Tulad ng ipinahihiwatig ng pangalan, ang isang sulat ng pagtugon ay isang liham na ginawa upang tumugon sa tanong o kahilingan ng isang tao, na sa pangkalahatan ay dinadala sa pamamagitan ng sulat, at karaniwang ginagamit bilang isang daluyan para sa pagpapalitan ng impormasyon sa mundo ng negosyo. Upang makagawa ng perpektong liham ng pagtugon, ang unang bagay na dapat gawin ay suriin ang mga nilalaman ng liham na naglalaman ng tanong o kahilingan na iyong natanggap. Pagkatapos, hanapin ang anumang karagdagang impormasyon na kinakailangan upang sagutin ang liham. Matapos gawin ang pareho, simulang magsulat ng isang sulat ng pagtugon na may mga pangungusap na magalang, prangka, malinaw, at magagawang sagutin ang lahat ng mga katanungan o kahilingan na nakalista sa orihinal na liham. Bilang karagdagan, siguraduhin na ang tono ng iyong pangungusap ay magiliw din at nagbibigay kaalaman upang matiyak na ang sulat ay maaaring matugunan ang kasiyahan ng tatanggap.
Hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagsusuri sa Mga Nilalaman ng Orihinal na Liham
Hakbang 1. Tukuyin ang impormasyong hiniling o tinanong ng nagpadala ng liham
Dahil naroroon ang mga sulat ng pagtugon upang ibigay ang lahat na dapat malaman ng nagpadala, palaging maglaan ng oras upang maingat na suriin ang mga nilalaman ng liham. Sa partikular, maunawaan ang pangangailangan para sa nagpadala ng sulat upang malaman kung anong impormasyon ang maaari mong ibigay sa kanya.
- Minsan, ang pagtukoy ng kahulugan ng isang sulat ay hindi ganoon kadali sa pag-on ng palad, lalo na kung ang estilo ng pagsulat ng sulat ng manunulat ay hindi malinaw. Samakatuwid, palaging maglaan ng oras upang maunawaan ang mga pangangailangan ng nagpadala ng sulat bago ang pagbubuo ng isang sulat sa pagtugon.
- Kung kinakailangan, tandaan ang ilan sa mahahalagang bagay na nahanap mo sa liham upang mas maunawaan ang hangarin ng nagpadala. Sa partikular, buod kung ano ang hiniling ng nagpadala at idisenyo ang iyong tugon sa bawat tanong o hiling.
Hakbang 2. Matuto nang higit pa tungkol sa hiniling na impormasyon ng nagpadala ng liham
Kung ang nagpadala ng liham ay humihingi ng impormasyon tungkol sa isang bagay, malamang na malaman mo ito at masagot ito kaagad, o kabaligtaran. Kung hindi mo naiintindihan ang hiniling na impormasyon, maglaan ng maraming oras hangga't maaari upang makakuha ng impormasyon bago tumugon sa liham.
Halimbawa, ang nagpadala ng liham ay maaaring nais kumpirmahin ang katayuan ng kanyang aplikasyon sa trabaho sa iyong kumpanya. Kung ang pagkuha ng isang bagong empleyado ay hindi iyong lugar ng kadalubhasaan, mangyaring makipag-ugnay sa isang empleyado mula sa departamento ng HR upang makatulong na suriin ang katayuan ng aplikasyon ng nagpadala bago magsumite ng isang tugon
Hakbang 3. Ipasa ang liham sa ibang tao na may kakayahang sagutin ang tanong
Lalo na sa mundo ng negosyo, kung minsan ang mga customer ay magpapadala ng isang sulat sa isang address ng kumpanya o numero ng contact sa kumpanya na nakita nila sa internet. Samakatuwid, kung nakatanggap ka ng isang liham ngunit sa palagay mo ay hindi ka kwalipikadong sagutin ang mga katanungan dito, mangyaring ipasa ito sa naaangkop na tao. Gawin iyon upang matiyak na ang nagpadala ng liham ay maaaring makatanggap ng pinaka tumpak at kapaki-pakinabang na tugon.
