Itinuturo sa iyo ng wikiHow na ito kung paano gamitin ang tampok na "Mail Merge" sa Microsoft Word. Pinapayagan ka ng tampok na Mail Merge na gumamit ng isang sheet ng impormasyon sa pakikipag-ugnay upang awtomatikong magtalaga ng ibang address, pangalan, o impormasyon sa bawat kopya ng isang dokumento. Ang tampok na ito ay kapaki-pakinabang kapag kailangan mong ipasadya ang isang newsletter o affidavit dahil hindi mo kailangang manu-manong isulat ang bawat magkakaibang pangalan o address sa tuktok ng bawat dokumento.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Lumilikha ng isang contact Sheet
Hakbang 1. Buksan ang Microsoft Excel
Ang icon ng application ng Microsoft Excel ay kahawig ng isang puting "X" sa isang puting background. Pagkatapos nito, ipapakita ang pahina na "Bago".
Kung mayroon ka nang contact sheet sa Excel, lumaktaw sa hakbang ng pag-load o pag-import ng mga contact sa Excel
Hakbang 2. I-click ang Blangkong workbook
Nasa kaliwang tuktok ito ng pahina na "Bago". Pagkatapos nito, isang bagong dokumento sa Excel ang bubuksan.
Hakbang 3. Idagdag ang contact header
Simula mula sa kahon " A1"Patungo sa kanan, maglagay ng header o pamagat tulad ng sumusunod:
- "FirstName" - Ang unang pangalan ng contact ay kailangang ipasok sa patlang na ito (kahon " A1 ”).
- "LastName" - Ang apelyido ng contact ay kailangang mailagay sa larangan na ito (kahon na " B1 ”).
- ”Tel” - Ang numero ng telepono ng contact ay idaragdag sa larangang ito (kahon na “ C1 ”).
- ”StreetAddress” - Ang contact address ay kailangang mailagay sa larangan na ito (kahon na “ D1 ”).
- "Lungsod" - Ang bayan / tirahan ng contact ay kailangang idagdag sa contact na ito (kahon " E1 ”).
- "Estado" - Ang lalawigan na pinagmulan ng contact ay idaragdag sa hanay na ito (kahon na " F1 ”).
- "ZIP" - Ang postal code kung saan nakatira ang contact ay kailangang idagdag sa kolum na ito (haligi " G1 ”).
- ”Email” - Ang email address ng contact ay mailalagay sa patlang na ito (kahon na “ H1 ”).
Hakbang 4. Ipasok ang impormasyon sa pakikipag-ugnay
Simula sa haligi A ng kahon 2, ipasok ang impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa bawat tao na nais mong idagdag sa tool sa pagsasama ng mail.
Tiyaking tumpak ang inilagay na impormasyon bago ka magpatuloy sa susunod na hakbang
Hakbang 5. I-save ang dokumento
Upang mai-save ito:
- Windows - I-click ang “ File ", pumili ng" I-save bilang ", double-click " Ang PC na ito ”, Pumili ng isang lokasyon ng imbakan ng file sa kaliwang bahagi ng window, i-type ang isang pangalan ng dokumento sa patlang na" Pangalan ng file, "at i-click ang" Magtipid ”.
- Mac - I-click ang “ File ", pumili ng" I-save bilang… ”, Ipasok ang pangalan ng dokumento sa patlang na" I-save Bilang ", pumili ng isang lokasyon ng imbakan sa pamamagitan ng pag-click sa kahon na" Kung saan "at pagpili ng isang folder, pagkatapos ay i-click ang" Magtipid ”.
- Alalahanin ang lokasyon upang i-save ang napiling file. Kakailanganin mong hanapin ang contact sheet ng Excel sa lokasyon na iyon.
Hakbang 6. Isara ang window ng Excel
I-click ang pindutan na X ”Sa kanang sulok sa itaas ng window ng Excel (Windows) o sa pulang bilog sa kaliwang sulok sa itaas ng window (Mac). Ngayon ay maaari kang lumikha o gumamit ng tampok na pagsasama ng mail sa Microsoft Word.
Bahagi 2 ng 3: Pag-import ng Mga contact sa Word
Hakbang 1. Buksan ang Microsoft Word
Ang icon ng application ng Microsoft Word ay mukhang isang puting "W" sa isang madilim na asul na background. Tulad ng sa Microsoft Excel, ang pahina na "Bago" ay ipapakita pagkatapos mabuksan ang programa.
Kung mayroon ka ng isang dokumento ng Microsoft Word na nais mong idagdag ang mga contact mula sa Excel, kakailanganin mong i-double click ang dokumento upang buksan ito. Laktawan ang susunod na hakbang kung mayroon ka nang isang pasadyang dokumento
Hakbang 2. I-click ang Blangkong dokumento
Ito ay isang puting kahon sa kaliwang sulok sa itaas ng pahina. Pagkatapos nito, ipapakita ang isang blangko na dokumento ng Microsoft Word.
