Ang aktibidad ng pagsusuri ng account ay mas madaling maitala gamit ang mga pagrehistro ng tseke na nilikha mula sa Microsoft Excel. Maaari kang mag-set up ng mga register ng tseke upang maikategorya ang mga gastos upang masubaybayan mo ang lahat ng mga cash disbursement. Maaari kang lumikha ng isang pormula upang malaman ang balanse ng pera sa account. Bukod sa pagiging kapaki-pakinabang, sa pamamagitan ng paglikha ng isang check register sa Excel maaari mo ring malaman ang mga pangunahing kaalaman sa Excel.
Hakbang
Bahagi 1 ng 5: Lumilikha ng Mga Haligi sa Excel
Hakbang 1. Kilalanin ang Excel
Ang Excel ay isang spreadsheet software na ginagamit upang pamahalaan ang data at magsagawa ng mga kalkulasyon na may mga formula. Ang mga spreadsheet ng Excel ay inayos ayon sa mga haligi at hilera.
- Ang desktop na bersyon ng Excel ay maaaring mai-install sa isang PC o Mac. Mayroon ding mga libreng online na app para sa iyong computer, tablet o telepono. Ang pag-andar ng bawat bersyon ay bahagyang naiiba lamang.
- Ang Excel ay nasa paligid ng mahabang panahon, at palaging isang bagong bersyon bawat taon. Ang paraan ng paggana ng bawat bersyon ay bahagyang naiiba lamang.
- Sa Excel, ang mga hilera ay pahalang at pinagsunod-sunod ayon sa bilang. Ang mga haligi ay patayo at pinagsunod-sunod sa pamamagitan ng titik. Ang mga parisukat kung saan nagtatagpo ang mga hilera at haligi ay tinatawag na mga cell. Ang mga cell ay pinangalanan sa mga hilera at haligi. Ang cell sa ikalimang hilera sa haligi D ay pinangalanang D5 (haligi D, hilera 5).
- Alamin ang pagkakaiba sa pagitan ng isang worksheet at isang workbook. Ang isang worksheet ay isang file na Excel na naglalaman ng isa o higit pang mga spreadsheet. Ang bawat spreadsheet ay nasa magkakahiwalay na mga tab sa loob ng workbook. Ang mga workbook sa pangkalahatan ay mayroong tatlong mga tab, ngunit maaaring maidagdag kung kinakailangan.
- Maaari mo lamang gamitin ang isang tab upang lumikha ng isang pangunahing rehistro ng tseke.
- Gagamitin mo ang dalawang tab upang lumikha ng pag-andar ng kategorya ng pag-load sa check register.
Hakbang 2. Magbukas ng isang blangko na spreadsheet
Kung paano buksan ang isang spreadsheet ay nakasalalay sa operating system at ang uri ng computer na iyong ginagamit.
- Para sa mga PC na nagpapatakbo ng isang operating system sa ilalim ng Windows 7, i-click ang Start menu sa ibabang kaliwang sulok ng desktop. Mula sa lilitaw na menu, i-click ang Mga Program. Mula sa menu na lilitaw sa susunod, i-click ang Microsoft Office, pagkatapos ay i-click ang Microsoft Office Excel. Sa puntong ito lumilitaw ang isang blangko na spreadsheet sa iyong desktop.
- Para sa mga PC sa Windows 7 o mas bago, i-click ang icon ng Windows sa ibabang kaliwang sulok ng screen, pagkatapos ay i-click ang Microsoft Excel tile upang buksan ang Excel. Magkakaroon ng isang pahina na nagpapakita ng mga bagong file sa kaliwa at ang mga bagong pagpipilian ng template ng dokumento sa kanan. I-click ang unang pagpipilian sa template, Blangkong Workbook upang magbukas ng isang bagong spreadsheet.
- Upang buksan ang Excel sa Mac, i-click ang Excel sa dock. I-click ang "File" sa menu bar. I-click ang "Buksan" pagkatapos ay i-click ang "Bago". Dadalhin ka sa isang bagong blangkong spreadsheet.
