Ang pagsulat ng isang email ay talagang simple, ngunit mayroong isang pangkalahatang format na dapat mong bigyang pansin. Gayundin, alamin ang pagkakaiba sa pagitan ng opisyal at impormal na mga email. Narito ang mga bagay na dapat mong malaman.
Hakbang
Paraan 1 ng 5: Pangunahing Mga Hakbang sa Pagpapadala ng Email
Hakbang 1. Lumikha ng isang email address
Kung wala ka pang isang email address, kakailanganin mong magparehistro sa isang email service provider bago magpatuloy. Sa kasamaang palad, maraming mga libreng serbisyo sa email na batay sa web ang nagbibigay-daan sa iyo upang makakuha ng isang email address nang hindi gumagasta ng anumang pera. Ang ilan sa mga pinakatanyag na serbisyo sa email sa web ay may kasamang:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
Hakbang 2. I-click ang "Bumuo" o "Bago
"Bago bumuo ng isang email, kakailanganin mong magbukas ng bago, walang laman na mailbox upang makabuo. Ang paraan upang buksan ang mailbox ay nag-iiba depende sa serbisyong iyong ginagamit, ngunit karaniwang may isang pindutan na malapit sa tuktok ng pahina na may isang label tulad ng "Bumuo," "Bago," o "Bagong Mensahe."
Kung hindi mo alam kung paano lumikha ng isang bagong mensahe, suriin ang pahina ng suporta ng iyong serbisyo sa email upang malaman kung paano ito gawin nang detalyado
Hakbang 3. Isulat ang email address ng tatanggap
Hindi mo kailangang isulat ang iyong email address, ngunit dapat mong isulat ang email address ng taong makakatanggap ng iyong email.
- Kadalasan, maaari mo lamang gamitin ang isang puwang upang paghiwalayin ang maraming mga email address, ngunit ang ilang mga serbisyo ay nangangailangan ng paghiwalayin mo ang maraming mga email address sa isang kuwit o iba pang bantas. Kung ang serbisyo na iyong ginagamit ay nangangailangan ng paggamit ng mga bantas na marka na ito, dapat na magbigay ng gabay ang tagapagbigay ng serbisyo.
- Ipasok ang pangunahing email address ng pangunahing tatanggap sa patlang na "To:". Ang pangunahing tatanggap ay karaniwang tao kung kanino nilalayon ang mensahe, o tinukoy sa katawan ng email.
- Mag-type ng isa pang email address sa patlang na "CC:". Ang haligi na ito ay ang "kopya" na haligi. Karaniwang ipinasok ang mga tatanggap sa patlang ng kopya kung ang email ay hindi partikular na nakatuon sa tatanggap ng kopya, ngunit may mga bagay na dapat niyang malaman.
- Gamitin ang patlang na "BCC:" upang itago ang mga email address. Kung hindi mo nais na makita ng mga tatanggap kung kanino ang isang email ay naka-address, i-type ang address ng tatanggap sa patlang na "blind copy".
Hakbang 4. Sumulat ng isang pamagat na nagbibigay kaalaman
Pinapayagan ka ng bawat serbisyo sa email na isulat ang pamagat / paksa ng iyong email sa kahon na "Paksa".
-
Ang pamagat ng iyong email ay dapat na maikli, ngunit bigyan ang tatanggap ng isang ideya ng nilalaman ng email.
- Halimbawa, ang isang impormal na email sa isang kaibigan ay maaaring may pamagat na "Kumusta ka?", Ngunit kung nag-email ka sa isang takdang-aralin, ang email ay maaaring may pamagat na "Takdang Aralin sa Math."
- Ang mga katanungan sa mga lektor o nakatataas ay maaari ding pamagat na "Mga katanungan tungkol sa …", pagkatapos ay sundan ng isang maikling label na naglalaman ng isang paliwanag sa paksang hinihiling mo.
- Tandaan na lilitaw ang mga walang mensahe na mensahe sa mga inbox ng mga tatanggap na may label na "(walang paksa)."
Hakbang 5. Isulat ang katawan ng iyong email
Ang katawan ng email ay dapat na nakasulat sa malaking kahon ng teksto sa ibaba ng patlang ng pamagat.
- Ang isang email ay karaniwang dapat maglaman ng pagbati, mensahe, at pagsasara.
- Dahil ang email ay inilaan para sa mabilis na komunikasyon, dapat mong tiyakin sa pangkalahatan na ang iyong email ay hindi masyadong mahaba.
