Ang mga kumperensya ay ang tamang lugar para sa mga taong may parehong interes upang matugunan ang bawat isa at makipagpalitan ng pinakabagong mga ideya sa kani-kanilang larangan. Ang mga kumperensya ay karaniwang gaganapin ng mga institusyong pang-edukasyon, kumpanya, tiered na pangkat ng marketing, mga pamayanan ng relihiyon, at iba pa. Kung nais mong magsagawa ng isang pagpupulong, magsimula sa pamamagitan ng paghahanda ng isang masusing plano sa trabaho kasama ang isang serye ng mga aktibidad na kailangang isagawa, halimbawa ng pagtukoy sa lokasyon ng kumperensya, paggawa ng isang listahan ng mga kalahok, pag-iipon ng mga materyales, paghahanda ng kagamitan para sa mga pagtatanghal, pagbibigay ng pagkain, at iba`t ibang mga pangangailangan na dapat isipin at planuhin nang mabuti hangga't maaari. Kung nagkakaroon ka ng problema habang isinasagawa ang iyong mga plano, huminahon at magkaroon ng kumpiyansa na kayang bayaran ang kumperensya. Ang isang mahalagang aspeto na tumutukoy sa tagumpay ng pagdaraos ng isang pagpupulong ay ang pagpapatupad ng mga aktibidad nang paisa-isa habang gumagawa ng isang listahan ng mga gawain na nakumpleto at ang mga kailangan pang gawin.
Hakbang
Bahagi 1 ng 4: Pagpaplano ng Kumperensya: Maagang Yugto
Hakbang 1. Magsagawa ng mga paghahanda nang maaga
Ang pagpaplano para sa kumperensya ay dapat magsimula ng hindi bababa sa walong buwan nang maaga, kahit na mas maaga kung ang pagpupulong ay malaki o malaki sa laki.
- Isaisip na maraming mga bulwagan sa pagpupulong at mga establisimiyento sa pag-catering ay dapat na nai-book nang maraming buwan nang maaga. Bilang karagdagan, ang mga kalahok na naninirahan sa labas ng lungsod ay kailangang mag-ayos ng mga iskedyul ng paglalakbay upang makadalo sila sa kumperensya.
- Bilang karagdagan, ang mga sponsor at malalaking korporasyon ay maaari ding planuhin ang kanilang taunang badyet nang maraming buwan nang mas maaga. Kaya, ang suporta sa pananalapi at hindi pampinansyal mula sa kanila para sa iyong kaganapan ay dapat na napag-ayunan nang maaga.
Hakbang 2. Bumuo ng isang komite
Maraming mahahalagang isyu ang dapat magpasya kapag naghahanda para sa isang kumperensya. Sa pamamagitan ng pagbuo ng isang komite, makakakuha ka ng input mula sa maraming tao bago magpasya. Tutulungan ka rin nilang isipin ang mga detalye.
- Pag-arkila ng mga coordinator, ibig sabihin, pangunahing tauhan na gagawa ng mahahalagang desisyon at maglalaan ng maraming oras sa koordinasyon. Kung mayroon kang sapat na pondo, kumuha ng isang coordinator upang matulungan ka niyang magplano at magbahagi ng mga gawain.
- Alamin kung mayroong mga kumperensya sa parehong paksa. Kung gayon, anyayahan ang tagapag-ugnay na nagdaos ng kumperensya na sumali sa komite. Kung hindi siya makalahok, tanungin kung maaari kang humiling ng materyal na natakpan na upang gawing mas madali ang paghahanda sa kumperensya.
Hakbang 3. Magtakda ng mga layunin at lumikha ng isang agenda sa trabaho
Isulat kung ano ang iyong hinahawak sa kumperensya para diyan ang magiging batayan para sa bawat desisyon. Ang pag-alam kung ano ang nais mong ibigay at kanino bago maghanda para sa kumperensya ay gagawing mas madali para sa iyo na isagawa ang iyong mga plano.
