Tulad ng pagtaas ng katanyagan ng email bilang isang mas madali, mas mura, at mas mabilis na kahalili sa papel ng mga liham, gayun din ang bilang ng mga paanyaya para sa kasal, pagdiriwang ng kaarawan, at kahit mga pagtitipong panlipunan na ipinadala sa pamamagitan ng online na media. Pangkalahatan, ang mga inanyayahan ay magpapadala ng isang email na may sistemang RSVP upang masukat ang bilang ng mga panauhin na maaaring dumalo sa kaganapan. Ngunit sa kasamaang palad, ang RSVP system ay hindi gaanong popular sa Indonesia, kaya't malamang, mahihirapan kang tumugon. Huwag kang mag-alala! Naglalaman ang artikulong ito ng iba't ibang mga tip sa pagtukoy ng tamang paraan at oras upang tumugon, paggawa ng tamang tugon, at pagpapatunay kung ang iyong tugon ay natanggap ng hindi paimbitahan.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagtukoy sa Tamang Daan at Oras upang Tumugon
Hakbang 1. Gumawa ng desisyon
Ang unang hakbang na kailangan mong gawin ay upang magpasya na dumalo o hindi dumalo sa kaganapan na nakalista sa paanyaya. Pag-isipan ito sa lalong madaling matanggap mo ang email ng RSVP.
- Isipin ang lokasyon ng kaganapan at isaalang-alang kung kailangan mo o hindi na maglakbay sa labas ng bayan. Halimbawa, upang dumalo sa isang kaganapan na gaganapin sa labas ng lungsod, syempre kailangan mong gumastos ng higit pa upang bumili ng tiket ng eroplano, tama?
- Siguraduhin na hindi mo kailangang dumalo sa isa pang kaganapan sa oras ng kaganapan.
- Siguraduhin na ang iyong kapareha at pinakamalapit na kamag-anak ay maaari ring dumalo. Tandaan, ang pagkakaroon ng mga taong pinakamalapit sa iyo ay makakaapekto rin sa iyong proseso ng paggawa ng desisyon.
Hakbang 2. Kilalanin ang katangian ng kaganapan
Sa katunayan, ang likas na katangian ng iba't ibang mga kaganapan ay mangangailangan ng iba't ibang mga tono ng pagtugon at mga antas ng pormalidad. Samakatuwid, kailangan mo munang maunawaan ang kalikasan ng kaganapan bago magpadala ng isang tugon upang maiwasan ang mga hindi ginustong mga error na maganap.
- Kung ang kaganapan ay impormal, tulad ng isang paanyaya sa isang barbecue sa bahay ng isang kapitbahay, sa pangkalahatan kakailanganin mong magbigay ng isang impormal na tugon. Bilang karagdagan, ang oras na kailangan mong magpadala ng isang tugon ay may gawi na maging mas maikli.
- Kung pormal ang kaganapan, tulad ng isang paanyaya sa isang kasal, birthday party, o iba pang mahalagang pagdiriwang, sa pangkalahatan kailangan mong magbigay ng isang tugon na pormal din.
Hakbang 3. Magbigay ng isang mabisang tugon
Matapos basahin ang mga detalye ng kaganapan at magpasya, agad na magbigay ng isang mabisang tugon. Sa madaling salita, sa pamamagitan ng tugon na iyong ibinibigay, kumpirmahin kung susunod ka sa imbitasyon o hindi.
- Basahin ang petsa ng RSVP na nakalista ng inanyayahan. Tandaan, kinakailangan kang tumugon bago ang deadline!
- Tumugon sa lalong madaling panahon. Kahit na bibigyan ka ng nag-imbita ng isang buwan o dalawa upang tumugon, hindi ito nangangahulugan na dapat mong kunin ang pagkakataon na tumigil para sa isang tugon! Sa halip, tumugon kaagad pagkatapos magpasya na tanggapin o tanggihan ang paanyaya.
