Upang ilipat ang isang listahan o talahanayan ng data mula sa Word patungong Excel, hindi mo kailangang ilipat ang mga indibidwal na piraso ng data sa mga cell ng isang spreadsheet ng Excel (worksheet). Maaari mo lamang mai-format nang maayos ang iyong dokumento sa Word, pagkatapos ang buong dokumento ay maaaring mai-import sa Excel sa ilang mga pag-click lamang.
Hakbang
Paraan 1 ng 2: Pag-convert ng Mga Listahan
Hakbang 1. Maunawaan kung paano mai-convert ang dokumento ng Word
Upang mag-import ng isang dokumento sa Excel, ang ilang mga character ay ginagamit upang matukoy kung anong data ang papasok sa mga cell sa worksheet ng Excel. Sa pamamagitan ng pagsasagawa ng ilang mga hakbang sa pag-format bago mag-import, maaari mong makontrol ang hitsura ng worksheet at i-minimize ang dami ng manu-manong pag-format na dapat gawin. Lalo na kapaki-pakinabang ito kung nag-i-import ka ng isang mahabang listahan mula sa isang dokumento ng Word sa Excel.
Ang pamamaraang ito ay pinakamahusay na gumagana kapag maraming mga entry sa listahan, bawat isa ay may katulad na format (isang listahan ng mga address, numero ng telepono, email address, atbp.)
Hakbang 2. Tiyaking walang mga error sa pag-format sa dokumento
Bago simulan ang proseso ng conversion, siguraduhin na ang bawat entry ay na-format sa parehong paraan. Dapat mong iwasto ang anumang mga error sa bantas o muling ayusin ang anumang mga entry na hindi tumutugma. Ito ay upang matiyak na maayos ang proseso ng paglilipat ng data.
Hakbang 3. Ipakita ang mga character sa pag-format sa dokumento ng Word
Sa pamamagitan ng pagpapakita ng karaniwang nakatagong mga character na format, maaari mong matukoy ang pinakamahusay na paraan upang paghiwalayin ang bawat entry. Maaari mong ipakita ang mga character na pag-format sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan na Ipakita / Itago ang Mga Marka ng Talata sa tab na Home, o sa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + ⇧ Shift + *.
Karamihan sa mga listahan ay may isang marka ng talata sa dulo ng bawat linya, o sa dulo ng isang linya, o sa isang blangko na linya sa pagitan ng mga entry. Gagamitin mo ang karatulang ito upang ipasok ang nakikilala na katangian ng mga cell sa Excel
Hakbang 4. Palitan ang mga marka ng talata sa pagitan ng mga entry upang alisin ang labis na mga puwang
Gumagamit ang Excel ng mga puwang sa pagitan ng mga entry upang tukuyin ang mga hilera, ngunit dapat mong alisin ang mga ito sa puntong ito upang makatulong sa proseso ng pag-format. Huwag magalala, idadagdag mo ito kaagad. Ang hakbang na ito ay pinakamahusay na gagana kung mayroon kang isang marka ng talata sa dulo ng entry at isang marka sa puwang sa pagitan ng mga entry (dalawang magkakasunod na puwang).
- Pindutin ang Ctrl + H upang buksan ang window na Hanapin at Palitan.
- I-type ang ^ p ^ p sa larangan ng Maghanap. Ito ang code para sa dalawang magkakasunod na marka ng talata. Kung ang bawat entry ay isang solong linya at walang mga blangko na linya sa pagitan, gumamit lamang ng isang ^ p.
- Ipasok ang character ng delimiter sa patlang na Palitan. Tiyaking ang character na ito ay hindi isang character sa dokumento, tulad ng ~.
- I-click ang Palitan Lahat. Mapapansin mo na ang mga entry na ito ay pagsamahin ang kanilang mga sarili, ngunit iwanang mag-isa hangga't ang character ng delimiter ay nasa tamang lugar (sa pagitan ng bawat entry)
Hakbang 5. Paghiwalayin ang bawat entry sa magkakahiwalay na mga haligi
Ngayon ang mga entry ay lilitaw sa magkakahiwalay na mga linya. Dapat mong tukuyin ang data na lilitaw sa bawat haligi. Halimbawa, kung ang bawat entry sa unang linya ay isang pangalan, sa pangalawang linya ay isang address sa kalye, at sa ikatlong linya ay isang bansa at postal code, gawin ang sumusunod:
- Pindutin ang Ctrl + H upang buksan ang window na Hanapin at Palitan.
- Alisin ang isa sa mga marka ng ^ p sa patlang ng Hanapin.
- Palitan ang character sa patlang na Palitan ng isang kuwit,.
- I-click ang Palitan Lahat. Papalitan nito ang natitirang mga simbolo ng talata ng isang comma separator, na paghiwalayin ang bawat linya sa isang haligi.
Hakbang 6. Baguhin ang character ng delimiter upang makumpleto ang proseso ng pag-format
Matapos mong makumpleto ang dalawang mga hakbang sa Paghahanap at Palitan sa itaas, ang listahan ay hindi na magiging hitsura ng isang listahan. Lahat sila ay nasa parehong linya at magkakaroon ng isang kuwit sa pagitan ng bawat piraso ng data. Ang hakbang na Hanapin at Palitan ay ibabalik ang data sa isang form form ngunit mayroon pa ring mga kuwit na tumutukoy sa mga haligi.