Kung hindi ka pa gaganapin isang kumperensya, magsimula sa pamamagitan ng pagpaplano ng isang maliit, maikling komperensiya. Isaalang-alang ang pagdaraos ng isang 1-2 araw na komperensiya na may kapasidad na 250-300 na mga kalahok
Hakbang 4. Tukuyin ang lokasyon at petsa ng kumperensya
Bagaman maaaring matukoy ang mga bagong petsa at lokasyon pagkatapos mong gumawa ng isang detalyadong plano, kakailanganin mong tantyahin kung gaano karaming oras ang magagamit mo para sa paghahanda.
- Bago magtakda ng isang petsa, maghanap ng impormasyon nang maaga sa kung anong buwan at araw na karaniwang gaganapin ang kumperensya upang ang pagpapatupad ay hindi makagambala. Halimbawa, sa Europa, ang mga kumperensya ay karaniwang gaganapin sa pagitan ng Marso at Hunyo o Setyembre at Nobyembre sa Lunes-Martes o Huwebes-Biyernes dahil ang mga kalahok ay hindi gaanong interesado na dumalo sa mga kumperensya sa ibang mga oras. Alamin ang eksaktong iskedyul sa iyong lokasyon bago magpasya sa isang petsa ng pagpupulong.
- Ang tagal ng kumperensya ay nakasalalay sa tinatayang bilang ng mga kalahok at lahat ng mga kinakailangang kinakailangan na dapat ibigay sa panahon ng kumperensya. Para sa 250-300 katao, mag-iskedyul ng isang pagpupulong na magtatagal ng 2 buong araw.
- Isaalang-alang ang posibilidad ng pagsasagawa ng isang pagpupulong sa loob ng lungsod, ngunit tiyakin na may access sa pinakamalapit na paliparan, tirahan at sapat na mga pasilidad. Inirerekumenda namin na magsagawa ka ng isang pagpupulong sa isang malaking lungsod o patutunguhan ng turista upang maakit ang maraming tao na nais na sumali sa kumperensya.
Hakbang 5. Tukuyin ang pamagat ng kumperensya
Matapos matukoy ang pamagat, maaari kang mag-publish at gumawa ng mga plano sapagkat mayroon nang katiyakan tungkol sa materyal bilang batayan sa pagpapakalat ng impormasyon sa pamamagitan ng social media.
Pumili ng isang pamagat na nagpapahiwatig ng layunin at / o background ng mga kalahok sa kumperensya. Maghanap ng inspirasyon gamit ang mga pamagat ng kumperensya na gaganapin, ngunit tiyaking magpapasya ka sa iyong sarili
Bahagi 2 ng 4: Paghahanda para sa Kumperensya
Hakbang 1. Gumawa ng badyet sa pananalapi
Walang aktibidad na maaaring maisagawa nang hindi kinakalkula ang halaga ng mga pondo na dapat na gugulin nang detalyado, halimbawa upang magrenta ng isang gusali, maghanda ng mga materyales, at magbayad ng mga bayarin sa speaker. Ang lahat ng mga gastos ay dapat sumangguni sa badyet sa pananalapi. Kung nagtatalaga ka ng mga responsibilidad, tiyaking mananatili ang iyong katulong sa limitasyong itinakda mo.
