Madalas nating marinig ang mga tao na nagreklamo tungkol sa walang sapat na oras upang makumpleto ang mga gawain. Kung nakakaranas ka ng pareho, huwag mag-alala! Maaari mong sulitin ang iyong magagamit na oras sa pamamagitan ng mastering ilang pangunahing kasanayan sa organisasyon at oras sa pamamahala. Kung mas matalinong pinamamahalaan mo ang iyong oras, mas maraming mga gawain ang makukumpleto.
Hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagkilala Kung Paano Mo Ginagamit ang Iyong Oras
Hakbang 1. Itala ang lahat ng mga pang-araw-araw na gawain
Pagmasdan kung anong mga aktibidad ang iyong ginagawa araw-araw at tandaan kung gaano katagal ka upang makumpleto ang mga ito. Marahil ay hindi mo iniisip na ang oras na nasayang ay naging mas malayo kaysa sa oras na talagang ginagamit upang makumpleto ang mga pang-araw-araw na gawain.
Huwag kalimutang itala ang iyong mga nakagawiang aktibidad sa bahay, tulad ng paghahanda ng agahan, pagwawalis sa bahay, pagligo, atbp
Hakbang 2. Itala ang lahat ng mga aktibidad sa isang kuwaderno
Kapag nalaman mo ang mga aktibidad na ginagawa mo sa buong araw at oras na kinakailangan, isulat ang mga ito sa isang kuwaderno. Kung ang lahat ng impormasyon ay pinagsama at ipinakita sa 1 pahina, makikita mo ang mga pattern at aktibidad na may potensyal na magpukaw ng pag-aaksaya ng oras.
- Panatilihin ang kumpleto at malinaw na mga tala. Huwag itala ang maraming aktibidad sa isang entry, huwag pansinin ang tila walang halaga na gawain, at subaybayan nang wasto ang oras kapag sinusubaybayan ang pagpapatupad ng pang-araw-araw na mga aktibidad.
- Pangkatin ang mga aktibidad sa mga kategorya. Halimbawa, tandaan ang mga gawain sa bahay na asul, gawain sa opisina sa pula, at mga aktibidad na paglilibang na itim. Tinutulungan ka ng pamamaraang ito na tantyahin kung gaano karaming oras ang tatagal ng bawat pangkat.
Hakbang 3. Alamin kung paano mo ginagamit ang iyong oras
Gumugugol ka ba ng: 1 oras bawat araw na nangangarap ng panaginip? 2 oras upang magpasya kung saan kakain? 8 oras upang ma-access ang internet? Maghanap ng mga pattern na naglalarawan kung paano mo ginagamit ang iyong oras at pagkatapos ay matukoy kung anong mga aktibidad ang kapaki-pakinabang at alin ang hindi.
- Nagsasayang ka ba ng oras dahil wala kang pagpipigil sa sarili? Nasanay ka na ba sa pagpapaliban ng trabaho? Nagdadala ka ba ng isang malaking responsibilidad? Itanong sa iyong sarili ang mga katanungang ito kapag sinusuri kung paano mo ginagamit ang iyong oras.
- Marahil ay naiiskedyul mo ang iyong pang-araw-araw na gawain sa isang hindi makatuwiran na paraan. Halimbawa, hindi mo namamahala nang matalino ang iyong oras kung nagtatrabaho ka sa loob ng 30 minuto, kumuha ng 10 minutong pahinga upang mapangalagaan ang mga walang kabuluhang bagay, pagkatapos ay bumalik sa trabaho sa loob ng 30 minuto. Mas magiging pokus at produktibo ka kung nagtatrabaho ka sa loob ng 1 oras at pagkatapos ay mag-ingat sa mga walang kabuluhang bagay.
- Kumpletuhin ang mga gawain sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga deadline. Ginagawa ito sa pamamagitan ng pagtukoy sa haba ng oras upang makumpleto ang ilang mga gawain nang hindi nagagambala.
Hakbang 4. Gumawa ng mga pagsasaayos ng iskedyul
Kapag alam mo nang eksakto kung ano ang mga aktibidad na dapat gawin at kung ano ang iyong ginagastos mo, ayusin ang iyong pang-araw-araw na iskedyul. Tiyaking alam mo kung anong mga aktibidad ang hindi mo maaaring o hindi aalisin dahil sa kawalan ng oras. Ang mga aktibidad na tumatagal ng maraming oras ay hindi palaging nag-aaksaya ng oras.
Hakbang 5. Kung aabutin ka ng 3 oras sa isang araw upang magpadala ng mga email na nauugnay sa trabaho, malamang na hindi mabawasan ang oras na inilaan para sa aktibidad na ito
Gayunpaman, kung tumugon ka sa 4-5 personal na mga email habang nagpapadala ng mga email sa trabaho, bawasan ang oras na inilaan.