Hakbang 6. Pindutin ang pindutang "Ipadala"
Matapos mong matapos ang pagbuo ng email, muling basahin ang email upang matiyak na hindi ka nakagawa ng anumang mga pagkakamali sa gramatika o pagbaybay, at ang mensahe ay naglalabas ng paksang nais mong sakupin. Kapag handa nang ipadala ang iyong email, i-click ang "Ipadala" sa kahon ng mensahe upang maipadala ang email sa tatanggap.
Paraan 2 ng 5: Pagsulat ng isang Hindi Opisyal na Email
Hakbang 1. Alamin kung kailan magpadala ng mga impormal na email
Ang mga hindi opisyal na email ay dapat na ipadala sa mga taong pinapahalagahan mo, kabilang ang mga kaibigan, pamilya, at kasosyo. Kung ang iyong email ay hindi opisyal at ipinapadala mo ito sa isang taong kakilala mo, maaari kang magpadala ng isang impormal na email.
Ang tanging magandang panahon upang magpadala ng isang pormal na email sa mga kaibigan o pamilya ay kapag nagpapadala ka ng isang mensahe sa pangkat na may pormal na tono, tulad ng isang kahilingan para sa mga donasyon o isang ad. Dahil ipapadala din ang email sa mga taong hindi gaanong malapit sa iyo, kakailanganin mong ayusin ang tono upang masiyahan ang mga taong iyon
Hakbang 2. Sumulat ng isang impormal na pamagat
Hindi mo kailangang magsulat ng isang pamagat, ngunit dapat mong bigyan ang iyong email ng isang pamagat. Sumulat ng pamagat na maikli, maikli, at magiliw.
- Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang email sa isang matandang kaibigan, maaari kang gumamit ng isang pamagat na tumatawa sa iyo, o isang simpleng pamagat tulad ng "Long time no see!".
- Kung nagsusulat ka ng isang email na may isang tukoy na layunin, isulat ang iyong layunin. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang email tungkol sa isang pagsasama-sama, pamagatin ang iyong email na may pamagat na binabanggit ang kaganapan.
Hakbang 3. Pag-isipang banggitin ang pangalan ng tatanggap sa email
Para sa mga impormal na email, hindi ito mahigpit na kinakailangan, ngunit maaari pa rin itong maging isang magalang na paraan upang magsimula ng isang mensahe.
-
Ang iyong pagbati ay maaaring maging kasing simple ng pangalan ng tatanggap:
Bob,
-
Maaari mo ring isama ang isang magiliw na pagbati:
- "Hi, Bob!"
- "Mr Bob,"
- "Umaga, Bob!"
Hakbang 4. Malinaw na isulat ang email, ngunit gumamit ng impormal na istilo ng wika
Ang nilalaman ng iyong email ay dapat na madaling maunawaan, ngunit sa isang impormal na tono ng pag-uusap.
- Basahin ang email at tanungin ang iyong sarili, ang email ba na ito ay katulad ng sasabihin ko kung nagsalita ako nang personal? Kung oo ang sagot, nahanap mo ang tamang tono para sa mga impormal na email.
- Gumamit ng mga pagpapaikli. Ang mga pagpapaikli ay hindi bahagi ng pormal na pagsulat. ngunit karaniwang ginagamit sa pang-araw-araw na pag-uusap. Samakatuwid, ang pagpapaikli ay angkop para sa impormal na mga email.
- Gumamit ng slang kung ninanais. Maaari mong gamitin ang slang sa Internet, tulad ng: "thx" para sa "salamat." "Titi DJ" para sa "mag-ingat sa daan", "s7" para sa "sumang-ayon", atbp.
- Gumamit din ng mga emoticon kung kinakailangan:).
Hakbang 5. Isaalang-alang ang pagsusulat ng iyong pangalan sa dulo ng email
Tulad ng pagbati, pagsasara o pirma ay hindi talaga kinakailangan para sa impormal na mga email, maaari silang maging isang mahusay na paraan upang isara ang isang mensahe.
-
Ang iyong pagsasara ng email ay maaaring isang pangalan lamang:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Maaari ka ring makakuha ng isang maliit na pagkamalikhain sa mga pagsasara ng email:
- "Matagal na yan! Jen."
