Ang mga plano sa pagkakasalungat, na mas kilala bilang mga plano sa pagtugon sa emerhensiya, ay lubhang kapaki-pakinabang sa pag-asa ng paglitaw ng mga bagay na nagreresulta sa pagtigil ng mga aktibidad sa pagpapatakbo. Sa pamamahala ng samahan, iba`t ibang mga panganib ay maaaring maganap simula sa mga kaguluhang panteknikal (hal. Pagkawala ng data) hanggang sa natural na mga kaganapan (hal. Mga pagbaha). Samakatuwid, ang bawat samahan ay kailangang bumuo ng isang mabisang plano ng contingency upang maging handa upang harapin ang iba't ibang mga hindi kanais-nais na kaganapan.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Inaasahan ang Iba't ibang Mga Panganib
Hakbang 1. Maghanda bago bumuo ng isang contingency plan
Ang pangunahing layunin ng paghahanda ng isang contingency plan ay upang mapanatili ang pagpapatuloy ng mga aktibidad ng pagpapatakbo ng samahan sakaling may sakuna.
- Una, tukuyin ang isang pormal na patakaran na nagsasaad na ang samahan ay dapat na bumuo ng isang contingency plan.
- Gumawa ng isang plano na simple at praktikal. Gumamit ng mga salitang madaling maunawaan at magbigay ng mga alituntunin na madaling mailapat ng mambabasa sapagkat ang planong ito ay dapat na isagawa ng lahat ng tauhan sa samahan.
- Tukuyin ang mga tiyak na kadahilanan kung saan dapat kang gumawa ng isang contingency plan. Mag-isip ng mga tagapagpahiwatig na nagsisilbing benchmark para sa pagtukoy ng matagumpay na pagpapatupad ng isang contingency plan upang ang organisasyon ay maaaring magpatuloy sa mga aktibidad tulad ng dati. Tukuyin ang mga aktibidad sa pagpapatakbo na may mahalagang papel sa pagpapatuloy ng iyong negosyo.
Hakbang 2. Lumikha ng isang contingency plan sa pamamagitan ng pagsagot sa tatlong mahahalagang katanungan
Ang paglikha ng isang plano na maaaring sagutin ang lahat ng tatlong mga katanungang ito ay isang paraan upang matiyak na hindi mo makaligtaan ang isang solong aspeto na isasaalang-alang.
- Anong mga kaganapan ang maaaring mangyari?
- Anong mga pagkilos ang gagawin natin upang matugunan ito?
- Ano ang kailangan nating gawin upang maihanda ang ating sarili?
Hakbang 3. Alamin kung anong mga panganib ang maaaring harapin ng iyong samahan
Ang pagtukoy ng mga panganib na maaaring mangyari ay isa sa mga mahahalagang aspeto sa paghahanda ng isang contingency plan. Gayunpaman, magkakaiba ang proseso ayon sa sitwasyon at kundisyon ng bawat samahan. Dapat mo ring isaalang-alang ang mga kalagayan ng iyong sariling samahan kapag tumutukoy ng mga panganib. Kinakailangan ang mga plano sa pagkakasalungat upang asahan ang mga panganib sa negosyo sa anyo ng:
- Mga natural na sakuna, halimbawa: pagbaha, bagyo, at pagkauhaw. Iba pang mga peligro: mga krisis sa pananalapi, mga aksidente sa trabaho, mga problema sa tauhan (hal. Pagkamatay ng isang nangunguna sa organisasyon o welga ng empleyado), pagkawala ng data, kaguluhan sa pamamahala, at mga problema sa produkto (hal: mga depektibong produkto).
- Ituon ang paghahanda ng mga plano sa mga aspeto ng pamamahala, komunikasyon, pananalapi, koordinasyon, logistics, at paglutas ng problema sa teknikal.
- Ang mga problemang panteknikal ay karaniwang kinakaharap ng pangkat na humahawak sa imprastraktura ng komunikasyon. Dapat mong isaalang-alang ang peligro ng pagkawala ng data o mga customer.
Hakbang 4. Isaalang-alang ang mga panganib alinsunod sa priyoridad
Tukuyin ang rating ng peligro batay sa laki ng pagkakataong maganap ang peligro. Sa pangkalahatan, ang mga plano ng contingency ay hindi maaaring asahan ang lahat ng mga panganib dahil ang mga pagkakataong mangyari ay hindi pareho. Subukan upang malaman ang mga panganib na may pinakamalaking pagkakataon na mangyari at na makakaapekto sa mga aktibidad sa pagpapatakbo.
- Ituon ang mga kaganapan na may pinaka-nakamamatay na kahihinatnan. Isulat ang lahat ng mga kaganapan na nakakaapekto sa pagpapatakbo at magtalaga ng isang rating mula 1 hanggang 10. Isipin ang epekto ng bawat isa sa mga kaganapang ito, halimbawa: ang mga sunog ng engine ay may mas mababang rating kaysa sa mga sunog sa pabrika.
