Kapag nakikipag-transaksyon sa mga kumpanya, kung minsan ay nadarama namin ang pangangailangan na magsumite ng isang sulat ng reklamo dahil ang produkto o serbisyo na ibinigay ay hindi kasiya-siya. Sa artikulong ito, ipinapaliwanag ng wikiHow kung paano isulat ang liham.
Hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagsulat ng Liham ng Reklamo
Hakbang 1. Isumite ang sulat ng reklamo sa departamento ng serbisyo sa customer
Sa ganitong paraan, mas malamang na makatanggap ka ng isang tugon mula sa kumpanya dahil ang departamento ng serbisyo sa customer ay namamahala sa pagtugon sa mga reklamo upang ang iyong sulat ay maproseso nang mahusay at mabisa.
- Alamin ang pangalan ng customer service manager o director ng kumpanya at ang layunin ng liham sa kanya nang personal. Simulan ang liham sa pamamagitan ng pagsulat ng, "Mahal na Sir / Madam" na sinundan ng iyong buong pangalan. Kung hindi mo alam ang kanyang pangalan, isulat lamang ang, "Mahal na Customer Service Manager".
- Karaniwan, ang address ng departamento ng serbisyo sa customer ay matatagpuan sa website ng kumpanya, mga brochure, ad, o packaging ng produkto.
Hakbang 2. Patuloy na isulat ang kabuuan ng liham
Gamitin ang unang pangungusap upang ipaliwanag ang dahilan ng pagsulat ng liham at upang makagawa ng isang reklamo. Magbigay ng maraming sumusuporta sa katotohanan hangga't maaari, tulad ng petsa, oras at lugar kung saan mo natanggap ang serbisyo o binili ang produkto kasama ang nauugnay na data, tulad ng serial number at modelo ng produkto.
- Tiyaking maunawaan ng mambabasa ang diwa ng titik nang mas mababa sa 5 segundo. Kaya't hindi mo kailangang magsulat ng isang matagal nang pagpapakilala.
- Matapos isulat ang iyong pagbati, magbigay ng detalyadong impormasyon upang maipaliwanag ang problema na mayroon ka, ngunit siguraduhin na ang unang pangungusap ay nakakakuha ng pansin ng mambabasa sa iyong reklamo.
- Halimbawa ng unang pangungusap: "Sa pamamagitan ng liham na ito, nais kong magsumite ng isang reklamo dahil sa isang nasira na tatak ng hairdryer _. Ang produktong ito ay binili sa _ sa _ store na matatagpuan sa Jalan _, Jakarta".
Hakbang 3. Malinaw na ipahayag ang solusyon o nais mong lunas
Kung humihiling ka ng kapalit ng produkto, pag-refund, pag-aayos ng produkto, o kabayaran sa anumang ibang paraan, sabihin ito sa pangalawang talata. Sa gayon, ang mambabasa ay dapat magbigay ng isang solusyon, sa halip na magpadala lamang ng isang sulat ng pagtugon o magbigay ng isang tugon sa kliseyt.
- Ipahayag ang iyong reklamo sa mga positibong salita na nagpapakita na inaasahan mo ang pinakamahusay na solusyon at mananatiling isang tapat na customer. Kung hihilingin mo ang isang refund o ibang paraan ng pagbabayad at pagkatapos ay sasabihin mong ipapasa mo ang bagay sa isang third party, malamang na ang mambabasa ng liham ay hindi interesado na magbigay ng isang solusyon.
- Kung inaasahan mong matutugunan ng kumpanya ang isang mas malawak na hanay ng mga isyu, mangyaring sumulat sa kanila. Gayunpaman, ang mga mambabasa ay karaniwang nangangailangan ng mas maraming oras upang tumugon sa mga isyu na tulad nito.
- Huwag magbanta na mag-demanda sa unang liham. Ito ay maaaring ang pinakamahusay na solusyon na gusto mo, ngunit sa oras na ito, maaari ka lamang mag-file ng isang reklamo at maghintay para sa isang tugon.
Hakbang 4. Maglakip ng mga photocopie ng sumusuporta sa mga dokumento
Tiyaking nakumpleto mo ang liham sa mga photocopie ng mga sumusuportang dokumento, tulad ng mga resibo sa pagbabayad, mga invoice sa pagbili, mga warranty card, tseke o patunay ng paglipat, at mga larawan o video kung kinakailangan. Isama ang mga nauugnay na dokumento bilang mga kalakip sa liham.
