Ang pagsasaayos ng isang mabisang pagpupulong ay kinakailangan upang suportahan ang maayos na pagpapatakbo ng mga aktibidad ng kumpanya o samahan. Ang mga pagpupulong ay isang pagkakataon upang maiugnay ang trabaho, magbahagi ng impormasyon, mapabuti ang pagtutulungan, at makamit ang mga layunin nang mahusay. Ang mga mabisang pagpupulong ay nangangailangan ng mahusay na paghahanda, pamumuno, at paglalaan ng mga gawain. Sa panahon ng pagpupulong, subukang dagdagan ang pagganyak ng mga kalahok at isama ang buong koponan.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagdaos ng Mga Pagpupulong
Hakbang 1. Maghanda para sa pagpupulong sa abot ng makakaya
Una sa lahat, gumuhit ng isang agenda ng pagpupulong na naglalaman ng iskedyul at mga paksang tatalakayin at tukuyin ang mga mahahalagang bagay na kailangang muling kumpirmahin bago matapos ang pagpupulong.
- Pumunta sa silid ng pagpupulong sa tamang oras dahil kung saan ka nagtatrabaho ay makakaapekto sa kung paano ka maramdaman ng ibang tao. Ang paghihintay sa silid ng pagpupulong ng maaga ng 15 minuto ay magpapalagay sa ibang tao na ikaw ay hindi gaanong mabunga o nais na mag-iwan ng ibang trabaho na may dahilan ng pagpunta sa isang pagpupulong.
- Maghanda ng isang photocopy ng agenda. Bagaman maaari kang lumikha ng isang digital agenda, maghanda rin ng isang photocopy ng agenda upang gawing mas madaling gamitin.
Hakbang 2. Manguna sa pagpupulong
Kapag namumuno sa isang pagpupulong, tiyaking saklaw mo ang lahat ng mga paksa sa agenda at makinig sa sasabihin ng lahat ng mga kalahok sa mga sumusunod na paraan:
- Ikalat ang listahan ng pagdalo. Ang pagpupulong ay isang paraan ng pamamahagi ng impormasyon sa loob ng koponan at naging isang pagkakataon para sa talakayan upang malaman ng bawat isa ang kani-kanilang responsibilidad upang maibigay nila ang inaasahang pagganap ng trabaho. Sa pamamagitan ng pagpapaikot ng listahan ng pagdalo, alam mo kung sino ang hindi pa dumating upang sila ay makipag-ugnay at sumali sa pagpupulong. Ipinapakita rin nito na ang impormasyong ibabahagi mo sa pagpupulong ay mahalaga.
- Gumamit ng agenda bilang isang gabay upang gawing mas madali para sa bawat kalahok sa pagpupulong na magtuon at malaman kung ano ang kailangan nilang gawin. Ang mga kasali sa pagpupulong ay maaaring pumalit. Kaya, ang paghahanda ng agenda bago ang pagpupulong ay nagbibigay sa iyo ng higit na nakatuon kapag namumuno sa pagpupulong.
Hakbang 3. Bumuo ng isang plano sa trabaho
Ang plano sa trabaho ay ang panghuling buod na nagkukumpirma sa trabahong gagawin pagkatapos ng pagpupulong at isang patuloy na plano na nakakaapekto sa lahat ng mga kasali sa pagpupulong. Gumawa ng isang plano sa trabaho alinsunod sa mga sumusunod na tagubilin:
- Italaga ang isang tao bilang taong namamahala sa isang tukoy na target. Ang hinirang na tao ay hindi kailangang makamit ang target nang personal sapagkat siya ang magiging tagapamahala ng proyekto na namamahala sa pagkonekta sa mga miyembro ng koponan na kailangang kasangkot at ihahanda ang mga kinakailangang mapagkukunan.
- Humingi ng mga ulat sa pag-usad nang pormal at impormal upang ang mga itinalagang tauhan ay nag-uulat ng gawaing nakamit sa loob ng isang tiyak na tagal ng panahon.
Hakbang 4. Ituon ang paksa ayon sa agenda ng pagpupulong
Matapos talakayin ang isang paksa sa agenda at isagawa ang mga kinakailangang talakayan, ipakita ang isang buod ng mga resulta ng talakayan, magbigay ng isang pagkakataon na magtanong, pagkatapos ay ipagpatuloy ang pagpupulong sa pamamagitan ng pagtalakay sa susunod na paksa.
Hakbang 5. Tukuyin ang iskedyul para sa paparating na pagpupulong
Ipahayag ang iskedyul ng susunod na pagpupulong kapag ang lahat ay natipon upang gawing mas madali para sa kanilang iskedyul. Sa ganoong paraan, nalaman mo nang maaga ang iskedyul ng pagpupulong upang maiwasan ang mga iskedyul ng pagbabangga.
