Kahit na ang mga tao ay bihirang mag-fax ng mga dokumento, maaaring kailangan mo pa ring mag-fax sa ilang mga punto. Mayroong isang bilang ng mga kadahilanan na ang mga tao ay patuloy na nag-fax, lalo na upang magpadala ng mga kontrata o kung wala silang kagamitan o teknolohiya na kinakailangan upang magpadala ng mga dokumento sa ibang paraan. Sa kasamaang palad, maaari kang magpadala ng mga dokumento gamit ang isang fax machine, isang computer, at kahit isang smartphone.
Hakbang
Paraan 1 ng 3: Paggamit ng Fax Machine
Hakbang 1. Gumawa ng mga setting sa fax machine
Upang magpadala at makatanggap ng mga dokumento gamit ang isang fax machine, tiyaking naka-plug in ang fax machine at nakakonekta sa isang linya ng telepono ng landline.
- Inirerekumenda namin na mag-subscribe ka sa isang nakatuong linya ng telepono kung madalas kang mag-fax. Hindi mo magagamit ang telepono at ang fax machine nang sabay.
- Siguraduhin din na ang fax machine ay may toner at papel kung nais mong makatanggap ng isang fax.
- Kung wala kang isang fax machine sa iyong tanggapan o bahay, maaari kang magrenta ng isa sa isang pagrenta sa computer o pampublikong silid-aklatan. Ang pagpipiliang ito ay perpekto kung hindi ka madalas magpadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng fax.
Hakbang 2. Ayusin ang mga setting
Hindi lahat ng fax machine ay pareho, ngunit karaniwang bibigyan ka ng pagpipilian upang ayusin ang mga setting. Basahin ang gabay ng gumagamit upang malaman ang tungkol sa mga espesyal na tampok na ibinigay ng iyong fax machine.
- Kung nais mong malaman kung ang dokumento ay matagumpay na naipadala, buhayin ang pahina ng kumpirmasyon. Kung pinagana ang tampok na ito, mag-print ang fax machine ng isang pahina pagkatapos mong maipadala ang fax, na naglalaman ng isang notification kung ang dokumento ay matagumpay na naipadala o nabigo.
- Maaari mo ring itakda ang header ng fax, na linya ng teksto na lilitaw sa tuktok ng ipinadalang dokumento. Karaniwan itong naglalaman ng pangunahing impormasyon tungkol sa nagpadala ng fax.
- Kung plano mo ring makatanggap ng mga fax, maaari kang pumili sa pagitan ng isang awtomatiko o manu-manong mode ng pagtanggap, na kung saan ay kinakailangan kang magbigay ng pahintulot kapag dumating ang isang fax.
Hakbang 3. Ihanda ang dokumento
Gumamit ng mga orihinal na dokumento, hindi mga photocopie, para sa mas malinis at madaling mabasa na mga resulta.
Gumamit ng isang cover sheet sa pahinang nais mong ipadala. Naglalaman ang sheet ng takip ng ilang impormasyon, tulad ng pangalan ng nagpadala at numero ng fax, pangalan ng tatanggap at numero ng fax, ang petsa, at ang bilang ng mga pahina na kasama sa fax
Hakbang 4. Ilagay ang dokumento sa fax machine
Maraming mga machine ang nagbibigay ng isang feeder ng papel (isang lugar para sa papel tulad ng isang printer) at isang flat screen (flatbed screen) nang sabay. Kung nais mo lamang magpadala ng isang solong dokumento ng pahina, gumamit ng isa sa mga tampok na ito. Kung nais mong magpadala ng maraming mga pahina ng isang dokumento, inirerekumenda namin ang paggamit ng isang feeder ng papel.
- Kapag ginagamit ang feeder ng papel, maaari mong mai-load ang lahat ng mga pahina ng isang dokumento nang sabay-sabay. Ang fax machine ay may isang icon upang ipahiwatig kung aling direksyon ang dapat nakaharap sa papel kapag na-load ito sa feeder ng papel. Ang ilang mga machine ay nagbibigay din ng pagpipilian upang i-scan at magpadala ng mga dokumento nang pabalik-balik. Kaya suriin ang manu-manong gumagamit upang makita kung ang iyong fax machine ay nagbibigay ng tampok na ito.
- Kapag ginagamit ang tampok na flat-screen, buksan ang takip sa tuktok ng fax machine, at ilagay ang dokumento sa mukha nang pababa sa screen. Tiyaking nakahanay mo ang dokumento alinsunod sa mga linya sa screen. Pagkatapos nito, isara ang makina bago ka magpatuloy.
Hakbang 5. Ipasok ang numero ng fax
Siguraduhin na ang ipinasok na numero ay naglalaman ng area code, country code, at numero ng tatanggap ng dokumento. Ipasok ang numero sa parehong paraan tulad ng pagdayal mo ng numero sa telepono.
Hakbang 6. Pindutin ang pindutang "Ipadala" upang maipadala ang fax
Makalipas ang ilang sandali, ipapadala ng fax machine ang dokumento, at magsisimulang puntahan ang mga papel sa makina.
Ang pindutan upang pindutin ang fax machine ay maaaring sabihin na "go" o "fax" sa halip na "ipadala"
Hakbang 7. Hanapin ang mensahe ng kumpirmasyon
Ang ilang mga fax machine ay nagpapakita ng isang mensahe sa screen na nagsasabi sa kanila na ang fax ay matagumpay na naipadala. Kung itinakda mo ang fax machine upang mag-print ng isang kumpirmasyon, ii-print nito ang mga detalye ng katayuan ng fax na iyong ipinadala.