Ang halaga ng badyet ay naiimpluwensyahan ng pagkakaroon o kawalan ng mga sponsor. Maaari mong hilingin sa sponsor na magbigay ng mga pondo upang matustusan ang kumperensya. Gayunpaman, may karapatan din ang sponsor na tukuyin ang ilang mga bagay sa kumperensya. Halimbawa: pagtukoy kung sino ang maghatid ng isang pagtatanghal o magmumungkahi ng isang tagapagsalita bilang isa sa mga panelista, halimbawa: isang matagumpay na negosyante sa isang sponsor na kumpanya at nagpapakilala ng isang tatak sa pamamagitan ng paglalagay ng isang logo sa lahat ng mga materyal sa kumperensya. Ang bentahe, ang sponsor ay magbibigay ng mga pondo nang maaga upang magamit mo agad ito upang mapagtanto ang plano
Hakbang 2. Tukuyin ang presyo at pamamaraan ng pagbebenta ng mga tiket
Ang ilang mga kumperensya ay libre, ang ilan ay napakamahal. Bago matukoy ang mga presyo ng tiket at kung paano ibenta ang mga ito, isaalang-alang ang mga sumusunod na aspeto:
- Ano ang mga kasangkot na gastos sa paghahanda para sa kumperensya? Kung nais mong magsagawa ng isang maliit na kumperensya na hindi nagkakahalaga ng maraming pera, inirerekumenda namin na huwag kang singilin ang mga kalahok. Bilang kahalili, kinakailangang magbayad ang mga kalahok ng mga tiket upang masakop ang mga gastos sa paghahanda ng kumperensya.
- Tukuyin ang bayad sa pagpaparehistro kung nais mong magsagawa ng isang pagpupulong sa loob ng maraming araw o magbigay ng pagkain. Ang mga bayarin sa pagpaparehistro sa kumperensya sa mga pangunahing lungsod sa Indonesia ay mula sa daang libo hanggang milyun-milyong rupiah.
- Maraming mga kumperensya ang naniningil ng mga tiered fees ayon sa posisyon o katayuan ng kalahok. Halimbawa: ang mga kumperensyang pang-akademiko ay karaniwang sisingilin sa mga mag-aaral na mas mababa sa mga guro. Ang mga empleyado ng mga sponsor ay sisingilin din ng mas mababa kaysa sa mga regular na kalahok.
Hakbang 3. Magpasya sa lokasyon ng kumperensya
Kapag pumipili ng isang lokasyon, isaalang-alang ang bilang ng mga kalahok, ang kadalian sa pagkuha sa lokasyon, ang pagkakaroon ng puwang ng paradahan, ang distansya papunta at mula sa pampublikong transportasyon, paliparan, at mga hotel. Bilang karagdagan sa paghahanap ng angkop na lugar para sa kumperensya, tiyaking madaling maabot ito ng lahat ng mga kalahok.
Maghanap ng impormasyon sa mga gusali o hotel na nagbibigay ng mga silid ng pagpupulong sa loob ng lungsod. Para sa maliliit na kumperensya, magrenta ng silid sa isang simbahan o ibang meetinghouse
Hakbang 4. Samantalahin ang tulong ng mga tauhang nagtatrabaho bilang kawani ng pamamahala ng meetinghouse
Kung ang mga mapagkukunan ay magagamit sa gusaling pinili mo para sa kumperensya, sulitin ang mga ito. Pamilyar ang tauhan sa kanilang pang-araw-araw na tungkulin at handa na sagutin ang mga katanungan, malutas ang mga problema o magbigay ng payo kung kinakailangan.
Maaari mong gamitin ang mga serbisyo ng mga tauhan na namamahala sa pamamahala ng mga aktibidad sa meeting hall, halimbawa upang hawakan ang detalyadong mga kaayusan sa kumperensya. Bagaman mayroong bayad, hindi mo kailangang gawin ang lahat ng mga aktibidad na ito sa iyong sarili dahil tatagal ng maraming oras sa loob ng maraming linggo
Hakbang 5. Tukuyin ang menu ng pagkonsumo
Tandaan na ang mga kalahok ay dapat maghanap ng pagkain sa panahon ng kumperensya at malamang na maraming mga kalahok ang hindi alam kung anong pagkain ang magagamit sa paligid ng lugar ng kumperensya. Isaalang-alang kung kailangan mong gumamit ng isang serbisyo sa pag-cater upang magbigay ng agahan, tanghalian, at meryenda o alamin kung ang tagapamahala ng conference hall ay maaaring maghanda ng pagkain para sa lahat ng mga dadalo.