Hakbang 3. I-click ang tab na Mga Pagpapadala
Ang tab na ito ay nasa tuktok ng window ng Microsoft Word. Pagkatapos nito, lilitaw ang toolbar sa ibaba lamang ng hilera ng mga tab.
Hakbang 4. I-click ang Piliin ang Mga Tatanggap
Nasa seksyon na "Start Mail Merge" ng toolbar " Pag-mail " Pagkatapos nito, ipapakita ang isang drop-down na menu.
Hakbang 5. I-click ang Gumamit ng Umiiral na Listahan…
Ang pagpipiliang ito ay nasa drop-down na menu. Pagkatapos nito, magbubukas ang isang bagong window.
- Kung nais mong gumamit ng mga contact mula sa Outlook, maaari mong piliin ang pagpipiliang " Pumili mula sa Mga contact sa Outlook ”Mula sa drop-down na menu.
- Maaari mo ring mai-type ang isang pansamantalang listahan ng impormasyon sa pakikipag-ugnay sa Word sa pamamagitan ng pagpili ng “ Mag-type ng Bagong Listahan " Ang tampok na ito ay kapaki-pakinabang kapag kailangan mo lamang lumikha ng ilang impormasyon sa pakikipag-ugnay.
Hakbang 6. Piliin ang contact sheet ng Microsoft Excel
Sa kaliwang bahagi ng window, i-click ang folder na naglalaman ng sheet ng contact sa Excel. Pagkatapos nito, mag-click sa sheet ng Excel upang mapili ito.
Hakbang 7. I-click ang Buksan
Nasa ibabang-kanang sulok ng window.
Hakbang 8. Kumpirmahin ang iyong napili
I-click ang pangalan ng sheet ng Excel sa pop-up window, pagkatapos ay i-click ang OK lang ”Na nasa ilalim ng bintana. Mapili ang iyong sheet ng Excel bilang lokasyon ng mapagkukunan ng contact.
Tiyaking ang checkbox na "Unang hilera ng data ay naglalaman ng mga header ng haligi" sa ilalim ng window
Bahagi 3 ng 3: Paggamit ng Tampok ng Pagsasama ng Mail
Hakbang 1. Pumunta sa lugar o point kung saan mo nais na ipasok ang impormasyon sa pakikipag-ugnay
Hanapin ang lugar kung saan mo nais na magdagdag ng impormasyon sa pakikipag-ugnay (hal. Ang pinuno ng dokumento) at mag-click dito upang ilagay ang cursor.
Hakbang 2. I-click ang Ipasok ang Patlang ng Pagsasama
Ang pagpipiliang ito ay nasa seksyong "Sumulat at Magsingit ng Mga Patlang" ng "tab. Pag-mail " Pagkatapos nito, ipapakita ang isang drop-down na menu.
Maaaring kailanganin mong mag-click sa tab na " Pag-mail ”Isang beses pa bago sundin ang hakbang na ito.
Hakbang 3. Piliin ang uri ng impormasyon
Sa drop-down na menu, i-click ang pangalan ng isa sa mga heading o heading ng impormasyon mula sa dokumento ng Excel upang ipasok ito sa dokumento ng Word.
Halimbawa, kung nais mong magdagdag ng unang pangalan ng isang contact, mag-click sa “ Pangalan ”Sa drop-down na menu.
Hakbang 4. Magdagdag ng iba pang impormasyon kung kinakailangan
Kasama sa impormasyong ito ang address, apelyido, numero ng telepono sa pakikipag-ugnay, atbp.
Hakbang 5. I-click ang Tapusin at Pagsamahin
Nasa dulong kanan ng tab toolbar. Pag-mail Pagkatapos nito, ipapakita ang isang drop-down na menu.
Hakbang 6. Tukuyin ang mga pagpipilian sa pagsasama
Mag-click sa isa sa mga sumusunod na pagpipilian:
- “ I-edit ang Indibidwal na Mga Dokumento ”- Ang opsyong ito ay magbubukas sa bawat dokumento ng tatanggap upang maaari mong ayusin ang dokumento.
- “ I-print ang Mga Dokumento… ”- Pinapayagan ka ng pagpipiliang ito na mag-print ng isang kopya ng dokumento para sa bawat taong nakalista sa contact sheet.
- “ Magpadala ng Mga Mensahe sa Email… ”- Pinapayagan ka ng opsyong ito na ipadala ang dokumento bilang isang e-mail. Mapili ang email address ng contact bilang patutunguhang email address.
Hakbang 7. Sundin ang mga tagubiling ipinakita sa screen
Maaari kang magkaroon ng mga karagdagang form upang suriin, nakasalalay sa mga napiling pagpipilian (hal. Kung pinili mo ang “ E-mail ", Kailangan mong maglagay ng isang pamagat at i-click ang" OK lang "). Pagkatapos nito, kumpleto ang proseso ng pagsasama-sama ng mail.
