Ang access ay isang interface ng database manager na nagbibigay-daan sa mga gumagamit na mag-import ng isa o higit pang mga bahagi ng isang database ng Excel sa system upang makahanap sila ng mga tugma sa pagitan o sa loob ng kanilang mga patlang (mga patlang). Dahil ang isang solong file ng Pag-access ay maaaring maglaman ng maraming mga spreadsheet ng Excel, ang program na ito ay mahusay din para sa pagkolekta o pag-aaral ng maraming impormasyon ng spreadsheet ng Excel sa Access. Kailangan mo lamang gawin ang ilang mga pangunahing hakbang.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Paghahanda sa Pag-import ng Excel sa Pag-access
Hakbang 1. Buksan ang parehong mga programa sa computer
Kakailanganin mong bumili at mag-download ng isang plano sa Microsoft Office na may kasamang Excel at Access. Magagawa mo lamang ito sa pamamagitan ng website ng Microsoft.
- Matapos matapos ang pag-download ng programa, i-click ang "Start" sa Windows at piliin ang "Lahat ng Program".
- I-click ang "Microsoft Office," at piliin ang "Access" (o "Excel") mula sa drop-down na menu. Marahil ang spreadsheet ng Excel ay na-email o na-download mula sa isang site. Magbubukas ang file ng isang programa sa Office sa iyong computer.
Hakbang 2. Linisin ang spreadsheet ng Excel bago i-import ito sa Access
Upang gawing mas madali ang mga bagay para sa iyo, inirerekumenda namin ang paggawa ng ilang mga simpleng hakbang bago i-import ang file na Excel sa Access. Ang susi ay ang data sa pagitan ng mga spreadsheet na mai-import ay dapat na pare-pareho.
- Magandang ideya na tiyakin na ang unang hilera ng spreadsheet ng Excel ay naglalaman ng mga heading ng haligi (o mga pangalan ng cell), at maaaring maunawaan nang malinaw at madali. Halimbawa, para sa isang haligi na naglalaman ng mga apelyido ng tao, inirerekumenda naming bigyan mo ang pamagat ng haligi ng "Apelyido". Magbigay ng malinaw at tumpak na mga heading upang gawing mas madali upang maitugma ang mga heading ng haligi ng isang sheet ng Excel sa isa pa.
- Hinahayaan ka ng pag-access na mag-link ng dalawa o higit pang mga patlang sa pagitan ng maraming mga worksheet. Sabihin na mayroon kang isang worksheet ng Excel na naglalaman ng impormasyon sa payroll. Naglalaman ang spreadsheet na ito ng una at huling pangalan, address, at halaga ng suweldo ng tao. Sabihin na nais mong itugma ang isang sheet sa Pag-access sa isang pangalawang sheet ng Excel na naglalaman ng impormasyon tungkol sa isang kampanya sa kontribusyon sa pananalapi. Ang pangalawang sheet na ito ay naglalaman ng pangalan, address, at donasyon ng tao. Hinahayaan ka ng pag-access na tumugma sa isa pang heading ng haligi sa isa pa. Halimbawa, maaari mong i-link ang Mga Pamagat ng Pangalan upang makita ang mga tao na may parehong pangalan na lumilitaw sa parehong mga database.
- I-scan ang sheet ng Excel upang matiyak na ang bawat uri ng data ay hinahawakan sa parehong paraan, at linisin ito bago i-import ito sa Access. Ito ang tinatawag na "pamamagitang" sa Access. Halimbawa, kung ang iyong spreadsheet ng payroll ay naglalaman ng una, huling, at gitnang paunang pangalan sa isang haligi, ngunit ang pangalawang spreadsheet ay naglalaman lamang ng mga unang pangalan sa magkakahiwalay na mga haligi, ang Access ay hindi magpapakita ng mga tugma. Ang mga heading ng haligi / larangan ay dapat na eksaktong tumutugma.