Tanungin ang mga miyembro ng koponan na magmungkahi sa pamamagitan ng email kung anong mga paksa ang dapat na nasa agenda. Matapos ang pagpupulong, ipaalam sa kanila na gagamitin mo ang parehong agenda para sa susunod na pagpupulong at hilingin sa mga kalahok sa pulong na magsumite ng mga mungkahi sa paksa na sumusuporta sa nakamit ng mga layunin ng kumpanya / samahan
Bahagi 2 ng 3: Paghahanda para sa Pagpupulong
Hakbang 1. Magpasya kung sino ang mamumuno sa pagpupulong
Ang tungkulin na ito ay karaniwang itatalaga sa isang tagapamahala, ngunit maaari mong bigyan ang mga miyembro ng koponan ng pagkakataon na mamuno sa mga pagpupulong ng departamento upang sa paglaon maaari silang mamuno ng mga pagpupulong sa isang mas mataas na antas.
Hakbang 2. Anyayahan ang mga nagsasalita
Ang isang tagapagsalita ay isang tao na inimbitahan na dumalo sa isang pagpupulong para sa isang tiyak na kadahilanan sapagkat siya ay may karanasan sa pamamahala ng mga mapagkukunan ng tao at iba pang mga mapagkukunan upang makamit ng mga kasapi ng koponan ang pinakamahusay na pagganap, kasama ang pagpapaliwanag ng mga proseso ng trabaho at mga resulta nang mabisa. Bilang karagdagan, nagagawa din niyang magbigay ng payo upang asahan ang mga hindi inaasahang pangyayari at dagdagan ang mga mapagkukunan kung kinakailangan.
Hakbang 3. Tukuyin ang tamang iskedyul ng pagpupulong
Kapag nagtatakda ng iskedyul, isaalang-alang ang kakayahang magamit ng oras at mga limitasyon ng kalahok. Halimbawa: ang lahat ng mga kalahok ay maaaring dumalo sa pulong ng Biyernes ng hapon, ngunit hindi ito ang tamang oras upang talakayin ang malalaking isyu.
- Upang ang lahat ng mga miyembro ng koponan ay maaaring dumalo sa paparating na pagpupulong, tanungin muna ang taong nasa proyekto na namamahala sa iskedyul at pagkatapos ay hilingin sa lahat ng mga kalahok na ayusin ang kani-kanilang iskedyul alinsunod sa plano.
- Tukuyin kung sino ang tatagal ng mga minuto at tiyakin na ang impormasyon sa mga resulta ng pagpupulong ay ipinapadala din sa mga kalahok na wala.
Hakbang 4. Ihanda ang agenda ng pagpupulong
Ang agenda ng pagpupulong ay dapat na maglaman ng isang listahan ng mga paksang tatalakayin, pagdelegasyon ng mga gawain sa pagtatanghal, at paglalaan ng oras para sa pagtalakay sa bawat paksa. Maaari mong ayusin ang agenda ng pagpupulong alinsunod sa mga sumusunod na mungkahi:
- Humingi ng input mula sa lahat ng mga kasali sa pagpupulong sa pamamagitan ng pag-email ng hindi bababa sa 2 araw bago ang pagpupulong. Ang email ay ang pinakamahusay na tool para dito dahil makakatanggap ka ng mga kahilingan sa pagsulat.
- Gumawa ng isang agenda sa pagpupulong sa talahanayan upang maitala ang lahat ng mga paksang tatalakayin, ang mga nagsasalita, at ang paglalaan ng oras. Kung may isang kahilingan para sa isang paksa na lumihis mula sa pangkalahatang tema, makipag-ugnay sa kinauukulang tao at hilingin sa kanya na gumawa ng isang tukoy na kahilingan upang matalakay sa susunod na pagpupulong.
- Gumawa ng isang makatotohanang iskedyul. Ang mga paliwanag at talakayan na tumatagal ng 30 minuto ay hindi dapat mapilitang tapusin sa loob ng 15 minuto. Gumawa ng iskedyul kung kinakailangan at tapusin nang maaga ang pagpupulong kung ang lahat ng mga paksa ay tinalakay.
Hakbang 5. Magmungkahi ng mga alituntunin sa pagpupulong
Hindi mo kailangang gumawa ng pormal na mga patakaran o magpataw ng mga parusa, ngunit ang pagpapatupad ng mga patakaran ay ginagawang maayos ang pagpupulong at ang bawat isa ay maaaring ipahayag nang maayos ang kanilang opinyon.