Hakbang 6. Baguhin ang iyong mga nakagawian at pananaw
Kahit na nagkakaproblema ka sa pamamahala ng iyong oras, palaging may solusyon. Ngayon na alam mo kung bakit mo sinasayang ang iyong oras o kung paano mo dapat gamitin ang iyong oras, ang susunod na hakbang ay upang baguhin kung paano mo pinamamahalaan ang iyong oras upang makabuo ng mga bagong ugali.
- Kung gumugugol ka ng maraming oras sa paglilinis ng bahay o pagluluto, magandang ideya na kumuha ng kasambahay o mag-subscribe sa isang serbisyo sa pag-cater. Para sa ilang mga tao, ang oras ay mas mahalaga kaysa sa pera.
- Marahil ay gumagamit ka ng kaunting oras upang ma-access ang internet nang walang anumang tiyak na layunin. Limitahan ang oras na mag-access ka sa ilang mga website o social media kung mayroon kang mas mahahalagang gawain na dapat gawin.
Paraan 2 ng 3: Pag-iwas sa Mga Pagkakaiba-iba
Hakbang 1. Tukuyin ang mga bagay na nakakagambala sa iyo sa iyong pang-araw-araw na gawain
Ang pare-pareho na paggambala ay isang pangunahing hadlang sa pamamahala ng oras nang matalino. Alamin kung aling mga aktibidad o mga tao ang kumukuha ng iyong oras, tulad ng mga kaibigan na gustong makipag-chat o nais na mag-relaks kaya napabayaan mo ang trabaho. Sikaping iwasan ang mga bagay na nakakapag-aksaya ng oras.
- Kung nagsasayang ka ng maraming oras, ngunit hindi nakukuha ang mga resulta na inaasahan mo, maaaring may mga nakakaabala na pag-iwas.
- Habang nagtatrabaho sa opisina, maaari kang makatagpo ng ilang nakagagambalang mga kasamahan sa trabaho. Huwag gumawa ng maliit na usapan o walang layunin na makipag-chat sa oras ng negosyo. Gayunpaman, magalang sa kanila dahil ang pag-uugali sa opisina ay kasinghalaga ng kakayahang pamahalaan ang oras para sa tagumpay sa karera.
Hakbang 2. Huwag manatili sa telepono nang masyadong mahaba
Kung gugugol mo ang ilan sa iyong oras sa mahabang pag-uusap sa telepono, baguhin ang ugali na iyon. Kadalasan, ang pagsasalita nang harapan ay mas epektibo kaysa sa telepono. Kaya, alisin ang ugali ng mahabang pag-uusap sa telepono.
Kapag tinatalakay sa telepono, ang simula o pagtatapos ng pag-uusap ay karaniwang tungkol lamang sa mga walang kabuluhang bagay. Maraming tao ang hindi nakatuon at magdamdam sa telepono. Kaya, subukang magkaroon ng kamalayan ng ito. Para sa pinakamahusay na mga resulta, magdaos ng isang harapan na pagpupulong kung kailangan mong talakayin ang mga bagay na nauugnay sa trabaho dahil maaaring talakayin ng parehong partido nang hindi ginulo sa panahon ng pagpupulong
Hakbang 3. Huwag madalas na i-access ang website
Maraming tao ang nangangailangan ng internet bilang pangunahing paraan upang makumpleto ang mga gawain. Gayunpaman, marami rin ang nag-aaksaya ng oras nang hindi nakikinabang ang simpleng paghahanap ng mga artikulo, balita sa palakasan, mga larawan ng artist, larawan ng mga kuting o tuta. Ituon ang pansin sa paggamit ng internet. Mayroong iba't ibang mga programa upang harangan ang ilang mga app, website, at media upang mabawasan ang mga pag-redirect na nakuha sa internet.
- Patayin ang Facebook, Twitter, at iba pang social media kung kailangan mong ituon ang pansin sa mas mahahalagang bagay.
- Ang paghahanap para sa mga paksa sa pamamagitan ng Google ay napakapalipas din ng oras. Sa una, nais mo lamang makahanap ng ilang impormasyon, ngunit bago mo ito nalalaman, nagba-browse ka ng iba't ibang mga website sa loob ng 3 oras.
Hakbang 4. Maglagay ng isang tanda na "Mangyaring Kalmado"
Siguro nakita mo na ang karatulang nakasabit sa pinto ng silid ng hotel. I-post ang sign na ito sa iyong tanggapan o workspace. Sa halip na hingin ito sa hotel, i-print ito mismo at pagkatapos ay i-hang ito sa pinto ng workspace kung kinakailangan. Sa ganoong paraan, walang nag-anyaya sa iyo na makipag-chat upang makapagtuon ka ng pansin sa trabaho.
