunahing madla para sa mga ulat sa kaganapan. Nais nilang suriin ang pagiging karapat-dapat ng na-sponsor na kaganapan. Kaya tiyaking alam mo kung ano ang gusto nila at kung ano ang pinaka-interes sa kanila.
- Ipasadya ang mga ulat sa kaganapan upang matugunan din ang mga partikular na pangangailangan tungkol sa mga natatanging kaganapan at sponsor. Huwag magsulat ng isang ulat na para bang ito ay naglalayong sa isang uri ng madla. Ang mga senior executive at financial manager ay isa ring madla para sa iyong ulat sa kaganapan.
Hakbang 2. Lumikha ng isang proseso upang masubaybayan ang impormasyong kinakailangan sa buong kaganapan
Hindi ka maaaring umasa sa memorya lamang.
- Subaybayan ang pangunahing impormasyon bago, habang, at pagkatapos ng kaganapan upang lumikha ng mas tiyak at higit sa lahat, mas mabisang ulat. Pinapayagan ka rin ng pamamaraang ito na mag-ipon ng mga ulat ayon sa isang timeline.
- Isaalang-alang ang pagsasagawa ng patuloy na koleksyon ng data sa tulong ng maraming tao, kung kinakailangan (kasama ang mga intern). Sa esensya, hindi dapat maghintay ang pag-uulat para sa pagkumpleto ng kaganapan.
Hakbang 3. Ibuod ang ulat sa mga pangunahing puntos
Ang isa sa mga problema sa mga ulat sa kaganapan ay ang posibilidad na masakop nila ang kaunti sa agenda o pagtuon sa mga magagandang pahayag. Wag mong gawin yan Magandang ideya na i-highlight nang malinaw at analitikal ang pangunahing mga puntos.
- Pumili ng ilang mahahalagang bahagi ng kaganapan na tatalakayin nang mas detalyado. Hanapin ang tatlong mga bagay na pinaka-matagumpay na nangyari, at ang tatlong puntos na pinaka-sorpresa.
- Huwag punan ang ulat ng hindi mahalagang mga detalye, tulad ng menu ng tanghalian o isang detalyadong buod ng buong keynote na pagtatanghal. Kailangan mong isama ang mga bagay na mahalaga.
Bahagi 2 ng 3: Paglalagay ng Tamang Nilalaman sa Ulat
Hakbang 1. Sumulat ng isang buod ng ehekutibo
Dapat na may kasamang ulat ang kaganapan ng isang pangkalahatang-ideya na isang pinaikling bersyon ng buong ulat. Isipin ang buod ng ehekutibo bilang isang pagpapakilala sa ulat ng kaganapan.
- Maaari kang lumikha ng dalawang ulat, isang buod ng ehekutibo na nilikha para sa mga taong interesado sa kinalabasan ng kaganapan, at isang mas detalyadong ulat para sa mga taong kasangkot sa paghahanda, pagpapatupad, at pag-sponsor ng kaganapan.
- Sa buod ng ehekutibo, dapat mong talakayin at ituon ang mga pangunahing bagay at resulta. Ang buod ng ehekutibo ay dapat na maikli, isang pahina o dalawa lamang. Dapat na buod ng ulat ang mga pangunahing elemento ng kaganapan, at isama ang isang maikling interpretasyon ng data
Hakbang 2. Isama ang mga malalim na visual aid sa iyong mga ulat
Kadalasan ang mga ulat ay mas epektibo kapag nagsasama sila ng mga grap na naglalarawan sa mga trend ng istatistika, sa halip na simpleng pag-uulat ng isang bungkos ng mga numero sa mambabasa.
- Kung may kasamang bagong produkto ang kaganapan, inirerekumenda namin na magsama ka ng larawan ng produktong iyon. Ang mga larawan na nagpapakita ng sandali sa panahon ng kaganapan ay maaaring makatulong sa mambabasa ng ulat upang makakuha ng ideya tungkol sa gaganapin na kaganapan. Subukang kumuha ng mga larawan na nagpapakita ng pagkakasangkot ng sponsor sa kaganapan upang maitala sa ulat. Muli, ang gawaing ito ay hindi maaaring maghintay para sa pagkumpleto ng kaganapan.