Kung ang tao ay nagtatagal upang tumugon, subukang ipaalam sa nagpadala na naipasa mo ang liham sa isang taong may higit na kakayahang sagutin ang kanilang mga katanungan. Hindi bababa sa, alam ng nagpadala ng liham na ang liham na kanyang ipinadala ay natanggap at naproseso
Paraan 2 ng 3: Pagsasama-sama ng Mga Tugon
Hakbang 1. Ipadala ang liham sa taong humihingi ng impormasyon o pagtatanong sa orihinal na liham
Palaging magsimula ng isang liham na may magalang na pagbati, tulad ng "Mahal," na sinusundan ng pangalan ng tatanggap ng liham, sa halip na gumamit ng sobrang pangkalahatang pangungusap na pambungad, tulad ng, "Sa tatanggap ng liham na ito." Bukod sa tunog na impersonal, ang pangungusap ay nagpapahiwatig ng impression na ang sagot na sulat ay isinulat ng isang computer. Samakatuwid, palaging batiin ang tatanggap sa pamamagitan ng pangalan upang maipakita na ang iyong sulat sa pagtugon ay isinulat nang may lubos na pag-aalaga at pagpapahalaga.
- Kung hindi mo alam ang nagpadala ng liham nang personal, mangyaring gamitin ang pagbati na Mr o Gng na sinusundan ng kanyang apelyido. Gayunpaman, kung ang nagpadala ng liham ay may isang tukoy na pamagat, gamitin ang pamagat na iyon sa halip na Mr o Gng.
- Kung talagang hindi mo alam ang nagpadala ng sulat o hindi mo alam ang kasarian, gamitin lamang ang kanyang unang pangalan.
- Sa pangkalahatan, maaari mong gamitin ang pangalan ng nagpadala na nakalista sa orihinal na liham. Halimbawa, kung nakalista sa nagpadala ng liham ang pangalang “Dr. Johnson "sa kanyang liham, mangyaring buksan ang iyong sulat sa pagtugon sa pagbati," Mahal. Sinabi ni Dr. Johnson."
Hakbang 2. Ituro na ang liham na ito ay isinulat bilang tugon sa isang orihinal na liham na ipinadala niya
Sa simula ng liham, huwag kalimutang iparating ang layunin ng iyong liham sa mambabasa, na upang sagutin ang liham. Sa ganitong paraan, malalaman ng tatanggap ng liham na ang liham ay nabasa at naproseso, pati na rin ang hangarin sa likod ng liham na iyong ipinadala.
- Ang isang simpleng pangungusap, "Ang liham na ito ay bilang tugon sa liham na iyong ipinadala noong Hunyo 13" ay perpekto para sa pagbubukas ng isang liham ng pagtugon.
- Kung hindi ikaw ang tatanggap ng unang liham, ibigay ang pagkakakilanlan ng taong nagbigay sa iyo ng liham. Halimbawa, maaari mong isulat, "Ang isa sa aming kawani sa serbisyo sa customer, si Michelle Harris, ay nagpasa ng sulat na ipinadala mo sa akin."
Hakbang 3. Agad na sagutin ang mga katanungan ng nagpadala
Matapos isulat ang pagbati, agad na lumipat sa gitna ng liham. Sa gitna ng liham, tumugon sa anumang mga katanungan at / o mga reklamo na nakalista sa orihinal na liham hangga't maaari. Tiyaking walang napalampas upang ang tatanggap ng liham ay maaaring makaramdam ng nasiyahan sa pagbabasa nito.
- Sa iyong sagot, saglit na ulitin ang mga nilalaman ng orihinal na liham. Halimbawa, maaari mong sabihin, "Bilang tugon sa iyong pagtatanong tungkol sa mga tauhan sa aming kumpanya na may direktang pakikipag-ugnay sa media, nais naming ipaalam sa iyo na ang pangalan ng tauhan ay Janet Walters. Narito ang kanyang email address at numero ng telepono."