Kapag pumipili ng isang menu, tandaan na maraming tao ang hindi dapat kumain ng ilang mga pagkain dahil sa mga alerdyi o kagustuhan. Ang mga may karanasan sa mga negosyante sa serbisyo sa pag-cater ay maaaring magbigay ng maraming mga pagpipilian, halimbawa: vegetarian menu, walang mga mani, walang gluten, halal na pagkain, o iba pang mga pagpipilian sa menu
Hakbang 6. Maglaan ng oras upang mag-check ng isang site
Matapos mong mapangalagaan ang lahat ng mga bagay na kailangang maging handa, maglaan ng oras upang bisitahin ang lugar ng kumperensya isang araw nang maaga. Huwag maghintay hanggang ang iyong bagong D-day ay dumating sa mga kalahok na sasali sa kumperensya.
Isang araw nang maaga, pumunta sa venue ng kumperensya at magsagawa ng pagpupulong kasama ang lahat ng tauhang kasangkot upang matiyak na ang lahat ay handa nang mabuti hanggang sa pinakamaliit na mga detalye
Bahagi 3 ng 4: Paggawa ng Iskedyul ng Kumperensya
Hakbang 1. Iskedyul ang kumperensya
Matapos makuha ang isang malaking larawan ng mga paksang tatalakayin at matukoy ang pamagat ng kumperensya, maghanda ng iskedyul na nagsisimula mula sa pagbubukas ng kumperensya hanggang sa pagsara. Ang mga kumperensya ay maaaring gaganapin sa iba't ibang paraan alinsunod sa larangan ng negosyo na tinalakay. Upang gawing mas madali ang pag-iskedyul, ang mga kumperensya ay karaniwang gaganapin sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:
- Simulan ang kumperensya sa isang pagpapakilala o pambungad na pananalita na karaniwang inihatid ng isang kilalang tao sa isang partikular na larangan ng negosyo at naging isang kilalang tagapagsalita. Maaari mong gaganapin ang kaganapan sa gabi at pagkatapos ay tapusin sa hapunan o bilang unang sesyon sa umaga upang simulan ang kumperensya.
- Hatiin ang natitirang iskedyul sa mas maiikling session. Kung ang pagpupulong ay gaganapin sa kahilingan ng mga kalahok alinsunod sa kanilang mga panukala, ayusin ang materyal sa mga pangangailangan ng mga kalahok. Gayunpaman, maaari mo ring isama ang mga iskedyul ng pagawaan, mga clip ng pelikula, o iba pang materyal sa iskedyul ng kumperensya. Nakasalalay sa bilang ng mga kalahok na naroroon, alamin kung ang bawat sesyon ay maaaring dinaluhan ng lahat ng mga kalahok (tinatawag na "plenum") o mga kalahok ay kailangang nahahati sa maraming mga grupo at ang bawat pangkat ay dadalo sa iba't ibang mga session nang kahanay ayon sa kanilang pinili (tinatawag na "mga pangkat ").
- Isara ang kumperensya sa pamamagitan ng pag-anyaya sa mga nagsasalita na magpakita ng materyal na mag-uudyok o hamunin ang mga kalahok.
Hakbang 2. Magpasya kung paano isasagawa ang sesyon
Maaari kang pumili kung paano isasagawa ang sesyon alinsunod sa mga pangangailangan ng kumpanya, halimbawa sa pamamagitan ng pagtuturo, pagtalakay sa mga kaso, pagdaraos ng mga seminar, paglalahad ng pinakabagong mga resulta sa patakaran o pagsasaliksik, pagtatanong, o pagpapakita ng paggamit ng mga slide.
- Ang pagpili ng kung paano maihatid ang materyal ay makakaapekto sa diskarte sa publication. Kaya, maghanda kaagad ng posibleng materyal na napaka kapaki-pakinabang para sa mga kalahok.