- Pindutin ang Ctrl + H upang buksan ang window na Hanapin at Palitan.
- Ipasok ang ~ (o anumang character na pinili mo sa simula) sa larangan ng Hanapin.
- Ipasok ang ^ p sa patlang na Palitan.
- I-click ang Palitan Lahat. Gagawin nitong muli ang lahat ng mga entry sa mga indibidwal na pangkat na pinaghihiwalay ng mga kuwit.
Hakbang 7. I-save ang file bilang isang simpleng text file
Kumpleto na ang format ng entry at mai-save mo ang dokumentong ito bilang isang text file. Ginagawa ito upang mabasa ng Excel at ma-parse ang iyong data upang lumitaw ito sa tamang mga haligi.
- I-click ang tab na File at piliin ang I-save Bilang.
- I-click ang drop-down na menu na I-save bilang uri at piliin ang Plain Text.
- Pangalanan ang file at pagkatapos ay i-click ang I-save.
- Kung ang window ng Conversion ng File ay lilitaw, i-click ang & nbsp OK;.
Hakbang 8. Buksan ang file sa Excel
Dahil ang file ay nai-save sa simpleng teksto, maaari mo itong buksan sa Excel.
- I-click ang tab na File at piliin ang Buksan.
- I-click ang drop-down na menu ng Excel All Files at piliin ang Mga Text File.
- I-click ang Susunod> sa window ng Pag-import ng Wizard ng Text.
- Piliin ang Comma sa listahan ng Delimiter. Maaari mong makita kung paano paghiwalayin ang mga entry sa preview sa ibaba. I-click ang Susunod>.
- Piliin ang format ng data para sa bawat haligi, pagkatapos ay i-click ang Tapusin.
Paraan 2 ng 2: Pag-convert ng Mga Talahanayan
Hakbang 1. Lumikha ng isang talahanayan sa Word at pagkatapos ay maglagay ng data dito
Para sa isang listahan ng data sa Word, maaari mo itong i-convert sa isang format ng talahanayan at pagkatapos kopyahin ang talahanayan sa Excel. Kung ang iyong data ay nasa format na ng talahanayan, lumaktaw sa susunod na hakbang.
- Piliin ang lahat ng teksto upang mai-convert sa isang talahanayan.
- I-click ang tab na Ipasok at pagkatapos ay i-click ang pindutan ng Talahanayan.
- Piliin ang I-convert ang Teksto sa Talahanayan.
- Ipasok ang bilang ng mga hilera bawat hilera ng data sa haligi ng Bilang ng mga haligi. Kung may mga blangko na hilera sa pagitan ng bawat hilera ng data, magdagdag ng isa sa kabuuan ng haligi.
- Mag-click sa & nbsp OK;.
Hakbang 2. Suriin ang format ng talahanayan
Ang Word ay lilikha ng isang talahanayan batay sa iyong mga setting. Suriin upang matiyak na ang talahanayan ay tama.
Hakbang 3. I-click ang maliit na button na + na lilitaw sa kaliwang sulok sa itaas ng talahanayan
Lilitaw ang pindutan na ito kapag inilagay mo ang iyong mouse sa ibabaw ng mesa. Ang pag-click sa pindutan na ito ay pipiliin ang lahat ng data sa talahanayan.
Hakbang 4. Pindutin
Ctrl + C upang kopyahin ang data. Maaari mo ring i-click ang pindutan ng Kopyahin sa tab na Home.
Hakbang 5. Buksan ang Excel
Kapag nakopya ang data, maaari mong buksan ang Excel. Kung nais mong ilagay ang data sa isang mayroon nang worksheet, buksan ang worksheet. Ilagay ang cursor sa cell na nais mong gawin sa kaliwang bahagi ng tuktok ng mesa.
Hakbang 6. Pindutin
Ctrl + V upang i-paste ang data.
Ang bawat isa sa mga cell mula sa talahanayan ng Word ay mailalagay sa isang hiwalay na cell sa worksheet ng Excel.
Hakbang 7. Paghiwalayin ang anumang natitirang mga haligi
Nakasalalay sa uri ng data na iyong ini-import, maaaring mayroong ilang karagdagang pag-format na kailangan mong gawin. Halimbawa, kung mag-import ka ng mga address ng lungsod, mga code ng bansa, at mga postal code na nasa isang cell, maaari mong awtomatikong hatiin ang mga ito sa Excel.
- I-click ang mga heading ng haligi na nais mong hatiin. Ang hakbang na ito ay pipiliin ang buong haligi.
- Piliin ang tab na Data at i-click ang pindutan ng Teksto sa Mga Haligi.
- I-click ang Susunod> pagkatapos ay piliin ang Koma sa haligi ng Mga Delimiters. Kung gagamitin mo ang halimbawa sa itaas, paghiwalayin ng hakbang na ito ang lungsod mula sa country code at postal code.
- I-click ang Tapusin upang makatipid ng mga pagbabago.
- Piliin ang mga haligi na kailangan pa ring hatiin, pagkatapos ay ulitin ang prosesong ito. Piliin ang Space at hindi ang Comma bilang delimiter. Paghihiwalayin ng hakbang na ito ang code ng bansa mula sa postal code.