- Pagkatapos nito, tukuyin ang rating batay sa dalas ng paglitaw ng peligro. Halimbawa: magbigay ng isang rating ng 1 para sa isang peligro na nagaganap isang beses sa isang buwan at isang rating na 10 para sa isang peligro na nangyayari minsan sa bawat 100 taon. I-multiply ang dalawang numero upang makakuha ng isang kabuuang marka na nagpapakita ng laki ng peligro at ang epekto nito sa samahan.
- Bumuo ng isang contingency plan na nagsisimula sa kaganapan na may pinakamataas na iskor. Maghanda ng mga solusyon upang asahan ang mga kaganapang ito. Bilang karagdagan, maaari mong pagbutihin ang mga proseso ng trabaho para sa mga kaganapan sa mababang pagmamarka. Ang mga pangunahing aspeto na tinitiyak ang pagpapatuloy ng mga aktibidad ng samahan ay dapat na isang pangunahing priyoridad, halimbawa: pamamahala ng daloy ng salapi, pagbuo ng bahagi ng merkado, at pagpapabuti ng pagganap ng empleyado.
Bahagi 2 ng 3: Pagtukoy sa Maramihang Mga Pangyayari
Hakbang 1. Tukuyin ang senaryo para sa kaganapan na may pinakamataas na peligro
Upang makabuo ng isang mabisang plano ng contingency, tukuyin ang mga makatotohanang sitwasyon para sa bawat peligro. Lumikha ng isang tukoy na balangkas upang asahan kung ano ang magiging epekto kung nangyari ang pinakamataas na peligro.
- Maaari mong matukoy ang epekto pagkatapos maingat na maipon ang senaryo. Isipin ang tungkol sa pinakamalaking epekto ng bawat sitwasyon nang detalyado.
- Mula sa isang senaryo, maghanda ng maraming mga bersyon ng plano na may markang intensity ng epekto, halimbawa: banayad na epekto, katamtamang epekto, at matinding epekto.
Hakbang 2. Gumawa ng iskedyul para sa pagpapatupad ng plano alinsunod sa senaryo
Tukuyin kung aling mga tauhan ang responsable para sa kung anong mga aksyon at kailan. Maghanda rin ng na-update na listahan o listahan ng contact at tukuyin kung sino ang dapat magbigay ng mga abiso.
- Maghanda ng iskedyul upang malaman ng lahat ng responsableng tauhan kung ano ang dapat nilang gawin sa unang araw o sa unang linggo. Bumuo ng isang tukoy na iskedyul para sa bawat sitwasyon.
- Gumawa ng iskedyul alinsunod sa senaryo upang asahan ang paglitaw ng mga hadlang sa iba't ibang mga aspeto ng samahan, halimbawa sa mga tuntunin ng mga pasilidad sa trabaho (mga hadlang sa imprastraktura), samahan (walang sistema ng babala para sa mga emerhensiya o isang dalubhasang koponan ng pagtugon), at mga institusyon (halimbawa: kawalan ng mapagkukunan ng pondo o kasosyo sa panlabas na negosyo). Tukuyin ang mga tauhan na dapat maging responsable para sa ilang mga aspeto.
Hakbang 3. Isipin ang pinakamahalagang mga kadahilanan upang maipagpatakbo muli ang iyong negosyo
Talakayin ito nang detalyado sa pamamagitan ng pagsasagawa ng isang pagsusuri ng mga kakayahan at kahinaan sa loob ng samahan. Mayroon bang sapat na mga kakayahan ang samahan upang matugunan o matugunan ang bawat peligro?
- Halimbawa: ang isang kalamidad na maaaring maganap ay isang pagbaha sapagkat ang tubig ng ilog ay umaapaw at nagpapalubog ng pabahay sa mga pampang ng ilog. Ang hindi magandang imprastraktura ay maaaring magpalitaw ng kahinaan at ang pagkakaroon ng mga dalubhasang tauhan ay isang kakayahang pang-organisasyon.
- Gumawa ng isang matapat na pagtatasa ng mapagkukunan. Tukuyin kung ano ang kailangang baguhin o bawasan dahil sa limitadong mapagkukunan? Magsagawa ng pagtatasa upang matukoy ang epekto sa mga aktibidad sa negosyo upang matukoy mo ang mga aksyon na dapat gawin upang ang organisasyon ay patuloy na gumana at magawang makamit ang mga layunin nito.
Hakbang 4. Tukuyin kung paano mabawasan ang peligro
Matapos gumawa ng isang contingency plan, huwag magpahinga at umasa na walang mangyaring masama. Gumawa ng iba't ibang mga hakbang upang mabawasan ang peligro at kumuha ng pag-iwas.
- Alamin kung may mga kasamahan na handang tumulong. Mayroon bang mga lokal na mapagkukunan na maaaring magamit sakaling may sakuna? Mayroon bang mga kapitbahay na handang tumulong?