Paraan 2 ng 3: Paggamit ng isang Computer
Hakbang 1. Piliin ang program na nais mong gamitin
Kapag nagpapadala ng isang fax sa pamamagitan ng isang computer, maaari mong gamitin ang software na naka-install sa computer o samantalahin ang isang online na serbisyo.
- Ang ilang mga operating system ay nilagyan ng mga application na maaaring magamit upang magpadala ng mga fax. Halimbawa, nagbibigay ang Windows 7 ng isang tool na tinatawag na Fax at Scan upang magpadala ng mga fax nang hindi gumagamit ng isang fax machine.
- Upang magamit ang isang computer program, ikonekta muna ang computer sa isang landline. Kung hindi ito posible, gumamit lamang ng isang serbisyong online.
- Ang ilan sa mga serbisyong online na maaaring magamit ay may kasamang eFax, MyFax, at FaxZero. Ang ilang mga serbisyo ay malayang gamitin, at ang iba ay hinihiling kang magbayad para sa isang subscription o pagiging miyembro. Mayroon ding mga serbisyo na naniningil ng bayad para sa bawat fax na ipinadala.
Hakbang 2. Buksan ang nais na programa at lumikha ng isang bagong fax
Hindi lahat ng software ay pareho, ngunit bibigyan ka ng pagpipilian upang lumikha ng isang bagong fax ("lumikha ng bagong fax") o isang bagay na katulad.
Hakbang 3. Ikabit ang dokumento
Upang magpadala ng isang fax sa pamamagitan ng isang computer, dapat mong i-upload ang dokumento sa isang mensahe. Mahahanap mo ang isang pindutan na nagsasabing "mag-upload ng mga dokumento" o katulad na bagay.
- Kung mayroon kang isang elektronikong dokumento, hanapin ito sa iyong computer at ilakip ito sa mensahe.
- Kung ang dokumento ay papel pa rin, gumamit ng isang scanner upang mai-convert ito sa isang digital file. Kung wala kang isang scanner, maaari kang kumuha ng larawan ng dokumento at i-email ito sa iyong sarili o direktang ilipat ito sa iyong computer.
Hakbang 4. Ipasok ang numero ng fax at katawan ng mensahe
Mag-type ng isang maikling mensahe sa tatanggap sa puwang na ibinigay sa screen, tulad ng noong nagpadala ka ng isang email. Gumagana ito bilang isang sheet ng takip upang hindi mo kailangang maglakip ng isang hiwalay na sheet ng takip. Dapat mo ring ipasok ang numero ng fax ng tatanggap sa patlang TO.
Maaaring kailanganin mo ring maglagay ng isang code sa pagkumpirma upang mapatunayan na hindi ka isang robot
Hakbang 5. Pindutin ang pindutang "Ipadala"
Matapos ilakip ang dokumento, isulat ang mensahe, at ipasok ang numero ng fax ng tatanggap, pindutin ang Magpadala ng pindutan upang tapusin ang iyong trabaho.
Paraan 3 ng 3: Paggamit ng isang Telepono o Tablet
Hakbang 1. I-download ang app
Maraming mga app para sa mga tablet at telepono na maaari mong gamitin upang magpadala ng mga fax tulad ng nais mong gawin sa pamamagitan ng isang computer. Ang ilang mga aplikasyon ay maaaring makuha nang libre, habang ang iba ay binabayaran. Ang ilan sa mga tanyag na app ay may kasamang Fax Burner, Files Anywhere, at JotNot Fax.
Ang ilang mga application ay magtatalaga sa iyo ng isang pansamantalang numero ng fax. Hindi ito mainam kung madalas kang magpadala at makatanggap ng mga fax
Hakbang 2. Patakbuhin ang application at piliin ang ipapadala na dokumento
Kapag nabuksan ang application sa iyong mobile device, sasabihan ka upang lumikha ng isang bagong fax. Ang unang bagay na dapat gawin ay piliin ang dokumento na nais mong i-fax.
- Kung ang dokumento ay nakaimbak sa iyong aparato, sa email, o sa isang serbisyo ng cloud storage, tulad ng DropBox, hanapin at i-upload ang dokumento mula sa app na iyon.
- Kung ang dokumento ay papel pa rin, gumamit ng isang tablet o telepono upang kumuha ng larawan ng dokumento at ilakip ito sa mensahe.
Hakbang 3. Ipasok ang numero ng fax at katawan ng mensahe
I-type ang mensahe sa tatanggap ng fax, tulad ng gagawin mo sa isang computer. Tiyaking ipinasok mo ang numero ng fax ng tatanggap sa patlang TO ng mensahe.
Hakbang 4. Pindutin ang pindutang "Ipadala"
Matapos ilakip ang dokumento, i-type ang mensahe, at ipasok ang numero ng fax ng tatanggap, pindutin ang Magpadala ng pindutan upang maipadala ang fax.
Mga Tip
- Bumili ng isang all-in-one na printer upang makapagpadala ka ng mga fax mula sa trabaho o bahay nang hindi kinakailangang mag-download ng mga programa, mag-upload ng mga dokumento sa Internet, o bumili ng isang hiwalay na fax machine. Gayunpaman, kakailanganin mo pa rin ng isang landline.
- Kung mayroon kang isang account na nagbibigay ng isang serbisyo sa online na fax, tulad ng RingCentral o eFax, gamitin ang account na iyon upang direktang magpadala ng mga fax mula sa Gmail. Ang kailangan mo lang gawin ay ipasok ang numero ng fax ng tatanggap na sinusundan ng @ domainname.com sa patlang TO. Halimbawa, kung gumagamit ka ng eFax, sumulat ng [email protected].
- Maaaring mag-jam ang mga makina ng fax at magkadikit ang mga dokumento ng papel. Kung ito ang kaso, ang dokumento ay dapat na muling isumite.
