Mayroong dalawang uri ng mga plano sa pamamahala ng pagbabago. Tinutugunan ng unang uri ng plano ang epekto ng pagbabago sa samahan, na nagpapagaan sa paglipat. Sinusubaybayan ng pangalawang uri ng plano ang mga tiyak na pagbabago ng proyekto, na nagreresulta sa isang malinaw na tala ng mga pagbabago sa saklaw ng proyekto. Ang parehong mga plano ay naglalayon na malinaw at tumpak na maipaabot kung ano ang kailangang gawin.
Hakbang
Paraan 1 ng 2: Pagsulat ng isang Plano upang Pamahalaan ang Pagbabago ng Organisasyon
Hakbang 1. Ipakita ang dahilan sa likod ng pagbabago
Ilista ang mga kadahilanan na nagtulak sa pagpapasyang magbago, tulad ng hindi magandang pagganap, bagong teknolohiya, o pagbabago sa misyon ng samahan.
Ang isang diskarte na maaaring magamit ay upang ilarawan ang kasalukuyang sitwasyon at ang hinaharap na sitwasyon na nais na likhain ng samahan
Hakbang 2. Tukuyin ang uri at saklaw ng pagbabago
Maikling ilarawan ang likas na katangian ng proyekto ng pagbabago. Tukuyin kung makakaapekto ang pagbabagong ito sa pamagat ng trabaho, mga proseso sa negosyo, mga pagbabago sa patakaran, at / o istrukturang pang-organisasyon. Ilista ang mga kagawaran, workgroup, system, o iba pang mga bahagi na sasailalim sa mga pagbabago.
Hakbang 3. Ilarawan ang suporta ng stakeholder
Ilista ang lahat ng mga partido na maaapektuhan ng ipinanukalang pagbabago, halimbawa, senior management, mga manager ng proyekto, mga sponsor ng proyekto, mga end user at / o mga empleyado. Para sa bawat partido, isulat kung sinusuportahan ng partido ang pagbabago.
- Isaalang-alang ang paglikha ng isang diagram upang maiparating ito nang malinaw at maikli. Ang isang halimbawa ay upang mailista ang Awcious, Antas ng Suporta, at Impluwensya ng bawat partido na niraranggo gamit ang isang Mataas / Katamtaman / Mababang sukat.
- Kung maaari, magsagawa ng isang panayam na personal upang masukat ang suporta.
Hakbang 4. Bumuo ng isang koponan sa pamamahala ng pagbabago
Ang koponan na ito ay responsable para sa pagbibigay ng impormasyon sa lahat ng mga partido, pakikinig sa mga alalahanin, at pagtiyak na ang proseso ng pagbabago ay makinis hangga't maaari. Pumili ng mga taong may kredibilidad sa loob ng samahan at mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon.
Ang koponan na ito ay dapat ding magkaroon ng mga miyembro mula sa antas ng senior executive. Bigyang-diin na responsable sila sa paglulunsad ng pagbabago, hindi lamang pagbibigay ng pag-apruba
Hakbang 5. Bumuo ng isang diskarte sa pamamahala
Ang buong suporta mula sa mga mahahalagang tao sa samahan ay napakahalaga para sa tagumpay ng pagbabago. Bigyan ang mga nakatatandang empleyado ng pagkakataong magbigay ng puna at makipagtulungan sa kanila upang lumikha ng isang aktibong papel sa pagpapakita at pamumuno sa pagbabago.
Hakbang 6. Lumikha ng isang plano para sa bawat interesadong partido
Suriin ang mga panganib at alalahanin ng lahat ng mga partido, kabilang ang mga sumusuporta sa pagbabago. Italaga ang pangkat ng pamamahala upang tugunan ang mga alalahanin.
Hakbang 7. Lumikha ng isang plano sa komunikasyon
Ang komunikasyon ang pinakamahalagang sangkap sa pamamahala ng pagbabago. Regular na makipag-usap sa mga taong apektado ng pagbabago. Bigyang diin ang mga dahilan sa likod ng pagbabago at mga pakinabang na makukuha mula sa pagbabago.