- Ang isang mabisang plano ng contingency ay maaaring ihayag ang iba't ibang mga aspeto na kailangang mapabuti upang ang isang plano na orihinal na napaka kapaki-pakinabang, ngayon ay maaaring hindi na kailangan.
- Halimbawa: napagtanto mo ang pangangailangan para sa proteksyon ng seguro o magsagawa ng isang simulasi sa pamamahala ng sakuna. Mag-install ng isang data backup system upang maiwasan ang pagkawala ng data. Gumawa ng isang plano para sa bawat sitwasyon.
Bahagi 3 ng 3: Pagpapatupad ng isang Plano sa Pagkakataon
Hakbang 1. Ipabatid ang plano ng contingency sa lahat ng mga empleyado
Kailangan mong ipaalam ang contingency plan sa lahat ng antas ng pamamahala ng samahan nang maaga bago maganap ang isang emergency.
- Ipaliwanag ang mga tungkulin at responsibilidad ng bawat tauhan upang hindi sila malito kung kailan dapat isagawa ang planong ito upang maiwasan ang gulat.
- Magbigay ng kapaki-pakinabang na pagsasanay upang ang bawat tauhan ay magagawa ang mga responsibilidad ayon sa plano. Gawin ang mga kinakailangang simulation at gumawa ng mga pagsasaayos pagkatapos magawa ang mga obserbasyon.
Hakbang 2. Subukan ang iyong plano
Magsagawa ng pagsubok sa 4 na yugto upang mas mahusay at mabisa. Kung may mga problema o hidwaan sa pagitan ng departamento, ayusin ang plano at subukang muli.
- Magsagawa ng mga pagpupulong kasama ang mga senior staff. Hayaang itakda niya ang petsa at oras para sa pagpupulong upang magsagawa ng isang buong pagsusuri ng plano sa abot-kayang at pahalagahan ang mga tao na nagtapos sa trabaho hanggang sa huli.
- Gumawa ng mga pagpupulong na interdepartmental upang suriin ang mga plano ng kagawaran. Sa yugtong ito, kailangan mong maglaan ng mga mapagkukunan at kilalanin ang mga umuusbong na hidwaan.
- Hanapin ang sanhi ng mga pagkabigo ng kritikal na system. Ang pagsusuri sa plano ay maaaring gawin sa loob ng departamento sa pamamagitan ng pagtulad sa system at / o pagkabigo ng vendor. Maaaring gawin ang mga simulation ng senaryo nang hindi isinara ang kagamitan o pagkaantala ng mga proseso na dapat magpatuloy na tumakbo.
- Gumawa ng isang test run. Gayunpaman, kailangan mong subukan ang plano ng contingency sa pamamagitan ng pansamantalang pagpapahinto ng mga operasyon.
Hakbang 3. Panatilihin ang plano ng contingency sa isang ligtas at madaling ma-access na lugar
Kung sakaling may sakuna, huwag hayaang masunog ang plano o mawala ng baha. Upang gawing madali ang pag-access kung kinakailangan, huwag itago ang iyong plano ng pag-iimbak ng file.
- Panatilihin ang file file at mga kopya sa maraming mga lugar upang magamit sila sa lalong madaling panahon kung kinakailangan.
- Itago ang isang kopya ng plano sa iba't ibang lugar mula sa orihinal. Mangyaring sabihin sa ilang mga awtorisadong tao kung paano ito mai-access.
Hakbang 4. Magtatag ng isang regular na iskedyul para sa pagsasagawa ng mga pagsusuri
Ang mga pagbabago ay nangyayari sa lahat ng oras upang ang mga pagpapalagay na pinagbabatayan ng paghahanda ng plano ay hindi na wasto. Ang peligro ay maaaring mas malaki kaysa sa kung kailan inilabas ang plano.
- Isali ang maraming tao kapag nagbalangkas at nagsasaayos ng mga plano. Halimbawa: hilingin sa mga bagong empleyado na magbigay ng input o gumawa ng mga pagpapabuti mula sa ibang pananaw.
- Paghambingin ang lahat ng mga pagpapalagay na ginamit kapag naglalagay ng plano sa kasalukuyang data o magkaroon ng isang third party na tseke. Ang backup system sa iyong computer ay maaaring mag-imbak ng mas kaunting data kaysa sa iniisip mo.
Mga Tip
- Huwag pansinin ang kahalagahan ng isang contingency plan upang hindi ka lumikha ng isa!
- Bumuo ng mga contingency plan sa iba't ibang mga sitwasyon.
- Simulan ang pagpaplano sa pamamagitan ng pagbuo ng isang komite at paghirang ng isang upuan. Pumili ng mga taong may mga kasanayan, kagamitan, at kaalaman upang ang bawat departamento ay makakabuo ng kani-kanilang mga plano.
- Basahing muli ang mga plano na naila upang makahanap ng mga bagay na hindi nakuha.
