Alam nating lahat na ang pagiging maayos sa trabaho ay mahalaga, ngunit ang karamihan sa mga tao ay nahihirapang gawin ito. Maniwala ka man o hindi, ang pagiging maayos ay hindi gaano kahirap tila. Ang ilang mga pag-aayos at solusyon ay gagawing mas madali para sa iyo upang maging isang organisadong tao kaysa sa iniisip mo.
Hakbang
Paraan 1 ng 4: Pagtatakda ng Lugar at Oras
Hakbang 1. Subaybayan ang iyong mga aktibidad
Gumugol ng ilang araw sa pag-journal o pagsubaybay sa iyong pang-araw-araw na mga aktibidad. Sa pamamagitan ng pag-iingat ng isang journal, makikita mo kung anong mga bagay ang nagawa mo na hindi mo namalayan dati. Bilang karagdagan, ang pag-journal ay maaari ring magbigay sa iyo ng kaunting ideya tungkol sa iyong mga pagkukulang sa pag-aayos ng mga bagay at pagiging produktibo. Ang ehersisyo na ito ay dapat gawin sa isang malaking layunin sa isip. Sa pamamagitan ng mga tala ng aktibidad, makikita mo kung aling mga aktibidad ang aaksaya ng oras at kung aling mga aktibidad ang maaaring suportahan ka sa pagkamit ng iyong mga layunin.
Hakbang 2. Tukuyin ang iyong produktibong oras
Ang ilan sa atin ay maagang nagbabangon, at ang ilan ay hindi. Marahil alam mo na kung kailan ang iyong produktibong oras. Mas gusto mo ang mga gabi, umaga, oras ng tanghalian, kahit bago o pagkatapos ng mga pinakamataas na oras ng araw ng trabaho, samantalahin ang mga oras na ito upang ma-maximize ang iyong pagiging produktibo.
Hakbang 3. Unahin ang iyong trabaho
Alam nating lahat na ang ilang mga gawain ay mas mahalaga kaysa sa iba, ngunit hindi natin laging prioritize nang tama ang mga ito. Kaya bumuo ng isang sistema ng pagraranggo sa pamamagitan ng pagmamarka ng mga gawain bilang mahalaga, at maging matapat at may kakayahang umangkop. Gumamit ng mga paalala, alinman sa paggamit ng isang digital na kalendaryo o mga malagkit na tala sa iyong computer o sa iyong desk. Italaga ang mas maraming oras at lakas sa mga bagay na pangunahing priyoridad sa iyong listahan. Ang mga halimbawa ay mga gawain na sensitibo sa oras tulad ng mga gawain na dapat makumpleto ngayon o bukas. Dapat mo ring unahin ang pagtugon sa mga kliyente, boss, o sinumang iba pa na nagbabayad ng iyong suweldo. Kung hindi ka sigurado tungkol sa pagiging sensitibo at kahalagahan ng isang gawain, mas mahusay na magtanong sa isang tao.
Hakbang 4. Kumpletuhin kaagad ang maliliit na gawain
Hindi lahat ng mga gawain ay dapat unahin at naka-iskedyul na makumpleto sa loob ng isang tiyak na timeframe. Ang ilang mga gawain ay hindi nangangailangan ng pagpaplano o pag-iiskedyul dahil maaari itong makumpleto kaagad. Kung iyon ang kaso, mabilis mong makukumpleto kaagad ang gawain. Kaya, gawin ito ngayon! Sa pamamagitan ng agarang paggawa ng magaan na gawain, hindi ka magpapaliban.
Hakbang 5. Ayusin ang mga tool at tool sa trabaho
Ang aming mga mesa ay madaling pumunta mula sa magulo hanggang sa sirang mga bangka, at mapipigilan ka nito mula sa pagiging isang organisadong tao. Ang ilang mga tao ay mayroon ding patakaran na "malinis na mesa". Kahit na hindi talaga ito kinakailangan, mas mabuti na linisin ang lugar ng iyong pinagtatrabahuhan.
- Ayusin ang mesa. Ilabas ang lahat ng basurahan at ayusin ang mga bagay na kailangan mo sa sistematikong paraan. Linisin ang desk hangga't maaari: kapag walang gawain na dapat gawin sa opisina, sa panahon ng mga break, o sa pagitan ng mga gawain.