- Siguraduhing nagpadala ka photocopy nakalakip na dokumento, sa halip na ang orihinal. Sa ganoong paraan, hindi mo ipagsapalaran ang pagkawala ng mahahalagang impormasyon o mga dokumento kung kailangan nilang ipakita sa iba.
- Isama ang mga nakalakip na dokumento sa liham. Halimbawa: "Kasabay ng liham na ito, naglalakip ako ng isang photocopy ng resibo ng pagbabayad, hairdryer warranty card, at isang larawan ng serial number ng produkto."
Hakbang 5. Magtakda ng isang deadline para sa paglutas ng problema
Kailangan mong isama ang isang tukoy na petsa bilang deadline para sa pagsusumite ng solusyon sa tatanggap ng liham. Ginagawa sa hakbang na ito na makaramdam ka ng kalmado at mas mabilis na malulutas ang problema.
- Ang pagkakaroon ng isang limitasyon sa oras ay nagbabawas ng panganib na mawala o hindi pansinin ang mga titik, dahil maaaring maging sanhi ito ng kakulangan sa ginhawa at inis.
- Magbigay ng isang makatotohanang limitasyon sa oras. Karaniwan, sapat na ang 1-2 linggo, ngunit kailangan mong isaalang-alang ang problemang nasa kamay at ang inaasahang solusyon.
Hakbang 6. Tapusin ang titik sa isang magalang na pamamaraan
Sabihing salamat sa ibinigay na tulong. Upang matulungan ang kapwa partido na makaramdam ng pagiging kapaki-pakinabang, ibahagi kung paano masasabi sa iyo ng iyong mga mambabasa upang mas mahusay ang komunikasyon.
Isulat ang "Wasalam" bilang isang pangwakas na pagbati kung alam mo ang pangalan ng tatanggap ng liham. Kung hindi, tapusin ang liham sa pamamagitan ng pagsulat ng, "Taos-puso." Huwag wakasan ang liham ng reklamo sa isang impormal na pagsasara sa pagsasara, halimbawa, "Iyon lang" o "Salamat."
Paraan 2 ng 3: Paggamit ng Tamang Estilo at Format
Hakbang 1. Sumulat ng isang liham sa isang magalang na istilo
Maaari kang magalit at makaramdam ka ng pagkakamali, ngunit ang mambabasa ng liham ay masasaktan kung gagamit ka ng mga nakakasakit na salita. Isulat ang liham sa isang magalang na pamamaraan at huwag gumawa ng mga puna na nagbabanta, nagagalit, o nanunuya. Tandaan na ang mambabasa ng liham ay hindi kinakailangang responsable para sa mga problemang nagaganap at mas gusto niyang maghatid ng magiliw at magalang na mga customer, kaysa magalit at sisihin ang iba.
- Tandaan na ang kumpanya kung saan ipinadala ang sulat ay walang balak na pahirapan ka ng mga bagay. Sa pangkalahatan, ang kumpanya ay nagbibigay ng mahusay na diin sa kasiyahan ng customer.
- Mayroon kang mas malaking pagkakataon na makahanap ng solusyon kung tratuhin mo ang mambabasa ng iyong liham bilang isang tao na handang tumulong, sa halip na ipagpalagay na mayroon siyang masamang balak.
- Huwag magsulat ng mga titik kapag nagagalit. Maghintay hanggang sa maging kalmado ka. Kung nais mo pa ring magsulat ng isang liham, i-save ito sa loob ng 1-2 araw at pagkatapos ay basahin muli ito bago ipadala ito. Siguro nagsulat ka ng isang bagong liham sa isang mas magiliw na istilo.
Hakbang 2. Sumulat ng isang prangkahang titik
Ang mga tauhan ng serbisyo sa customer ay maaaring makatanggap ng daan-daang mga sulat sa bawat araw. Samakatuwid, tiyaking sumulat ka ng isang malinaw na liham upang makarating siya sa puntong nagsimula na siyang magbasa. Ang mga liham na napakahaba o detalyado ay may posibilidad na gawin sa mambabasa na buod ang nilalaman upang hindi nila maunawaan kung ano talaga ang naranasan at nais mo.