Sabihin ang mga patakaran kapag binuksan ang pagpupulong sa pamamagitan ng pagsasabing: Kung mayroon ka pa ring puna matapos ang oras ng talakayan, mangyaring mag-email sa akin upang mapag-usapan pa namin ito."
Hakbang 6. Tukuyin ang paghahati ng oras
Itakda ang agenda para sa pagpupulong sa pamamagitan ng pagtukoy kung gaano katagal ang kakailanganin ng bawat tagapagsalita at talakayin ang bawat paksa.
- Ipagbigay-alam sa paghahati ng oras bago magsimula ang pagpupulong upang malaman ng lahat ng mga kalahok kung kailan sila maaaring magbigay ng kontribusyon at maiwasan ang mga random o baluktot na talakayan.
- Bilang isang gabay, payagan ang isang minimum na 10 minuto upang talakayin pagkatapos ng ilang mga paksa ay tinalakay.
Hakbang 7. Isumite ang agenda ng pagpupulong
Isang araw bago ang pagpupulong, ipadala ang agenda ng pagpupulong sa lahat ng mga kalahok upang ang bawat isa ay magkaroon ng isang photocopy ng iskedyul at alam ang layunin ng pagpupulong. Bilang karagdagan, maaari ka ring ipaalam sa iyo kung mayroong maling impormasyon sa agenda.
Hakbang 8. Magpadala ng isang paalala
Bago simulan ang isang unang pagkakataon o hindi gawain na pagpupulong, magpadala ng paalala ng isang oras nang maaga upang ang lahat ng mga dumalo ay nasa oras.
Bahagi 3 ng 3: Naging isang Mabisang Pinuno ng Pagpupulong
Hakbang 1. Maging isang mabuting pinuno ng pagpupulong
Subukang makipag-usap sa lahat ng mga kalahok sa panahon ng pagpupulong upang makamit ang mga layunin sa pagpupulong. Ipagtalaga ang responsibilidad para sa pagpupulong ng mga pagpupulong sa mga inanyayahang tagapagsalita upang talakayin ang mga tukoy na paksa. Ikaw mismo ay dapat na aktibong lumahok sa panahon ng talakayan.
Hakbang 2. Ipabatid ang mga target sa trabaho na mayroon at hindi nakakamit
Kung ang layunin ng pagpupulong ay upang talakayin ang maraming mga target, ipagbigay-alam sa pag-unlad na nakamit at kung sino ang responsable para sa mga nakamit.
- Kung mayroong isang plano sa pagtatrabaho na hindi umunlad mula noong huling pagpupulong, tanungin kung bakit.
- Kung ito ay dahil sa kakulangan ng oras o iba pang mga mapagkukunan, talakayin ang solusyon sa taong hinirang na maging namamahala sa proyekto o talakayin nang detalyado ang isyu sa labas ng pagpupulong.
Hakbang 3. Tumutok muli kung ang talakayan ay lumihis mula sa paksa
Minsan, nawawala ang talakayan dahil sa sigasig o pagkabigo ng mga kalahok. Ituon ang pansin at i-redirect ang mga talakayang ligaw sa pamamagitan ng paggawa ng mga sumusunod na paraan:
- Isipin ang pagpupulong bilang isang misyon na nangangalap ng katotohanan. Bigyan ang bawat kalahok ng isang pagkakataon na makapagsalita upang makalikom ka ng maraming impormasyon hangga't maaari. Ang pamamaraang ito ay nagpapalitaw din sa mga kalahok ng pagpupulong, kabilang ang mga nais na mangibabaw sa pagpupulong.
- Gumamit ng Cyberstorming, isang elektronikong programa sa komunikasyon upang magbahagi ng mga ideya sa mga pangkat at maaaring magamit para sa mga impormal na pagpupulong. Pinipigilan ng pamamaraang ito ang kumpetisyon sa pagitan ng mga miyembro ng koponan sa kagustuhang marinig dahil ang bawat isa sa pangkat ay maaaring makakita ng input mula sa ibang mga miyembro.
- Maging walang kinikilingan kung ang isang tao sa pagpupulong ay tumatalakay ng isang paksa sa labas ng adyenda, halimbawa sa pamamagitan ng pagsasabing: “Kagiliw-giliw na ideya, Bob! Maaari natin itong pag-usapan sa paglaon. " Maraming tao ang hindi namalayan na tinatalakay nila ang mga bagay na lumihis mula sa agenda ng pagpupulong, ngunit pupunta sila sa iyo para sa talakayan kung talagang mahalaga ang isyu.