Kung nagtatrabaho ka mula sa bahay, mag-set up ng isang espesyal na silid para sa trabaho. Huwag magtrabaho sa isang lugar na karaniwang ginagamit para sa mga aktibidad kasama ang mga miyembro ng pamilya. Madaling magulo kapag narinig mo ang tunog mula sa TV, ang pag-ring ng telepono, o ang tunog ng isang video game
Hakbang 5. Maging handa para sa hindi inaasahang mga paglihis
Minsan, hindi maiiwasan ang mga paglilipat, halimbawa dahil inaanyayahan ka ng iyong boss na makipag-chat sa pamamagitan ng WA o ang iyong mga magulang ay humingi ng tulong upang makumpleto ang mga gaanong gawain. Kung naka-iskedyul ka, ang mga bagay na ito ay hindi nagpapahuli sa iyo ng oras upang makumpleto ang mga gawain at magsagawa ng mga pangunahing aktibidad.
Paraan 3 ng 3: Mahusay na Paggamit ng Oras
Hakbang 1. Isulat ang lahat ng mga bagay na kailangang gawin
Huwag umasa sa memorya para sa pang-araw-araw na gawain. Gumawa ng isang listahan ng mga aktibidad na dapat gawin at basahin ito nang madalas hangga't maaari upang makamit ang lahat ng mga layunin sa trabaho.
- Kahit na ang ilang mga gawain ay tila walang halaga o magaan, isulat lamang ito. Maglalaman ang iskedyul sa agenda ng isang bagay tulad ng "Call Steve," "Kalkulahin ang margin ng kita," o "Magpadala ng isang email sa boss."
- Ugaliing gumawa ng mga tala sa iyo sa iyong pang-araw-araw na mga gawain upang handa ka nang kumuha ng mga tala sa mga bagong aktibidad o gawain. Habang maaari mo itong mai-tulis sa ibang pagkakataon, mas mabuti na huwag itong antalahin upang hindi mo ito kalimutan.
Hakbang 2. Gumamit ng isang kalendaryo
Ang paggamit ng isang kalendaryo o agenda bilang isang paraan upang mag-iskedyul ng pang-araw-araw na mga aktibidad ay tumutulong sa iyo na pamahalaan ang iyong oras nang mahusay. Gumawa ng isang tala ng anumang bago na kailangang isama sa iyong iskedyul, tulad ng isang deadline, gawain, o pagpupulong. Maglaan ng oras bawat umaga upang basahin ang iyong agenda upang malaman kung anong mga aktibidad ang dapat gawin sa buong araw.
Hakbang 3. Huwag gumawa ng mga tipanan na may parehong iskedyul
Upang maingat na mapangasiwaan ang oras, ayusin ang isang iskedyul ng mga aktibidad na hindi masyadong masikip. Huwag matugunan ang mga deadline o gumawa ng mga tipanan na may parehong iskedyul. Basahin muna ang agenda bago sumang-ayon sa isang bagong iskedyul upang matiyak ang pagkakaroon ng oras. Sa ganitong paraan, mapamamahalaan mo nang maayos ang iyong oras at manatili sa isang pare-pareho sa pang-araw-araw na iskedyul.
Hakbang 4. Iwasan ang mga nakakaabala
Sulitin ang iyong oras nang produktibo sa pamamagitan ng pag-aalis ng mga bagay na nakakagambala sa iyo o pinipigilan kang maligaw mula sa iyong iskedyul at naantala ang iba pang mga aktibidad. Patayin ang mga laro sa TV at video upang makapagtutuon ka sa iyong mga priyoridad na gawain at magsaya sa paglaon.
Hakbang 5. Unahin ang mga gawain na makukumpleto
Isaayos ang iyong oras sa abot ng makakaya mo sa pamamagitan ng pag-iskedyul ng pinakamahalagang gawain o dapat mauna. Isulat ang gawaing ito sa isang iskedyul gamit ang mga maliliwanag na kulay o maliliit na sticker. Mag-iskedyul muna ng mga pangunahing gawain sa unahan upang may sapat na oras upang makumpleto ang mga ito at pagkatapos ay maglista ng iba pang mga aktibidad na maaaring gawin sa paglaon.
- Maging handa na baguhin ang mga prayoridad sa anumang oras. Mayroong mga bagay na biglang bumangon at dapat na agad na matugunan upang mapilit kang huminto sa pagtatrabaho upang magdirekta ng pansin at maglaan ng oras upang matugunan ang mga napaka-kagyat na deadline na may pinakamataas na resulta. Tiyaking bihira ang mga kaganapang tulad nito.
- Kung palitan mong madalas ang iyong pang-araw-araw na mga priyoridad, mukhang may kailangang ayusin. Bagaman normal na gumawa ng maliliit na pagsasaayos sa iyong iskedyul, ang pagpapalit ng iyong iskedyul ay madalas na nagpapahiwatig ng kawalan ng kakayahan na maitakda nang maayos ang mga priyoridad.