Hakbang 3. Lumikha ng mga label ng haligi
Gamitin ang label na karaniwang matatagpuan sa checkbook ng rehistro. Lumikha ng mga haligi para sa petsa, hindi. suriin, babayaran, at paglalarawan o memo. Pagkatapos ay lumikha ng mga haligi para sa mga debit (ibig sabihin, mga pagbabayad o pag-withdraw), mga kredito (ibig sabihin, mga deposito) at mga balanseng pasulong.
- Ipasok ang "DATE" sa cell B1 (haligi B, hilera 1). Ang petsa ng transaksyon ay ipinasok dito.
- Ilipat ang isang cell sa kanan, cell C1 (haligi C, hilera 1). I-type ang "ITEM #". Ang numero ng tseke o uri ng transaksyon ay ipinasok dito, tulad ng "ATM" o "deposito".
- Ilipat ang isang cell sa kanan, cell D1 (haligi D, hilera 1). I-type ang "PAYEE". Ito ang pangalan ng tatanggap ng tseke o nagbabayad.
- Ilipat ang isang cell sa kanan, cell E1 (haligi E, hilera 1). I-type ang "DESCRIPTION". Ang mga detalye tungkol sa transaksyon ay ipinasok dito.
- Ilipat ang isang cell sa kanan, cell F1 (haligi F, hilera 1). I-type ang "DEBIT". Ang pera na lumalabas sa account (outflow) ay naitala dito.
- Ilipat ang isang cell sa kanan, cell G1 (haligi G, hilera 1). I-type ang "EXPENSE CATEGORY". Iwanan mo muna itong blangko. Ang mga pagpipiliang haligi na ito ay malilikha sa isang susunod na hakbang.
- Ilipat ang isang cell sa kanan, cell H1 (haligi H, hilera 1). I-type ang "CREDIT". Ang pera na papasok sa account (pag-agos) ay naitala dito.
- Ilipat ang isang cell sa kanan, cell J1 (haligi J, hilera 1). I-type ang "INCOME CATEGORY". Ang mga pagpipiliang haligi na ito ay malilikha din sa isang susunod na hakbang.
- Ilipat ang isang cell sa kanan, cell K1 (haligi K, hilera 1). I-type ang "BALANCE". Ito ang halaga sa account matapos maitala ang lahat ng mga transaksyon.
Hakbang 4. I-format ang mga label ng haligi
Magdagdag ng pag-format sa haligi ng label sa naka-bold na font at bigyan ang mga row ng rehistro ng label ng iba't ibang kulay ng background para sa madaling basahin. Una, piliin ang hanay ng mga cell na nais mong i-format, pagkatapos ay pumili ng isang pagpipilian sa format.
- Hanapin ang mga pagpipilian sa format sa tab na "HOME" ng toolbar ribbon. Ang tab na "HOME" na ito ay bukas na kapag nagbukas ka ng isang bagong workbook.
- Piliin ang cell B1 (DATE) pagkatapos ay i-drag ang cursor sa lahat ng mga label hanggang sa cell K1 (BALANCE).
- Sa kaliwang sulok sa itaas ng toolbar, i-click ang "B" upang pumili ng isang naka-bold na format.
- I-click ang icon ng pinturang bucket upang matingnan ang paleta ng kulay sa background upang baguhin ang kulay ng background.
Hakbang 5. Baguhin ang laki ng maraming mga haligi
Karaniwan ang laki ng haligi ay masyadong maliit upang maiimbak ang data na iyong ipinasok. Halimbawa, ang mga hanay na "PAYEE" at "DESCRIPTION" ay maaaring magtaglay ng mahabang pangalan o mahabang memo. Ang Column A ay nagsisilbi lamang bilang isang separator, kaya't ang laki nito ay napakikitid.
- I-click ang header ng haligi A upang piliin ang buong haligi. Sa kanang sulok sa itaas ng toolbar sa laso na "HOME", i-click ang pindutang "FORMAT". Mula sa drop-down na menu, i-click ang "Column Width", ipasok ang 2 pagkatapos ay i-click ang OK. Ang haligi A ay magiging napaka makitid.