- "Ang email na ito ay awtomatikong tatanggalin. 3… 2… 1…"
Paraan 3 ng 5: Pagsulat ng isang Opisyal na Email
Hakbang 1. Alamin kung kailan oras upang magpadala ng isang opisyal na email
Dapat kang gumamit ng isang pormal na email kapag sumulat ka ng mga mensahe sa mga taong hindi mo gaanong kilala, tulad ng mga boss, katrabaho, kliyente at customer, instruktor, at mga pinuno ng pamayanan / pampulitika.
-
Tandaan na maaari mong maramdaman na ang isang pormal na email ay hindi kinakailangan kapag nagsulat ka ng mga email sa mga taong nasa itaas, sa sandaling mayroon kang isang relasyon sa taong iyon. Kapag ang isang pormal na email ay nararamdaman na masyadong matigas, magsulat ng isang "semi-pormal" na email.
- Sa mga semi-pormal na email, ang iyong istilo ay maaaring maging medyo lundo, ngunit hindi ka pa rin pinapayagan na gumamit ng slang sa internet.
- Dapat mo pa ring isama ang isang lagda sa mga semi-pormal na email, ngunit hindi mo kailangang ibigay ang lahat ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay sa ilalim ng iyong pangalan.
Hakbang 2. Sumulat ng isang pamagat na nagbibigay kaalaman
Ang iyong pamagat ng email ay dapat na maikli ngunit tumpak. Dumiretso sa isyung inilalabas mo.
-
Halimbawa:
- Kapag nag-email ka sa iyong propesor tungkol sa isang takdang-aralin sa sanaysay, isulat ang "Mga tanong sa sanaysay."
- Kapag nag-aplay ka para sa isang trabaho na alam mo mula sa ad, isulat ang "Application Para sa Posisyon ng Pamamahala (Mula sa Ad)".
- Kung nagsusulat ka ng isang email na humihiling sa serbisyo sa customer para sa tulong o pag-uulat ng isang teknikal na problema, isulat ang "Problema sa Bahagi # 000000".
Hakbang 3. Sumulat ng isang pormal na pagbati
Dapat isama sa pormal na pagbati ang "Mahal / Mahal," na sinusundan ng pangalan ng tatanggap. Gamitin ang apelyido ng tatanggap at naaangkop na pamagat, pagkatapos tapusin ang pagbati sa isang panahon.
-
Halimbawa:
- "Mahal na G. Smith"
- "Mahal na Ginang Jones"
- "Mahal na Dr Evans"
Hakbang 4. Tiyaking ang nilalaman ng email ay nasa target at tumpak
Tiyaking hindi hihigit sa ilang talata ang haba, at ang nilalaman ay talagang nilalayon upang masakop ang paksa ng email. Gumamit ng pormal na wika, at tiyaking tama ang iyong spelling at grammar.
- Iwasang gumamit ng mga pagdadaglat.
- Huwag gumamit ng slang sa internet o mga emoticon.
Hakbang 5. Gumamit ng angkop na pagbati sa pagsasara
Ang pinakakaraniwang pagsasara sa pagbati ay ang "Pagbati," ngunit maraming iba pang mga pangwakas na pagbati na maaari mo ring magamit. Gumamit ng isang magalang na pagbati sa pagsasara at magtapos sa isang kuwit.
-
Ang iba pang mga pangwakas na pagbati ay maaari mong gamitin kasama ang:
- Pagbati,
- Salamat,
- Mabuting pagbati,
Hakbang 6. Magbigay ng impormasyon sa pakikipag-ugnay sa iyong lagda kung kinakailangan
Isama ang iyong buong pangalan sa ilalim ng pagbati sa pagsasara ng email. Sa ilalim ng iyong pangalan, baka gusto mong isama ang iyong pamagat at impormasyon sa pakikipag-ugnay na maaaring kailanganin.
- Ang iyong posisyon, kung mayroon man, ay dapat isama ang posisyon at pangalan ng kumpanya / institusyon kung saan ka nagtatrabaho.
- Magsama ng kahit isang numero ng telepono, numero ng fax, at email address. Maaari mo ring isama ang isang mailing address at website.
Paraan 4 ng 5: Mga uri ng Hindi Opisyal na Email
Hakbang 1. Sumulat ng isang email sa isang kaibigan na lumipat ng bahay
Kung ang iyong mga kaibigan, pamilya, o kasosyo ay lumipat kamakailan ng bahay, magsulat ng isang email upang magtanong tungkol sa kanilang kalagayan. Itanong kung kumusta ang kanilang proseso ng paglipat, kumusta ang kanilang bagong kapaligiran, at iba pa.