- Huwag magbigay ng matagal nang impormasyon o gumamit ng mga mahihirap na salita na ikagagalit ng iba.
- Tiyaking sumulat ka ng isang liham ng reklamo ng maximum na 1 pahina o 200 salita.
Hakbang 3. Gumamit ng isang may awtoridad na istilo ng wika
Tinutulungan ka ng hakbang na ito na maghanda ng isang liham na may mabisang pangungusap upang maunawaan ng mambabasa na ang iyong reklamo ay dapat seryosohin. Ang awtoridad na wika ay gumaganap ng isang mahalagang papel kapag gumagawa ng isang seryosong reklamo, halimbawa isang pang-pinansyal.
- Ang awtoridad na estilo ng wika ay binubuo ng iba't ibang mga aspeto, tulad ng kakayahang pumili ng tamang mga salita, kaalaman sa mga karapatan ng mamimili at mga obligasyon ng kumpanya, at mga kasanayang pagsulat ng propesyonal na liham.
- Ang aspetong ito ay nagdaragdag ng iyong kredibilidad kaya mas malamang na makakuha ka ng isang positibong tugon.
Hakbang 4. Isulat ang titik na may wastong spelling at formatting
Tulad ng iminungkahi sa itaas, ang isang liham na may format na propesyonal ay nakakaapekto sa kung paano tumugon ang mga mambabasa sa iyong reklamo. Ipasok ang petsa ng liham sa kanang sulok sa itaas. Laktawan ang isang linya at isulat ang buong pangalan o pamagat ng tatanggap sa kaliwang bahagi. Isulat ang address ng kumpanya sa susunod na linya. Laktawan ang isang linya at pagkatapos ay magsulat ng pagbati.
- Mag-type ng mga titik gamit ang isang computer upang mas madali ang pagsulat at mas madaling mabasa. Kung kailangan mong magsulat sa pamamagitan ng kamay, siguraduhin na ang iyong pagsulat ay maayos, walang mga guhitan o mga smudge ng tinta, at nababasa.
- Para sa pirma, maghanda ng ilang mga blangko na linya sa ilalim ng "Taos-puso" o "Taos-pusong". Isama ang iyong buong pangalan sa malinaw na pagsulat sa ibaba ng lagda para sa madaling pagbasa.
- Sumulat ng maayos, maayos na spaced na mga titik, at lahat ng mga talata ay halos pareho ang haba.
Hakbang 5. Suriin ang spelling at grammar
Maaaring balewalain ang iyong reklamo kung mayroong mga error sa pagbaybay at gramatika. Oras upang suriin ang pagbaybay gamit ang isang computer bago mailimbag ang titik. Ipabasa sa ibang tao ang liham bago ito ipadala.
Paraan 3 ng 3: Pagsusunod sa Mga Sulat
Hakbang 1. Maghintay hanggang mag-expire ang tinukoy na limitasyon sa oras
Maging mapagpasensya at huwag gumawa ng anumang aksyon hanggang sa tinukoy na limitasyon sa oras. Kung walang tugon, maaari kang tumawag o mag-email upang tanungin kung natanggap ang iyong sulat o hindi. Huwag makialam laban sa tatanggap ng liham.
Kung hindi ka nakatanggap ng tugon sa sulat o hindi kasiya-siya ang tugon, itaas ang reklamo sa sinumang mas mataas ang posisyon
Hakbang 2. Magpadala ng isang sulat sa isang mas mataas na opisyal
Kung hindi ka nakakakuha ng solusyon pagkatapos makipag-usap sa direktor ng serbisyo sa customer, maghanap ng sinumang mas mataas ang posisyon at sumulat sa kanya. Sa tuwing naghahatid ka ng isang sulat sa isang mas mataas na opisyal, alinman sa kawani hanggang sa superbisor sa direktor hanggang sa pangalawang direktor sa direktor, ikabit ang pinakabagong sulat. Sa gayon, ang taong tumatanggap ng liham ay nakakakuha ng kumpletong impormasyon na may pinakabagong katayuan at inaasahang makapagbibigay ng pinakamahusay na solusyon sa isang maikling panahon.