- Palawakin ang haligi D, "PAYEE". I-click ang seksyon ng header sa haligi D upang piliin ang haligi na iyon. Mag-hover sa hangganan ng mga haligi D at E. Ang cursor ay magbabago sa isang laki ng cursor, na may isang hugis tulad ng isang plus sign na may isang arrow na tumuturo. Kapag nakita ang cursor na ito, kaliwang pag-click at i-drag ang mouse sa kanan upang gawing malawak ang haligi hangga't gusto mo.
- Ulitin ang parehong pamamaraan upang mapalawak ang haligi E, "DESCRIPTION".
Hakbang 6. Isentro ang rehistro ng label
Piliin ang buong unang hilera. Kaliwa-click ang numero uno sa kaliwang hangganan ng pahina. Sa kaliwang tuktok na kaliwang bahagi ng toolbar sa laso na "HOME", i-click ang pindutan ng align ng gitna. Ang lahat ng data sa mga napiling mga cell ay nakasentro. Ang mga label ng haligi sa bawat cell ay nakasentro na ngayon.
Bahagi 2 ng 5: Pag-format ng Mga Cell
Hakbang 1. Ipasok ang Ilang data
Upang makita ang mga pagbabagong format na ginawa, ipasok ang apat na hanay ng data sa mga cell. Magsimula sa panimulang balanse, pagkatapos ay ipasok ang iba pang tatlong mga transaksyon.
- Idagdag ang petsa para sa balanse sa pagbubukas sa cell B2, halimbawa 9/27/15. Sa haligi na "PAYEE" sa cell D2, i-type ang "Balanse sa Pagbubukas". Sa haligi na "BALANCE" sa cell K2, ipasok ang halaga ng pera sa iyong account alinsunod sa petsa sa cell B2.
- Magdagdag ng tatlong iba pang mga transaksyon. Pagsamahin ang mga transaksyon sa pag-debit (tulad ng mga pagbabayad sa tseke o pag-withdraw ng ATM) at mga transaksyon sa kredito (tulad ng mga deposito).
- Pansinin ang hindi pare-pareho na pag-format ng bawat numero sa cell. Ang format ng haligi ng petsa ay maaaring mabago sa "2015/09/27" o "27-Set". Ang haligi ng halaga ng dolyar ay maaaring magpakita ng maling bilang ng mga decimal na lugar. I-format ito upang malinis ang lahat.
Hakbang 2. I-format ang petsa
Tiyaking nagpapakita ang haligi na ito ng pare-parehong mga petsa. Maraming mga pagpipilian para sa mga petsa ng pag-format sa Excel. Piliin kung alin ang gusto mo.
- I-click ang header sa haligi B, na kung saan ay "DATE". Mapipili ang buong haligi.
- Mag-right click sa haligi at piliin ang Format Cells. Lilitaw ang window ng Mga Format ng Cell.
- Piliin ang tab na "Mga Numero". Piliin ang "Petsa" sa "Kategoryo". Piliin ang format ng petsa na gusto mo at i-click ang OK sa ibabang kanang sulok ng window.
- Habang napili pa rin ang haligi, isentro ang data sa mga cell na ito sa pamamagitan ng pag-click sa icon na gitna-align sa kaliwang sulok sa itaas ng toolbar, sa laso na "HOME".
Hakbang 3. I-format ang Column na "ITEM #"
Ang data sa hanay na ito ay dapat na nakasentro. I-highlight ang buong haligi ng C sa pamamagitan ng pag-click sa header ng haligi. I-click ang icon na gitna ng pag-align. Magbayad ng pansin sa data na naipasok sa hanay na ito. Dapat nakasentro ang pagsulat.
Suriin ang format ng mga haligi D at E, "PAYEE" at "DESCRIPTION". Karaniwan ay nai-format ng Excel ang mga cell upang ang data ay iwanang nakahanay. Ang format na ito ay magiging angkop para sa haligi na ito. I-double check ang laki ng haligi. Mayroon nang ilang data sa mga cell na ito, kaya ayusin ang lapad ng haligi upang gawing mas malawak o mas makitid ang haligi, kung kinakailangan
Hakbang 4. I-format ang pera sa mga haligi F, H at K, o "DEBIT," "CREDIT" at "BALANCE FORWARD"
Gumagamit ang currency ng dalawang digit na decimal. Mayroong isang pagpipilian upang ipakita ang isang sign ng dolyar. Ang debit number ay maaari ding gawing pula kung nais mo.