Hakbang 6. Maging makatotohanang
Tukuyin ang isang makatotohanang paglalaan ng oras upang ang bawat gawain ay nakumpleto nang maayos. Kung aabutin ka ng 30-60 minuto upang makumpleto ang isang gawain, mag-iskedyul ng 60 minuto. Sa pamamagitan ng paggawa ng makatotohanang mga pagtatantya ng oras, hindi mo naramdaman na nabigla o kailangang baguhin ang iskedyul ng iyong trabaho.
Mas mahusay na mag-ingat sa pagbibigay ng mas maraming oras kaysa sa kinakailangan. Kung ang isang gawain ay natapos nang maaga, magtrabaho sa susunod at wala itong epekto sa pagiging produktibo
Hakbang 7. Iskedyul ang pang-araw-araw na gawain na gawain
Huwag kalimutang iiskedyul ang iyong pang-araw-araw na gawain, tulad ng pagkain at pagligo. Malamang na gagana ito, ngunit kakailanganin mong maglaan ng oras sa pagitan ng mga naka-iskedyul na gawain upang hindi mo makaligtaan o ipagpaliban ang iba pang naka-iskedyul na mga aktibidad.
Hakbang 8. Gumamit ng mga paalala
Bilang karagdagan sa iyong agenda, gumamit ng iba pang mga tool upang ipaalala sa iyo ng mga mahahalagang gawain o deadline, tulad ng mga Post-it sheet o pagtatakda ng isang paalala sa iyong telepono na magri-ring o mag-pop up ng isang mensahe sa isang tiyak na oras upang ipaalala sa iyo na gumawa ng isang bagay o maghanda para sa susunod na iskedyul. Sa ganitong paraan hindi mo makakalimutan ang naka-iskedyul na mga aktibidad.
- Huwag umasa sa ibang tao upang paalalahanan ka dahil may magandang pagkakataon na makalimutan din nila pati ikaw.
- Kung mayroong isang napakahalagang aktibidad na naka-iskedyul, magtakda ng ilang mga paalala kung sakaling ang isang maliit na tala o alarma ng cell phone ay hindi pinansin.
Hakbang 9. Humingi ng tulong
Maaari kang humingi ng tulong sa iba o magtalaga ng gaanong trabaho kung kinakailangan. Maaari kang gumawa ng isang mahusay na iskedyul kung hindi ka nag-aalangan na humiling sa iba na tumulong sa paglilinis ng bahay o maghanda ng hapunan kung abala ka pa rin sa pagtatrabaho hanggang sa maghapon.
- Italaga ang responsibilidad sa isang tao na maaari mong mapagkatiwalaan. Sa halip na humingi ng tulong mula sa mga taong may kakayahang makumpleto ang gawain, pumili ng isang taong handa nang gumana nang maayos hanggang sa makumpleto.
- Huwag sanay sa paglilipat ng mga gawain sa ibang tao. Bilang karagdagan sa pagpapakita ng kawalan ng kakayahan upang pamahalaan ang oras, maaari kang magmukhang tamad at hindi nai-motivate.
Hakbang 10. Alamin ang iyong pagiging produktibo
Panaka-nakang, kailangan mong magtabi ng oras upang pag-aralan kung ano ang iyong nagawa, kung gaano kahusay ang iyong pagganap, at kung gaano karaming oras ang kinakailangan. Sa pamamagitan ng pagsusuri ng iba`t ibang mga aspeto ng iyong personal at propesyonal na buhay, maaari mong ayusin ang iyong iskedyul sa trabaho at pang-araw-araw na pamumuhay upang makamit mo ang mga resulta na lumampas sa iyong mga layunin.
Hakbang 11. Bigyan ang iyong sarili ng isang regalo
Ang pagtatrabaho nang labis o masyadong mahaba ay may posibilidad na humantong sa pagkabagot, na ginagawang mahirap para sa iyo na mag-focus sa kahit na ang pinakamadaling gawain. Kaya, maglaan ng oras upang ipagdiwang ang iyong mga nagawa at bigyan ang iyong sarili ng isang regalong gusto mo.
- Maglaan ng oras upang magpahinga upang makapagpahinga ang iyong sarili. Patayin ang iyong telepono at huwag tumugon sa mga email. Kung ang trabaho at paglilibang ay pinagsama, hindi ito isang paraan upang gantimpalaan ang iyong sarili o maiwasan ang pagkasunog.
- Kung nagtatrabaho ka mula Lunes hanggang Biyernes, kumuha ng katapusan ng linggo upang magpahinga. Halimbawa, kung nakumpleto mo ang isang proyekto na tumagal ng 3 buwan sa isang hilera, maglaan ng oras para sa isang maikling bakasyon pagkatapos makumpleto ang proyekto.