- Bilang unang hakbang, magandang ideya na mag-file ng isang reklamo sa departamento ng serbisyo sa customer, sa halip na direktang pumunta sa pangulo. Ang mga tauhan ng serbisyo sa customer ay may isang mas mahusay na pag-unawa sa kung paano hawakan ang mga reklamo at liham na nakatuon sa direktor ay karaniwang ibabalik sa kagawaran na ito.
- Kung lampasan mo ang departamento ng serbisyo sa customer, maaaring hindi matugunan ang iyong reklamo.
- Kung gumawa ka ng isang reklamo sa direktor o punong ehekutibo, siguraduhing sumulat ka ng isang liham na may napakalinaw, maigsi, at sistematikong impormasyon sapagkat hindi niya alam kung ano ang nangyari nang una.
Hakbang 3. Magpatingin sa isang abugado kung nais mong gumawa ng ligal na aksyon
Naiintindihan ng mga abugado kung paano mag-file ng isang demanda sa pamamagitan ng mga korte. Tandaan, ang pamamaraang ito ay dapat na ang huling pagpipilian. Ang isang sulat ng reklamo na direktang tumatalakay sa mga ligal na channel ay ginagawang hindi nakakaawa ang mga nilalaman ng liham at tinanggihan ang iyong kahilingan para sa kabayaran. Maaaring, ang hakbang na ito ay nakakakuha ng sarili kung ang iyong banta ay tumugon.
Mga Tip
- Tiyaking isinasama mo ang iyong pangalan, address ng bahay, email address, at numero ng telepono (bahay, trabaho, cell phone). Bilang karagdagan, hilingin sa mambabasa ng liham na magbigay ng impormasyon sa pakikipag-ugnay upang ang parehong partido ay maaaring magpatuloy na makipag-usap tungkol sa pag-usad ng resolusyon ng reklamo.
- Basahin muli ang liham bago ipadala ito at maging positibo sa pamamagitan ng pagbibigay ng tama at napatunayan na impormasyon.
- Ang pagtataas ng isang reklamo sa pamamagitan ng koreo ay mas nakakaapekto kaysa sa email, fax, o pagsusulat sa blog / website ng kumpanya. Maraming mga kumpanya ang inuuna ang mga reklamo na isinumite sa pamamagitan ng mga opisyal na liham.
- Panatilihin ang mga photocopie ng lahat ng sulat at tandaan ang petsa kung kailan ipinadala ang liham.
- Bago sumulat ng isang liham, maglaan ng kaunting oras upang pagnilayan kung ano ang nangyari. Matapos itong pag-isipan, handa ka nang magsulat ng isang sulat kapag alam mo kung anong solusyon ang gusto mo at kung paano maghiling.
- Kung nais mong gumawa ng isang reklamo tungkol sa isang tao, pag-usapan ang kanilang nakakabigo na pag-uugali. Huwag pintasan nang husto ang kumpanya. Kung tututol ka sa patakaran ng kumpanya, huwag pintasan ang mail reader o pamamahala. Ilarawan ang problema at ang iyong ninanais na solusyon.
- Samantalahin ang mga website na nagbubukas ng mga pagkakataon para sa mga mamimili na magsumite ng mga reklamo at alamin kung may mga mamimili na nagkaproblema sa ilang mga kumpanya. Inirerekumenda naming panatilihin mo ang isang file ng mga reklamo ng consumer na isinumite sa pamamagitan ng website.
- Huwag magpadala ng mga sulat mula sa mga testigo na na-legalisado. Kung nais mong ayusin ang usapin sa korte, tiyaking pinananatili mo ang pahayag at pangalan ng saksi. Tandaan na ang mga singil sa korte ay karaniwang napakataas. Inirerekumenda namin na gumawa ka ng isang impormal na kasunduan o sa pamamagitan ng arbitration.
- Huwag punahin ang kumpanya. Tandaan na nais mong makakuha ng kabayaran o isang solusyon. Hindi ito matutupad kung atake mo ang mambabasa ng liham. Kung nais mong magsulat ng isang titik sa isang mas malakas na tono, iwasan ang passive voice, gumamit ng direkta at mapaglarawang istilo ng wika. Halimbawa, sabihin na ikaw ay "nalulugi" o "nahihirapan" bilang isang resulta ng problemang ito, sa halip na simpleng "pakiramdam ng pagkabigo."