- Piliin ang haligi F. Mag-right click sa haligi F at piliin ang Format Cells. Lilitaw ang window ng Mga Format ng Cell. Sa tab na "Bilang", piliin ang "Accounting". Piliin ang "2" sa pagpipiliang "Desimal na lugar". Piliin ang sign ng dolyar sa "Simbolo".
- Ulitin ang mga hakbang sa itaas para sa mga haligi H at K.
- Upang gawing pula ang numero ng debit, i-click ang header sa haligi F upang piliin ang buong haligi. Mag-right click sa haligi at piliin ang Format Cells. Piliin ang tab na Font kapag lumitaw ang window ng Mga Format Cells. Sa tab na ito, i-click ang drop-down sa tabi ng pagpipiliang Kulay. Mula sa palette, i-click ang pulang kulay.
Bahagi 3 ng 5: Lumilikha ng Mga Formula
Hakbang 1. Lumikha ng isang formula upang makalkula ang kasalukuyang balanse
Ipasok ang pormula sa pagpapatakbo ng matematika upang makalkula ang kasalukuyang balanse sa haligi K. Hindi mo kailangan ang formula sa cell K2. Ang iyong panimulang balanse ay ipinasok dito.
- I-click ang cell K3. I-click ang formula bar sa tuktok ng spreadsheet. I-type ang formula upang maisagawa ang pagkalkula. Ipasok = SUM (K2-F3 + H3). Sinasabi ng formula na ito ang spreadsheet na kunin ang balanse sa pagbubukas (cell K2), ibawas ang mga debit kung mayroon (cell F3), at magdagdag ng mga kredito kung mayroon (cell H3).
- Kung ang balanse sa pagbubukas ay $ 200, at ang iyong unang entry ay isang tseke para sa $ 35, itala ang $ 35 bilang isang debit sa cell F3. Ang pormula na iyong ipinasok sa cell H3 ay kumukuha ng paunang balanse at binabawas ang debit upang ang balanse ay $ 165.
Hakbang 2. Kopyahin ang formula
Piliin ang cell K3. Mag-right click at piliin ang Kopyahin. Piliin ang mga cell K4 at K5, pagkatapos ay mag-right click at piliin ang I-paste. Ngayon ang formula ay nakopya sa mga cell na ito. Ngayon ang kasalukuyang balanse ay kinakalkula sa haligi K para sa lahat ng mga hilera ng data na naipasok.
Hakbang 3. Lumikha ng isang kondisyong formula upang i-clear ang kasalukuyang haligi ng balanse
Maaari mong kopyahin ang pormula sa itaas sa cell K6. Gayunpaman, dahil hindi ka nakapasok ng anumang data, ang kasalukuyang balanse mula sa cell K5 ay lilitaw din sa cell K6. Upang malinis ito, lumikha ng isang kondisyunal na pormula na alisan ng laman ang cell kung walang ipinasok na mga transaksyon, ngunit ipapakita ang balanse kung mayroong isa.
Sa cell K6, ipasok ang pormula = KUNG (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)). Sasabihin nito sa Excel na kung ang cell B6 sa haligi ng "DATE" ay walang laman, ang cell H6 ay dapat na blangko, ngunit kung ang cell B6 ay walang laman, dapat kalkulahin ang balanse
Hakbang 4. Palawakin ang formula sa AutoFill
Pinupunan ng tampok na AutoFill ang formula ng mga katabing mga cell kaya hindi na kailangang ipasok ang formula na "BALANCE" nang paulit-ulit.
- Hanapin ang pingga ng AutoFill sa aktibong cell. Tingnan ang maliit na madilim na rektanggulo sa kanang ibabang sulok ng aktibong cell. Mag-hover hanggang sa magbago ito sa isang AutoFill cursor, na mukhang isang manipis na plus.