- Agad na linisin ang iyong basurahan. Sa ganoong paraan lagi mong tatandaan na linisin ang iyong desk. Bilang karagdagan, maiiwasan mong maiinis ng mga basurang naipon.
- Itabi ang mga bagay na kailangan mo sa isang madaling ma-access na lugar. Syempre hindi lahat ng bagay sa paligid mo ay basurahan. Ang pagpapanatili ng mga tool na kailangan mo sa malapit ay maaari ring makatipid sa iyo ng mahalagang oras at workspace.
Hakbang 6. Mag-iskedyul ng mga gawain at pagpupulong
Ang ilang mga tao ay nag-iiskedyul lamang ng mga pagpupulong, ngunit hindi kasama ang mga aktibidad sa kanilang listahan ng dapat gawin. Ang pag-iskedyul ng mahahalagang gawain at pagpupulong ay maaaring maging kapaki-pakinabang. Halimbawa, maaari mong i-pangkat ang iyong mga araw sa pamamagitan ng pagdaraos ng mga pagpupulong lamang tuwing Martes at Huwebes. Gumawa ng puwang sa iyong iskedyul para sa "oras ng paglikha" o para sa hindi mahuhulaan.
- Gumamit ng iskedyul at tagapamahala ng kalendaryo. Maaari kang lumikha ng iyong sariling tagapamahala ng iskedyul gamit ang papel at panulat, o maaari itong maging software at apps, tulad ng iCalendar o Google Now.
- Ikategorya ang iyong mga aktibidad. Ang pag-kategorya o pag-coding ng kulay sa iyong mga aktibidad ay maaaring maging iyong visual na paalala ng kung ano ang mahalaga. Halimbawa, ang mga kategoryang nilikha mo ay maaaring: pagsusulatan, proyekto, kaganapan, pagpupulong, brainstorming, break, at oras ng pag-eehersisyo.
- Gumamit ng teknolohiya upang pamahalaan ang iyong iskedyul. Ang mga tagapamahala ng iskedyul sa online at mga platform ng email, tulad ng Outlook, ay maaaring pagsamahin ang mga listahan ng dapat gawin, kalendaryo, at mga listahan ng address. Ang tagapamahala ng iskedyul na ito ay hindi lamang nagpapabuti sa iyong kahusayan ngunit maaari ding gawing simple ang iyong pag-iisip.
- Paganahin ang trabaho hangga't maaari. Sa isang abalang araw ng trabaho, madalas mong makalimutan na hindi mo kailangang gawin ang lahat nang mag-isa. Iwanan ang iyong trabaho sa isang katulong, o kung talagang napuno ka ng trabaho, tanungin ang iyong mga katrabaho na tulungan ka sa isang tukoy na gawain. Maaari mong ibalik ang pabor para sa tulong ng iyong kasamahan kapag nagsimula nang humina ang trabaho.
Paraan 2 ng 4: Pagsasaayos ng Mga Email sa Sistematikong
Hakbang 1. Suriin ang iyong email sa naka-iskedyul na oras
Hindi mo laging kailangang suriin ang iyong inbox dahil ang karamihan sa mga mensahe ay hindi gaanong kahalaga sa naisip mo. Kung nagtatrabaho ka sa isang trabaho na hindi nangangailangan ng mabilis na pag-follow up, suriin ang iyong email sa mga regular na agwat, mga 3 hanggang 4 na beses sa isang araw.
Hakbang 2. Ayusin ang email
Samantalahin ang tampok na mga folder at watawat sa halip na ipaalam ang iyong mga mensahe sa iyong inbox. Halimbawa, ang tampok na mga folder at subfolder sa Outlook o ang maraming mga label at tampok sa inbox sa Gmail ay maaaring kumita. Kung ikaw ay isang mamamahayag, ang iyong mga file ay maaaring mapangalanang "Pinakabagong Balita", "Future News", "Old News", "Mga Panayam at Mga Mapagkukunan" at "Mga Ideya".
