Para sa iyo na nagtatrabaho sa Human Resources (HR) Department, kinakailangang tanggihan ang mga kwalipikadong aplikante sa pag-upo sa pagkuha ng mas mabubuting kandidato ay tiyak na isang mahirap na responsibilidad. Gayunpaman, huwag magalala dahil sa katunayan, may ilang mga simpleng tip na maaari mong mailapat upang gawing mas madali ang proseso. Halimbawa, kung ang pinag-uusapan na kandidato ay dumaan sa yugto ng pakikipanayam, pinakamahusay na iparating ang pagtanggi sa pamamagitan ng telepono. Kung hindi, hindi nasasaktan upang ipaalam ang pagtanggi sa pamamagitan ng opisyal na email. Alinmang medium ang pipiliin mo, panatilihing tuwid ang iyong desisyon nang hindi nakompromiso ang kagandahang-asal.
Hakbang
Paraan 1 ng 2: Pakikipag-ugnay sa Kandidato Sa pamamagitan ng Telepono
Hakbang 1. Makipag-ugnay sa aplikante sa pamamagitan ng telepono
Habang ang pagtanggi sa isang application ng trabaho sa pamamagitan ng email ay mas komportable para sa iyo, lalo na upang maiwasan ang anumang posibleng pagkabagot, ang tunay na pagsasalita sa telepono ay nararamdaman pa rin ng mas magalang at propesyonal. Samakatuwid, piliin ang opsyong ito upang tanggihan ang mga aplikante na nakilala mo nang personal sa panahon ng proseso ng pakikipanayam.
Tawagan ang pinag-uusapan na aplikante sa oras ng opisina upang matiyak na hindi siya naghahapunan kapag tinawag
Hakbang 2. Huwag guluhin ang mga salita
Panatilihing maikli ang pag-uusap at sa punto, perpekto sa ilalim ng 5 minuto. Ipakita na pinahahalagahan mo ang iyong oras at ayaw mong sayangin ito sa pamamagitan ng hindi pagbanggit ng kanyang personal na buhay, paggawa ng mga biro, o pagtatanong tungkol sa panahon!
Halimbawa, syempre magiging bastos na sabihin, “Hi Beni! Ito si Susan na mula sa Vitamin World. Napakasarap na makapanayam ka kahapon. Oh yeah, kumusta ang panahon doon? Sinabi na mayroong isang malakas na babala ng hangin? Ang iyong teritoryo ay ligtas, hindi ba?”
Hakbang 3. Ipaliwanag na nagpasya ang kumpanya na ibigay ang posisyon sa ibang kandidato
Magalang na ipaliwanag na masaya ka na nakilala mo ang aplikante sa pamamagitan ng proseso ng pakikipanayam at na talagang isinasaalang-alang mo siya para sa posisyon, kahit na nagpasya kang ipasa ang posisyon sa ibang kandidato. Magandang ideya na sabihin ang lahat ng ito sa sandaling masabi mo ang "Kamusta" upang ang pag-uusap ay hindi masyadong nagtatapos.
Subukang sabihin, “Kamusta Ruth, ako si Dika Firza mula sa AAA Technology Company. Sa personal, nais kong pasalamatan ka sa pagpayag mong dumalo sa panayam sa trabaho noong nakaraang linggo. Talagang nasiyahan kami sa pagpupulong at sumasang-ayon kami na ang kasaysayan ng iyong trabaho ay napakahanga. Sa kasamaang palad, nagpasya kaming ibigay ang posisyon sa ibang kandidato."
Hakbang 4. Ilarawan ang mga tiyak na kalakasan o kalakasan ng kandidato na huli mong napili
Sa pangkalahatan, maraming mga aplikante ang talagang nais malaman ang mga merito ng napiling kandidato kumpara sa kung ano ang inaalok nila sa kumpanya. Bagaman ang pagpapaliwanag sa kasaysayan ng trabaho ng napiling kandidato nang detalyado ay talagang isang pag-aksaya ng oras, kailangan mo pa ring ipaliwanag ang ilan sa mga mahahalagang kalamangan na taglay ng napiling kandidato upang ito ay maging isang materyal para sa kanilang pagmumuni-muni.
- Halimbawa, maaari mong sabihin, "Habang pinahahalagahan namin ang iyong malawak na karanasan, ang kandidato na aming pinili ay may master degree at ang antas ng pang-edukasyon ng kandidato ay isang napakahalagang pagtukoy ng kadahilanan para sa amin."