- Upang masagot ang mas mahahabang katanungan, gumamit ng isang system ng pagnunumero upang masagot ang bawat tanong nang mas partikular. Bukod sa mas madaling basahin, ang pamamaraang ito ay magpapasisiyahan sa mambabasa sapagkat sa palagay nila ang lahat ng mga katanungan ay nasagot nang detalyado.
- Magbigay ng kumpletong impormasyon hangga't maaari sa mga pangungusap na hindi masyadong mahaba. Pangkalahatan, ang pagsagot sa isang tanong sa ilang mga maikling pangungusap ay masasabing isang mahusay na tugon.
Hakbang 4. Maging matapat tungkol sa anumang mga kahilingan na hindi mo matutupad
Minsan, may mga katanungang hindi mo masagot o mga kahilingan na hindi mo matutupad. Kapag nahaharap sa gayong sitwasyon, palaging magbigay ng isang matapat na tugon. Sa madaling salita, huwag gumamit ng mga salungat na pangungusap upang mapigilan lamang ang mga negatibong pananaw ng nagpadala ng liham. Tiwala sa akin, ang nagpapadala ng liham ay mas pahalagahan ang isang direkta at malinaw na tugon. Pinakamahalaga, siguraduhin na ang impormasyong laging ipinaparating nang magalang at naunahan ng isang paghingi ng paumanhin upang ang nagpadala ng liham ay hindi makaramdam ng pananakit ng loob.
- Palaging gumamit ng isang matatag, ngunit nakakaunawa ng tono, kapag tumatanggi sa isang kahilingan mula sa nagpadala ng liham. Halimbawa, maaari mong sabihin na, “Sa kasamaang palad, hindi namin maibigay ang iyong kahilingan. Sa oras na ito, wala kaming impormasyon na kailangan mo at hindi namin masasabi sa iyo kung kailan ito magagamit."
- Kung sa tingin mo ay makapagbibigay ng mas detalyadong impormasyon, subukang sabihin, "Bago sagutin ang iyong katanungan, may ilang mga bagay na kailangan ko munang kumpirmahin. Kung may pahintulot sa oras, mangyaring ibigay ang petsa ng pagsumite ng iyong aplikasyon, kasama ang pangalan ng opisyal na iyong nakipag-ugnay. Matapos ang proseso ng kumpirmasyon, makikipag-ugnay ako sa iyo kaagad.”
Hakbang 5. Salamat sa ipinadala na liham
Hindi alintana kung makapagbigay ka o hindi ng isang kahilingan o sagutin ang tanong ng isang liham, palaging ipakita ang iyong pagpapahalaga sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa kanya. Bigyan ang impression na pinahahalagahan mo ang kanilang pansin at nais mong mapanatili ang isang positibong relasyon sa kanila.
Ang ilang mga tao ay ginusto na buksan ang kanilang liham na may salamat. Ang paglalagay ng talumpati ay hindi talaga mahalaga. Pinakamahalaga, siguraduhin na bigkasin mo ito sa isang punto
Hakbang 6. Tapusin ang liham sa pamamagitan ng pagsulat ng iyong buong pangalan at pamagat
Isara ang liham sa isang pormal na pagsasara sa pagbati tulad ng, "Taos-puso," na sinusundan ng iyong buong pangalan. Kung ang sulat ay inilaan para sa mga hangarin sa negosyo, isulat din ang iyong posisyon sa ilalim ng iyong buong pangalan.
Kahit sa isang nai-type o manu-manong nakasulat na liham, palaging mag-iwan ng puwang para sa iyong lagda pagkatapos isama ang iyong buong pangalan. Gayunpaman, kung ang liham ay ipinadala sa pamamagitan ng email, sa pangkalahatan ay sapat na upang isama ang iyong buong pangalan nang walang pirma
Hakbang 7. Basahin muli ang katawan ng iyong sulat sa pagtugon upang matiyak na nasagot ang lahat ng mga katanungan
Tandaan, ang tatanggap ng liham ay maaaring maiirita o mabigo kung makatanggap siya ng isang tugon na hindi sumasagot sa kanyang katanungan. Dagdag pa, ang hindi kasiyahan ay may panganib na magpadala sa kanya ng isang sulat na susundan at magtatapos sa pagdaragdag sa iyong trabaho! Upang matiyak ang kasiyahan ng mambabasa, tiyaking sinasagot mo ang lahat ng mga katanungan o kahilingan hangga't maaari. Bago ipadala, muling basahin ang iyong liham upang matiyak na walang mga hiling o katanungan na napalampas.