Tanggalin at i-archive ang iyong mga email. Mahalaga at archive ang mga malalaking titik, pagkatapos ay tanggalin ang natitira. Tulad ng halimbawa sa itaas, ang "Old News" ay isang archive ng mamamahayag. Habang sinisimulan mong tanggalin ang mga lumang email, makikita mo kung gaano karaming mga email ang nagkakahalaga na itapon sa halip na mag-file. Ang ilang mga tao ay nagpasya pa ring magkaroon ng isang "zero inbox", iyon ay, walang mga nabasang email o walang mga email sa iyong inbox. Bilang karagdagan sa paggamit ng mga file at label, maaari mong alisan ng laman ang iyong inbox sa pamamagitan ng paggamit ng tool sa pag-archive, pagtanggal ng mga lumang email, at paggamit ng isang email cleanup app
Hakbang 3. Gumamit ng iba, mas mahusay na mga paraan ng komunikasyon
Minsan ang isang mabilis na tawag sa telepono ay katumbas ng 10 pagpapadala at pagtanggap ng mga email. Kung gayon, tumawag ka! Kung alam mo na ang pagpapalitan ng mga e-mail ay maaaring makahadlang sa talakayan at kailangang gawin nang pabalik-balik, pinakamahusay na makipag-usap sa pamamagitan ng telepono. Makakakuha ka ng higit pang mga detalye sa pamamagitan ng pagtawag sa halip na magkaroon ng mahaba, pandiwang, pag-uusap na e-mail na matagal. Maaari kang mag-email sa iyong mga katrabaho at sabihin, “Marami akong mga katanungan tungkol dito. Marahil ay mas madali itong pag-usapan sa telepono? Maaari ba kitang tawagan sa 5?”
Hakbang 4. Limitahan ang mga pagkakagambala
Ang mga madiskarteng pahinga ay makakatulong talaga, ngunit ang mga pagkakagambala sa oras ng trabaho ay kabaligtaran. Maaaring mapabagal ng mga pagkagambala ang iyong trabaho, masira ang iyong ritmo, at mawala sa iyo ang pagtuon. Kaya, subukang gumamit ng voicemail kapag ikaw ay abala. Ang mga kagamitang ito ay hindi lamang para kapag wala ka sa opisina; ang mga tool na ito ay maaari ding gamitin kapag ikaw ay abala. Maraming tao ang may patakaran na "bukas na pinto," ngunit hindi mo kailangang panatilihing bukas ang iyong pinto sa lahat ng oras. Maaari kang mag-iwan ng mensahe sa pintuan na nagsasabing, "Sa isang tawag", o "Ginagamit ang silid. Mangyaring bumalik muli o magpadala ng isang email.”
Hakbang 5. Samantalahin ang ulap
Ang computing ng cloud ay nagkakahalaga ng isasaalang-alang dahil ito ay mas mura, nasusukat, mas mahusay, at mas madaling i-update. Napaka-kapaki-pakinabang ang nilalaman na nilalaman sa cloud dahil maaari itong ma-access sa iba't ibang mga aparato: computer, tablet, smartphone, at iba pa. Gumagawa din ang cloud storage bilang pangunahin at pangalawang anyo ng digital backup. Pag-usapan kasama ang tagapamahala ng ICT o sa provider ng software dahil maaaring mayroon ka ng ilang libreng puwang sa imbakan sa cloud o magagamit ito para sa isang mababang taunang bayad.
Hakbang 6. Gumamit ng mga online bookmark
Karamihan sa mga browser ay may tampok na bookmark upang mai-save at ayusin ang iyong mga paboritong web address, o iyong mga madalas mong bisitahin upang madali at mabilis silang ma-access. Samantalahin ang tampok na ito upang hindi mo makalimutan ang mga mahahalagang site upang suriin ang pinakabagong balita.
Paraan 3 ng 4: Pagsasagawa ng Karamihan sa Oras
Hakbang 1. Iwasang gumawa ng maraming bagay nang sabay (multitask)
Ang lahat ng mga eksperto ay naniniwala dito. Habang ito ay maaaring magmukhang mabilis at cool sa TV, ang paggawa ng maraming bagay nang sabay ay hindi mabisa at maaaring makagambala sa pagiging epektibo ng iyong mga pagsisikap na maisaayos. Sa halip, mas mahusay kang italaga ang iyong buong pansin sa isang gawain, harapin ito, at magpatuloy sa iba pang mga bagay sa iyong listahan.