- O, "Ang kandidato na pinili namin ay nagtrabaho sa parehong posisyon sa ibang kumpanya, kaya naniniwala kami na ang proseso ng paglipat ay magiging mas madali sa hinaharap."
Hakbang 5. Ipaliwanag na bilang karagdagan sa pinag-uusapan na mga aplikante, marami pa ring mga kandidato na hindi gaanong karapat-dapat
Talaga, ang mga aplikante na alam na sila ay kwalipikado ay maaaring makaramdam ng pagtataksil kapag tinanggihan ng kumpanya na kanilang ina-apply. Sa ilang mga kaso, mayroon ding mga aplikante na iniisip na ang pagtanggi ay personal. Upang mapagtagumpayan ito, huwag kalimutang paalalahanan ang aplikante na nababahala na nakikipagkumpitensya sila sa maraming mga indibidwal na hindi gaanong kwalipikado!
Subukang sabihin, "Bagaman ikaw ay isang napakalakas na kandidato upang punan ang posisyon na ito, aminin naming ang kumpetisyon para sa mga kandidato sa oras na ito ay napakahigpit. Humihingi ako ng paumanhin na hindi mo nagawang manalo sa kumpetisyon na ito, okay?”
Hakbang 6. Anyayahan silang kumonekta sa iyong kumpanya sa social media
Dahil ang pagtanggi ay isang hindi kanais-nais na paksang pinag-uusapan, subukang pagaanin ang pakiramdam sa pamamagitan ng pag-anyaya sa kanila na kumonekta sa iyong kumpanya online. Sa paggawa nito, kinukumpirma mo rin na ang pagtanggi ay propesyonal, hindi personal.
- Maaari mong sabihin, "Isasaalang-alang ka namin ulit kung may iba pang bakante sa kumpanya. Naisip mo bang magpadala ng imbitasyon ng kaibigan sa aming HR LinkedIn account?"
- O maaari mo ring sabihin, Upang hindi makaligtaan ang impormasyon, maaari mong patuloy na suriin ang mga pag-upload sa aming Facebook o Twitter, okay!”
Hakbang 7. Tapusin ang pag-uusap kung ang pinag-uusapang aplikante ay nagtatangkang magtalo sa iyong pasya
Sa ilang mga kaso, ang mga tinanggihan na aplikante ay maaaring sabihin, "Bigyan mo ako ng isa pang pagkakataon upang makapanayam. Ginagarantiyahan kong magbabago ang iyong pasya! " o "Ang iyong kumpanya ay nagkamali dahil ako ang pinakamahusay na kandidato." Kung nangyari ang ganitong sitwasyon, huwag makisali sa isang mahabang proseso ng talakayan tungkol sa mga desisyon ng kumpanya o mga kalakasan at kahinaan ng kasaysayan ng trabaho ng aplikante.
Upang wakasan ang pag-uusap nang matino, subukang sabihin, “Kahit na kumuha kami ng iba, hindi nangangahulugang mayroong anumang mali sa iyo. Sigurado akong makakahanap ka ng tamang trabaho sa malapit na hinaharap.”
Hakbang 8. Hikayatin ang mga kwalipikadong kandidato na mag-apply muli sa susunod na petsa
Dahil lamang sa ang aplikante ay hindi angkop upang punan ang posisyon na iyong hinahanap, hindi nangangahulugang hindi siya magiging angkop upang punan ang lahat ng mga posisyon sa iyong kumpanya, tama ba? Upang hindi masayang ang relasyon na naitatag sa kanya, subukang ipaliwanag sa kanya na kahit na hindi siya angkop para sa posisyon na na-apply, nais mo pa ring magtaguyod ng isang mahusay na propesyonal na relasyon sa kanya. Ipaliwanag din na ang mas magagandang oportunidad sa trabaho sa loob ng iyong kumpanya ay magbubukas muli sa hinaharap.
Ang isang pangungusap na maaari mong sabihin ay, “Huwag mag-atubiling muling mag-apply, kung magbubukas ang aming kumpanya ng panibagong bakante sa trabaho sa hinaharap! Malapit ka nang matanggap para sa posisyon na ito kaya susubukan ulit kung magbukas muli ang pagkakataon."