Hakbang 2. Mag-email sa isang kaibigan na hindi kailanman binigyan ka ng isang email address
Kung nakakuha ka ng email address ng isang kaibigan mula sa iba, napakahalagang isulat ang email at tiyaking tama ang email ng iyong kaibigan. Huwag kalimutan na ipaliwanag din kung sino ka.
Hakbang 3. Alamin na magsulat ng mga email sa mga kalalakihan
Kung ikaw ay isang babae at ito ang iyong unang pagkakataon sa pagsulat ng isang email sa isang lalaki, maaari kang makaramdam ng pagkabalisa, lalo na kung ang lalaki ay isang lalaki na maaaring gusto mo. Subukang sumulat ng isang email na mukhang lundo ngunit matalino pa rin at kalmado.
Kahit na mukhang mapanganib ito, maaari kang magsulat ng isang email upang maipahayag ang iyong pag-ibig
Hakbang 4. Alamin na sumulat ng mga email sa mga kababaihan
Kung ikaw ay isang lalaki na nag-email sa isang babae sa kauna-unahang pagkakataon, maaari mong makita na napakahirap ng proseso. Kalmahin ang iyong sarili at sumulat ng isang mensahe na mukhang kaswal ngunit maayos.
Hakbang 5. Sumulat ng isang email ng paghingi
Kung nais mong lumitaw na nakakatawa sa tatanggap ng email, gamitin ang parehong wika sa nakakaakit na wikang ginagamit mo sa harap ng tatanggap. Maaari mo ring gamitin ang mga emoticon o expression tulad ng "yakap at halik."
Maaari ka ring magsulat ng mga pang-akit na email sa mga taong kakilala mo sa mga dating site. Kung sinusulat mo ang email na ito, kailangan mong tumingin kaakit-akit pati na rin kaalaman, upang malaman niya kung sino ka
Hakbang 6. Sumulat ng isang email sa pag-ibig
Sa panahong digital na ito, ang mga email sa pag-ibig ay kasinghalaga rin ng mga titik ng pag-ibig. Kung ang iyong kasosyo ay naroon at nais mong ipahayag ang iyong pag-ibig, ang pinakamabilis na paraan upang gawin ito ay sa pamamagitan ng email.
Paraan 5 ng 5: Mga uri ng Pormal na Mga Email
Hakbang 1. Ipadala ang iyong aplikasyon sa trabaho sa pamamagitan ng email
Kapag nag-email ka sa iyong aplikasyon at nagpatuloy, dapat mong ipaliwanag kung ano ang bakanteng inilalapat mo, kung bakit mo gusto ang trabaho, at kung anong mga kwalipikasyon ang mayroon ka na magiging angkop sa iyo para sa trabaho. Dapat mo ring isama ang iyong resume bilang isang kalakip.
- Maaari ka ring magsulat ng isang email upang mag-apply para sa isang internship. Ipaliwanag kung anong uri ng internship ang gusto mo at kung paano ito makakatulong sa iyo na matugunan ang iyong mga layunin sa karera. Isama din ang mga dahilan kung bakit dapat kang mapili para sa internship.
- Magpadala ng isang follow-up na email kung hindi ka makakatanggap ng isang tugon tungkol sa posisyon na iyong ina-apply.
Hakbang 2. Malaman kung paano mag-email sa mga lektor
Ang mga propesor sa pag-email ay maaaring maging nakakatakot, ngunit ito ay mahirap din tulad ng pagpapadala ng anumang iba pang pormal na email. Ang iyong propesor ay maaaring isang abalang tao, kaya't gawing malinaw ang mga katanungan hangga't maaari.
Kung kilala ka ng lektor, maaari mo rin siyang i-email ng isang kahilingan para sa isang liham ng rekomendasyon
Hakbang 3. Magpadala ng isang email na "query"
Ang email na ito ay isang pagtatanong sa email sa editor para sa pagtanggap ng isang gawain para sa publication. Dapat mong ipaliwanag ang iyong trabaho upang maunawaan ng iyong editor ang gawa.
Hakbang 4. Gumamit ng email upang makipag-ugnay sa mga tauhan
Kung sa tingin mo ay may mali sa HR ng iyong kumpanya, ang pinakamabilis na paraan upang malutas ito ay ang pag-email sa naaangkop na tao sa mga tauhan. Tiyaking inilalarawan ng iyong email nang maayos ang problema.
Babala
Huwag magbigay ng mga password, username, o personal na impormasyon tulad ng mga numero ng credit card at TIN sa mga email.