Kung kinakailangan, humingi ng tulong ng isang kaibigan o katrabaho upang mabasa ang liham. Sa partikular, hilingin sa kanila na ilagay ang kanilang mga sarili sa sapatos ng tatanggap at sukatin ang kanilang kasiyahan pagkatapos basahin ang iyong liham
Paraan 3 ng 3: Paggamit ng isang Professional Tone
Hakbang 1. Gumamit ng isang karaniwang format ng liham sa negosyo
Maunawaan ang iba't ibang mga uri ng mga sulat ng pagtugon na ginagamit bilang isang paraan ng komunikasyon sa negosyo. Pagkatapos, sundin ang alinmang format na sa palagay mo ay pinakaangkop para sa pagsulat ng isang liham na tugon na parang propesyonal.
- Sa kaliwang sulok sa itaas ng liham, ilista ang iyong pangalan, pamagat, pangalan ng kumpanya (kung naaangkop), at ang address ng iyong kumpanya. Sa ibaba nito, isama ang petsa ng pagsulat ng liham na sinundan ng buong pangalan at address ng tatanggap ng liham.
- Kung nais mong mag-type ng isang sulat ng pagtugon, laging gumamit ng 2.5 cm na margin sa bawat panig ng papel. Siguraduhin din na ang sulat ay nakasulat na may 1 puwang sa pagitan ng mga linya at 2 puwang sa pagitan ng mga talata.
- Kung ang sagot na sulat ay nai-type sa halip na manu-manong nakasulat, palaging gamitin ang karaniwang 12-pt font at format ng pagsulat. Gayunpaman, kung ang sulat ay nakasulat nang manu-mano, tiyaking ang sulat-kamay na ginamit ay malinis at madaling basahin.
Hakbang 2. Ibigay ang impression na ang kahilingan o tanong na ipinadala ay nagpapasaya sa iyo
Lalo na ipinag-uutos ang pamamaraang ito para sa mga taong negosyante o nagbibigay ng serbisyo na nakabatay sa customer. Tandaan, ang customer ay hari. Nangangahulugan ito na kailangan mong ipakita ang pagpapahalaga sa oras at naisip na inilagay nila sa pagsulat ng liham. Samakatuwid, huwag kalimutang pasalamatan sila para sa kanilang mga kahilingan o katanungan, at palaging gumamit ng mainit at magiliw na mga pangungusap sa mga sulat ng pagtugon.
- Isang pangungusap na kasing simple ng, “Salamat sa pakikipag-ugnay sa amin. Talagang pinahahalagahan namin ang iyong puna, "maaari nitong mabago nang malaki ang tono ng liham sa isang mas positibong direksyon! Samakatuwid, subukang gawing ugali na laging isama ang mga nasabing parirala sa iyong mga sulat sa pagtugon.
- Huwag magbigay ng impresyon na ang kanyang kahilingan o tanong ay nakakairita at nakakainis sa iyo. Tiwala sa akin, mas mabuti na maging labis na mapagkaibigan kaysa ipalagay sa tatanggap na galit ka o naiinis sa kanya.
Hakbang 3. Hindi na kailangang magsulat ng isang liham na masyadong mahaba upang ang tumanggap ng liham ay mabasa ito ng mabilis
Pahalagahan ang libreng oras! Huwag magpadala ng isang 3 pahinang sulat kung sa katunayan, ang tanong o kahilingan ay maaaring tumugon sa 1 talata. Samakatuwid, magbigay ng sapat na mga tugon, pagkatapos ay agad na ipadala ang liham. Huwag magdagdag ng iba pang impormasyon na hindi niya talaga alam.