- Mag-click sa cell K6. Mag-hover sa tuktok ng AutoFill at ang cursor ay magbabago sa isang manipis na plus sign. Kaliwa i-click at hawakan ang AutoFill na pingga. I-drag ang cursor sa cell K100 (haligi K, hilera 100).
- Ang formula ay kinopya ngayon sa lahat ng mga cell ng haligi K hanggang sa hilera 100. Ang mga numero ng hilera at haligi sa bawat cell ay awtomatikong nababagay upang ang formula ay maaaring makalkula nang tama.
Bahagi 4 ng 5: Pagdaragdag ng Mga Kategorya
Hakbang 1. Lumikha ng kategorya ng transaksyon
Ang mga kategorya ng transaksyon ay kapaki-pakinabang para sa pagsubaybay sa mga cash outflow at mga uri ng kita. Ang mga kategorya ay maaaring nauugnay sa mga buwis sa kita, tulad ng mga buwis sa pag-aari o donasyong pangkawanggawa. Maaari ding magamit ang mga kategorya upang lumikha ng mga tsart na madaling mailarawan ang aktibidad sa pananalapi ng isang account.
Hakbang 2. Lumikha ng tab na "Mga Kategorya"
Ginagamit ang tab na ito upang maiimbak ang lahat ng mga potensyal na kategorya ng mga tseke sa rehistro ng kita at gastos. Palitan ang pangalan ng isa sa mga tab sa workbook na "Mga Kategorya". I-double click ang isang mayroon nang pamagat ng tab upang ma-highlight ang pangalan. Ang pangalan ay magpapalit sa "Sheet2" o "Sheet3". Kapag na-highlight ang pangalan ng sheet, mag-type ng isang bagong pangalan para sa tab, tulad ng "Mga Kategorya".
Sa cell B4, i-type ang "Mga Kategorya". I-format ang mga cell upang maging matapang at isentro ang mga ito
Hakbang 3. Lumikha ng mga kategorya ng kita
I-type ang "*** Kita ***" sa cell B5. Lahat ng mga kategorya ng kita na mayroon ka o maaaring makinabang sa hinaharap ay kasama dito. Ipasok ang lahat ng iyong mga kategorya ng kita na nagsisimula sa cell B6 at gumana pababa.
- Ang pinakakaraniwang kategorya ng kita ay "Sahod" (sahod). Masira ang iba't ibang kategorya ng sahod kung mayroong higit sa isang trabaho.
- Ang iyong sitwasyong pampinansyal ay isang kadahilanan sa pagtukoy para sa iba pang mga kategorya ng kita. Lumikha ng kategoryang "Dividend" kung nagmamay-ari ka ng mga pagbabahagi. Lumikha din ng mga kategorya ng suporta sa bata kung naaangkop. Iba pang mga kategorya tulad ng "Kita sa Interes," "Regalo", at "Miscellaneous".
Hakbang 4. Lumikha ng mga kategorya ng pag-load
I-clear ang mga cell sa huling kategorya ng kita. Bumaba sa isang cell at pagkatapos ay i-type ang "*** Mga Gastos ***". Ang lahat ng mga kategorya ng pag-load ay nasa seksyong ito.
Ang bilang ng mga kategorya ng pag-load ay pinasadya sa iyong mga pangyayari, kabilang ang "Mortgage," "Rent," "Insurance," "Car Payment," "Gas," "Elektrisidad," "Telepono", o "Libangan"
Hakbang 5. Magbigay ng isang pangalan sa hanay ng mga cell na naglalaman ng kategorya
Piliin ang cell B5, pagkatapos ay i-highlight mula sa cell B5 hanggang sa lahat ng mga kategorya ng kita at gastos. Hanapin ang kahon ng pangalan ng cell sa kaliwang sulok sa itaas ng window, na nasa kaliwa ng formula box. Ang pangalan ng unang cell sa naka-highlight na saklaw ay ipapakita ang "B5". I-click ang cell name box at i-type ang "Mga Kategorya". Ito ang pangalan ng saklaw ng mga cell na maaari mong gamitin sa check register.