- Dapat tanggapin ng mga interesadong partido ang dalawang panig na personal na mga komunikasyon. Napakahalaga ng mga pagpupulong nang harapan o harapan
- Ang komunikasyon ay dapat magmula sa isang mataas na ranggo ng sponsor ng pagbabago, mula sa iyong agarang superbisor, at mula sa iba na pinagkakatiwalaan ng mga interesadong partido. Ang lahat ng mga komunikasyon ay dapat maghatid ng isang pare-parehong mensahe.
Hakbang 8. Subaybayan ang laban
Palaging may mga lumalaban sa pagbabago. Ang laban na ito ay nasa isang indibidwal na antas. Kaya, makipag-usap sa tao upang maunawaan ang kanilang pangangatuwiran. Subaybayan ang mga reklamo upang matugunan sila ng koponan sa pamamahala ng pagbabago. Ang mga karaniwang kadahilanan para sa paglaban ay kasama ang:
- Walang pagganyak na magbago, walang pakiramdam ng pagka-madali
- Walang pag-unawa sa pangkalahatang sitwasyon o kung bakit kailangan ng pagbabago
- Kakulangan ng input sa proseso
- Kawalang-katiyakan tungkol sa seguridad sa trabaho, mga tungkulin sa hinaharap, o mga hinihingi at kasanayan na kinakailangan upang maisagawa ang mga trabaho sa hinaharap.
- Ang kabiguan ng pamamahala na matugunan ang mga inaasahan tungkol sa pagbabago ng pagpapatupad o komunikasyon
Hakbang 9. Pagtagumpayan ang mga hadlang
Maraming mga reklamo ang dapat malutas sa pamamagitan ng pagpapabuti ng mga komunikasyon o pagbabago ng mga diskarte sa komunikasyon upang matugunan ang mga partikular na isyu. Ang ilang mga reklamo ay nangangailangan ng isang karagdagang diskarte na maaari mong maisama bilang bahagi ng plano o maaari kang magtalaga sa pangkat ng pamamahala upang magawa nila ang kinakailangan. Isaalang-alang kung aling mga hakbang ang naaangkop sa iyong samahan:
- Para sa pagbabago ng mga tungkulin o proseso ng trabaho, unahin ang pagsasanay sa empleyado.
- Kung nahulaan mo ang mababang moral o isang nakababahalang yugto ng paglipat, harapin ang mga kaganapan sa kumpanya o mga benepisyo ng empleyado.
- Kung ang mga interesadong partido ay hindi udyok na magbago, paikutin ang insentibo.
- Kung ang mga interesadong partido ay hindi pakiramdam na kasangkot sa proseso ng pagbabago, magtawag ng isang pagpupulong upang makalikom ng puna at isaalang-alang ang pagbabago ng mga plano.
Paraan 2 ng 2: Pagsubaybay sa Mga Pagbabago ng Proyekto
Hakbang 1. Tukuyin ang tungkulin sa pamamahala ng pagbabago
Gumawa ng isang listahan ng mga posisyon na hihirangin para sa proyektong ito. Ilarawan ang mga responsibilidad at kasanayan na kinakailangan para sa bawat posisyon. Sa isang minimum, isama ang isang manager ng proyekto upang gumawa ng pang-araw-araw na mga pagbabago at isang sponsor ng proyekto upang subaybayan ang pangkalahatang pag-unlad at gumawa ng mga pangunahing pagpapasya sa pagbabago.