Hakbang 2. Gumawa ng iskedyul para sa iyong sarili
Sa kasamaang palad, ang karamihan sa mga trabaho ay hindi nangangailangan sa iyo upang lumikha ng isang pang-araw-araw na iskedyul batay sa mga minuto. Gayunpaman, ang pagmamarka ng iyong pang-araw-araw na iskedyul at mga mahahalagang gawain o kaganapan ng araw ay maaaring mapanatili kang nakatuon sa iyong mga gawain.
- Magtakda ng mga limitasyon sa oras para sa ilang mga aktibidad. Ang ilang mga gawain ay hindi nangangailangan ng pagtatakda ng isang limitasyon sa oras, ngunit ang iba ay dapat na parameterized upang madagdagan ang iyong pagiging produktibo. Mag-isip ng ilang mga gawain na tumatagal ng mas maraming oras kaysa kinakailangan, at magtakda ng isang limitasyon sa oras para sa kanila sa ibang araw.
- Maglaan ng dagdag na oras para sa iba pang mga aktibidad. Ang ilang mga gawain, tulad ng matututunan mo mula sa karanasan, kadalasang mas matagal kaysa sa dapat, ngunit hindi iyon isang masamang bagay. Para sa ganitong uri ng aktibidad, at lalo na ang mga mahahalagang kaganapan at pagpupulong, maglaan ng dagdag na oras bago at pagkatapos.
Hakbang 3. Gumamit ng timer, stopwatch, o alarm clock app
Ang mga bagay na ito ay maaaring maging epektibo kapag ginamit nang maayos. Ang ilang mga tao ay pumili upang itakda ang kanilang alarma 10, 15, o 30 minuto bago ang kinakailangang oras upang bigyan sila ng sapat na babala bago simulan ang isang aktibidad. Maaari ka ring magtakda ng isang tool ng paalala (paalala).
Hakbang 4. Huwag mag-antala
Tanungin ang iyong sarili kung dapat mo bang ipagpaliban ang isang aktibidad o kung nais mo lamang maging tamad. Kung nais mong matamlay, huwag mag-antala - gawin mo! Gayunpaman, kung ang pag-antala ng isang aktibidad ay hindi maiiwasan, tiyaking kumuha ka ng mga tala at muling itakda ang aktibidad sa isang kongkretong plano. O, maaari kang mag-isip ng isang hindi plano na impromptu. Halimbawa, kung kailangan mong kanselahin ang isang personal na pagpupulong, maaaring gusto mong tumawag sa isang kumperensya o kumperensya sa web sa halip.
Paraan 4 ng 4: Pagpapanatili ng Kalusugan sa Physical at Mental
Hakbang 1. Magpahinga
Ang pagpahinga ng iyong isip ay mahalaga sa pagpapanatili ng iyong pagiging produktibo at kalusugan sa pag-iisip. Karaniwan kaming abala sa pagtatrabaho upang walang oras upang makapagpahinga. Ang pagpahinga ay nagbibigay sa atin ng isang kinakailangang pahinga upang madagdagan ang aming pagiging produktibo. Gayunpaman, ang mga pahinga ay nagbibigay din ng isang pagkakataon na huminto at magtanong kung mahusay ba nating ginagamit ang ating oras.
Hakbang 2. Mas mahusay na matulog
Nang walang magandang pagtulog, mahihilo ka, pagod, o matamlay sa susunod na araw. Maaari itong makagambala sa iyong iskedyul at kahusayan sa trabaho. Gawin itong isang layunin upang makakuha ng 7 hanggang 8 oras ng hindi nagagambala na pagtulog tuwing gabi.
Hakbang 3. Huwag ihambing ang iyong sarili sa iyong mga katrabaho
Karamihan sa gawain ng iyong mga katrabaho ay naiiba sa trabahong kailangan mong gawin, at ang bawat isa ay may kanya-kanyang pamamaraan sa pagsasaayos ng kanilang gawain. Ang isang pamamaraan na may katuturan at mahusay para sa iyong mga katrabaho ay maaaring hindi gumana para sa iyo, at sa kabaligtaran.
Hakbang 4. Tanggapin na ang pagiging maayos ay isang patuloy na proseso
Huwag asahan na maging perpekto. Ang order ay isang mahabang proseso na nangangailangan ng patuloy na pansin. Hindi ka ma-optimize nang maayos araw-araw, ngunit ang pagsubok na maging isang regular na tao ay maaaring mapataas ang iyong kahusayan.