Hakbang 3. Hatiin ang impormasyon sa mga haligi sa Excel
Upang magawa ang problemang ito, ang impormasyon ay kailangang hatiin sa mga haligi sa Excel upang hindi magresulta sa "walang tugma" sa Access.
- Halimbawa, maaari mong hatiin ang unang pangalan, gitnang paunang, at apelyido upang ang bawat isa ay magkaroon ng kanilang sariling haligi. Kung ang pangalawang worksheet ay nakabalangkas sa parehong paraan, kapag nag-link ka, sabihin, ang apelyido na may apelyido sa Access, lilitaw ang mga resulta ng pagtutugma para sa parehong mga pangalan.
- Upang hatiin ang isang haligi sa Excel, i-highlight ang haligi na may impormasyon na nais mong hatiin. I-click ang data na "data" sa toolbar sa programang Excel. I-click ang "teksto sa mga haligi". Kadalasan, pipiliin mo ang pagpipiliang "delimited". Mag-click sa susunod (susunod).
Hakbang 4. Magpatuloy na gamitin ang wizard upang hatiin ang mga nagko-kolum na haligi
Handa ka na ngayong ipatupad ang proseso ng paghahati ng impormasyon na pinagdugtong sa isang haligi sa maraming mga haligi.
- Piliin kung paano "ilimitahan" ang data sa haligi. Iyon ay, ang bawat piraso ng impormasyon sa isang haligi ay pinaghihiwalay ng isang bagay. Kadalasan, ang separator na ito ay isang puwang, kuwit, o semicolon. Kadalasan ang impormasyong ito ay simpleng pinaghiwalay sa puwang. Halimbawa sa sumusunod na halimbawa, sabihin ang pangalang "Budi A. Dodo" na lilitaw sa isang haligi. Ang unang pangalan (Budi) at mga inisyal A. ay pinaghihiwalay ng mga puwang. Ang apelyido ni Dodo at inisyal na A. ay pinaghiwalay din ng puwang. Kaya, pumili ng puwang sa delimited wizard.
- Mag-click sa susunod, pagkatapos ay tapusin (natapos). Paghiwalayin ng programa ang Budi, A., at Dodo sa tatlong haligi. Maaari mo nang bigyan ang mga bagong haligi ng mga bagong pamagat upang ipahiwatig ang uri ng impormasyon na naglalaman ng mga ito (Apelyido, Unang Pangalan, atbp.) Mahusay na lumikha muna ng ilang mga blangko na haligi sa kanan ng split data upang ang data ay maitulak sa isang bagong blangko na haligi (sa halip na -sa halip ng pag-o-overtake ng mga haligi na naglalaman ng impormasyon).
Bahagi 2 ng 3: Pag-import ng Excel sa Pag-access
Hakbang 1. Buksan ang Access program sa iyong computer
Pumunta sa menu ng programa ng computer. pumunta sa Start menu, piliin ang Microsoft Office, at i-click ang Microsoft Access. Kailangan mong magbukas ng bagong blangko na database ng Access upang makapag-import ng Excel.
- Piliin ang "blangko na database ng desktop" upang lumikha ng isang bagong database sa Access program.
- Bigyan ito ng isang bagong pangalan kung nais mo. I-click ang "lumikha" (lumikha).
Hakbang 2. I-import ang Excel spreadsheet sa Access
Ang susunod na hakbang ay upang i-drag ang spreadsheet ng Excel (isa o higit pa) sa Access database.
- I-click ang "Panlabas na Data" sa toolbar nang isang beses sa Access database manager. Piliin ang "Excel". Sa ilang mga bersyon ng Access, ang function na ito ay matatagpuan sa pamamagitan ng pag-click sa "file" sa toolbar at "Kumuha ng Panlabas na Data".
- Kapag lumitaw ang "pangalan ng file", i-click ang "mag-browse" upang makita ang sheet ng Excel sa iyong computer.
- Panatilihing naka-check ang kahon na nagsasabing "i-import ang pinagmulang data sa isang bagong talahanayan sa kasalukuyang database." Ang setting na ito ay na-preset bilang default.