- Ang tagal ng bawat session ay maaaring magsimula mula 45 minuto hanggang 3 oras depende sa bilang ng mga presentasyon at nilalamang naihatid.
Hakbang 3. Isaalang-alang kung nais mong isama ang iba pang mga aktibidad
Mag-isip ng mga kapaki-pakinabang na aktibidad na maaaring isama sa iskedyul at gampanan ang isang mahalagang papel sa pagsuporta sa tagumpay ng kumperensya, halimbawa:
- Mag-iskedyul ng mga aktibidad para sa pakinabang ng samahan ng samahan ng kumperensya, tulad ng isang pulong sa negosyo o pagtatanghal ng parangal.
- Magbigay ng pagkain kung ang mga kalahok ay sisingilin ng bayad sa pagpaparehistro. Kung walang singil, hilingin sa mga kalahok na magdala ng tanghalian (bilang huling pagpipilian). Karaniwang inaasahan ng mga kalahok na kumain ng hindi bababa sa isang pagkain. Kung ang lokasyon ng kumperensya ay nasa lungsod, magbigay ng pahinga upang ang mga kalahok ay maaaring maglunch sa isang kalapit na restawran.
- Tanungin kung nais ng mga kalahok na mag-iskedyul ng isang kaganapan sa aliwan, halimbawa: kumuha ng paglilibot sa lungsod, manuod ng palabas sa komedya sa gabi, manuod ng pelikula, o mahuli ang isang palabas sa teatro. Ang kaganapan ay maaaring maging mas naaangkop para sa isang pagpupulong na gaganapin sa isang malaking lungsod o para sa isang kumpanya, ngunit hindi palaging.
Bahagi 4 ng 4: Pag-publish
Hakbang 1. Tukuyin ang mga kalahok na dadalo
Ang mga kumperensya ay magkakaiba, halimbawa ng mga kumperensya na pang-akademiko, relihiyoso, at negosyo na may iba't ibang mga kalahok. Bago magplano, tiyakin na sapat na mga kalahok ang interesado na dumalo sa kumperensya.
Hindi mo kailangang gumawa ng maraming publisidad kung nais mong magsagawa ng mga kumperensya para sa maliliit na grupo, tulad ng mga empleyado ng kumpanya o mga pamayanan ng simbahan. Maaari mong ipaalam ang mga plano sa kumperensya sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang email, pag-anunsyo sa newsletter ng kumpanya, at / o pag-aabiso sa isang pulong na pang-administratibo
Hakbang 2. Hilingin ang mga pinuno ng kumpanya na lumahok
Upang kumbinsihin ang mga tao sa iyong kumpanya, kailangan mong magkaroon ng isang kaakit-akit na pamagat o mag-imbita ng isang mahusay na tagapagsalita.
Matapos makatanggap ng kumpirmasyon mula sa mga kilalang tagapagsalita, isama ang impormasyon sa mga materyal sa kumperensya at ipaalam sa mga potensyal na kalahok
Hakbang 3. Lumikha ng isang website
Ngayon, ang digital media ay isang napakahalagang tool para sa tagumpay sa kumperensya. Lumikha ng isang pangalan ng website na may mga link na madaling makita kung naghahanap ka para sa keyword ng pamagat ng kumperensya o iba pang mga salitang nauugnay sa kumperensya. Sumulat ng detalyadong impormasyon tungkol sa kumperensya sa website at isama ang isang link sa lahat ng naka-print at mga materyales sa advertising na nauugnay sa kumperensya.
- Isama ang petsa, oras, at address ng lokasyon ng kumperensya sa website, kasama ang mga pangalan ng mga bantog na nagsasalita. Ipaalam din sa transportasyon, panunuluyan, mga kagiliw-giliw na lokasyon, at mga iskedyul ng kumperensya kung mayroon man.
- Magsama ng isang link sa website kung ang mga kalahok ay maaaring magparehistro.