- Maaari mo ring isama ang mga sample, kopya, at iba pang mga halimbawa na nangyayari sa site. Iulat ang bilang ng mga taong nakatanggap ng mga naka-sponsor na kupon, atbp. Idokumento ang on-site at off-site na pagkakalantad na nabuo ng kaganapan, sa media, sa mga madla, para sa mga sponsor.
Hakbang 3. Idokumento ang lahat ng pagkakalantad sa advertising at media
Inirerekumenda naming suriin mo ang paghahambing ng nagresultang media sa mga nakasaad na layunin ng kaganapan.
- Ituon ang mga naka-print na ad at artikulo na may kasamang pangalan at ad ng sponsor, bilang karagdagan sa bilang ng mga pang-araw-araw na pamamahagi ng pahayagan at mga rating ng ad.
- I-dokumento ang mga patalastas sa telebisyon, mga anunsyo sa publiko, mga halaga ng rate card at rating card, at saklaw ng balita.
- Huwag kalimutan ang dokumentasyon ng radyo, mga rate card ad, mga marka para sa advertising at mga promosyon, na-audit na ulat, at iba pa.
Hakbang 4. Magsama ng isang pahayag ng layunin ng kaganapan
Kakailanganin mong maiugnay ang mga layunin ng kaganapan sa kinalabasan, kaya tiyaking nagsasama ka ng isang paalala ng orihinal na misyon at layunin ng kaganapan.
- Maaari kang magsama ng isang listahan ng programa ng mga kaganapan. Dapat mo ring talakayin kung sino ang magiging pangunahing mga kalahok sa kaganapan. Gayunpaman, panatilihin itong maikli.
- Tiyaking gugugol ka ng maraming oras sa pagrehistro at pag-usapan ang mga tukoy na pangunahing resulta ng kaganapan at pagtutugma sa mga ito sa mga resulta na nakarehistro. Maging makatotohanang, at huwag patamisin ang mga bagay na hindi umaandar sa paraang dapat.
Hakbang 5. Isama ang impormasyong pampinansyal mula sa ulat ng kaganapan
Dapat kang magbigay ng isang detalyadong talakayan tungkol sa pagpapatakbo ng badyet ng kaganapan at aktwal na mga gastos. Tiyaking nagsasama ka ng isang paghahambing ng iyong badyet sa mga aktwal na gastos, pati na rin ang pag-highlight ng ilang mga bagay na maayos at mga lugar na kailangan ng pagpapabuti
- Dapat mo ring i-itemize ang anumang mga gastos, kabilang ang mga gastos sa marketing at mga aktibidad na pang-promosyon, gastos ng kawani, at mga gastos sa pag-sponsor. Inirerekumenda namin na lumikha ka ng isang detalyadong badyet. Ang mga tagapamahala ng pananalapi at senior executive ay nais na makakita ng katibayan upang suportahan ang iyong mga konklusyon sa paggastos.
- Magsama ng mga kalkulasyon ng kita, halimbawa mula sa mga tiket, sponsor, at eksibisyon. Gayunpaman, tiyaking inihambing mo ang tunay na kita sa mga pagtataya.
Hakbang 6. Magsama ng mga istatistika na nauugnay sa mambabasa
Huwag hayaang mapuno ang iyong ulat ng matamis na impormasyon. Ang bilang ng mga taong dumalo sa kaganapan ay isa sa data na kailangan mong isama. Inirerekumenda namin na magbigay ka ng nasusukat na data sa mga ulat.
- Ang mga istatistika at iba pang nauugnay na data na maaaring isama tulad ng bilang ng mga benta at ang bilang ng mga bisita sa isang partikular na booth. Mas magiging kapanipaniwala ang ulat ng kaganapan kung kumpleto ang ibinigay na data. Magsama ng impormasyon tungkol sa mga kalahok / bisita. Isama ang mga demograpiko, numero ng bisita, at mga resulta ng pagsasaliksik ng bisita (hal. Mga gawi sa pagbili).
- Iulat ang bilang ng mga tao na tumugon sa mga naka-sponsor na kampanya, pati na rin ang mga donasyon sa mga nonprofit. Idokumento ang pang-ekonomiyang epekto at pakikilahok ng empleyado.
Hakbang 7. Isama ang mga elemento ng husay na kontekstwalisado ang data
Dapat ay may kasamang ilang mga istatistika ang iyong ulat, ngunit kakailanganin mo rin ng mga pagsipi ng mga tao upang magbigay ng feedback na nauugnay sa konteksto.