Bahagi 2 ng 3: Mga Sagot sa Crafting
Hakbang 1. Tukuyin ang paksa ng email
Matapos matukoy kung paano at kailan tutugon, istraktura ang iyong mensahe. Upang magsimula, magsama ng isang paksa sa email na nagsasaad ng iyong tugon at naaangkop sa likas na katangian ng kaganapan.
- Para sa mga pormal na paanyaya, gumamit ng mga pangungusap na pormal din. Halimbawa, isulat, "Tinanggihan ni Roger at Anna ang mga Imbitasyon sa Bola at Hapunan sa Mayo 11."
- Para sa mga di-pormal na paanyaya, tulad ng mga naka-freeze na paanyaya sa iyong mga kumplikadong kapitbahay, isulat lamang ang, "Hindi Makakarating sa ika-11 Barbecue."
Hakbang 2. Magsama ng pagbati
Mahalagang buksan ang email gamit ang wastong pagbati dahil ang pagbati ang magtatakda ng tono para sa iyong tugon. Bilang karagdagan, ang tamang pagbati ay bibigyan din ng diin ang iyong damdamin at pananaw sa inaanyayahan.
- Ang ilang mga halimbawa ng naaangkop na pagbati ay "To," "Sa aking matalik na kaibigan," o simpleng pagbati tulad ng "Magandang umaga / hapon / gabi / gabi,"
- Para sa mga impormal na kaganapan, sabihin lamang ang isang maikli at simpleng pagbati tulad ng, "To John and Marcy,".
Hakbang 3. Bumuo ng mensahe sa katawan ng email
Ang mensaheng nakasulat sa katawan ng email ay maaaring ang pinakamahalagang bahagi ng iyong tugon, lalo na't pareho nitong tatapusin ang iyong tugon at makikita ang likas na katangian ng kaganapan. Ang ilang mga halimbawa ng mga pangungusap na maaari mong gamitin upang tanggapin o tanggihan ang isang paanyaya:
- Magbigay ng isang impormal na tugon sa naturang paanyaya. Halimbawa, "Salamat sa paanyaya ng barbecue, Tom. Ngunit paumanhin, hindi kami nakapag-aral sapagkat wala kaming bayan sa araw na iyon."
- Magbigay ng isang pormal na tugon sa isang paanyaya ng ganitong kalikasan. Halimbawa, "Ang Hig Higonsons ay nakatanggap ng paanyaya na dumalo sa kasal nina Josh at Belinda sa Nobyembre 5, 2019." Ang isa pang halimbawa ay, "Sina John at Sarah Appleby ay nalulugod na tanggapin ang iyong paanyaya sa kaarawan ni Marta Rodriguez."
- Ang isang halimbawa ng pormal na pangungusap na pagtanggi ay: "Ang pamilya Parker ay hindi dumalo sa kasal nina Josh at Belinda noong Nobyembre 5, 2019."
Hakbang 4. Sumulat ng isang pangwakas na pagbati at isama ang iyong pangalan
Matapos isulat ang mensahe, tapusin ang tugon sa isang naaangkop na pagbati sa pagsasara. Sa katunayan, ang pagsulat ng isang pagsasara sa pagbati ay hindi lamang pormalidad, ngunit maaaring sa parehong oras ay kumakatawan sa uri ng relasyon na mayroon ka sa tao at kung ano ang nararamdaman mo tungkol sa kanila.
- Pumili ng isang pormal na pagbati sa pagsasara tulad ng, "Pagbati" o "Salamat".
- Pumili ng isang impormal na pagsasara sa pagsasara tulad ng "Pagbati" o "Pagbati".
- Itugma ang pangwakas na pagbati sa iyong tugon. Halimbawa, isulat ang "Sa matinding panghihinayang," kung dapat mong tanggihan ang paanyaya, o "Salamat," kung tatanggapin mo ang paanyaya.
- Isulat ang iyong pangalan sa dulo ng email. Para sa mga impormal na kaganapan, isulat lamang ang iyong palayaw at ng iba pang mga inanyayahang tao. Gayunpaman, para sa isang mas pormal na kaganapan, magandang ideya na isulat ang iyong buong pangalan at ng iba pang mga inanyayahang panauhin. Kung ikaw at ang nag-anyaya ay may isang malapit na ugnayan, isulat lamang ang "Pamilyang Smith".