Hakbang 6. Gamitin ang kategorya ng gastos at kita sa check register
Bumalik sa tab na iyong nilikha ang check register. Ngayon ang mga haligi na "EXPENSE CATEGORY" at "INCOME CATEGORY" ay idaragdag sa isang drop-down na menu.
- Piliin ang cell G2 sa check tab na rehistro. Ito ang unang cell sa hanay na "EXPENSE CATEGORY".
- Piliin ang laso ng "DATA" sa toolbar. I-click ang button na "Pagpapatunay ng Data". Piliin ang "Pagpapatunay ng Data" mula sa drop-down na menu. Ang window na "Pagpapatunay ng Data" ay magbubukas.
- Sa tab na "Mga Setting" ng window na "Pagpapatunay ng Data", hanapin ang drop-down na kahon na "Pahintulutan". I-click ang pababang arrow at piliin ang "Listahan". Ipasok ang "= Mga Kategorya" sa ilalim ng "Pinagmulan". i-click ang OK
- Ang isang maliit na arrow ay lilitaw sa tabi ng cell G2. I-click ang arrow na ito upang maipakita ang isang listahan ng mga kategorya. I-click ang kategorya na tumutugma sa hilera na transaksyon.
- Kopyahin ang formula mula sa cell G2 hanggang sa cell G100 gamit ang AutoFill.
- Pumunta sa cell J2 upang ulitin ang proseso sa kolum na "INCOME CATEGORY".
Bahagi 5 ng 5: Pagprotekta sa Pagrehistro sa Suriin
Hakbang 1. I-lock ang mga cell ng formula at protektahan ang spreadsheet
Ang pagprotekta sa worksheet ay nangangahulugang hindi mo mai-o-overlap ang data sa naka-lock na mga cell upang hindi ka mag-alala tungkol sa mga pagkalkula ng balanse sa hinaharap na mali dahil sa mga error sa formula. Maaari ka ring magdagdag ng isang password upang gawing mas protektado ang iyong pagrehistro sa tseke mula sa iba pang mga gumagamit. Tiyaking madaling tandaan ang password, o isulat ito sa isang ligtas na lugar. Hindi maa-access ang worksheet kung nakalimutan mo ang iyong password.
Hakbang 2. I-unlock ang cell
Kapag ang worksheet ay protektado, ang lahat ng mga cell ay mai-lock. Samakatuwid, dapat mong i-unlock ang mga data cell upang mapasok, kahit na ang worksheet ay protektado.
- Piliin ang mga cell B2 hanggang J100. Ito ang lahat ng mga cell ng lahat ng mga haligi ng pagrehistro ng tseke, maliban sa huling haligi, K, na kung saan ay ang halagang "BALANCE". Ang data ay dapat pa ring ipasok sa mga cell na ito kahit na ang worksheet ay protektado.
- Sa napiling hanay ng mga cell, mag-right click. Piliin ang Mga Format ng Cell.
- Sa window ng Mga Format ng Cell, piliin ang tab na Proteksyon. Alisan ng check ang kahong "Naka-lock" pagkatapos ay i-click ang OK.
Hakbang 3. Paganahin ang Proteksyon sa worksheet
Nangangahulugan ito na ang lahat ng mga cell ay mananatiling naka-lock, kasama ang mga cell sa haligi K ("BALANCE") kaya't hindi sila maaaring mapagsabihan.
- Buksan ang "REVIEW" laso sa toolbar. I-click ang "Protektahan ang Sheet" upang ilabas ang window na "Protektahan ang Sheet".
- Kung nais mong protektahan ang worksheet, idagdag ang password dito. Kung hindi, iwanang blangko ito.
- i-click ang OK Ang mga pagrehistro ng tseke ay wala nang proteksyon ngayon.
Hakbang 4. Alisan ng proteksyon ang worksheet upang mabago ang mga naka-lock na cell
Maaari mong baligtarin ang prosesong ito sa paglaon kung nais mong baguhin ang formula sa isang naka-lock na cell. Buksan ang "REVIEW" laso sa toolbar. I-click ang "Unprotect Sheet" hanggang sa lumitaw ang window na "Unprotect Sheet". i-click ang OK