Para sa isang malawak na proyekto sa isang malaking samahan, hatiin ang tungkulin sa pamamahala ng proyekto sa maraming tao na may dalubhasang kaalaman
Hakbang 2. Isaalang-alang ang paglikha ng isang board ng control control
Ang mga proyekto sa pag-unlad ng software sa pangkalahatan ay mayroong isang Change Control Board na binubuo ng mga kinatawan mula sa bawat isa sa mga interesadong pangkat. Ang lupon na ito ang nag-apruba ng mga kahilingan sa pagbabago, hindi ang tagapamahala ng proyekto at nagpapahiwatig ng mga desisyon sa mga interesadong partido. Ang diskarte na ito ay gumagana nang maayos para sa mga proyekto na nagsasangkot ng maraming mga pangkat at proyekto na ang pinakamaliit na saklaw at mga target ay madalas na nangangailangan ng muling pagsusuri.
Hakbang 3. Lumikha ng isang proseso para mapagtanto ang mga kahilingan sa pagbabago
Kapag naisip ng isang tao sa koponan ng pagbabago ang susunod na hakbang, paano mo gagawin ang isang ideya sa isang katotohanan? Ilarawan ang prosesong ito sa kasunduan ng koponan. Halimbawa:
- Pinupunan ng mga miyembro ng koponan ang isang form ng Pagbabago ng Kahilingan at ipadala ito sa manager ng proyekto.
- Ang proyekto manager ay ipinasok ang form sa Change Request Record at inaayos ang talaang ito dahil ang mga pagbabago ay ipinatupad o tinanggihan.
- Hinihiling ng manager ang mga miyembro ng koponan na magsulat ng isang tukoy na plano at tantyahin kung magkano ang kakailanganin na pagsisikap.
- Ipinapadala ng manager ng proyekto ang plano sa sponsor ng proyekto para sa pag-apruba o pagtanggi.
- Ipatupad ang mga pagbabago. Ang mga interesadong partido ay regular na may kaalaman tungkol sa mga pagpapaunlad.
Hakbang 4. Lumikha ng isang form ng kahilingan sa pagbabago
Ang data sa ibaba ay dapat na isama sa tuwing magagawa ang isang kahilingan sa pagbabago at ipasok sa log ng pagbabago:
- Baguhin ang petsa ng paghiling
- Baguhin ang numero ng kahilingan na itinalaga ng manager ng proyekto
- Pamagat at paliwanag
- Ang pangalan ng aplikante, email address at numero ng telepono
- Priority (Mataas, Medium, o Mababa). Ang mga plano sa pamamahala ng pagbabago ng emergency ay maaaring mangailangan ng mga tukoy na deadline.
- Numero ng produkto at bersyon (para sa mga proyekto sa software)
Hakbang 5. Ipasok ang karagdagang impormasyon sa mga tala ng pagbabago
Dapat baguhin ng mga talaan ang mga desisyon at pagpapatupad. Bilang karagdagan sa impormasyong kinopya mula sa form ng paghiling ng pagbabago, dapat kang maghanda ng isang lugar upang isulat ang mga sumusunod:
- Mag-sign ng pag-apruba o pagtanggi
- Ang lagda ng taong aprubahan o tatanggihan ang kahilingan
- Baguhin ang deadline ng pagpapatupad
- Baguhin ang petsa ng pagkumpleto
Hakbang 6. Subaybayan ang mahahalagang desisyon
Bilang karagdagan sa pang-araw-araw na tala, ang pagsubaybay sa mahahalagang desisyon ay magiging kapaki-pakinabang para sa proyekto. Ang mga talaang ito ay magpapadali sa iyo upang subaybayan ang mga pangmatagalang proyekto o proyekto na sumasailalim ng pagbabago sa pamumuno. Ang mga talaang ito ay maaari ding gabayan ang komunikasyon sa mga kliyente o senior management. Para sa anumang mga pagbabago sa mga deadline, saklaw ng proyekto o mga kinakailangan, antas ng priyoridad, o diskarte, isama ang sumusunod na impormasyon:
- Ang mga taong nagpapasiya
- Petsa ng pagpapasya
- Buod ng mga kadahilanan sa likod ng desisyon at ang proseso ng paggawa ng desisyon. Magsama ng mga dokumentong nauugnay sa prosesong ito.