- Kontrolin ang direksyon ng talakayan. Bilang karagdagan sa mga kalahok na masyadong masyadong nagsasalita, ang mga problema sa pagpupulong ay maaaring mangyari dahil ang isang tao ay nagpapatuloy na talakayin ang mga paksa na wala sa agenda. Upang mapagtagumpayan ito, pakinggan muna ang sasabihin niya at pagkatapos ay imungkahi na ang isyu ay talakayin pa sa susunod na pagpupulong. Bigyang-diin na ang pagpupulong ay magpapatuloy na talakayin ang mga paksang nakalista sa agenda.
- Magkaroon ng isang pribadong pag-uusap sa tao na nangingibabaw sa pagpupulong at tanungin kung bakit. Magpakita ng pag-aalala, sa halip na maiinis. Ituon ang iyong napansin sa panahon ng pagpupulong at payagan siyang ipaliwanag ang kanyang pag-uugali. Mag-alok upang matulungan siyang ihinto ang pangingibabaw sa pagpupulong.
Hakbang 4. Tumuloy sa susunod na paksa ayon sa iskedyul
Magsanay ng pamamahala ng oras sa pamamagitan ng pagiging mapamilit, huwag maging bastos. Ang pagtatakda ng oras nang maayos ay nakakaalam sa bawat kalahok na ang pagpupulong ay patuloy pa rin at ang mga talakayan na hindi nauugnay sa pagpupulong ay maaaring ipagpatuloy matapos ang pagpupulong.
Wag kang magmamadali. Kahit na kailangan mong kontrolin ang sitwasyon, ang pagpupulong ay hindi gaanong kapaki-pakinabang kung paikliin ang talakayan. Bago ipagpatuloy ang pagpupulong, bigyan ang mga kalahok ng pagkakataong magtanong o magbigay ng input. Siguraduhing pakiramdam ng lahat ng mga miyembro ng koponan na kasama sila, kaysa sa pakiramdam na napabayaan
Hakbang 5. Bigyang-diin ang mahalagang paksa
Bigyang diin ang pangunahing mga target na makakamit at ang kanilang ugnayan sa iba pang mga target na sumusuporta sa nakamit ng pangunahing mga target.
Ipaliwanag sa mga kalahok sa pagpupulong upang maunawaan nila ang saklaw ng proyekto na kanilang pinagtatrabahuhan at ang kani-kanilang mga tungkulin bilang isang mahalagang bahagi ng isang yunit
Hakbang 6. Kung kinakailangan, tumulong sa pagkuha ng tala
Bago magsimula ang pagpupulong, magpasya kung sino ang tatagal ng minuto. Kung nasobrahan siya, magpahiram o tumulong sa iyong sarili.
Hakbang 7. Linawin sa kaso ng hindi pagkakaunawaan
Matapos tinalakay ang lahat ng mga paksa, ang namumuno sa pagpupulong ay gagawa ng isang buod upang malaman ng mga kalahok ang mga resulta ng pagpupulong at magtanong ng mga katanungan kung mayroon pa ring mga bagay na hindi malinaw.
Bilang pinuno ng pagpupulong, magbigay ng detalyadong mga paliwanag upang maunawaan ng lahat ng mga kalahok ang mga resulta ng pagpupulong
Hakbang 8. Bago isara ang pagpupulong, magbigay ng isang masusing buod
Ang mga pinuno na matatag sa paggawa ng mga desisyon ay pipigilan ang pagwawalang-kilos at pag-aalinlangan, gawing masigasig at maganyak ang mga empleyado, maging madaling tumugon sa mga pagbabago at bagong impormasyon. Makikita ito mula sa mga sumusunod na katangian:
- Magkaroon ng malinaw na mga layunin upang matiyak na mayroong pagkakahanay sa pagitan ng mga desisyon sa mga layunin ng kumpanya / organisasyon at etika.
- Pangangalaga sa pamamagitan ng pagpapakita ng huwaran sa buhay sa pamumuhay at pagsunod sa etika ng trabaho bilang batayan para sa mabisa at mahusay na pagpapasya.
- Ipakita ang transparency, katulad ng pagiging walang pag-iimbot sa pamamagitan ng pagpapatunay na ang mga desisyon na kapaki-pakinabang sa kumpanya ay nagbibigay sa bawat isa ng pagkakataon na paunlarin ang kanilang sarili.
- Nakakakita ng kabiguan bilang isang pagkakataon sa pag-aaral na magiging isang batong pang-hakbang upang makapagpasiya nang mas mahusay. Kapag may nangyaring mali, maiintindihan ng isang mapagpasyang pinuno ang sitwasyon.
- Komunikasyon nang bukas at mabisa alinsunod sa kultura ng korporasyon / pang-organisasyon upang maiwasan ang hindi pagkakapare-pareho o mga kontradiksyon kapag nakikipag-usap sa mga nasasakupan o nakatataas.