Paraan 2 ng 2: Pagsulat ng isang Email na Pagtanggi
Hakbang 1. Magpadala ng isang email ng pagtanggi sa pinag-uusapang aplikante sa sandaling magpasya kang kumuha ng ibang kandidato
Sa sandaling ikaw o ibang propesyonal ay pumili ng isang kandidato upang punan ang nauugnay na posisyon, agad na magpadala ng isang email ng pagtanggi sa tinanggihan na aplikante pagkatapos. Sa pamamagitan nito, ang aplikante na pinag-uusapan ay makakatanggap ng katiyakan at agad na makahanap ng mga bagong bukas ng trabaho.
Sa isip, ang mga sulat ng pagtanggi ay ipinapadala isang araw ng negosyo pagkatapos magawa ng desisyon
Hakbang 2. Bumuo ng isang email na hindi hihigit sa 3-4 na mga pangungusap
Dahil ang pinag-uusapan na aplikante ay hindi pa kumukuha ng yugto ng pakikipanayam, hindi na kailangang mag-atubiling magbigay ng maikli at prangkahang pagtanggi. Partikular, simulan ang email na may buong pangalan ng aplikante, pagkatapos sumulat ng isang pahayag tulad ng, "Salamat sa pag-apply bilang Creative Director sa ABC Advertising Agency. Sa kabila ng iyong kahanga-hangang kasaysayan ng trabaho, nagpasya kaming ipasa ang posisyon sa ibang kandidato. Hangad namin ang lahat sa iyo sa hinaharap na karera."
Isama ang iyong buong pangalan sa dulo ng email, pagkatapos ay ipadala ang email sa sandaling sigurado ka na walang mga makabuluhang error dito
Hakbang 3. Hindi na kailangang humingi ng paumanhin para sa pagtanggi na ibinigay mo
Ang pagtanggap ng pagtanggi mula sa kumpanya na iyong ina-applyan ay hindi madali, ngunit para sa kapakanan ng unahin ang propesyonalismo, huwag humingi ng paumanhin o kumilos na parang hindi ka sang-ayon sa desisyon ng kumpanya na huwag kunin ang pinag-uusapan na aplikante. Kahit na may pagkakaiba ng opinyon sa loob ng mga panloob na lupon ng kumpanya, huwag ipaalam sa aplikante tungkol dito.
Halimbawa, huwag sumulat, "Habang nais kong kunin ka, sa kasamaang palad ang HR department manager ay may ibang opinyon."
Hakbang 4. Magbigay ng isang maikling at direktang tugon kapag ang aplikante ay nagtanong ng isang katanungan sa email ng tugon
Kung ang aplikante ay tumugon sa iyong email na may isang katanungan tungkol sa mga kalidad ng napiling kandidato na wala sa kanya, sagutin lamang ang tanong sa 3-4 maikling pangungusap. Tandaan, ang katawan ng iyong email ay dapat na maikli, prangka, at layunin upang ang proseso ng pagpapalitan ng email ay hindi masyadong mahaba.
Halimbawa, magbigay ng isang sagot tulad ng, "Habang ang kasaysayan ng iyong trabaho at karanasan ay napaka-maaasahan, sa kasamaang palad madalas kang walang trabaho sa mahabang panahon at iyon ang dahilan kung bakit kumukuha ang mga employer ng iba pang mga kandidato."
Mga Tip
- Huwag hayaang magpatuloy ang pag-uusap sa telepono ng masyadong mahaba. Paalalahanan lamang ang mga aplikante na nakikipagkumpitensya talaga sila sa maraming kakumpitensya at kahit na mabigo sila sa oras na ito, maaari pa rin silang mag-apply para sa iba pang mga posisyon na bubuksan sa hinaharap. Sa madaling salita, panatilihing maikli ang pag-uusap sa telepono at sa puntong ito, pagkatapos ay tapusin ang pag-uusap nang magalang sa ilalim ng 5 minuto.
- Tuwing magbubukas ang iyong kumpanya ng pagbubukas ng trabaho, pinakamahusay na mag-interbyu lamang ng 5-6 na tao. Sa ganoong paraan, kailangan mo lamang maabot ang 4-5 na mga tao sa telepono upang maipahayag ang isang pagtanggi.
- Huwag kailanman magsinungaling sa mga aplikante tungkol sa mga dahilan para sa kanilang pagtanggi. Kaya, paano kung ang taong pinag-uusapan ay tinanggihan dahil ang kanyang pagganap sa panahon ng pakikipanayam ay napakasama? Patuloy na subukang iparating ang impormasyon sa isang mas sibilisadong paraan.