- Mangalap ng puna at puna mula sa mga dumalo at miyembro ng koponan ng kaganapan upang ang pagtatasa ng tagumpay sa kaganapan ay hindi nagmula sa mga manunulat ng ulat ng kaganapan. Ginagawa nitong mas kapani-paniwala ang iyong ulat.
- Isaalang-alang din ang pagsasama ng pagsasaliksik ng third-party. Ang paglalagay ng halaga sa pagkakalantad sa media ay isang halimbawa ng kung ano ang maaaring magsaliksik ng mga third party.
- Halaga sa espasyo at paghahanda ng kaganapan. Dapat kang maglaan ng oras upang masuri ang pagiging epektibo ng site at paghahanda mula sa pananaw ng ibang tao. Talakayin kung paano gamitin ang puwang para sa mga kumperensya, kaganapan, atbp.
Bahagi 3 ng 3: Pagkumpleto sa Ulat sa Kaganapan
Hakbang 1. Gumawa ng ulat ng kaganapan sa oras
Subukang isulat at mai-publish ang ulat sa lalong madaling panahon pagkatapos ng kaganapan. Tiyaking naiskedyul mo ito sa iyong kalendaryo upang matiyak na nasa tamang oras. Inirekomenda ng ilang tao na mai-publish ang ulat 30 araw pagkatapos ng kaganapan, ngunit ang iba ay nagtatalo na ang ulat ay dapat na nai-publish ilang araw lamang pagkatapos ng kaganapan.
- Kailan man ang deadline, tiyaking hindi mo ito pinalalampas. Marahil, nagsusulat ka ng isang ulat sa kaganapan para sa isang ahensya na hiniling ng isang partikular na kliyente. Bigyang-pansin ang lahat ng mga kahilingan.
- Sa kakanyahan, inaasahan ng iyong tagapakinig ang isang masusing at napapanahong ulat. Kaya, lumikha ng mga ulat na naaayon sa mga inaasahan at huwag maghintay ng masyadong matagal upang mabagal.
Hakbang 2. Suriin ang iyong ulat sa kaganapan
Siguraduhin na ang ulat sa kaganapan ay gumagamit ng mahusay na grammar at walang maling pagbaybay, bantas, at iba pang mga error.
- Tiyaking hindi mababaw ang iyong mga sagot. Bilang isang pangkalahatang tuntunin, dapat mong gamitin ang diskarteng pagsulat na "ipakita, huwag sabihin". Nangangahulugan ito na dapat kang magbigay ng ilang mga tukoy na halimbawa upang suportahan ang mga pangkalahatang puntos na sinabi sa ulat.
- Huwag kalimutan ang iyong tagapakinig, at tiyakin na ang pagsulat ng ulat ay pormal at propesyonal. Ang mga ulat sa kaganapan ay hindi impormal na mga dokumento; ang dokumentong ito ay mahalaga upang matukoy ang pagiging posible ng pagkuha ng kaganapan kaya't dapat itong may awtoridad.
Mga Tip
- Kumuha ng higit pang mga larawan kaysa sa kailangan mo. Ang mas maraming mga pagpipilian, mas mahusay.
- Kapag nakolekta mo ang mga quote mula sa mga pinuno at tagaplano, huwag dumiretso sa kanila. Ang mga ito ay mga tao na nasa paligid pa rin ng matagal matapos ang kaganapan. Mahusay na itanong muna sa mga tao sa karamihan ang iyong katanungan dahil sila ang unang aalis. Gayundin, huwag istorbohin ang tagapagsalita o pinuno ng kaganapan kung siya ay abala. Magagawa silang tanungin sa paglaon.
- Kapag nangongolekta ng mga quote, panatilihing normal ang pag-uusap at panatilihing nagtatanong nang natural hanggang sa ang isang tao ay handa na sabihin ang kanyang isip.
- Mangolekta ng mas maraming quote kaysa sa kailangan mo. Ang mas, mas mahusay.
- Maaaring ipakita ang isang magandang larawan kung paano nagpunta ang kaganapan o kung paano tumugon ang mga tao sa kaganapan.
- Subukang kumuha ng mga larawan na nagpapakita ng malaking larawan ng kaganapan sa kabuuan, kasama ang mga larawan ng karamihan ng tao at mga nagsasalita sa isang imahe upang ipakita sa mga mambabasa ang laki ng kaganapan.