Hakbang 4. Maglagay ng ad
Magsimulang mag-advertise nang maaga (isang taon nang maaga) upang ang mga nagsasalita ay maaaring magsumite ng mga panukala na naglalaman ng materyal na ipapakita sa kumperensya. Piliin ang tamang paraan ng pag-publish ayon sa laki ng kumperensya at background ng mga kalahok. Isaalang-alang kung saan nakuha ng mga potensyal na kalahok ang kanilang impormasyon, marahil mula sa:
- Ang social media, halimbawa mula sa Facebook at Twitter account ng sponsor na samahan
- Listahan ng mga contact sa Listservs at mga email address
- Blog, magazine, dyaryo o journal sa negosyo
- Mga poster, flyer o iba pang mga paunawa na ipinadala sa mga nauugnay na pangkat, samahan o kumpanya
Hakbang 5. Humingi ng mga panukala
Kapag naghahanda ng isang draft ad, ipahiwatig na bukas ka sa pagrehistro o naghihintay ng pagsusumite ng mga panukala ng indibidwal o pangkat sa anyo ng mga papel, panukala sa panel, o mga materyales sa pagawaan.
Maaari mong matukoy ang haba ng panukala ayon sa linya ng negosyo. Sa larangan ng edukasyon, ang mga maliliit na kumperensya ay karaniwang nangangailangan ng mga abstract ng ilang daang mga salita, samantalang ang malalaking sukat ng mga kumperensya ay tumatawag para sa kumpletong mga manuskrito
Hakbang 6. Simulang tanggapin ang mga pagrerehistro
Maghanda ng mga pasilidad upang ang mga kalahok ay maaaring magparehistro bago ang kumperensya, kahit na ilang buwan pa bago. Sa ganitong paraan, matantya mo ang bilang ng mga kalahok na dadalo.
- Lumikha ng isang website na nagli-link sa website ng kumperensya para sa pagpaparehistro. Kung wala kang mga kasanayang panteknikal upang lumikha ng isang website, gumamit ng isang mayroon nang serbisyo. Halimbawa, gamitin ang mga bayad na serbisyo ng RegOnline, na isang kumpanya na nangangalaga sa pagpaparehistro sa online para sa iba't ibang mga kaganapan, pinoproseso ang data, at ipinapadala sa iyo sa pamamagitan ng gawing madali para sa mga gumagamit na mai-access ito.
- Ang mga kalahok ay maaari ring magparehistro sa pamamagitan ng telepono o facsimile kung mayroon kang pasilidad upang maproseso ang mga resibo sa pagbabayad gamit ang isang credit card.
- Kung hindi mo tatanggapin ang pagpaparehistro sa internet o telepono, mangyaring lumikha ng isang form ng aplikasyon sa PDF at i-upload ito sa website. Ipaalam sa mga kalahok na maaari nilang mai-print ang form, punan ito, at ipadala ito sa isang tseke o patunay ng paglipat sa email address ng iyong kumpanya.
- Upang maiparehistro nang maaga ang mga kalahok, mag-alok ng mga diskwento para sa mga kalahok na nagbabayad ng hindi bababa sa isang buwan na mas maaga. Ang mga presyo ng tiket ay medyo mas mahal kung magbabayad ang mga kalahok sa venue ng kumperensya.
Mga Tip
- Tanungin ang tagapagsalita kung kailangan niya ng karagdagang kagamitan para sa pagtatanghal, tulad ng entablado, telebisyon, malaking screen, o computer.
- Kapag pumipili ng isang menu ng pagkain, tiyakin kung may mga kalahok na kailangang gumawa ng diyeta ng ilang mga pagkain.
- Kapag inihambing ang mga gastos sa pagrenta, humingi ng mga presyo para sa pagkain, tubig, softdrink, atbp. dahil baka napakamahal.
- Kapag pumipili ng isang silid, isaalang-alang ang layunin ng kumperensya at magpasya kung nais mong gamitin ang awditoryum o mga upuan at mesa para sa pagkuha ng mga tala.