Bahagi 3 ng 3: Pakikitungo sa Mga Awtomatikong Email at Pag-troubleshoot ng Mga Posibleng Suliranin
Hakbang 1. I-click ang "tanggihan" o "tanggapin", kung mayroong isang awtomatikong pindutan sa email
Ngayon, maraming tao ang mas interesado sa paggamit ng isang awtomatikong serbisyo ng RSVP na ipinadala sa anyo ng isang email para sa pormal na mga paanyaya. Malamang, ang awtomatikong email ng RSVP ay naipasa sa pamamagitan ng isang third party, at mayroong isang pindutan na may pagpipiliang "tanggihan" o tanggapin "dito.
- Kung nakatanggap ka ng gayong email, hindi mo kailangang magpadala ng isang pribadong email sa inaanyayahan.
- Kapag natanggap o tinanggihan ang isang imbitasyon, ipapadala ang tugon sa isang third party at ipapasa sa nag-iimbita.
- Ang mga awtomatikong serbisyo sa email ay madalas na ginagamit para sa mga semi-pormal na kaganapan tulad ng mga birthday party, muling pagkikita, mga pagtitipong panlipunan, atbp.
Hakbang 2. I-click ang pagpipiliang "return resibo" sa katawan ng email
Gawin ito upang ang iyong email provider ay magpapadala sa iyo ng isang email na nagkukumpirma kung ang pinag-uusapan na natanggap o binuksan ang iyong tugon. Sa ganoong paraan, malalaman mo kung naipadala na ang mensahe.
- Magkaroon ng kamalayan na ang iba't ibang mga nagbibigay ng e-mail ay maaari ding magkaroon ng iba't ibang mga patakaran tungkol sa pagpipiliang "resibo sa pagbabalik".
- Ang ilang mga nagbibigay ng serbisyo sa email ay hindi nagbibigay ng opsyong ito.
Hakbang 3. Magpadala ng isang follow-up na email kung nagbago ang iyong mga plano
Sa katunayan, ang isang pagbabago ng mga plano ay isang hindi maiiwasang posibilidad. Kung kailangan mong tanggihan ang isang paanyaya na dating tinanggap o kabaligtaran, siguraduhing ihatid mo ang pagbabago bilang tugon nang direkta sa nag-aanyaya.
- Kung hindi mo sinasadyang pinindot ang pagpipiliang "Tanggapin" sa isang awtomatikong email, linawin ang error sa pamamagitan ng pribadong email sa taong kinauukulan.
- Kung nais mong tanggihan ang isang paanyaya na dati mong natanggap, ihatid nang direkta ang pagtanggi sa nag-aanyaya. Halimbawa, magpadala ng isang email na may paksang "Mga Pagbabago ng RSVP" na nagsasabing "Paumanhin, sa isang kadahilanan o sa iba pa, hindi kami nakadalo ni Sarah sa iyong ika-20 anibersaryo ng kasal noong ika-14. Sana magkita ulit tayo sa malapit na hinaharap, okay!”
- Kung nais mong tanggapin ang isang paanyaya na dati mong tinanggihan, iparating din nang direkta ang mga pagbabago sa nag-ianyaya. Halimbawa, magpadala ng isang email na may paksang "Mga Pagbabago ng RSVP" na nagsasabing "Kamusta! Kung magagamit pa rin ang quota ng imbitasyon, masisiyahan akong dumalo sa iyong kaganapan."
- Ang mga pagbabago sa tugon ay dapat iparating sa lalong madaling panahon. Kung ang darating na kaganapan ay impormal o semi-pormal, mas malamang na binago mo ang iyong tugon nang maaga pa. Gayunpaman, kung pormal ang kaganapan (halimbawa, isang kasal), ang mga pagbabago sa tugon ay dapat gawin nang maaga, kahit isang buwan pa.