- Kapag nakita mo ang spreadsheet na nais mong i-import sa iyong computer, mag-click dito. I-click ang "OK". Dadalhin ka ng hakbang na ito sa wizard para sa pag-import ng Excel sa Access.
Bahagi 3 ng 3: Paggamit ng Wizard upang makumpleto ang Proseso ng Pag-import
Hakbang 1. Dumaan sa mga hakbang sa wizard na lilitaw sa Access
Upang makumpleto ang proseso ng pag-import ng spreadsheet, kumpletuhin ang mga hakbang sa wizard.
- Piliin ang worksheet sa spreadsheet ng Excel na nais mong i-import. Gayunpaman, kung minsan ang mga tao ay lumilikha ng maraming mga pahina sa isang Excel spreadsheet, na maaaring matingnan sa pamamagitan ng pag-click sa mga label sa ilalim ng spreadsheet. Kung gayon, kailangan mong sabihin sa Access wizard ang napiling worksheet. Mag-click sa susunod.
- Ang susunod na pahina ay may isang kahon na nagtanong kung ang unang hilera ng sheet ng Excel ay may mga heading ng haligi. Nangangahulugan ito na ang mga hilera sa spreadsheet na kumakatawan sa data sa bawat haligi (hal. Apelyido, address, suweldo, atbp.) Ay dapat na malinis muna upang matiyak na ang unang hilera ay ang heading ng haligi. Pagkatapos, suriin ang "oo na ang unang hilera ay naglalaman ng mga heading ng haligi" (oo, ang unang hilera ay naglalaman ng mga heading ng haligi). Ito ang pinakasimpleng paraan. Mag-click sa susunod.
- Kung ang iyong unang hilera ay walang mga heading ng haligi, tatanungin ng susunod na pahina kung nais mong pangalanan ang tinatawag na "mga patlang" sa Access (ito ang mga heading ng haligi). Kung hindi mo pinunan ang bawat isa sa mga patlang na ito ng malinaw at madaling tandaan na mga pangalan bago mag-import (inirerekumenda), gawin mo ito rito.
Hakbang 2. Kumpletuhin ang proseso ng pag-import
Mayroong ilang mga hakbang na natitira sa proseso ng pag-import. Ang susunod na pahina ng wizard ay magtatanong kung nais mong makilala ang pangunahing key.
- Ang hakbang na ito ay hindi sapilitan, ngunit maaaring gawin. Ang pangunahing susi ay nangangahulugan na ang programa ng computer ay magtatalaga ng isang natatanging numero sa bawat linya ng impormasyon. Ang hakbang na ito ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa paglaon kapag nag-uuri ng data. Mag-click sa susunod.
- Ang end screen sa wizard ay may puwang na naglalaman ng paunang pangalan. Maaari mong palitan ang pangalan ng na-import na sheet ng Excel (ang file ay magiging isang "talahanayan" sa Access sa kaliwang bahagi ng pahina kapag natapos itong mag-import).
- I-click ang "import", pagkatapos ay i-click ang "isara". Makakakita ka ng isang table sa kaliwang bahagi ng screen. Ang sheet ay na-import na ngayon sa Access.
- Kung nais mong mai-link ang higit sa isang hanay ng data, ulitin ang prosesong ito sa isa o higit pang iba pang mga spreadsheet. Ngayon, handa ka na upang itugma ang data sa sheet sa Access.
Babala
- Kung ang file ng Excel ay mula sa isang bersyon ng Opisina maliban sa Access, ang proseso ng pag-import ay maaaring medyo mahirap.
- Muli naming binibigyang diin na kailangan mong linisin ang spreadsheet bago i-import ito. Isa sa mga dahilan ay pag-aralan ang pagkakaroon ng mga problema sa data.
- Palaging panatilihin ang isang kopya ng orihinal na spreadsheet upang ang prosesong ito ay hindi kailangang ulitin kung nagkamali ka.
- Hindi ka maaaring mag-import ng higit sa 255 mga cell / kahon sa Access.