- Mahalagang ipatupad ang pamamaraang ito, lalo na kung ang sagot na sulat ay inilaan upang sagutin ang mga katanungan mula sa iyong mga customer o kasama sa negosyo. Siyempre, hindi mo nais na mabigo ang customer sa pamamagitan ng paggastos ng oras sa pagbabasa ng isang tugon na dapat ay ginawang kalahati, tama ba?
- Sa kabilang banda, huwag sumulat ng masyadong maikli upang hindi mo masagot ang kahilingan o tanong na nakalista sa orihinal na liham. Kung ang tanong ay kailangang sagutin ng isang mahabang paliwanag, huwag mag-atubiling ibigay ito. Pinakamahalaga, siguraduhin na ang lahat ng impormasyong ibinigay ay talagang mahalaga para malaman ng mga mambabasa.
Hakbang 4. Isulat nang malinaw hangga't maaari upang maunawaan ng tatanggap ng liham ang iyong tugon
Huwag gumamit ng mga pangungusap na masyadong mahaba o kumplikado! Sa halip, isulat gamit ang diction na prangka, malinaw, at walang potensyal na lituhin ang mambabasa. Ang mas maikli at mas makapal na iyong pagsusulat, mas mabuti ang mga resulta.
Isipin ang tatanggap ng liham ay walang sapat na oras upang basahin nang detalyado ang mga nilalaman ng iyong liham. Kahit na na-scan lamang niya ang nilalaman ng liham, maiintindihan niya ba ang ibig mong sabihin? Kung hindi, iwasto ang diction na ginagamit mo upang linawin ang iyong punto
Hakbang 5. Iwasang gumamit ng mga jargon at teknikal na termino na mahirap maintindihan ng mga mambabasa
Ang aspetong ito ay dapat matugunan upang ma-maximize ang antas ng kakayahang mabasa at kalinawan ng mga nilalaman ng iyong liham. Samakatuwid, kung ang tatanggap ng liham ay hindi isang propesyonal na may kakayahang maunawaan ang mga teknikal na termino, huwag itong gamitin. Sa halip, subukang palitan ang jargon o mga teknikal na termino sa iba pang mga diction na kahit na ang mga layko ay maaaring maunawaan.
Upang mag-edit ng isang liham, tanungin ang sumusunod na katanungan: "Maaari bang maunawaan ng isang hindi nakakaintindi sa aking trabaho kung ano ang tungkol sa aking liham?" Kung hindi, baguhin ang wikang ginamit sa liham upang maunawaan ito ng karamihan sa mga tao. Sa katunayan, ito ay isang malakas na paraan upang mabawasan ang paggamit ng teknikal na jargon sa iyong mga titik
Hakbang 6. Basahin muli ang katawan ng iyong liham
Upang maiwasan ang mga pagkakamali sa pagsusulat na maaaring gawing hindi gaanong propesyonal ang iyong liham, huwag kalimutang basahin muli ang liham at iwasto ang mga error sa pagbaybay, gramatika, pag-format, at pag-agos. Tiwala sa akin, paglalaan lamang ng ilang minuto upang suriin ang mga nilalaman ng liham ay maaaring makatulong sa paggawa ng sulat na mukhang mas propesyonal.
- Huwag lamang umasa sa isang programa sa computer upang suriin ang mga error sa iyong mail. Sa pangkalahatan, ang mga nasabing programa ay may kakayahang makita lamang ang mga error sa pagbaybay at bantas, hindi mga error sa gramatika. Samakatuwid, basahin muli ang bawat salitang nakasulat sa iyong liham upang makahanap ng mga error na hindi makita ng computer.
- Kung ang nilalaman ng iyong liham ay napakahalaga, tulad ng kapag ang isang sulat ay nakatuon sa isang kasosyo sa negosyo, hilingin sa iba na basahin din ito. Minsan, ang ibang mga tao ay makakahanap ng mga pagkakamali na hindi mo namamalayan dati.
